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摘要:随着电子信息时代的到来,电力企业信息化建设逐步加快,电力档案管理作为电力企业信息化建设的重要组成部分,必须积极引入先进的信息技术,优化档案管理工作流程,拓展档案管理服务功能与内容,从而推动电力档案管理工作适应电力企业的发展需要。本文对电子信息时代下电力档案管理工作目标和创新策略进行探讨。
关键词:电子信息;电力企业 档案管理;创新
信息时代,电力企业必须加强档案管理信息化建设,利用信息技术不断整合档案信息资源,拓展档案服务方式和手段,从而实现档案资源数字化、档案服务网络化、档案管理自动化的档案工作发展目标,有效提升电力档案管理工作效率,使其更好地服务于电力企业发展。本文就电子信息时代电力档案管理工作的创新工作进行了相关的分析。
1 电子信息时代下电力档案管理工作目标
电力档案管理工作要结合电力企业自身特点和工作实际,认清电子信息时代发展形势,对档案管理工作目标进行重构,积极推进档案信息化建设,提高电力档案管理质量和效率。电力档案管理工作目标具体如下:其一,电力档案信息化建设与电力企业信息化建设同步,保证各系统顺利对接,实现电力档案信息在各部门之间的高度共享;其二,实现电力档案资源数字化,对已经归档的纸质档案进行数字化处理,加快电子档案建设;其三,开展电力档案信息标准化建设,形成统一的档案管理制度和信息化建设标准;其四,实现电力档案信息网络化,能够通过互联网络进行档案检索、档案编研成果查询、档案法规学习等,便于档案使用者在授权范围内随时随地获取想要的档案信息;其五,实现电力档案管理自动化,提高档案工作效率,降低档案管理成本。
2 电力档案管理工作的制约因素
目前,电力创新方法我国电力档案信息化管理还受很多方面因素的制约,无法快速发展得到人们想要的效果,管理制度、资金投入、信息化水平等都对电力档案的信息化有重要的影响,主要体现为:
(1)电力档案数字息化制度不完善。主要为电力档案信息标准不统一、检查制度不规范等现象频繁出现,不利于电力档案信息化的广泛应用;(2)档案信息化的管理观念落后。尽管近几年档案管理信息化服务对象已从管理层发展到基层,服务对象也从内部扩展到了外部,但是电力行业档案管理人员应用信息化技术管理的意识不高,管理方式滞后;(3)档案信息化管理安全意识薄弱。电力行业的数据信息量庞大,目前对一些涉及企业和电力行业机密的档案进行信息化管理,但是在信息化服务的保密性和安全性上面的工作还不足;(4)电力档案信息化建设资金投入少,进行电力档案信息化建设离不开一些设备作为载体。因此,需要足够的资金投入,保证整个信息化工作顺利进行,如果资金投入的不足,将无法为电力档案信息化的发展提供有力的硬件基础;(5)信息化管理人才急缺。电力档案信息化对工作人员的技术水平要求比较高,档案管理人员大都学历低,业务水平不高,接受新事物能力较弱,不能意识到电力档案信息化的重要性,导致电力档案信息化的质量参差不齐。还有一些技术人员懂得计算机技术却不会与电力档案信息化相结合,不能更好地进行信息化电力档案的建设。
3 电子信息时代下电力档案管理工作的创新策略
3.1 重构档案管理工作流程
电子信息时代下,电力档案管理工作必须结合信息化管理理念以及先进的信息技术,对管理工作流程进行优化重构。进一步细化档案管理工作分工,明确收集、管理、利用三项核心业务中的各项具体工作,具体包括:在档案接收工作中,明确标准的接收格式和时间期限;在档案保管工作中,明确数字化档案的保存形式和利用方式;在档案资源开发利用工作中,明确档案开发范围、利用形式。此外,电力档案管理工作还要建立数字化档案建设标准,完善相应的操作规范,如规范各业务系统与档案管理系统的对接端口,制定档案接收标准,提高档案收集、归档、整理效率。
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3.2 加强档案管理的标准化建设
