馆藏档案分级鉴定研究，本文主要内容关键词为：鉴定论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
中图分类号：G272.3 文献标识码：A 文章编号：1002-3291(2009)05-0063-07
档案分级鉴定这一概念是随着档案分级管理的提出应运而生的。1999年5月5日，修改后的《中华人民共和国档案法实施办法》第三条中，明确规定“各级国家档案馆馆藏的永久保管档案分一、二、三级管理，分级的具体标准和管理办法由国家档案局制定，”同时规定了不同等级的档案相应的出境管理办法和审批权限。这是首次将档案分级管理制度写入到档案行政法规中，使其有法可依，明确了档案分级管理的目的，并提出要制定相应的标准和管理办法，使其有据可循。这些举措都促进了档案管理走上更加正规、更加完善的道路。因此，作为档案分级管理前最基础也是最重要的档案分级鉴定也就备受关注。但目前学术界对“档案分级鉴定”的概念仍未有统一的说法，甚至有些人将档案分级鉴定理解为“文书业务部门的初级鉴定、档案室复审鉴定、档案馆的后续鉴定”[1]。如此“分级”实有望文生义之嫌，但这也正说明了档案界需要对档案分级鉴定这一专有名词进行定义。如：段东升提出的“甄别具有永久保存价值档案之间的价值差异，从而对不同价值的档案施以更为科学的管理”[2]；马长林提出的“档案定级鉴定指按照相关的原则和标准，对档案自身价值及其延伸价值的大小进行判断，以确定其珍贵程度”[3](P184)等等。我们认为，档案分级鉴定的概念应为：对已划分保管期限后进馆的永久保管档案进行再次甄别，以其价值为基础分为一、二、三级，进而便于科学管理。
一、馆藏档案分级鉴定的内涵
1.以永久保管档案为分级鉴定的对象
首先，以永久保管档案本身来说，其本身的保存期限长、时间跨度大，具有相同保管的期限的档案之间存在着价值差异，这种价值差异在传统的档案价值鉴定过程中不能体现出来，如果档案管理人员对所有永久保管的档案一视同仁，那么，对珍贵档案不能施行特殊的保管，同时也就无法突出馆藏档案的特色。
其次，若以馆藏所有档案作为分级鉴定的对象，会产生如下问题：①馆藏档案数量众多，若全部分级鉴定，会产生庞大的工作量，导致人力、财力、物力的巨大消耗，或许用上几年甚至几十年时间都未必会将馆藏所有档案分级鉴定完毕。②短期和长期保管档案相对永久保管档案，保管时间短，在其保管期满后，按照规定会进行再次鉴定，将其中价值误定或随着条件的变化而发生价值变化的档案进行保管期限的调整。这样如进行分级鉴定，势必会产生大量的重复工作，降低档案管理效率。③若将馆藏所有档案分级鉴定会产生概念和标准混乱的问题。如果每一种保管期限档案都有一、二、三级之分，那么会出现长期一级档案、短期三级档案等概念，这些概念既无法定义也无法界定标准，如长期一级档案和永久三级档案相比，哪一个价值更大一些？这些都会造成分级鉴定的混乱。
鉴于以上原因，目前只能以永久保管档案作为分级鉴定的对象。
2.以档案的价值为分级鉴定的标准
目前的各种档案鉴定方法都是以档案价值为基础，档案分级鉴定也不例外。当档案进馆之前档案馆(室)都会进行档案价值鉴定，这种鉴定是以各种原则、标准，以确定档案保管期限，此为传统意义的档案价值鉴定。但是同一保管期限中的档案仍然存在价值差别，为体现这种差别，便于档案管理资源优化配置，才产生了档案分级鉴定，而实质上也就是对档案价值的再次鉴定。从一定程度上可以说档案分级鉴定是传统意义档案鉴定工作的深入，但就其根本而言都是以档案价值为根本依据。曾经有过以档案保管期限为标准进行分级鉴定的说法，我们认为这种说法是将事物的实质抛弃了，片面的追求外在形式，是不可取的。判断档案重要程度的根本也是唯一的标准只有档案自身的价值。
二、馆藏档案分级鉴定的重要意义
