试论中间性档案馆与文件中心，本文主要内容关键词为：中间性论文,档案馆论文,试论论文,文件论文,中心论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
中间性档案馆又名文件中心，二者是一回事，它们所发挥的功能与作用是相同的，但笔者认为这种不同的称呼反映了极为不同的思想，体现了对档案这一事物的不同看法。
文件生命周期理论告诉我们：文件从其形成到最后销毁或永久保存是一个完整的生命过程，整个运动过程可划分为三个阶段，之所以划分为三个不同的运动阶段，是因为随着时间的推移，文件在其全部生命过程中先后表现出明显不同的三种作用或价值，拥有不同的属性和特点，其目的是为了更好地管理文件。但应该看到：不管如何划分，各阶段的文件都有不可抹杀的共同特点，因为文件虽在运动着，但就其文件本体（文件的物质层次、价值层次和表现层次）来说，它在各个阶段内是相同的，因而必须把所有各阶段文件的管理看作是一项综合性的系统工程；同时也要看到，文件在各阶段发挥的功能与作用毕竟存在着差异，因而对它们的管理也就不可能完全一样，应该针对不同阶段文件的特点，采用适宜各自的存放与管理方式，因此对应于每一阶段的文件都应有各自的特定管理部门用来存放与管理。阿根廷著名档案学家巴斯克斯说，研究文件生命周期“可以用来了解决定：在文件生命的各个阶段，文件应该存放在什么地方。”为此他又说：“可以确定这样一条原则，在任何时候文件都应存放在它的利用者最便于利用的地方。”这是放之四海而皆准的原则。因为管理文件的目的就是为了给用户利用这些文件。因此第一阶段的现行文件必须存放在文件的形成单位形成部门，第三阶段的非现行文件应该存放在历史档案馆，便于向文件形成单位外的广大社会公众开放、查阅，而第二阶段的半现行文件由于文件的现行期已经结束，故利用频率大大降低；但此时的文件第一价值仍居主导地位，它仍然主要为原形成单位服务，因此半现行文件既不能存放在原形成单位形成部门内，也不能立即移交给历史档案馆保存或销毁，这一阶段的文件应存放在离现行业务部门稍远，但又便于本形成单位随时利用的场所。美国档案工作者在第二次世界大战期间就认识到这一点，于是他们出于文件与档案管理的实际需要，建立了这种存放与管理半现行文件的场所，并且称之为文件中心（Records Center）。这样，文件中心最早诞生于美国。
应该说，美国的文件中心首先是出于文件与档案管理的实际需要而建立的，但是文件中心建立的结果不仅解决了这一实际需要，而且使文件形成单位摆脱了这些文件管理的沉重负担，从社会整体来说，它大大节省了文件管理所需的人、财、物。档案馆则因为对文件中心实施了监督作用，所以可以保证得到有永久保存价值的文件，因此文件中心的建立在实践上是成功的，这一做法受到了美国政府的肯定，1950年的《联邦文件法》授权总务署在国家档案与文件局（Nation Archives
andRecords Service）下面设置联邦文件中心。以后， 美国各州的政府也设立了自己的文件中心。目前，在美国甚至还出现了商业性的文件中心（Business Records Center）， 这就进一步证实了建立文件中心的优越性。
文件生命周期理论虽然来自于对文件中心建设问题经验的高度总结，由于其描述的是所有文件运动变化现象最一般的客观规律，因此文件生命周期理论反过来为文件中心的建立奠定了理论基础，它说明文件中心是与文件生命中的半现行文件相适应的，是用于存放和科学管理半现行文件的一种过渡性库房。这几个因素导致第二次世界大战结束后，许多国家效仿美国建立了类似的（半现行）文件管理机构，但叫法有所差异，北美国家称之为文件中心，而西欧国家则称之为中间性档案馆。北美的文件中心与西欧的中间性档案馆其价值完全相同，从纯理论上讲只是一种称呼不同而已，但实际上这种不同的称呼却反映了极为不同的思想，体现了他们对档案这一事物的不同看法，这一点可以从各国的档案定义中得到充分反映。
