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南国的三月，一派生机盎然。2006年3月18至24日，辽宁省档案局组团赴港澳粤考察档案工作，先后参观了香港历史档案馆、澳门历史档案馆、深圳市档案馆和广东省档案馆。这四个档案馆的工作经验犹如春风扑面，给人以激励和启发，使我们开阔眼界，学有收获。
香港历史档案馆：保管、利用见真功
3月20日上午，我们以普通利用者的身份来到香港历史档案馆。意想不到的是，当得知我们是来自辽宁档案部门的，朱福强馆长和档案保管主任蔡长珍女士热情地接待了我们。朱馆长是档案界的资深专家，担任国际档案理事会东亚地区分会秘书长等国际档案组织的职务。朱馆长和蔡女士向我们介绍了该馆的情况，演示了介绍档案馆的专题片，并领我们参观了档案馆库房、技术用房、接待利用大厅、展室等。
香港历史档案馆成立于1972年，是特别行政区政府收集和保存具有永久价值档案的地方。1997年迁到现在的新馆——香港历史档案馆大楼(即九龙观塘翠屏道13号)。档案馆大楼投资近亿港元，建筑面积3200平方米，楼高11层。香港历史档案馆隶属于特别行政区政府档案处(其前身是香港政府档案局)，主要有三方面职能：档案鉴定与管理、档案保护与修复、公共推广服务。馆藏档案9000多延长米，贮存于不同载体，包括纸张案卷、地图及图册、照片、海报、缩微胶片、录像带和磁盘。这些档案以政府机构为主，也有一些私人机构或民间捐赠。除文书档案外，保存了5000多张19世纪60年代以来的照片，以及香港九龙新界地图和香港早期建筑物的图纸，具有很重要的价值。视像资料中，除有政府新闻处的宣传片、历史资料，还有香港电视台制作的节目。
在库房里，档案装在灰色的无酸卷盒里，整齐排列在密集架上。蔡女士戴上白手套，打开无酸卷盒，我们看到案卷没有一丝灰尘，作为同行，我们是从心里佩服。他们的纸质档案半数已经进行了缩微拍照，还有一部分进行数字化处理存到磁盘上，凡是经过缩微和数字化处理的档案就不再向利用者提供原件。档案库房没有窗户，安装了一套精密空气调节与处理系统，它可以因档案库内不同载体档案的特殊保管条件，来维持一个稳定的温度和相对湿度标准。这套系统可以过滤不少于95％的大气尘埃颗粒和其他污染物。他们的防火措施也相当完善，修建防火墙、防火门，防火监控系统24小时工作，同时备有无毒的七氟丙烷气体自动灭火系统，对保障档案的安全起到了重要作用。从我们的所见所闻，切实感受到他们把档案的安全保管作为第一位的工作。
香港历史档案馆以“敬业乐群，服务市民”为目标，发挥服务功能为社会各界和公民服务。他们经常举办展览、研讨会、探访和其他宣传教育活动。我们看到馆藏档案珍品的展览，很有特色。除自办活动外，他们也与大专学校、博物馆、家谱学会等合作举办宣传活动，比较注意对学生的宣传教育，专门为学生举办展览，让学生通过展览了解历史，认识档案。他们的网上服务(电子服务)非常方便快捷。打开网站上电子服务的栏目，呈现在眼前的是“线上目录”(分为政府历史档案和民间历史档案类别)、公用表格(有申请索取资料、团体参观申请、视听资料室规例、缩微胶片副本申请、《1996年政府资料档案(取阅)则例》、使用馆藏视像资料守则及申请、阅览档案使用须知，以上均为PDF格式)。设有常问问题栏目，回答利用者提出的问题，体现了人性化的服务。例如，问：如何前往档案馆，该处是否有停车位？回答：档案大楼不设公共停车位。建议您使用大楼附近的停车设施或公共停车位。再如，问：我非住在香港，是否也可以要求复制资料？回答：接受海外人士有关复制藏品的要求。会在收到要求后，为您提供复制费和邮费的报价。汇款只可用银行汇票，收款人为香港特别行政区政府。费用收讫后，会把档案复制件寄出。
档案馆公共服务部的开放时间，除公众假期外，为周一至周五上午9时到下午5时15分，周六上午9时至中午12时。公众到档案馆查阅档案，只须申请一张有效期一年的阅览证和填写一份简单的申请表格，就可以查阅大多数的超过30年的政府档案。利用者翻阅纸质档案时，应戴上手套，如果档案资料已拍成缩微胶片，形成电子文件或其他复制件时，不为利用者提供原件。在查档时，利用者可以用铅笔作为书写工具，携带的手提包、手机等个人物品放在存包裹处。由此可以看出，香港历史档案馆在提供利用方面规定明确，公开透明，方便社会利用。