电子信息时代的到来,计算机设备、信息技术已经得到了广泛的应用,有效地满足了现代社会发展的需要。在电力企业档案管理工作中,加强档案管理标准化建设既是现代化经济发展的内在要求,也是档案管理现代化的重要内容。在电力企业档案管理工作中,企业应当认清形势,用发展的眼光看待问题,引进先进的技术,加强企业各部门之间协作,利用计算机信息技术,建立统一的档案管理网络。将现代化的档案管理资料、数据等相关信息都按照统一的标准来进行管理,形成标准的档案管理体系,从而将档案管理工作引入到正常的轨道中。
3.3 整合档案信息资源
在电子信息时代的背景下,电力企业应当在档案管理工作中对档案信息资源进行有效整合,从而最大限度地发挥出电力档案的价值和作用,促进电力事业稳定、持续发展。首先,应当加快实现档案管理系统与OA系统之间的无缝对接,可将OA系统中形成的各类电力信息直接转入到档案管理系统当中,简化文档的转存流程。其次,可结合不同电力工程项目的特点,进行扩展功能设计,对非网络环境下的工程档案数据进行收集,并通过相关接口完成数据传输,由此能够确保相关档案信息的实时性、真实性和完整性。再次,对于超过保管期限的合同档案,系统应当按时预警,将此类信息标示出来,并在销毁后形成记录。最后,应当保留声像与实物档案两种格式并存的功能,并建立数据备份,避免重要信息丢失。
3.4 拓展档案服务能力
在电子信息时代下,电力企业应当逐步拓展档案服务能力,借此来对档案管理工作进行创新。首先,电力企业可将各种先进的信息技术应用到电力档案管理信息系统当中,如数据挖掘技术、信息集成技术等等,为档案管理人员提供整理、开发档案信息的工具,为档案信息资源创造出一个良好的服务条件,由此可以加快档案的检索速度,有助于档案利用效率的提升。其次,为避免一些重要的电力信息资源散失,应当做好档案信息化的部署工作,扩展档案数据信息的有效存储空间,使档案的服务内容逐步转变为档案中所承载的各类知识。再次,要进一步拓展电力档案的服务方式。在很长一段时期内,电力档案服务的方式都是以阅览室阅读、档案外借、复印为主,这些工作均归属于事务性工作的范畴,整个过程不但耗时较长,而且效率也不是很高,从而制约了电力档案价值的发挥。为此电力企业应当构建起一个相对完善的档案信息局域网和档案信息平台,为档案服务能力的拓宽提供技术支撑。
3.5 加强档案管理队伍建设
为了适应电子信息时代的发展要求,电力企业应建立一支高素质的档案管理队伍,不断优化档案管理队伍结构,使档案管理队伍能够胜任档案信息化、数字化管理岗位。电力档案管理部门要积极引入懂得现代化管理技术、具备多元化知识结构的档案管理人才,提高档案管理队伍的整体业务能力。同时,电力企业还要加强现有档案管理人员的业务培训,使其掌握全面的档案专业知识,包括档案学、档案管理学、目录学、文书学等专业知识,并具备档案标引、编研、检索、修裱等基本业务技能,同时还要学习信息应用技术,熟练操作档案管理信息系统,提高档案管理工作效率。此外,电力档案管理人员还要提升自身的信息化素质,积极开展档案信息分析与研究工作,并具备为档案使用者提供信息咨询与服务的业务能力。
4 结语
总而言之,电力档案管理工作是关系到电力企业发展的一项重要工作。信息时代下,电力企业必须加强档案管理信息化建设,利用信息技术不断整合档案信息资源,拓展档案服务方式和手段,从而实现档案资源数字化、档案服务网络化、档案管理自动化的档案工作发展目标,有效提升电力档案管理工作效率,使其更好地服务于电力企业发展。
参考文献
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[2]姚晓华.浅议档案信息电子化管理的对策与建议[J].山西档案,2013(7):82-83.
[3]牛冬.信息时代电力企业电子档案管理的探讨[J].劳动保障世界,2015(8):59-61.
论文作者:边先锋
论文发表刊物:《当代电力文化》2019年第10期
论文发表时间:2019/9/25
标签:档案论文; 电力论文; 档案管理论文; 管理工作论文; 电力企业论文; 信息时代论文; 信息论文; 《当代电力文化》2019年第10期论文;