1.使稀有档案物理状态得到科学有效的保护
档案分级鉴定最大的受益者就是有珍贵历史和文献价值的档案。虽然统称为永久档案，但这些档案之间的价值却不尽相同，如果都以相同方法管理，势必会导致珍贵档案不能得到应有的保管状态。我国从保护历史久远档案文献遗产出发，认为明清以前的档案、明清档案、民国档案和革命历史档案一律不许销毁，列入永久保存范围。由此带来一个问题：同样是永久档案，其重要程度、珍贵程度、史料价值等存在很大的差异，但却都要按照永久保存的统一形式与要求享受同等待遇是非常不合适的。如：民国档案中大量民事纠纷档案、会计档案与孙中山先生手迹这样稀有珍贵的档案享受同样待遇是非常不合适的。因此应该出现档案分级鉴定这种新的鉴定形式，以保证这些稀有的珍贵档案不受损失。对永久档案进行分级鉴定之后，可以有针对性地对稀有档案进行“特殊护理”，使之相对于一般档案更少受到各种自然因素和人为因素的损坏，以延长其载体的寿命。例如，对较为珍贵的一级、二级档案在原有的保管体系的基础上再加上特殊的保护装具；制作珍贵档案定期检查制度，对较易损坏的珍贵历史档案进行定期检查并给予相应的护理。
2.是珍贵档案价值体现的手段
长期以来，各级国家档案馆在档案管理中均以保管期限来判定档案的重要程度。“这种对档案采取期限划分的期限的落脚点是档案的保存年限，只能反映档案保管期限和对这一期限产生影响作用的利用时限，而并非档案自身价值。”[4]如果按照传统的期限划分地方法，实行馆藏永久档案无差异的相对粗放式管理模式，永久档案的价值差异无法引起相关部门的重视，这样将不利于档案的有效管理。另外，我国允许各机关根据档案按保管期限表的规定，结合本单位实际情况制定相应的保管期限表，“这就导致了同一进馆序列的一级机关、二级机关甚至一些三级机关的文件，都可以相同比例浩浩荡荡进入档案馆内，幸福地活在永久保管序列中”[5](P228)，结果就会导致档案管保管永久档案的负担变得愈加沉重。所以将特别珍贵档案以分级鉴定的手段从大量一般档案中区分出来，如建立“特藏室”，是凸显馆藏档案的价值的一个重要手段，这样不仅可以使珍贵档案得到有利保护，也可以利用这些珍贵档案提高档案工作业务水平。
3.是档案工作的顺利、高效进行和发展的关键
档案工作的主要承担者是各级各类档案馆，而档案馆作为永久档案的最终“归属地”，就承担了档案管理的重任，因此对于档案工作来说，档案馆工作效率的提高及水平的上升就意味着档案工作顺利进行；而对于档案馆来说，只有将永久档案的管理工作水平提高才可以使本馆工作高效开展。也就是说永久档案管理是档案工作顺利进行的关键。
我国长久以来对永久档案的归档都体现出比较宽容的政策，某机关单位形成的业务性文档大部分都要归入永久保管的范围内，这种状况从近几年的档案保管期限表中对永久档案的划分比例的分析就可体现出来(见表1)。
通过对历次档案保管期限表中永久档案的统计不难看出，永久档案在所有档案比例占有相当份额。实行馆藏档案分级鉴定，将永久保管档案中相对珍贵档案甄选出后，分为一、二、三级进行管理，可以使档案工作人员准确地掌握现存永久档案的概况，以便于档案管理资源的合理配置，完善档案管理工作制度和工作计划，以此提高档案工作效率。另外，对永久档案中的珍贵档案进行适当宣传，在一定程度上提高了保存这些档案的档案馆的知名度，既突出了馆藏特点又扩大了社会影响。这是对传统的档案实体管理模式的突破，是一种行之有效的科学方法，也是档案管理业务深入发展的一种必然选择。
4.丰富了档案价值鉴定理论
