试论灰色文献研究现状与趋势，本文主要内容关键词为：试论论文,文献论文,灰色论文,现状论文,趋势论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
灰色文献是一种出版简单、发行范围狭窄、获取和利用难的资料。由于它所含资料的内容复杂、信息量大、情报价值高，正成为各国研究和利用的重要信息资源。尤其是在发达国家相继举办灰色文献各种学术会议，建立专门组织从事其研究与利用工作。相比之下，我国在这方面的研究比较薄弱，有必要借鉴国外的经验，加强我国灰色文献的研究、开发工作。
1 灰色文献研究的学术会议
1978年12月，在欧共体的主导及英国图书馆外借部（BLLD）的协助下,在英国约克郡召开了灰色文献学术讨论会〔1〕。 会议主题为：“改善灰色文献收集与利用的环境”。此次会议讨论了建立专门从事灰色文献研究与收集的机构、建立灰色文献数据库、完善灰色文献书目控制、编制灰色文献检索刊物等问题。
1980年2月，根据法国提议，英国图书馆外借部、 法国原子能委员会所属的核研究中心及德国的能源、物理、数学情报中心共同协商，决定从1981年1月到1982年12月建立欧洲灰色文献情报系统（SIGLE ）〔2〕。协商结果为：各机构负责本国的灰色文献收集、编目、输入、提供工作，汇总后建立欧共体范围内的灰色文献书目控制系统。在上述3 个机构的基础上，又增加了比利时电力产业研究所和爱尔兰国家科技委员会。由这5个机构联合组成SIGLE委员会，负责指导SIGLE的工作。
1982年5月，英国的专业图书馆及情报所协会（Aslib）在伦敦召开了“非常规文献收集与书目控制”专题会议。所谓非常规文献也就是不正式出版发行的灰色文献。
1993年9月， 美国召开了“改善国外灰色文献获取条件”的会议。这是因为美国政府信息提供业与民间信息中介业发达，信息技术先进，对本国灰色文献除科技报告外，基本能自由获取利用，但对国外这类文献获取比较困难。所以，如何获取国外的，尤其是日本等发达国家的灰色文献成为美国研究的重要课题。如在1986年6 月缔结的《新日美科学技术协作协定》中，美国主张两国之间开展对等的情报交流，尤其对政府机关或政府资助的主要研究计划形成的科学技术报告书，要确立开明的流通体制，其目的就是要日本满足美国的灰色文献需求。
1993年12月，在荷兰阿姆斯特丹的RAI会议中心，由SIGLE委员会主办了第一次灰色文献国际会议，与会者共197人，来自几十个国家和地区。会议中心议题是灰色文献的收集与整理，但讨论内容涉及灰色文献的定义、分类标准、特征确定、发展趋势、灰色文献白色化的对策等多方面〔3 〕。此次会议说明，灰色文献已成为人们普遍关注的信息资源，灰色文献的研究形成了国际化态势。
2 灰色文献研究的专门组织
自“灰色文献”提出后，随着其情报价值越来越被人们所认识，在发达国家纷纷建立专门或重点研究、收集灰色文献的组织。例如：
英国图书馆文献供应中心（BLDSC）是国家灰色文献研究、 收集组织，现已将灰色文献数据库化,开展联机服务。BLLD是英国灰色文献研究利用最活跃的组织，自本世纪70年代以来，一直重视灰色文献的研究、收集、利用工作，特别是对博士论文，翻译资料的收集更为齐全。
日本的JICST、国立国会图书馆、 学术情报中心都非常重视灰色文献的研究与收集工作，通过将灰色文献编成数据库，完善书目控制系统，来开展复制、借阅服务。另外，日本能源协会综合研究所、电子通信政策综合研究所、野村综合研究所等也是很著名的灰色文献研究、利用组织。
美国一般不使用“灰色文献”这一概念。从其发行、流通的特征看，类似于该国的科技报告。所以在别国使用“灰色文献”，而在美国干脆称为“科技报告”〔4〕。 美国提供科技报告的最大机构是商务部全国技术情报局（NTIS）。除此，还有教育资源情报中心（ERIC）、国家航空航天局（NASA）、能源部技术情报中心（DOE—TIC）、国防技术情报中心（DTIC）和政府出版局（GPO）等。
德国的科技情报图书馆（TIB）是该国研究、 收集灰色文献的国家级组织。
3 灰色文献定义的研究