澳门历史档案馆：借船出海办展览
在澳门同胞发自肺腑的《七子之歌》的歌声中，中华儿女期盼数百年的澳门和记忆澳门变迁发展历史的档案，于1999年回归到伟大祖国母亲怀抱。
澳门历史档案馆于1952年成立，先后隶属于民政总局、教育局，1986年开始划归文化局管理。档案馆是由两栋私人住宅改造而成，面积1000多平方米。两栋房子之间架设一座类似我们辽宁馆的连廊相通，我走在连廊上有一种非常亲切的感觉。澳门历史档案馆现有工作人员22名，馆藏档案6万多卷。澳门历史档案馆的档案以公共部门档案为主，最早的档案是1630年市政府档案，档案中葡萄牙文较多，且85％已经进行了缩微。馆藏照片、幻灯、地图6万多张。档案馆还设有辅助图书室，专门收集有关澳门的历史文献、图书共有5000多册，期刊220种。政府各部门都能主动向档案馆送交档案。向利用者提供档案利用时，一般不提供原件。我们看到工作人员正在修复破损的纸质档案。提供档案复制件，须收保护和成本费。
当我们来到位于澳门荷兰圆正街91-93号的澳门历史档案馆，季伟亚女士在门前迎接我们。她见到辽宁的同志，特别是王中明主任非常热情，她和我们省局联系工作中结识了王主任。在我们考察团出发到澳门之前，已发函告知对方我们的访问日程和人员情况。刚刚到任的澳门历史档案馆代馆长张芳玮女士和辽宁的档案同行见面。她是一位英国人，她用标准的汉语致欢迎词。这位张芳玮馆长是研究汉语言文学的，据说对广东话颇有研究。
辽宁省档案馆和澳门历史档案馆的馆际交流起因于澳门历史档案馆筹办《金匮藏珍——中国历代档案荟萃展》。他们向我们索要唐档的复制件。经请示国家档案局，我们将唐档复制件赠送给澳门历史档案馆，为此他们也十分感谢辽宁省档案馆。《金匮藏珍——中国历代档案荟萃展》从2005年12月8日至2006年3月5日在澳门博物馆展出。展品包括唐、元、明、清至近代的珍贵档案文献和实物共70余件。除周一闭馆外，每天上午10点至下午6时开放。观看展览是收费的，一张门票为澳门币15元，但每月15日免费入场。澳门特别行政区政府旅游局将这一展览作为旅游项目推荐给中外游客。由此看出，澳门同胞热爱祖国和祖国悠久历史文化。澳门历史档案馆借船出海扩大档案宣传的做法是值得我们学习和借鉴的。
当我们即将离开澳门历史档案馆时，季伟亚女士郑重地向我提出一个问题，她说，孙馆长你们提供的唐档复制件，我们在展览和利用时是否可以给利用者复制？我告诉她，未经辽宁省档案馆同意不能复制。她认真地回答：知道了。我从这件事感到，澳门档案部门的法治意识是比较强的。
深圳建设“档案城”，档案资源再整合
深圳是一个求“新”、多“变”的城市。在深圳，尽管各个行业、各个部门、各项工作不同，但是追求改革和创新这一点是相同的，档案部门也是如此。
3月23日上午，我们参观考察了深圳档案馆。主持工作的副局长李国庆向我们介绍了他们局(馆)概况和整合档案资源的情况。深圳市综合档案馆和城建档案馆于2000年合并，在全国是比较早的(广东省顺德在2000年把综合档案馆、城建和房产档案馆合并到一起)。合并之后实现了三个资源整合，即：档案、固定资产和设备、人才资源整合。有利的方面：减少中间环节，提高工作效率，方便社会各界的利用。不利的方面：取消了保证金，经费没有保证；部分人员没有转为行政编制，造成队伍不稳定。
当我们和深圳的同志讨论如何整合档案资源时，李局长语惊四座：深圳要建设“档案城”。去年底，经市长提议并经市政府常务会议通过，在深圳建设“档案城”。这是地方政府、也是档案界的一个“大动作”、“大手笔”。“档案城”的构想是，把综合档案馆和房产、社保、检察院、法院等有关档案大户集中到一地，总面积不小于10万平方米。集中和分散管理相结合，各部门的档案分别管理，业务指导和物业管理由档案局负责。发改委正在调研，争取今年立项。李局长特别说明，整合档案资源这项工作一定要从实际出发，实事求是，各地有各地的情况，不能搞一刀切。我从李局长的一番话中悟出深圳档案工作思路超前、改革步子大，源于他们始终坚持一切从实际出发、实事求是的思想路线。
