文件、档案的形成与运动过程浅析，本文主要内容关键词为：过程论文,档案论文,文件论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
谁都知道文件最终要转化为档案，但是文件如何转化为档案？文件何时转化为档案？本文想就此问题进行简要分析，以探讨文件、档案的形成与运动规律。
一、文件是社会实践活动的伴生物：零次性、真实记录性、现行作用性是其主要特征
任何社会实践活动都会有很多既定的或随机的事件发生，从而会形成很多份零散的文件，而每一份零散文件都具有明确的目的性和规定性。其中有一些是已经如实地记录了发生在相应活动中的某一点、某一环节或说某一过程的具体事件或事实，比如一些纪实性的新闻照片、录音录像、科研手稿等，它们记录的是一种写实的零次形态的信息；还有一些呢，比如大部分的文书文件，包括一些会议通知、会议预报、行动计划、调查报告等等，它们是为表达意志、交流情况等而制作，是对将要发生的事实或事件的记录，是一种零次形态的信息记录，它们在活动中还将通过传播来履行其对应的行政或法律职责。不管什么类型的文件，都是社会实践活动的伴生物，零次性、真实记录性和现行作用性是其主要特点。
二、文件一经形成便具备保存价值：档案工作产生的内在机制
人类的每一项社会实践活动都不是孤立存在的，它们之间都存在着千丝万缕的联系。从纵向上讲，不同时代的同类活动之间有一定的继承性；从横向上讲，不同类型的活动之间所得到的经验、教训彼此都可以相互参考、借鉴甚至利用。所以，当一项社会实践活动结束后，它所留下的系列文件不能随之消失，从理论上讲还必须全部集中保留。文件的保留价值包括：1.这系列文件中已办理完毕的每一份文件都是某项事件或事实发生的真实凭证；2.集中保留这系列文件可以随时真实地再现历史；3.集中保留的系列文件中既有成功的经验也有失败的教训，可为后人参考借鉴；4.同类活动中保留下来的所有文件系列必将反映出事物的运动变化规律，这将是人类的一笔宝贵财富；5.有些文件可能带有很强的时代特征和文化特征，比如各种票证、图案等，具有很强的欣赏价值和文物收藏价值；6.这系列文件中，在一定时间内可能还有部分文件具备部分单独或辅助的现实行政或法律效力；等等。可见，文件一经形成便具备行政、凭证、参考等作用，一部分在经过一定时间后还具备信息与文化价值，必须妥善保存。
事实上，由于各种原因，实践中并没有也不可能将文件全部保留，因为并不是所有文件的保存价值都一样，更不是所有文件都具备上述六个方面的保存理由。这一理论与现实的矛盾便引发了诸如如何保留文件、保留多少、哪些要保留、保留多长时间以及保留后如何开发、利用等方面的问题。这些问题的出现及逐步解决，便是档案工作产生与发展的内在机制。
三、文件生命的形成与运动过程：文件的生命过程自然孕育着档案的形成与运动过程
文件、档案的形成和运动规律受社会文明程度的影响和制约，经历了从发现、认识到自觉利用的阶段。
文件的产生源于社会实践的需求，是在处理事务中对各类已经发生或将要发生的事实、事件的现行记录；因为是现行的真实记录，对所记载的事实或事件有一定的凭证价值，同时也有一定的现行行政和法律效力，所以有保存和管理的必要，于是有了文件管理的概念。早在中世纪，欧洲一些国家如德国，就已经出现了承担文件管理任务的机关登记室，它主要负责机关内现行文件的承办和非现行文件的管理；又由于科学技术的飞速发展，各类社会机构大量出现，社会活动领域不断拓宽，使得文件的数量不断增长，受保存空间及保存经费的压力，对已办理完毕的文件如何处置的问题越来越突出，使得文件管理的问题逐步社会化。到18世纪末，法国资产阶级革命后进行了法国档案改革，并建立了世界上第一个近现代意义的档案馆。