电子文件管理系统面临的主要问题，本文主要内容关键词为：管理系统论文,文件论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一、人员结构和人员素质
以计算机和远程通信技术为代表的信息技术的发展，改变着传统的档案管理模式，实现了文件级整理，网上收集、整理和检索借阅，并使其服务项目更加多样，用户更加普遍。人们从档案部门得到的信息也更加准确和广泛。
档案人员要对电子文件生成的全过程进行监控，就必须具备良好的计算机知识，而系统开发和维护人员要使系统界面友好、功能完善，也应对档案基础知识有所了解。目前，档案部门的员工队伍多由档案专业人员、非专业人员（含管理人员）和计算机、缩微技术人员组成。在为数不少的档案部门，技术人员不了解档案工作，档案人员则不懂技术，缺乏既懂档案知识又熟悉计算机缩微技术的“全才”。这在客观上制约了档案工作现代化进程。
为了加速档案管理现代化工作，必须调整档案部门的人员结构。在人才吸纳和培养过程中，要注意选择和造就具备计算机、缩微知识的档案人员和了解档案知识，有一定实践经验的计算机软硬件人员和缩微技术人员。
形势的发展，迫使档案部门必须积极整合信息资源，主动服务。各部门计算机、光盘扫描、缩微工作纷纷上马，但却面临专业技术人员、管理人员业务素质与现实发展要求不相适应的问题，使得整个队伍接受新技术的能力较差，管理人员和专业人员，档案人员与技术人员业务交流困难，在从事一项工作时认识上有距离，磨合期也较长，影响着本部门新技术的开发与应用。要从根本上解决这一问题，就要进行全员培训。一是要对档案人员进行计算机和缩微知识培训，二是要对技术人员进行档案知识的培训，三是非专业人员和管理人员缺什么补什么。
二、办公自动化水平
电子文件管理系统是通过嵌入机构办公自动化过程实现的，电子文件的易更改、易复制、易删除性和其对软硬件的依赖性，要求我们必须对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期实行全程管理。因为电子文件是在OA系统中生成和运转的，所以电子文件管理的前端就必须延伸到了系统设计阶段。计算机软硬件的配置，网络节点的规划，文件格式和数据库结构的确定，索引的编制等都需要在文件产生之前就统筹规划，电子文件的著录、整理、鉴定、归档、生成元数据等管理工作，需要贯穿文件形成、运转的全过程。这种前端控制是确定电子文件真实可靠、完整安全、长期可读、优化管理功能的前提与保证。
电子文件的生成、流转、保管和利用紧紧地依赖于办公自动化系统，是否具有科学的软件系统和较好的硬件设备，是否将文件和档案工作纳入统一的系统设计与开发，制定的相关标准是否考虑到档案保管利用的需求，直接影响到电子文件的归档、管理和利用。
目前，由于机构职能和分工的关系，档案部门与计算机技术部门缺乏必要的了解和沟通，往往各自为政，自行开发设计自己的系统而忽视两个系统的对接问题。计算机技术部门在系统设计时往往考虑不到档案部门对电子文件真实性、信息完整安全和可长期读取等方面的要求，而档案部门也往往因沟通不力或研究滞后而不能主动向计算机技术部门提出相关要求，这势必造成整个系统的不完善，使用不方便。
计算机技术和网络技术的发展，使档案工作已经延伸到文件的形成领域，文件工作需要考虑与档案工作的衔接。在电子文件管理中，档案工作与办公自动化工作息息相关，若档案部门不顾计算机技术部门软硬件条件限制开发自己的系统，将给以后两者的对接带来麻烦；若对文件生成、流转监控不力也会丢失信息或使电子文件的真实性等受到质疑。档案部门要参与办公自动化系统设计，并提出自己的要求，如对机器配备、文件格式、数据项目、归档方式等相关因素提出要求，并进行跟踪管理。当务之急是需要成立一个协调机构或责成其中的一个部门负责协调办公自动化部门、档案部门的工作，档案部门为了保证电子文件顺利归档进室、馆，也需要与计算机技术部门同步研究电子文件归档和电子档案管理等问题，确保电子文件的真实性、安全性，建立一个开放的、可扩展的平台，使之便于将来的开发利用。
三、法律法规、规章制度、技术标准
制定各种法律法规、规章制度、技术标准是建立科学、适用的电子文件管理系统的保障。
