摘要：综合办公室文秘工作在单位中发挥承上启下、沟通内外和联系左右的作用，所以综合办公室文秘工作可以视作整个单位的信息传递枢纽。基于对综合办公室文秘工作落实现状的研究，本文指出了当前工作中存在的问题，并在此基础上提出针对问题的解决对策，提高办公室文秘工作的质量。
关键词：综合办公室文秘；文秘工作；解决对策
引言：
综合办公室文秘工作除了需要与上级部门衔接，也要为单位中的基层工作人员提供服务，同时发挥广泛获取当前单位工作中存在问题的作用，从中可以发现，综合办公室文秘会向上级部门提供工作建议，同时将上级部门制定的政策和制度向下级传递，促进整个单位的共同稳定发展。
一、综合办公室文秘工作现状和存在的问题
在当前的综合办公室文秘工作中，虽然工作人员已经开始逐渐了解自身工作的重要性，并且开始转变自身工作观点，但是从整体上来看，当前的工作开展中还是存在一些问题，表现如下：
（一）服务意识不足
当前的很多综合办公室文秘人员认为，服务对象为上级部门和单位中的领导，在各项工作的开展中，只完成领导干部和上级部门安排的任务，这类文秘人员能够完成上级部门安排的各项工作。然而一些文秘人员忽视与基层单位人员的正常交流，甚至一些文秘人员对基层工作人员的基本诉求不分析、不研究，这一现象无法发挥综合办公室文秘人员在材料提交和材料撰写中的承上启下要求，这一现象在当前的一些单位中普遍存在，导致这些单位对人才的保留效果较差[1]。
（二）工作素质参差不齐
文秘工作人员的最基础能力为文字能力，但是这一能力只是基础，当前对工作人员提出的要求为，能够积极了解行业的基础要求、国家制定的相关政策等，另外还需要分析上级部门制定政策的科学性。对于综合办公室的文秘工作来说，实施上需要能够发挥重要的制度制定和管理功能，然而当前的很多文秘人员并不具备这些素质，导致文秘人员队伍的整体素质参差不齐，高能力的文秘人员与低素质的文秘人员绩效薪资相似，会导致整个部门的工作质量大幅下降。
（三）工作效率较低
对于综合办公室文秘工作来说，需要具备很高的工作效率，在各类规章制度制定后，第一时间出台相关规章制度，促进单位的更好运行和发展。然而在当前的很多文秘人员工作中，一方面由于其个人素质较低，无法高效完成各项工作，另一方面，当前的一些综合办公室机构臃肿，并且各类人员的责任和工作内容体系制定确定，导致很多文秘人员对工作人员的了解模糊，进一步降低了相关工作的开展效率。
（四）工作作风不佳
在当亲的一些综合办公室工作中，文秘人员的工作作风较差，当前存在的主要问题为一味迎合上级领导和部门，对基层工作人员的重视程度不足，这种工作现象引发的后果为，文秘人员不重视对自身素质的提升，而是借助“捷径”提高薪资水平。在这种情况发生后，不但容易产生舞弊现象，也会带动整个部门中工作人员的作风进一步下降，导致正向工作的质量过低。
二、做好综合办公室文秘工作的对策
（一）建成学习监督体系
在当前的综合办公室中，一些文秘人员的个人素质不能满足该项工作的要求，导致工作的效率、工作质量不能满足要求，所以在今后的工作落实中，一项重要工作内容为建成学习监督体系，让文秘人员的综合素质获得提升。
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在该项工作的落实中，首先需要建成学习系统，本文提出的方法为建成线上线下共同学习的机制，线上系统为建成的学习平台，平台中含有各类文字学习资料，同时也含有信息发掘、服务体系建设方面的课程，在文秘人员正式应用网络平台学习前，需要先完成平台上的自测题目，系统根据文秘人员综合素质上的缺失，向文秘人员推荐相关课程[2]。线下课程可以通过建成讨论组的方法，让其通过案例讨论等方法，提高综合素质。
其次为落实监督系统，应用的方法主要为线上检测方法，一方面通过建成的平台，记录文秘人员的学习时间、学习时长等，当发现文秘人员的学习时长为满足制定的学习体系要求时，需要让其加强学习。另外在完成相关科目和阶段的学习后，要让其完成相关测试题目，分析文秘人员的学习效果。
最后为制定相应的绩效制度，新的绩效制度与文秘人员的学习情况关联，当发现其工作质量未能满足相关要求时，要降低文秘人员的绩效。
（二）设置外部监督系统
外部监督系统的主要目的为，提高文秘工作的落实效率，本文提出的外度监督系统建设方法为，建成监督小组。
由于监督小组不能干扰综合办公室文秘工作的正常开展顺序和开展流程，所以该小组不可通过驻扎到办公室中的方式落实调研工作，调研工作的数据来源于两个方面。
其一为基层工作人员方面的数据来源，在这些人员申请服务时，应用相关设备录入服务申请的发起时间，在服务完成后，工作人员通过设备录入结束时间，同时要求这类人员录入服务申请的具体内容，对于无法短时间内解决的问题，文秘人员要将这些内容整理后提交到上级部门，上级部门接受到这一服务申请后，向信息化系统中输入相关内容，监管小组分析整个过程的耗时情况。
其二为上级部门方面的数据来源，上级部门向信息化系统中输入文秘人员的材料书写时长、工作完成时间等信息，监管小组通过对这两方面的数据分析，了解文秘人员的工作效率。
（三）增设整风工作框架
在当前的综合办公室文秘工作中，一个重要问题为文秘人员的作风不健康，体现在生活作风、工作作风等多个方面，当作风存在问题时，会导致整个部门的工作质量和效率下降。
在整风工作框架的树立中，首先分析当前作风中存在的最基础也是最重要的问题，当前问题中最主要的通常为工作作风，针对这一问题，本文采用的方法为，建设竞争上岗制，同时完善单位运行中的晋升制度，并在后续的工作中将其全面落实，例如当某文秘人员的服务意识或者工作意识不足，导致工作作风存在问题时，一方面让其加强学习，另一方面降低其绩效薪资，让其主动提高个人素质。
其次为加强思想培养工作，尤其是在廉洁奉公、无私奉献等方面，可采用召开工作会议的方式，强调这两方面内容，让文秘人员能够主动修正当前国内工作中的问题，全面落实整风运动。
最后为加强监管，监管来源于监督工作小组和上级领导部门，在这两个监管系统发挥作用时，除了能欧让文秘人员按照相关要求开展工作，也能够发挥上级部门的以身作则作用。
另外在文秘人员的培养中，另一项重要内容为文秘人员的主动服务意识，当前建成的工作体系中，文秘人员具备最多的为被动服务意识，即上级部门安排工作、基层工作人员寻求帮助时才会提供相关服务，在今后的发展中，可以通过让其参与到基层工作、提高思想觉悟等方法培养其主动服务意识。
结论：
综上所述，综合办公室文秘工作当前存在的问题包括服务意识不足、综合素质较差、工作效率较低和工作作风较差。为解决这些问题，可以通过建成监管体系、建成学习监督系统和增设整风工作框架等方式达成目的，通过提高综合办公室文秘人员工作综合素质的方法，提高其工作质量。
参考文献
[1]陈斓.做好综合办公室文秘工作的对策探讨[J].办公室业务,2014(11):3.
[2]何晓丽.做好综合办公室文秘工作的对策探讨[J].办公室业务,2013(09):2.
作者简介：梁乔俊（1993.01-），男，东莞人，学历：本科。
论文作者:梁乔俊
论文发表刊物:《知识-力量》2019年8月23期
论文发表时间:2019/5/7
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