美国的档案定义：档案是经过鉴定，值得永久保存以供查考和研究之用，业已藏入或者选出准备藏入某一档案机构的任何公私机构的文件，这是美国著名的档案学家谢伦伯格在他的《现代档案——原则与技术》一书中为档案下的定义。此外，1975年出版的《美国大百科全书》也为档案下了一个定义：档案是在执行法律和处理各种事务中产生或收到的，具有永久保存价值的，已进行整理分类的包括文件、簿册、地图、录音和其它材料的各种记录物。从这两个档案定义可以看出，美国的档案是指具有永久保存价值的文件，这正是文件生命周期理论中所指的非现行文件，亦即美国档案工作者认为半现行文件虽已离开了形成单位，但还不能称为档案，因此在美国用于存放和管理半现行文件的场所只能称之为文件中心，这也是北美国家称这种场所为文件中心的原因所在。
英国的档案定义：档案是在某种公私管理或行政事务（无论是公开的还是不公开的）过程中拟制或使用的，并构成该事务过程的一部分，事后由该事务过程的负责人或其合法继承者加以保存以备查考的文件。这是英国档案学家詹金逊在他的《档案管理手册》一书中为档案下的定义。
法国的档案定义：档案是任何自然人或法人，任何官方的或私人的部门或机构在自身活动中产生或收到的文件的总和，不论这些文件是什么日期、形式和载体材料。这是1979年颁布的《法兰西共和国档案法》中为档案下的定义。
从英国档案定义和法国档案定义可知，他们所指的档案并不专指文件生命中的非现行文件，还包括半现行文件，而档案的最终归宿不在这种存放与管理半现行文件的机构内，文件在这种半现行文件管理机构内只是临时的、过渡的，因此在西欧用于存放和管理半现行文件的场所只能称之为中间性档案馆，而不能称之为文件中心。如英国政府1950年为英国公共档案馆设立了海斯中间档案馆，前联邦德国于1970—1971年在波恩附近建造了奥古斯廷中间档案馆，而法国于1974年在巴黎郊区兴建的枫丹白露现代档案城（注：不是文件城）也为中间性档案馆。
由于文件生命周期理论的通用性和文件中心或中间性档案馆的优越性，为了对文件实施科学管理，文件中心或中间性档案馆已经受到许多国家的普遍重视，前苏联早就建立了类似于文件中心或中间性档案馆的机关联合档案馆。而我国的企业档案馆和基层档案管理部门本来就起着文件中心或中间性档案馆的某些作用，但它显示不出这种优越性。由于我国档案工作的实际，长期以来在我国流行着这样一种观点，即我国没有，也不大可能建立文件中心或中间性档案馆，甚至认为文件生命周期理论在我国也没有什么应用价值。这种观点显然是错误的，因为文件生命周期理论揭示的是所有文件运动的普遍规律。也正因如此，1988 年8月，在我国甘肃省永靖县同样是出于文件与档案管理的实际需要，同时在有关领导、专家的指导之下成立了我国第一个专门用于存放和管理半现行文件的机构，并且称之为文件中心，从这种机构的实践来看，同样成效显著，体现了与世界各国相同的优越性，这在魏宏举同志撰写的“来自我国第一个文件中心的报告”（载《档案》1991年第6期）， 陈兆强同志撰写的“我国第一个文件中心——永靖县文件中心考察随笔”（载《档案学通讯》1991年第5 期）二文中已用详实的统计数据加以说明。由于我国的档案并非专指文件生命中的非现行文件，其中的半现行文件也纳入档案范畴，因此对照文件中心和中间性档案馆的由来，笔者认为在我国这类专门用于存放和管理半现行文件的文件管理机构只能称为中间性档案馆（或中间性档案室），而不能称之为文件中心，除非我们更新档案概念，也把我国的档案只与文件生命中的特定阶段的非现行文件相对应。
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