我国档案鉴定长久以来是以档案价值周期为依据，以保管期限表为基准。文件在利用之后首先会由档案工作者鉴定，以判定其是否需要归档，此为文件归档鉴定；再由本单位档案馆(室)的鉴定来判断归档的文件是否需要进入到各级各类档案馆，同时还需要划分档案的保管期限是短期、长期还是永久。这就是我国传统的档案鉴定，此鉴定方法的不足之处有二：一是强调档案价值鉴定的目的是确定档案的保管期限和存毁，忽略了档案价值鉴定的复杂性和多样性；二是“强调鉴定结果表现为永久、长期和短期三种保管期限，而忽略了同类保管期限档案间的价值区别。”[6]档案分级鉴定的出现正好弥补了我国传统档案鉴定理论的缺陷，把档案价值作为档案鉴定的根本，扩大了档案价值鉴定理论的实际指导作用。
三、档案分级鉴定的标准
在确定分级鉴定的概念和意义后，就可以具体实施分级鉴定，但在实施过程中必须在科学的原则指导下制定具体的鉴定标准。
1.确定各等级档案的数量比例
对永久档案的分级鉴定首先要解决的就是鉴定一、二、三级比例分配的问题。对于确定分级比例的问题，可以借鉴上海大学宗培岭教授ABC管理法则[7]。
ABC管理法(ABC Classification)亦称分类管理法、ABC分析法，它是一种对事物进行系统统计、排列、分类，以找出管理重点的管理方法。意大利经济学家帕累托于1906年首先使用这种方法，研究社会财富的分布状况，发现少数人占有大量社会财富，大多数人则只占有少量社会财富。这种“关键的少数和次要的多数”的关系，在经济活动中普遍存在。后来，这种经济分析法被推广到物质管理、拟定生产作业计划、管理工艺设备、分析影响产品质量的主次因素等方面。
ABC管理法是运用数理统计的方法，对种类繁多的各种事物及其构成事物的诸多因素，根据其特征进行分类排队，以抓住主要矛盾，分清重点与一般，有区别地实施管理的定量科学分类管理技术。具体地说，这种方法是把事物和管理对象，或按影响因素，或按事物属性，或按所占比重(或累计比重)等不同要求，划分为ABC三部分，分别给予重点、一般、次要等不同程度的相应管理。ABC各类因素的划分标准，无严格规定，可以根据具体对象和情况确定。ABC管理法的主要程序是：①收集数据，列出相关元素统计表。②统计汇总和整理。③进行分类，编制ABC分析表。④绘制ABC分析图。⑤根据分类，确定分类管理方式，并组织实施。
鉴于ABC管理法有既能集中精力抓住重点问题进行管理，又能兼顾一般问题的有点，我们将此法引用到档案分级鉴定工作中来，从而做到用最少的人力、物力、财力实现最好的经济效益。这种分类方法反映到档案分级鉴定实际工作中就表现为，一级档案占所有永久保存档案的10％～15％，但投入的管理和资金则占全部的80％左右，实行重点管理；二级档案占所有永久保存档案的20％～30％，投入的管理和资金占全部的15％左右，适当控制，实行日常管理。三级档案占所有永久保存档案的60％～65％，投入的管理和资金则占全部的5％，进行一般管理。从理论上来看，这种分配是比较合理的，并且符合科学管理，虽然在实际操作中或许会有部分调节，但是总体来说还是要把握好这个比例标准。
2.明确分级鉴定原则
档案分级鉴定需要在科学的原则指导下进行，以原则为灵魂，在实际鉴定的时候就会有方向，不偏离这个方向，分级鉴定工作就会顺利进行。而档案分级鉴定原则的确立要以档案价值为根本，必须从社会的总体需求出发，用全面的、历史的、发展的观点来判定档案的价值，这既符合档案分级鉴定概念的规定，也符合我国档案价值鉴定的总体原则。
档案价值由两方面基本因素构成：一是档案自身的特点，包括其内容、来源、形式等方面特点；二是社会对档案的客观利用需求。档案价值就是档案满足利用者需求的一种关系及其程度。
对于档案分级鉴定原则的把握可以借鉴档案鉴定的原则，因为无论是何种形式的鉴定，其本质还是对档案价值的衡量；但是由于分级鉴定的目的、对象的特殊性，在确定分级鉴定的原则也是要有其特点的。
(1)高龄原则