19世纪欧洲各国相继效仿法国进行档案改革，纷纷建立了独立的档案馆，从而形成了“机关登记室——档案馆”的档案工作体制，将机关登记室的职能缩小在负责现行文件和半现行文件管理的范围内，而非现行文件的管理则交由档案馆专门负责，实现了文件管理职能的机关化和档案管理职能的社会化；20世纪30年代，德国著名的档案学家布伦内克提出有机发育的档案体的形成过程应划分为“办公室（文书处理部门）——登记室——档案馆”三个阶段。可见，20世纪初叶，管理现行文件、半现行文件、非现行文件的职能已明确分属于办公室、登记室和档案馆。1940年，美国档案学家菲利浦·C·布鲁克斯在一份题为《我们应当保存什么文件》的报告中，首次提出了“文件生命周期”概念。1950年，英国档案学者马勃斯在第一届国际档案大会上提出了文件生命过程三阶段的理论，自此便在国际档案界拉开了认识和自觉运用文件生命周期即文件、档案形成和运动规律的序幕。
对文件生命周期的认识，各国学者大致相同，即文件从产生到消亡或永久保存是一个完整的生命过程；但是对文件运动过程的划分，由于受实践方法的影响，在不同的国家、不同的学者之间多少有一些分歧。目前主要有“三段论”和“四段论”两种划分法。比如美国、英国、加拿大和德国等国家，他们的做法是将处干被频繁利用时期的文件保存在机关的文书处理部门；当对形成机关来说大部分文件失去现行价值只有小部分可能需要利用时，为了管理和利用的方便一般将文件保存在机关登记室（如德国）或文件中心（如美国）；之后，当文件完全没有现行价值时，便经严格地鉴定后将具永久保存价值的文件移交档案馆永久保存。相应地他们的学者便将文件按使用价值和保存地点的不同分为现行阶段、半现行阶段、非现行阶段。法国、阿根廷、西班牙包括我国的部分学者是赞成“四段论”的，比如我国的陈兆祦教授便提出将文件分为制作形成、现行、暂存、历史四个阶段。
事实上，“四段论”的第一与第二阶段类似“三段论”的第一阶段，后面的两阶段则彼此对应。所以，尽管对文件生命过程的运动阶段有不同的划分方法，但各国学者对文件生命周期全过程的理解基本一致。文件生命周期概念始于对文件、档案工作的经验认识，自1950年进入国际档案学术交流的大讲台后，经过各国学者的不断完善，已经发展成为一门用于指导文件、档案工作实践的基础理论，它所描述的是文件运动的客观规律。其要点包括：(1)文件从产生形成到最后消亡或被永久保存，是一个完整的生命过程，即文件的运动具有完整性；(2)文件在生命过程中先后表现出不同的作用和价值，使其整个生命过程可以区分为不同的运动阶段，即文件的运动具有明显的阶段性；(3)对处于不同运动阶段的文件因其作用和价值的不同应采用不同的存放和管理方法；(4)文件最终都要转化为档案，所以文件生命的全过程中也孕育着档案的形成与运动过程。
四、文件生命的全过程中档案始于何时
文件生命的全过程必然孕育着档案的形成与运动过程，这一点不容置疑。只是档案阶段究竟始于何时，这在各国有不同的看法。第一种，以美国为代表，包括德、英、加等国，认为文件生命的“现行期”与“半现行期”均属于文件管理时期，这阶段的文件分别保存在办公室（文书处理部门）和机关登记室（或文件中心），当最终文件完全没有现行利用价值后，才有资格经鉴定后进入档案馆永久保存，也才有资格被称作档案，也就是说档案阶段始于档案馆也即“三阶段论”的“非现行阶段”；第二种，以法国为代表的多数拉丁语系国家认为，在某种程度上，可以将档案与已构成有机整体的文件划等号，比如阿根廷学者M·巴斯克斯教授认为：“文件一经正式形成或收到就是档案”，此观点认为档案阶段始于文件运动的现行阶段即文件的形成之时：第三种，以我国为代表，包括苏联，认为档案阶段始于文件生命的“半现行阶段”或“暂存阶段”。
