摘要：企业的档案库是企业的历史根基，落实对企业档案的记录和管理，体现了一个企业对其本身认识和思考的重视程度，如今，我国的许多大中型企业在档案的传统化管理上都已经达到了相对熟练和高效的水平，形成了相对完善的系统化管理体系，但是随着21世纪互联网时代的到来，在管理上实现数字化的趋势越来越明显，档案管理自然也不例外，因此探求在数字化与档案管理的结合也就具有很重要的意义。
关键词：档案管理；数字化；信息时代
一、目前数字化管理工作中存在的问题
1、设施配备不足
要实现现代化，就必然少不了资金的投入，尤其是对计算机网络相关设施的投入，虽然我国现代化水平已经有了一定的基础，但是从整体来看，电子智能化普及办公的范围依然较低，这主要体现在一些以传统产业为主的中小型企业中，从城乡分布来看，边缘地区的企业在电子设备上的使用率更低，硬件设施的不足，直接影响了现代数字化档案管理的基础开展，另外，和硬件设施相搭配的网络设备等其他办公设施，也是档案实现数字化管理的前提。
除了硬件的问题，在操作系统和软件使用上也存在一定的难题，其主要原因是在企业的档案数字化过程中，邀请了不同的团队进行了参与，而且各团队之间还缺少必须的沟通，导致最后在操作系统上无法实现兼容和对接，比如在档案数字化的阶段中和操作办公系统的组件上的不兼容，就会直接影响接下里的工作开展，虽然当下数据格式转换装置可以对其进行补救，但是在成本上将会产生额外支出。
2、管理人员意识和经验不足
推进数字化档案管理建设的主体任务是培养现代数字化的管理人员，这首先需要数字化档案管理人员具备与时俱进的学习意识形态，因为数字化的管理意味着更高效的数据流通和更加频繁的数据更新，其节奏要比传统的档案管理要更快，如果不能做到与时俱进，就容易被数字化的浪潮淘汰，因此数字化档案管理人员首先就要在意识上达标，培养不断进步的竞争意识，而在当下，我国的数字化档案管理者很少具备这样的素质，他们依然采用传统的管理方式，忽视了对自我的做出学习和进步的要求。
除了意识上的不足，管理人员在经验和技能上的不足也是一个很突出的现象，虽然当下我国对由于数字化的档案管理人才的需求较为急迫，但是在需求量上还不足以让大学开设专门的人才培养课程，因此企业只能通过自己培养，很多数字化档案的管理者都是从传统的档案管理者中一步一步地走上来，缺乏培训体系和指导方案，他们就只有慢慢地摸索，所以缺少技能知识和经验累积也就成为了必然，这已经严重地影响了企业档案数字化管理的进程。
3、缺乏专项平台支持
从全国范围来看，如今我国在数字化档案人才培养的过程中都在进行各自为战的状态，整体水平表现出参差不齐的态势，可以设想，如果搭建一个平台，让企业之间达成交流，促进相互学习借鉴，那么整体人才培养计划的实行速度就会得到较大的提升，但可惜的是，当下我国还不存在这样的平台，没有了平台支持，已经有一定管理经验的大企业在发展上就会相对较慢，而中小型企业则是存在更大的盲目性，无法准确把握发展方向，在投入成本上将会更大。
二、数字化档案管理工作的开展措施
1、落实设备基础，优化资源配置
由于硬件设备是实现数字化档案管理的基础，因此落实对硬件设备的建设是开展数字化档案管理的第一步，在这一步上，企业先要落实自身实际需求，分析投入和回报之间的关系，明确数字化的方向和力度，不难想象，如果是一家小企业，对档案管理的需求性就不如大企业一般紧迫，所以小企业就应该注重数字化的小型化和简易化方向，从最核心的数据档案逐步推广数字化，而不用做到一步登天，否则，庞大的设备和资金的投入可能带来一定的财政危机，在逐步实现数字化的阶段，要善于总结和方式，考量数字化给企业带来的效益，根据实际效益对硬件的增设做到控制，要知道，虽然数字化很重要，但是盈利才是企业的第一要素，如果不能保证盈利，数字化就失去了意义，所以对小企业而言，在基础设备的增设上，要通过优化企业的资源配置来建立长远的基础设备配置计划，把握实际情况，拒绝盲目性才是正确的硬件数字化方向。
2、注重思想，培养专业管理人员
由于数字化档案管理人员在管理中发挥着主导作用，因此直接针对管理人员开展专业培养计划，是从根本入手的高效切入手段，在培养过程中，要优先注重对思想的提升，只有将思想高度提升起来，才能激发数字化档案管理人员的内动力，让他们在接下来的过程中发挥事半功倍的成效，在对专业知识的培养上，要采取多渠道的培养方式，让档案管理人员能根据实际的情况选择最佳的管理方式，这需要档案管理人员具备一定的分析能力和决断能力，当然，在这个过程中，还要注意对人才归属感的培养，让人才意识到企业对于自身的重要性，可以有效降低人才流失率，从而达到节约成本的效果。
3、拓宽视野，寻求企业之间的同步化建设
实现数字化管理的目的就是进行更高效的交流和管理，这不仅体现在企业内部，在企业和企业之间达成合作，进行同步化数字建设，以经验互补，这对于双方而言都是互惠互利的事，在横向上，加强企业相关部门的交流合作，比如在前期对系统的适配上，就采用相互兼容的系统，这就为两个企业之后的交流提供了便捷渠道，另外在数据的整理和收集上，通过相互交流分享经验，从而获得更好的效率提升，对于存在的问题作出分析，可以给合作企业提供警醒，降低合作企业在数字化档案建设中的成本支出，在数字化成功之余，企业之间可以建立合作数据库，实现生产资料的共建共享，籍以达到对数字化档案资料的利用率，实现更高效，更持久的发展。
4、完善体系，以制度作为行为起点
和传统的档案管理相比，数字化档案管理对于许多企业而言都是相对陌生的，在数字化的操作过程中出错的情况也很常见，所以通过建立制度，以制度对操作进行约束，可以较好地控制管理人员的犯错频率，不过在当下，数字化档案管理还未形成成熟化，系统化的管理体系，所以在构建自身企业的数字化档案体系时，除了借鉴别人的经验，自己也是要善于总结反思制度的合理性，进行有重点的建设，现提供一个参考表1让行业的企业参考各档案因素在数字化过程中的重要性。
表1 档案因素在各企业数字化过程中的优先程度，4代表最优先，3代表相对优先，2代表一般优先，1代表最不优先
参考文献：
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论文作者:周仕博
论文发表刊物:《基层建设》2019年第7期
论文发表时间:2019/6/25
标签：档案论文; 企业论文; 管理人员论文; 档案管理论文; 过程中论文; 高效论文; 硬件论文; 《基层建设》2019年第7期论文;