（国网湖北省电力有限公司恩施供电公司办公室（党委办公室） 湖北恩施 445000）
摘要：在传统管理中，电网企业保留的档案通常为纸质档案。然而经过较长时间，纸质档案很容易遭受腐蚀，因而在查阅档案时很难辨认档案中的字迹。相比来看，信息化档案具备了显著的技术优势，可以为电网企业节省更多资源，与此同时也增加了日常管理中的便捷性。在信息化形势下，电网企业需要转变认识，明确日常档案管理中的难点和弊端。企业在引入信息化管理的进程中也需要因地制宜，完善各环节的电网档案管理，密切结合档案管理与信息化的进程。
关键词：信息化；电网企业；档案管理；面临的问题；对策
引言：
现今社会已经被信息化所包围，信息化在各行各业中都得到了较多的运用，运用信息化管理将能够提高工作效率而且还可以提高工作的准确性，而且信息化技术改变了人们传统的生活方式以及管理方式。电网企业传统的档案管理都是采用的纸质材料，纸质材料在长时间的保存过程中容易出现腐蚀的情况，可能会使得纸质档案中的内容无法辨识，这给电网企业的档案管理工作带来了较大的麻烦。但是在信息化背景下，传统的档案管理受到了较大的威胁，使得传统的档案管理不得不进行一系列的变革，从而来适应现今电网企业对于档案管理的需求。我国的电网部门在控制系统方面超越了国外发达国家，但是在信息系统的建设方面却落后与发达国家，所以为了使得我国的电网部门管理与控制水平均达到较高的水平就需要加快电网企业档案信息化管理的进程。
1、电网企业内档案管理信息化建设概述
1.1档案管理信息化建设的概念
从定义上来说，企业内的档案管理信息化建设工作被定义为“运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务”。概括来说就是利用互联网技术进行已有档案的电子档案生成并加以管理、开发的应用过程。
1.2档案管理信息化建设的方法类型
对员工的档案管理进行信息化建设可以根据服务对象的不同进行分类，具体有以下几种：①面向档案管理者。档案管理者利用收集到的档案数据与信息进行扫描、分类等工作，完成后利用数据库、云计算、大数据等数据进行建设档案库，便于管理人员查询，同时还便于利用数据分析进行员工知识文化水平等内容的分析。②面向员工，建档人员可将档案数据传入平台，并给员工自己独有的查询信息进行查询，并根据平台特性，基于员工针对自己数据的修改权限。工程项目等相关信息的档案也要提供给员工检索、摘录、查询并便于对比的服务功能。③面向其他部门使用档案的管理者。利用数据分析思想和平台的可操作性，将数据能以各种不同部门所需要的不同条件进行分类、并呈现出一定分类数据结果。以数据走向信息帮助各部门更好地基于各员工水平进行管理与制定策略。
2、电网企业内档案信息管理的信息化建设面临的问题
基于上述工作概念以及内容的概述，本文对电网企业内档案信息管理信息化建设过程中面临的问题加以分析，对主要问题总结如下：
2.1企业整体重视度不够，档案信息的信息化建设优势未能发挥出来
档案信息的信息化建设优势就在于促进信息的自动化处理和进行信息查询、调度等的检索便利性，同时还在于帮助档案管理员工利用软件进行各项自由化、智能化处理。虽然现阶段我国电网企业内大多数档案人员已经建立起了比较好的档案管理理念，也有了一定信息化建设雏形，但整体来说还欠缺一定火候。从企业角度来说，企业全体未能很好地树立起档案意识，尤其是科技类等文献内容，管理档案人员对涉密内容不好进行分类，而一线员工缺乏管理理念，就会影响到文献的建立；从员工角度说，重视度不够，不仅培训时缺乏档案信息管理这一部分属于员工必须要掌握的内容，同时管理层缺乏档案管理重视度，也会在出台相关规章时无从顾及。进一步导致信息化建设的建设优势迟迟无法发挥出来，尤其在进行资金分配环节时，更是会在档案管理上分配寥寥无几的资金，导致后续软、硬件设备更新换代不及时等问题出现。