首先，我们来分析一下我国的做法。我国的档案机构包括各级政府部门设置的各级综合档案馆、各部委直属系统设置的专业档案馆以及各级机关部门设置的档案室。在这一体制下，文件一经形成便进入了被频繁利用的“现行期”，这一阶段的文件一般保存在办公室或形成文件的文书处理部门；之后大部分文件失去了现行作用，但部分文件对形成机关仍然具有行政作用和法律效力，有人便习惯性地称这一阶段为文件的“半现行期”。为保持文件系列的完整性，也为文件形成单位使用的方便，我国的做法一般是将机关内形成的文件随实践活动的结束，以事由为原则集中整理并暂时保存在机关档案室（所以常称这一阶段为“暂存”阶段），这项工作往往就叫“归档”，文件一经“归档”便转化为档案；一段时间以后，所有文件会基本失去其现行作用，为了减轻保存空间和经费的压力，档案室往往定期将已归档的档案文件移交上级档案馆，使之得以完好地永久保存，通常称这一阶段为文件的“非现行期”或“永久保存阶段”、“历史阶段”。在文件从现行期归入档案室、再由档案室归入档案馆的两个关口，都有一个文件或档案的“鉴定”过程，通过“鉴定”剔除已没有保存价值的文件或已到期的档案，剩下的便是需要永久保存的档案，这些工作都由档案人员与文件形成单位相关人员共同完成。在这一模式下，我国的档案概念以“归档”为界限。
其实，“归档”只是一种人为地对已经办理完毕的文件按事由原则或来源原则进行集中整理的外在主体行为过程，整理前后的文件并没有本质的区别，人为地将其作为文件转化为档案的关口，理由并不充分。同样的道理，以美国为代表的第一种看法，仅将经鉴定具有永久保存价值而进入档案馆的文件叫档案，也是一种人为的规定。事实上，这两种做法中，那些经鉴定后被处置的文件并不是完全不具备档案的特征，有些可能仅仅只是因为要考虑保存经费或保存空间的压力而予以销毁；而且，文件的所谓“半现行阶段”或“暂存阶段”的实质是其中的大部分文件已经没有现行价值，只是为了机关文件的整体性着想，而将其与其他少部分还有现行价值的相关文件一同保留在机关登记室、文件中心或档案室，所以对于每一份文件本身来说，是不存在所谓“半现行阶段”的，如此人为地以保存场所的不同来确定档案起点的做法难以服人，标准也难以统一；还有，“归档”与“鉴定”均属于档案工作，那么工作的对象就必定是档案。
总之，文件也好，档案也好，其形成和运动规律应该是一个客观的存在，是不以人的意志为转移的。文件一经形成，对大部分文件而言（比如各类公务文书等），便进入了被频繁利用的“现行阶段”，开始正式行使其现实行政与法律效力，从而使其具备见证真实活动过程的特性；而对有些文件，比如各类照片文件、录音录像等文件，他们在形成之时便是对已经发生的事实或事件的凭证性记录。尽管如此，它们在机关的相关活动中可能还有一个被宣传与参考利用的现行阶段。之后随着社会实践活动的结束相应文件才进入“非现行阶段”，这期间的文件或说档案的管理主要是要发挥其凭证、信息与文化的参考利用价值。可见，不管什么文件，一经正式形成，它便具备一种在形成前所不具备的品质：办理完毕的每一份文件都是已经发生或将要发生的某项事件或事实的记录和凭证。这恰恰应该是档案必备的本质特征。所以，笔者比较赞同前述第二种看法，即“文件一经正式形成或收到就是档案。”也就是说，在文件的生命过程中，档案阶段始于文件正式形成之时。
五、文件、档案的形成与运动过程综述
