随着信息时代的到来，信息已经成为经济发展和社会进步的首要来源。所谓信息是指世界万物和人彼此之间的相互感受和认识中的再现，反映了被感受对象和所考察事物的特征、状态及变化。信息是支持人类社会发展的三大支柱（物质、能源、信息）之一。以信息资源有效开发和应用为标志的信息化是人类社会发展史又一次深刻的技术革命。而大力推进国民经济和社会信息化，是覆盖现代化建设全局的战略性举措。这是党中央面向新世纪做出的重要战略决策，也是当前世界经济和社会发展的大趋势，信息革命的浪潮冲击着社会各个方面，改变着整个社会面貌。档案及档案工作也毫无例外地受到深刻影响。档案是经济和社会发展宝贵的信息资源，大力开发档案信息资源，实现档案管理的数字化革命是新世纪档案工作发展的必然趋势。
企业档案是企业的重要资源，档案信息化建设是企业信息化建设最重要的组成部分之一，也是企业档案管理的重要方面。2005年5月国家档案局专门下发了关于加强企业档案信息化建设的意见，提出了企业档案信息化建设要以促进、完善企业信息化和提升档案管理的总目标。企业档案信息化建设要适应企业信息化的要求，建立科学适用的文件归档、保管和利用的管理环境。作为企业的档案管理人员，必须充分认识企业档案信息化建设的重要意义，积极地投人到企业档案信息化建设工作中去。通过学习和思考，结合工作实践，笔者以为，在进行企业档案信息化建设工作中，必须重视加强各项基础工作，才能有效地保证企业档案信息化健康有序的发展。
一、坚持标准化、规范化
与企业的其他工作一样，进行企业档案信息化建设，必须执行标准化、规范化的工作程序和方法，要严格执行国家有关档案信息化建设的规范和标准。2005年5月，国际标准化组织正式发布电子文件归档存储的国际标准IS019005.1-PDF/A。标准化是各项工作的基础。在信息化条件下，由于计算机、网络技术的普及应用和工作交往范围更加广泛，计算机管理软件层出不穷，致使电子文件格式多种多样。因此，要确保信息化建设进程中电子文件、电子档案的长久、真实保存和有效利用，必须特别注重加强对相关标准、规范的研究。要结合企业实际，不断探索信息化条件下档案信息化管理的基本要求，通过实践，不断摸索和完善企业适用的规范要求及标准。
举例来讲，档案信息化建设中，众所周知的是，首先档案的载体发生了变化。在企业的各项管理活动中，电子文件由于其快捷的办文进度和方便又迅速的传递方式已经逐步地取代了纸质文件。电子图纸也以其手工制图所无法比拟的优势大量出现，通过计算机辅助设计使得设备图纸的设计、存贮、查询和修改更加快捷方便，同时电子图纸的继承性和易修改性，更显示了比纸质图纸旺盛的生命力。但是值得注意的是，电子文件、电子图纸的开发和利用，除依赖于电脑、网络等硬件设施外，还和其最初开发的应用软件乃至系统软件有关，这就是电子文件格式的多样化。为了便于档案的保存、利用和再开发，在认真执行国家规范的前提下，企业内部必须对电子文件、电子图纸及所用的软件平台和环境系统进行统一规范，执行一定的技术标准，规范电子文件和电子图纸的数据格式。
其次是企业档案的分类变化。原有的企业档案中关于文书档案、科研档案、产品档案、基建档案、会计档案、人事档案等传统分类方案将被打破，取而代之以企业信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中，计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。各企业档案信息的分类不尽相同，我们既要发挥电脑管理的优势，使企业的档案分类更能贴近企业的生产、经营、管理等各方面管理利用要求，同时要考虑其规范性和标准化，力求分类更实用、更科学、更规范。
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二、落实制度化、程序化
信息化给传统的档案工作理论、技术、方法带来严峻挑战。企业档案管理面临的是信息化带来的文件形成电子化、文件传递网络化、文件存储数字化、文件管理动态化，企业档案管理如何适应这些发展要求和变化趋势，是企业所共同关心的事情。许多企业在实施企业档案信息化建设实践工作中得出这样一个结论，档案信息化建设是“三分技术、七分管理、十二分数据”。可以这样说，企业档案信息化建设不仅是信息技术的应用问题，而且是对传统管理理念和方法的变革。国家档案局《关于加强企业档案信息化建设的意见》所提出的企业档案信息化要坚持技术与管理并重的原则，其目的是要在新技术条件下实现档案管理理念和实践的不断创新。我们应该明确这样一个认识，在信息技术环境下，推进档案信息化建设不仅仅单是技术及资金问题，大量的实践已经证明更是管理理念问题。
企业档案信息化不仅仅是技术上的改变，更重要的是管理观念、方式、方法乃至整个管理模式的变革和创新。档案信息化离不开企业信息化，必须纳人企业整体信息化建设之中。要建立适应信息化要求的档案信息化管理，就必须建立健全适应信息化要求的电子文件形成、流转、处置和监控制度，收集、归档、鉴定制度，以及安全管理与违规违纪责任追究等规章制度，并将其纳人到企业信息化的相应环节之中。
三、知识拓展化、更新化
在企业档案信息化建设中，企业档案的载体、分类、接收、保管和开发利用上发生了一系列新的变化，作为管理档案的人员也应该而且必须与时俱进地进行观念和知识的更新。在企业档案信息化建设中，档案管理人员知识的拓展和更新，同样是一项重要和紧迫的基础工作。
首先要加强对电子文件和电子档案管理方法的研究。适应企业信息化发展要求、创新企业档案管理模式，必须加强对电子文件和电子档案管理方法的研究。电子文件和电子档案管理相对于纸质文件管理来说是全新的模式，2002年国家档案局发布的《全国档案信息化建设实施纲要》中提出了一些档案信息化建设标准，这些标准的制定为建立电子文件和电子档案管理系统提供了基础，我们必须认真学习、应用，并在实践中不断创新。
其次，以往的企业档案工作者，以参加科研产品鉴定、重要设备开箱及重要建设项目、技术改造竣工验收作为其对企业档案的监督、指导和接收，就显得有些滞后和无力了。在电子环境中，如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程，文件很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用。这就是说企业档索人员如果不进入到企业信息集成系统中去，则很难掌握到企业信息的核心部分甚至接收不到档案。的确，无时无刻不在产生的电子文件、电子图纸使企业档案工作者再也无法坐等档案的最后形成与归档了。他们必须在产生电子文件的源头就行使档案的监督指导职能。例如在计算机辅助设计过程中，要求计算机详细记录设计、加工过程中的原始资料及相应的更改信息，要在不同的版本上注明当前的有效资料，以确保最终归档使用的是正确版本的图形或图纸。企业档案工作者要在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息接收管理平台，要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性，掌握电子档案信息的收集、管理。
为企业活动提供利用档案信息亦发生了转变，掌握一般的计算机操作只是对企业档案工作者的初级要求，重要的是要在企业信息集成系统中及时掌握企业的产品信息及开发过程。一切以企业生产经营为中心，找准档案工作为企业服务的切人点。做到把正确的信息，在正确的时间，以正确的方式，传递给正确的对象。要达到这样高层次的档案信息处理要求，档案工作者绝不能思想守旧、图安逸、躲清静，放松自己的学习和知识更新。企业的档案工作者要在实际工作中边工作，边学习边总结，不断提高自己掌握信息技术的能力，从而为企业档案信息化建设做出应有的贡献。
论文作者:宋晓鸿
论文发表刊物:《电力设备》2017年第26期
论文发表时间:2017/12/30
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