高龄原则是在档案分级鉴定中不可忽略的一个重要原则。我国在档案工作中，虽然没有明确提出高龄档案的界限，但是在实际工作中通常以1949年10月新中国成立之时为标准，之前的档案均属高龄，一般以永久卷归档，不得随意销毁。“形成时间越长的档案，由于其作为原始记录形式反映上百年甚至几百年前当时的具体活动，往往比其他资料(包括文物)更有直接性、可靠性和原始性，因而具有珍贵性。”[3](P187)例如，在辽宁省档案馆珍藏的百余万卷档案中的六件唐代档案，它们形成于唐朝开元二年(714年)，是我国档案馆保存的最早的纸质公文档案。六件唐档的内容，因整文残缺，难以看出其行文全貌，只能视其部分内容，但这并不影响这六件唐档成为档案珍品，其文物价值是无法估量的，堪称国宝。这样的档案无论其来源、内容、形式如何，都可以归为一级档案。
(2)内容原则
档案价值最重要的体现就是档案的内容，因此将内容原则作为档案分级鉴定的原则之一。因为这里所说的内容，就是反映其形成某机关的业务工作，实际上这也是对于档案学中“来源原则”的继承和发展。
首先看其形成者的重要性。这里的形成者包括机关、企事业单位、法人团体、个人等，文件形成者在社会活动体系中所处的地位和职能越重要，所形成的档案的价值相对来说就越大。如领袖人物和著名人士的手稿、书信等，其价值突出，应该作为一级档案保存。但是需要注意的是，并非职能、地位越高的机构和个人形成的档案，其价值就比低级别的形成者所形成的档案价值高，如国务院形成的一份“十一黄金周休假安排通知”，它的实际价值就不如一个普通党政机关形成的人事调动的档案价值高。
其次看其反映事件的重要性。档案内容反映的对象，包括人物、事件、活动、工程、项目等涉及重大事件、重点项目、重要人物时，它的价值就不能等同一般档案。通常档案内容关乎国家利益、社会和民族意义时，定为一级档案；涉及地区、行业的意义时定为二级档案；涉及本机关单位意义时定为三级档案。
(3)稀有原则
稀有原则是档案分级鉴定应遵循的另一重要原则，俗话说“物以稀为贵”，在某几份档案的价值相同的情况下，在全国或某一地方的范围内独一无二的档案价值自然就会更大一些。一份档案的稀有通常是指它的载体和内容，载体方面一般来说，历史档案具有特殊而稀缺的载体材料，其本身的价值也会有质的飞跃，如甲骨档案和金石档案都可列为一级档案；内容来说，如果所记录内容信息稀缺，记叙的是某一重要事件的唯一一份档案或者是同类题材中罕见或具有首创型的原始文件，也可以考虑列为二级以上档案。
除以上三种档案鉴定原则外，一些档案学者还提出了其他的分级鉴定原则，如形态特征原则、原始原则等，在分级鉴定工作实践时，这些鉴定原则都是可以相互借鉴，互为条件的，实际工作中可以灵活掌握。
3.历史档案和现行机关档案分别鉴定
档案分级鉴定是一项新的鉴定工作，在我国还没有制定出具体的档案等级鉴定标准，因此在实际的分级鉴定工作中，大部分档案工作者都是摸着石头过河，试图寻找并建立一套分级鉴定标准体系，从而使分级鉴定工作有章可循。我们认为，馆藏档案分级鉴定可以分两部分来进行，这是由馆藏永久档案的组成部分来决定的：一部分是历史档案的分级鉴定，由于其价值主要体现在历史文化意义上，分级鉴定概念也是由文物分级鉴定而来，所以，可以比照文物鉴定规则制定标准，况且历史档案中明清档案和民国档案各自称为一个体系，分级鉴定已经研究到达一定程度；另一部分为现行机关档案的分级鉴定，现行机关档案即为1949年以后的各个机关单位形成的档案，这一部分永久档案可以本着一定的原则，以国家档案局2006年第八号令为依据，对划分的永久档案进一步实行等级鉴定。
(1)历史档案的分级鉴定
根据本文曾提到过的鉴定原则以及结合文物分级鉴定标准，即2001年4月5日文化部部务会议通过的文化部令第19号《文物藏品定级标准》和民国档案分级鉴定的标准，我们认为历史档案分级鉴定标准如下：