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2.2档案信息建设队伍里缺乏创新人才
档案信息建设是一项需要各项创新建议加以融入的工作，只有现有人员在集成前人丰富经验的同时，不断进行技术上的思路开拓与实践上的进一步创新，才能让信息化建设具备强大的生命力。而我国电网企业往往缺乏这样的人才，档案管理工作本身就十分枯燥，再加上企业整体对之不重视，导致信息化建设队伍了里缺乏能发出新声的创新人才。
2.3忽略了网络安全的问题
很多企业在进行信息化建设时，忽略了网络本身潜在的危机。有些数据库的加密处理不够严格，很容易会泄露。有的企业甚至采取机密、非密等文件以统一加密模式进行保管，这样一来，如果有人入侵，将会对企业整体的信息安全产生极大的威胁。尤其是信息技术高速发展的现在，各种漏洞频出，如果不在这方面下功夫，一旦存在风险威胁将会面临企业商密泄露的问题，而作为国家经济发展重要建设者之一的电网企业很可能会影响到国家机密的保密工作。
2.4开展档案管理工作时不能以有效的工作方式进行
现阶段许多电网企业进行档案管理工作时依旧停留在单人单干、人工为主信息为辅的模式上。而这种模式并不能有效提高档案管理工作的效率，所以工作人员在执行过程，有的即使想要强化企业内信息化建设力度也无力从心。
3、探析完善对策
3.1切实转变认识
近些年来，电网行业正在迅速扩展规模，与之相应的电网企业也获得了显著的进步和发展。在新的形势下，电网企业保存下来的档案总数也会变得更多。企业档案记载着珍贵的信息，可以为企业后期的各类决策提供参照。由此可见，电网企业有必要妥善保存并且利用档案，做好实时性的档案管理。完善档案管理，需要借助新式的信息化途径和手段。作为企业内部的档案管理人员，就有必要转变不适当的认识，真正意识到信息化对于电网档案管理的重要价值。只有从根源上扭转了认识，才能够真正接受新时期的信息化档案管理。
3.2保障档案安全
信息化不仅增加了便利，同时也带来了隐患。这是由于，信息化状态下的企业电网档案更容易被篡改或者窃取。为保障最根本的档案安全，电网企业有必要设置安全管理的规程，同时采取必备的防控手段来杜绝安全隐患。针对企业现有的重要档案，管理人员需要给予必要的加密，同时重视查阅档案过程中的监管，杜绝恶意盗取信息的情况发生。
3.3构建优质的档案管理队伍
做好信息化新时期的电网档案监管，关键点就是培育优质的信息化人才。电网企业只有引入了信息化的新型人才，才能有助于完善现存的档案管理。从企业角度来看，就是要为档案管理的有关人员提供必备的培训，让管理人员明确信息化的具体管理措施。提升人员素质，这样做有助于全面防控档案管理中的各种隐患以及风险，同时也健全了档案信息化管理中的相关操作。
4、结束语
从表面来看，电网档案的保存和管理都是较容易的。然而实际上，档案管理涉及了较多繁杂的流程和步骤。电网企业的有关人员如果忽视了细节管理，那么很容易造成电网档案遗失或者破损的发生。面对信息化的时代背景，电网企业应当认可并且接受信息化的电网档案管理，在此基础上更新现存的管理模式。然而截至目前，信息化的档案管理仍没能达到完善，有待长期的改进。未来的实践中，电网企业的相关人员还需要不断摸索经验，从而服务于档案管理综合质量的提高。
参考文献：
[1]韩丽娜.信息化背景下电网企业档案管理面临的问题与对策[J].办公室业务，2012（17）：132-133.
[2]张惠芳.探析信息化背景下电网企业档案管理面临的问题与对策[J].黑龙江科技信息，2014（14）：150.
[3]乐华民.试论信息化背景下电网企业档案管理面临的挑战[J].经营管理者，2014（35）：345.
论文作者:冉佳
论文发表刊物:《河南电力》2019年6期
论文发表时间:2019/12/11
标签：电网论文; 档案论文; 档案管理论文; 企业论文; 信息化建设论文; 员工论文; 信息论文; 《河南电力》2019年6期论文;