摘要：在21世纪，我国经济进入全新发展阶段，科学技术水平明显提高，直接推动着我国整体实力的提升，每一个行业的发展模式都在进行改善，具有的科技韵味越来越浓，这其中，企业档案传统的管理模式，也逐渐被数字化管理模式所代替，这是企业档案管理在不断发展的社会中，保证自身不被淘汰的必然途径。
关键词：数字化；档案管理；特点及措施
引言
随着现代科学技术的飞速发展，我国已迈入信息时代，数字化已经与人们的工作生活紧密相连。企业档案数字化管理是适应高等教育现代化趋势的重要举措，既能提升档案管理效率，实现对档案原件的科学保护，又能节约档案管护的成本和空间，实现档案事业的可持续发展，更好地为企业管理服务。目前，企业档案数字化建设还存在诸多问题亟待解决，如数字化程度低、资金设备匮乏、人才缺少等，应加大数字化建设力度，引进高素质复合型人才，分阶段有序推进档案数字化建设。
1数字化档案管理特点
1.1档案数字化工作量巨大，但经费投入有限
企业档案数字化是一项工程量巨大的工作，需要大量的人力、物力投入，经费问题是制约其工作进度的重要因素。作为企业档案管理部门的企业档案馆一般为公益性事业单位，自身用于各项业务的经费非常紧张，而从有限的经费中挤出一大笔费用用于档案数字化工作更是难上加难。企业档案馆只有积极争取财政专项资金，并且找到适合自身情况的工作方式，才能确保档案数字化工作顺利开展。
1.2个别档案管理部门对档案数字化工作缺乏重视
个别企业档案管理部门对纸质档案的数字化转换工作不够重视，认为企业档案工作只要把档案收集好、保存好、能查阅就可以了，工作缺乏前瞻性。目前，很多地区的企业档案数字化基础非常薄弱，数字化工作刚刚起步，而且缺乏统一的工作规程，操作起来随意性很大，也不规范。
2数字化档案管理优化措施
2.1加强数据库建设，更新管理软件
鉴于企业实际情况，在数据库建设上先要做好重要数据库的建立，如基础报表、发展状态等数据库，将各单位部门报送的数据通过网络系统输入到数据库中，并按照上级部门要求快速做好数据的填报汇总工作。随后要建立企业管理主页，进行系统梳理，将企业工作全面综合呈现，并通过互联网系统如E-mail（电子邮件）、远程登录（FTP）、网上漫步（WWW）等多种功能，宣传、利用数据库信息资源，实现互联网实时搜索相关信息。企业应加紧数字化档案建设步伐，使信息资源为使用者提供更加便利优质的服务。如招生工作方面，使用网上录取的形式，让学生能够在网络上获得录取信息，同时将学生的基本信息录入学籍库；当学生毕业参加工作时，能够达成企业与用人单位的有效配合，保障学生信息的准确与安全。
2.2不断提升档案管理的安全性
在网络环境问题越来越多的今天，企业档案管理的安全性往往难以得到保证。随着企业档案重要性的不断突出，对档案的保密性提出了更高的要求，需要及时对各种档案信息进行共享。第一，国家应该充分做好对档案的立法工作，根据档案部门的实际工作情况，制定严格的档案管理制度，进一步保证档案的安全性。第二，高效在进行数字化档案管理工程中，应该不断完善数字化认识档案管理制度，对档案管理工作的管理职责进行进一步的细分。第三，档案管理部门还应该认真做好传统档案管理和数字化管理的结合，加强对档案信息的划分，避免对不重要的档案进行数字化管理，进一步保证档案管理的安全性和工作效率。此外，还应该不断提升对数字化管理人员的安全意识，做好对档案管理人员病毒查杀技术的培训。
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2.3重视硬件、软件投入
企业档案管理需要处理大量的文件资料，数字化管理能够提高工作效率，在进行数字化建设过程中，需要使用设备进行资料整理工作，要求企业档案管理有一定的物质基础和人力基础，应该配备电脑、扫描仪、打印机等基础设施，同时还需构建管理平台作为软件支持；重视人才引进，吸引更多的档案管理技术人才投身于数字化建设中，加强培训，提高工作人员的技术水平和职业素养。
2.4建立档案管理主页
利用互联网计算机和技术建立企业档案管理平台，由于互联网平台具有多元化的知识储备，因此，能够在其中找到各种先进、有效的教育模式和知识资源。其传播的渠道众多，有远程登录、网上漫步、信息查询、网络新闻、电子邮件等。在我国社会现代化程度逐渐加深的环境下，怎样有效利用互联网进行高效档案数字化管理的宣传，并升入研究改革创新出一条新的途径，已经成为目前我国企业档案管理急需解决的问题之一。为了有效解决这个问题，国家政府相关部门已经先后出台了多项政策和文件，比如《征集档案公告》、《档案利用方法》、《档案编研成果介绍》、《开放全宗名单》、《档案管理简介》等。
2.5建立企业人才数据库
对于我国企业教育模式而言，是培养高端技术人才、高层次人才、专业人才的摇篮，竞争的激烈程度不言而喻，因此，企业想要在不断变化的社会环境中生存并得到完善发展，必须丰富自身专业人才资源的储备量。根据大量的实际调查研究发现，企业应该结合自身的发展需求和社会的发展状态，建立科学的专业人才信息库，使企业决策者在选拔、使用人才时，能够对人才的具体情况一目了然，也有利于将本校的专业人才向外单位推荐。通过人才信息库的建立，企业决策者能够很容易摸清自家教职工的实际情况，通过对有能、有才、有德者的奖励，将他们的情况发送到互联网上并对外公布，既能起到对人才的激励作用，又能增加企业知名度，提高企业影响力，为企业争取更多的生源创造有利的条件。
2.6不断提升档案管理人员的素质
通过开展档案管理工作，能够进一步提升管理人员的素质，降低管理人员的工作压力。在开展档案数字化管理的过程中，要求管理人员必须要对管理系统和软件有足够的风险规避意识，能够更加及时地对档案进行备份和保存。在档案出现各种存储问题之后，就应该及时利用病毒软件进行清理，最大程度保证档案数字化管理的安全性。此外，企业还应该充分做好对档案管理人员的培训工作，不断提升这些人员的安全意识和风险意识，在各种风险来临之前及时采取防范措施。此外，还应该不断做好对档案管理人员的数字化技术锻炼，将其培养成档案数字化管理的专业人才，保证其能够适应档案数字化管理的各个环节。只有高效充分做好了企业档案管理队伍的建设，进一步保证相关管理人员的素质水平，才能为档案的转型创造一个非常有利的条件。
结语
总而言之，根据以上针对我国新时期企业档案管理数字化建设途径，进行的深入研究，我们能够明确的了解，在社会环境科技化程度逐渐加深的影响下，企业档案的数字化程度越来越明显，成功完成了电子档案管理模式代替纸质档案管理模式，很大程度上提高了企业工作的效率，为企业长久发展提供必要的帮助。对企业档案数字化管理具有的重要作用，企业必须给予必要的重视，加大专业技术人才的培养，完善企业档案数字化管理相关的制度，优化安全性能，为企业可持续发展提供保障。
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论文作者:于曼
论文发表刊物:《基层建设》2019年第29期
论文发表时间:2020/2/25
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