一级档案是指具有特别重要的代表性的档案，是可以提供国家重要历史时期、重大事件、重要人文的以及社会历史中科学、政治、军事、经济、文化、艺术的发展等方面原始记录、具有特别重要凭证及情报价值的档案。这部分档案的特点是珍贵稀少、年代久远、载体特殊，具有典型性、针对性、首创性及唯一性。一级档案在数量上仅占馆藏的小部分，但要作为重点保护对象，登记造册、定期检查，并且要上报国家相关部门的审批。
具体分级标准如下：
①记录中国各个历史时期的生产关系及其经济制度、政治制度，以及有关社会历史发展的有特别重要代表性的档案。
②记录历代生产力发展、生产技术进步、生产关系改变以及对后世有重要影响的科学发明创造的有特别重要代表性的档案。
③记录各民族社会历史发展的促进民族团结、维护国家统一的有特别重要代表性档案。
④记录历代劳动人民反抗剥削、压迫和著名起义领袖的有特别重要的代表性档案。
⑤记录历代中外关系和在政治、经济、军事、科技、教育、文化、艺术、宗教、卫生、体育等方面相互交流的有特别重要代表性的档案。
⑥记录中华民族抗御外侮，反抗侵略的历史时间和重要历史人物的有特别重要代表性的档案。
⑦历代著名的思想家、政治家、军事家、科学家、发明家、教育家、文学家、艺术家等的特别重要的信件、日记、笔记等手迹。
⑧入选《世界记忆名录》和《中国档案文献遗产》的全部档案。如入选《中国档案文献遗产》的《永乐大典》、《大明混一图》以及音乐家阿炳亲自演奏的6首经典乐曲原始录音。
⑨在同类题材中属于罕见或具有相当特色数量稀少的历史档案。
二级档案是指具有重要参考价值的档案，包括反映本地区重要历史时期、重大事件、重要人文的以及本地区中科学、政治、经济、文化、艺术的发展等方面原始记录，在全国或本地区范围内数量较少，内容较全面的档案。这部分档案同样要登记造册，进行日常管理，并交由省级相关机构审批。
具体分级标准如下：
①记录中国各个历史时期的生产力和生产关系及其经济制度、政治制度以及有关社会历史发展的具有重要价值的档案。
②记录一个地区、一个民族或某一时代的特征的具有重要价值的档案。
③记录某一历史人物、历史事件或对研究某一历史问题的具有重要价值的档案。
④记录内容所反映的历史、艺术、科学价值一般，但载体材料贵重的档案。
⑤某一地区或某一历史时期有重要意义的历史人物的手迹。
三级档案是指除了一级、二级以外的所有永久保管的档案，占馆藏永久档案的绝大部分，进行一般保管即可。
(2)现行机关档案的分级鉴定
现行机关档案是指形成时间较晚，离现在的时间距离较近且主要起现实性查考作用，即对人们的现实工作、生活依然有具体的实际作用的档案，一般将1949年以后形成的机关档案定为现行机关档案。在对现行机关档案进行分级鉴定时，主要注重的是档案的情报价值，因此，我们认为现行机关档案的分级鉴定标准如下：
一级档案是指新中国成立以来各机关单位在主要职能活动中形成的反映我国发生的重大事件、重要外交关系、重要建设、重要会议等符合基本历史面貌，对国家建设和历史研究有特别重要代表性的档案。
二级档案是指新中国成立以来各机关单位在主要职能活动中形成的反映本机关重大活动、重要机构演变、重要会议、重大资产变迁等对本机关工作具有查考价值和凭证价值的具有重要代表性的档案。
三级档案是指除了一级、二级档案以外的所有永久保管的现行机关档案。
四、档案分级鉴定实施中存在的问题及其解决对策
1999年《中华人民共和国档案法实施办法》中提出档案分级管理的要求后，各级各类地方档案馆予以贯彻实施。如山东省档案局于2005年11月15日召开的山东省档案事业发展“十一五”规划(第23次会议)中就提出“全面实施档案分级管理。根据馆藏档案的实际情况，制定档案分级标准，开展档案分级管理工作。建立档案分级管理目录数据库，编制珍贵档案目录。”在各地方，如四川省、辽宁省、山东省、上海市、天津市等已经开展了档案分级管理，主要是以建立“特藏室”的形式展开。这样既可借鉴历史经验，又可以逐渐与国家规定接轨，可谓是一举两得。