为了确保电子文件的完整、准确、安全和电子文件管理的高效与科学，必须有相关的法律法规和各种标准的支持。相关法律法规和技术标准的出台又直接影响着档案部门信息管理系统的研究和设计开发。有关部门很重视电子文件和网络环境的法律、制度和标准的研制，并出台了相关文件。但是，由于种种原因，这方面的工作远远跟不上新的软硬件技术的发展和各部门的应用要求。目前办公自动化系统及档案信息管理系统的设计开发在技术上已基本成熟，由于信息网络技术的不断发展引起保密技术上的不断变化，从而使相关的保密规定有待完善，而网络系统保密论证和验收亦往往跟不上工作的需要，研究、实施中等政策、等规定的情况时有发生。
一些有密级的档案信息网络安全要求高，给系统的开发设计及应用带来了困难。国家对各种密级的文件的计算机著录、管理、传输有不同的技术要求，是将电子文件按密级存贮于不同数据库，还是存于一个数据库中？在利用权限和传输要求上如何加以规定？都是需要研究，并根据国家规定执行的，档案部门不能自作主张，否则将造成很大的人、财浪费，也将违反国家的保密规定，给党和国家带来无法弥补的损失。
现代化技术处理要建立在标准化的工作基础上，电子文件、电子档案的管理对计算机和应用软件的兼容性要求比较高。互不兼容的计算机和应用软件生成的文件在交换使用时会遇到很大的困难，造成文件打不开，信息丢失等问题。为使保存的电子文件信息完整好用，及以后信息共享，需要采纳同行业统一的计算机软件，或普及性软件。目前由于国家有关规定正在研制中，各部门有的已开发了自己的软件系统和相关标准，这势必造成各部门各自为政的现象，影响以后信息共享。电子文件的管理系统需要大量的标准支持，有关部门须加快这方面的研究，尽快制定这方面的标准，各部门也应尽量采纳国家标准。要规范术语，制定标准，如网络资源的取舍标准，著录标引标准，数据的描述标准，元数据标准，电子文件存贮格式标准，归档整理标准，条目信息检索标准，扫描质量标准，数字迁移标准等。当然，信息网络技术带来的著作权、数字化权及传播权等问题需要制定相关法律规定，也是十分迫切的。
四、信息资源建设
档案部门只有充分开发利用各种信息资源，才能发挥更大的作用。如何合理地组织和配置信息资源，高标准、高效率地为大众服务，为我国经济建设服务，是所有信息资源部门面临的重要问题。但是，目前在组建信息中心、文件中心中有一个突出的问题，即缺乏统一的组织、领导和协调。情报部门、图书馆、档案馆、博物馆各搞各的，尤其严重的是在一个部门内，图书、档案及业务部门均在开发各自的系统制定各自的技术标准，没有统盘考虑，造成了本部门内的人、财、物浪费和本部门信息的互不共享。
看一个部门信息资源建设水平，就是要看这个部门组建的信息系统的完善程度和综合程度，它主要涉及图书、情报和档案服务。最大限度地发挥图书、情报、档案信息的作用是信息化的要求，松散的、互不联系的信息管理模式将受到淘汰，档案、图书以及各类科技情报单位，均是信息资源的集聚地，它们拥有的信息资源具有共性和互补性，为了节省人力和财力，达到海量存贮、快速检索和高效提供利用，必须整合信息资源，合理配置，将图书、情报、档案信息和信息化工作捆绑在一起，最大程度地发挥信息资源共享和传输的优势，强化信息资源的联系性、动态性、时效性。
目前我国已进入信息资源加速建设阶段，国家正在积极组织建设以图书馆、档案馆、博物馆等为基础的文化信息资源网络。各部门内部也可打破原有机构的人为分隔，成立资料或信息中心，整合各类信息资源，将提供各自的信息视为责任和义务，做好网络环境下的收集和非网络环境下的数字转换存贮工作，要加快馆藏的数字化，保证数字信息量，对信息进行门类和专题整理，为以后借助于计算机技术、网络技术，将各地区、各部门的档案馆、图书馆连接起来，同世界各地的利用者连接起来，与社会协调发展做好准备，这是事业可持续发展的要求，也是档案、图书、情报部门共同发展的方向。
在建立电子文件管理系统过程中，机构人员状况，档案部门、计算机技术部门、保密部门的协调与合作，相关法律法规和标准的制定，档案、图书、情报信息的整合，是至关重要的。这几个方面将互相关联，相辅相成，忽视任何一个方面都将造成系统设计的不完善，影响系统的高效运转和应用。