广东一流档案馆、服务功能大提升
3月23日下午，我们来到了广东省档案馆，一座设计新颖、充满现代气息的档案馆大楼映入眼帘。徐大章局长亲自领我们参观了档案馆。广东省档案馆建筑面积3.5万平方米。外观设计新颖、大气，面积充足，功能齐全，充满现代气息，又蕴涵着中国岭南文化的风格，使我们耳目一新。我们走进大堂，迎面扑来的是一幅大型壁雕画，气势恢弘，在透过屋顶玻璃窗的黄昏光线照射下，更显得深沉、庄重。
总体布局，上层是库房，下层是接待利用和展览用房。接待利用分为利用者查档登记处、普通利用者阅览室、领导同志阅览室、计算机机读阅览室、休息室。休息室里可以喝水、吸烟。展览大厅面积充足，通透、宽敞，通道顺畅。档案库房采取半封闭式。每个库房有四个小窗户，但从外面看是和普通窗户一样大小。墙体采用新型保温材料，保温性能很好，在关闭空调的情况下，24小时温差变化仅1度，这既适应广东地区温湿度高的情况，又节省能源。据徐局长介绍，墙体保温的项目是经华南理工大学实验设计的，设计费用达40万元，看来好东西不怕钱多，从节省的电费中也够设计费。档案库房的装具全部采用密集架。设有集中的档案整理工作间和新接收档案整理间。在新接收档案进馆前，档案要经过消毒。他们有真空和低温两种消毒设备。档案馆的安全防范系统完善，监控、报警、灭火、防盗等手段一应俱全。我们一进到档案馆就发给每个人一个胸卡，以便于保安人员识别。工作人员的办公室是现代办公模式，采用隔断分开，每个人都配备了电脑。我们在徐局长的办公室，透过窗户看到了一幅美丽的画面，原来是楼顶上建设了一座精巧的花园，真可谓巧夺天工！
广东省档案局(馆)根据社会的需求调整工作格局和服务方向，积极拓展社会服务功能，让档案更好地服务群众。
2月28日至3月1日，全国档案馆拓展服务功能座谈会在广东召开。我们通过参观考察，切实感受到广东省档案部门在拓展服务功能的经验。我感到有七个方面的经验值得学习借鉴：一是各级国家综合档案馆积极举办各种展览，从形式上拓展服务。他们在围绕中心工作、着力服务大局；重现历史风采、丰富市民生活；展示馆藏珍档、开启宣传窗口；搭档案文化台，促进友好往来，举办展览91个，累计参观人数超过百万。二是大力开展照片档案拍摄，档案工作从幕后走下、面向前台。2000年4月省编办批准省档案馆设立声像档案部为正处级机构，现有九个编制。多年来，他们拍摄了大量中央领导同志来粤视察，省委、省政府的重要会议和重大活动及重要外事活动，省人大、省政协的重要会议和活动。拍摄照片存档的同时，按要求制成礼品册，由省委、省政府领导赠送给中央领导和外宾，先后送出300多册。全省已有16个市级档案馆全面承担起了拍摄重大活动的任务。三是开展已公开现行文件利用工作在拓展服务领域上创新。到目前全省143个国家综合档案馆已全部建立了现行文件利用中心。四是精心制作影视专题片，打造高品位的文化产品。他们拍摄专题电视片，为主流媒体服务，如省馆协助中央电视台“共同关注”栏目拍摄了《日军掠童档案》专题片，与珠影联合拍摄了《九运会档案资料片》。还拍摄历史纪录片，为弘扬民族精神服务。五是建立名人档案库，为社会名人提供档案资料保管服务。1996年，广东以省长令的形式颁发了《广东省名人档案管理办法》。现在，省馆已建名人档案全宗250多个，收集到各类档案1.8万余件。六是加强编研出版和网站建设，从深度和广度上拓展服务。近年来，省馆编辑出版了《广东澳门档案史料选编》等10多种，1000多万字。七是共建大专院校实习基地和中小学校校外课堂。省馆先后与中山大学等20多所大专院校建立了大学生社会实践基地，已有200多名大学生到档案馆实习。许多市馆也建立了大学生实习基地。省馆搬进新馆后，周边的中小学校纷纷把档案馆作为学校的校外课堂，组织学生来馆参观学习。
这次参观考察的时间虽然很短，但给我们的印象是深刻的。香港、澳门的档案工作和档案事业是我们伟大祖国档案事业的重要组成部分，中华民族五千年文化是香港、澳门和内地档案工作者共同的思想基础。广东省档案工作者思想解放，勇于创新，拓展档案馆的社会服务功能，工作朝气蓬勃，源于珠三角快速发展的经济对档案工作的需求和档案工作者的努力拼搏。