但是由于各种原因使得档案工作人员在实施分级鉴定工作中遇到一系列问题，导致分级鉴定困难重重。
1.档案分级鉴定实施中存在的问题
(1)永久档案分级鉴定需要耗费大量的人力、物力、财力。馆藏档案大部分都是永久保管档案，各级各类档案馆中永久档案大约会占到馆藏所有档案的80％以上，因此若将档案馆中所有永久档案进行一次分级鉴定，那样耗费的人力、物力和财力将是相当巨大的。况且档案馆的日常业务中不仅仅是要做档案分级鉴定工作，还包括除此之外的档案收集、整理、利用等档案工作，所以将档案馆全部精力花费到分级鉴定上也是不现实的。所以分级鉴定巨大的工作量和档案馆有限的能力之间存在着严重矛盾。
(2)由于档案分级鉴定认识不足，导致档案鉴定工作滞后。目前我国各级各类档案馆尚未全面开展档案分级鉴定工作，导致这一后果的原因有二：一是国家档案行政管理部门虽开展了一定的分级管理导向性工作，如在各级国家档案馆建设特藏档案室和组织中国档案文献遗产名录申报工作，但至今未出台国家档案馆永久保管档案分级管理的具体(鉴定)标准和实施办法；二是在档案按全宗管理的理论指导和管理状况下各级国家档案馆对于永久保管档案实体分级管理问题普遍持有“与其日后返工，不如暂时观望”的思想，因而至今没有形成妥善的方案。
(3)主观因素导致档案鉴定人员对于分级鉴定有失偏颇。长久以来无论何种形式的档案鉴定都存在档案人员参与鉴定工作时依靠过多主观思想，降低了鉴定工作的科学性和公平性。一是由于我国对于档案工作整体的不够重视，档案学教育相对发达国家较为落后，导致了档案工作人员对档案鉴定的地位认识不足，忽略了分级鉴定的重要性。二是某些档案馆或许为提高本馆声望等原因，盲目的加大一级档案的比例，导致分级鉴定有失公允，违背了分级鉴定“保护珍贵档案”的初衷。三是多年来档案馆缺乏对永久档案的价值鉴定，在一些同志眼中，凡是定为永久保管的档案，就是永久不变，根本不存在鉴定问题。知识价值含量相互混杂，玉石不分。
2.解决的对策
(1)尽快制定规范而且尽可能详尽的分级标准。档案分级鉴定可以顺利进行首先要解决的就是标准问题，上述一系列困难的出现都与分级鉴定标准未能及时出台有关。虽然我国早在1999年便提出分级管理的要求，但时至今日仍然没有一个统一的分级管理标准，如此一来分级鉴定无据可依，档案馆也就无法开展这项工作，这也是导致分级鉴定工作滞后的根本原因。因此，国家档案局应根据《档案法》及其《实施办法》的有关规定，尽快组织专门班子，在实践的基础上经过借鉴和研究，使档案分级管理办法和标准尽可能快地颁发施行，分级鉴定工作才能有据可循。
(2)加强档案分级鉴定工作的宣传活动，开展试点。档案分级鉴定是一项耗费巨大的工程，若是在理论和标准尚未成熟时在全国各级各类档案馆中实施的话是一件很勉强的事，但是也不能因此就放弃了分级鉴定。解决该问题的办法就是积极宣传档案分级鉴定工作的重要性，开展试点单位，积极实践，摸索经验，将实际工作人员与理论研究人员的成果相结合，提出一个可行性操作办法，进而可以在全国范围内推行档案分级鉴定工作。
(3)提高鉴定人员素质，建立分级鉴定专家小组。档案的分级鉴定是一项复杂的鉴定工作，考验的不仅仅是档案人员的专业素质，更需要档案人员具有历史、社会、经济等方面的知识，这样才能比较准确的判定档案的自身价值，从而较为准确的判定档案的等级。同时在分级鉴定标准及相关法律出台之后，及时的组织鉴定人员进行学习，牢靠扎实地掌握分级鉴定各方面要求。由于分级鉴定的一级档案是对整个地区乃至国家都非常重要的，所以要成立鉴定专家小组，对于一级档案的进行严格的资格审定，以此来确定分级鉴定的严肃性和公平性，这一部分专家小组成员需要大力培养，综合掌握社会各方面信息，这样的鉴定结果才会令世人信服，鉴定工作才可以顺利进行。