综上所述，我认为文件的生命过程不应该以其保存场地的不同来划分，而应该以其自身的生命周期特点来划分。这样，文件从产生到最终消亡或被永久保存的整个生命过程可划分为文件的制作形成阶段、文件的现行阶段、文件的非现行阶段等三个阶段。文件生命的全过程自然孕育着档案的形成与运动过程，档案阶段始于文件的正式形成之时，文件的现行阶段是其见证真实实践活动过程并正式行使其现实行政与法律效力的阶段，所以也是档案的形成阶段，之后的非现行阶段便进入了档案的管理与开发利用阶段。
档案的管理与开发利用是一项庞大的系统工程，也必须遵循其自身的运动特点来操作。
我们知道，档案的社会功能主要包括其凭证价值、情报价值、历史价值、文化价值等等，其中凭证价值贯穿档案阶段的始终；情报价值是随着文件数量的逐步累积而日益显现出其参考利用性，比如大量的历史记录可以反映出事物的发展规律与趋势；历史价值与文化价值则是随着时间的久远而愈亦显现出其重要性。同时有些纪实性的文件，比如新闻照片、录音录像文件、科研手稿等，它们记录的是一种写实的零次形态的信息，他们的现行阶段其实就已经开始了其档案价值的开发与利用。可见，文件的档案阶段也即档案价值的开发与利用阶段内是分层次的。过去，我国的做法是将档案阶段的文件分为“短期”、“长期”、“永久”三个保存期限。而事实上这三个期限的划分往往不可能一次就完全确定，因为有些文件的保存价值是逐步显现出来的。所以笔者认为，文件归档的鉴定工作没有必要也不可能一次就将文件的保存期限完全确定。比较现实的做法便是文件一经形成，便将其进行初步鉴定归档而进入档案阶段的第一保存阶段（“短期”保存阶段）。这时大部分文件处于开始正式行使其现实行政与法律效力的“现行阶段”，而有些文件，比如各类照片、录音录像等文件，尽管他们在形成之时便是对已经发生的事实或事件的真实的凭证性记录，但它们在机关的相关活动中可能还有一个被宣传与参考利用的阶段，所以也处于所谓“现行阶段”。因为文件正处于现行利用阶段，所以这一阶段文件的鉴定工作仅仅只是去掉一些重复或完全没有价值（比如已有定稿的草稿或已被修正的错误的记录等等）的文件，档案的管理工作则主要是对文件按事由或时间顺序进行初步整理以利于本机构的利用。一段时间（一年或两年）以后，再对这些文件的保存价值进行二次鉴定而进入档案的第二保存阶段（“长期”保存阶段）。这一阶段的文件多半没有现行利用价值了，但考虑到文件保存与利用（有些文件形成机关可能还需利用）的方便性（比如电子文件受技术依赖性的影响需要保存在形成单位）和系统性与完整性，对文件的鉴定只是去掉一些明显没有保存价值的文件（比如一些收文，因形成机构会保留收文单位就没必要保留，等等）。这样，进入第二阶段的档案文件数量还会很多，也就不可能将其移交到保存成本较大的档案馆这种地方。所以我国建有机关档案室，美国则有文件中心等等。若干年后，再对这些文件进行彻底鉴定，只将少部分有保存价值的文件留下移交档案馆永久保存，即进入档案的第三保存阶段（“永久”保存阶段），这一阶段的管理工作则主要是对档案永久保护的研究与实施以及档案价值（比如其中包含的情报信息价值与文化价值等等）的开发与利用。
所以，笔者认为，如果考虑档案的形成与运动过程，对文件、档案的形成与运动过程还有一种融合细分的方法，即将文件从产生到最终消亡或被永久保存的整个生命过程总地划分为文件的制作形成阶段、文件的档案阶段；而文件的档案阶段又可参考我国的档案保管期限将其分为“短期”、“长期”、“永久”三个运动阶段，分别保存在机关办公室（或机关档案室）、联合档案室（或文件中心）、档案馆。这种划分比较有利于对电子文件与电子档案的认识与管理。
一点说明：本文只是在文件的生命过程中探讨档案的形成与运动过程。之所以要作这点说明，是因为上述讨论的档案形成与运动过程并没有囊括档案形成与运动的全部范围。因为档案并不全由文件转化而来，如“口述档案”、“实物档案”等便是由社会活动直接形成的档案。