“灰色文献”这一术语来自英语的“Grey Literature”， 出现于本世纪70年代。按文献发售途径及获取难易来分，大致分3 种：①正式出版发行的白色文献；②不正式出版、发行范围狭窄、内容保密的黑色文献；③介于上述二者之间，既不正式出版，也非秘密的文献，即灰色文献。由于其属非正式出版物，因此又称为 “Non — Conventional Literature”。又因其获取较难，所以还称为“ Hard — to — Get Literature”。目前，“灰色文献”尚无统一的定义。
英国学者认为：“灰色文献就是从书店、报摊等处不容易利用的文献，或是难以确认、获取的文献”。美国学者认为“灰色文献就是不从一般的民营出版商出版的资料及不容易发现的资料，或即使发现了也不容易利用的资料”。日本学者认为：“灰色文献就是不经正常的发行渠道流通、获取难的文献”。
1996年1 月武汉大学出版社出版的《英汉—汉英文献信息词典》中解释说：“用访问、会议、报告、通信等非正式的科学交流手段提出，但尚未正式出版的文献”。尽管各家解释不尽一致，除美国外，其含义包括：①非正式出版；②发售范围狭窄；③读者利用难。由于美国的所谓灰色文献类似于科技报告，因此它的解释符合科技报告的出版发行特点。近年来，也有学者建议对灰色文献要给予标准的统一的定义，但由于各国的文化背景不同，对灰色文献所含资料的种类认识不一样，想确定统一定义，决非容易之事。
4 灰色文献类型的研究
目前，灰色文献含有哪些资料，不含有哪些资料，不仅各国无统一认识，就连每个国家的不同学者也未达成共识。另外，各国普遍采用资料来源作为灰色文献的划分标准，而未采用其它划分标准。即使采用同一分类标准，由于各国的资料来源、称谓不同，所含资料也不完全一样。例如，英国认为灰色文献有报告、翻译资料、学位论文、会议录、备份文献、内部杂志、地方政府文件、市场研究报告和贸易文献等。而日本认为有政府审议会报告书、委员会报告书、政府所属机构、团体的报告书、民间调查研究机构的调查报告、企业技报、学会协会会议录、学位论文、大学纪要、医院院报及论文集等。
5 灰色文献影响因素的研究
计算机网络化为打破地域界限，实现文献资源共享创造了条件，尤其是Internet在全球开通，为研究人员交流信息提供了极大方便，同时也改变了灰色文献出版、发行的方式，甚至影响到灰色文献的性质。有人认为，灰色文献通过Internet流通，发行范围增大，获取难的问题就不复存在了。恰好相反，还有人认为，通过Internet利用灰色文献有方便的一面，但也产生文献载体单一，存取手段单一的负面影响，给广范围的流通使用带来新的障碍，从而使文献的灰色度增加， 尤其对没与Internet连网的用户想获取文献更难。
多媒体技术的发展，不仅能处理文字这一媒体，还能处理声音、图象等媒体，这样一来，除文字式的灰色文献外，也有可能使图象、声音变成灰色，这是因为不具备多媒体技术就无法应用这些资料。从而使“灰色文献”变成“灰色情报”了。
由于桌面式出版系统及电子计算机编辑系统广泛应用，研究人员可将自己的研究成果直接打印向外交流，从而导致出版物的无序化，给文献收集增加更大难度。
6 改善灰色文献获取环境的研究
6.1 在获取上下功夫
要想使灰色文献能变得方便地利用，需做两方面的工作：一是实行个别跟踪搜集，与情报源机关建立密切联系，最好有专人负责某一类型的资料，一追到底，直到收全。二是在编制灰色文献文摘第二次资料时，要把好3个环节， 第一是发现有无（了解有什么样的灰色文献及其名称）；第二是确认藏址（了解在哪收藏，能否获取）；第三是及时提供原件或复印件。具备这3方面的二次资料， 不仅使用户能及时掌握灰色文献的有无，还知道收藏处所，为获取原件或复印件提供了线索。总之，编制灰色文献的二次资料刊物，是获取灰色文献的必要手段。
6.2 在资料编制上下功夫
为了使灰色文献白色化，能产生最大效果的是改革资料编制部门封闭意识，如美国用税金制作的资料原则上公开发行，有的国家也在效仿，准备建立灰色文献公开系统。而现状是政府文献只由政府机关分发给直接关系者，而不向无关者分发。另外由于受预算、时间及人力的制约，在各部委实行一元化管理的较少，使灰色文献管理无序化，想收集齐全也是很难的。为了既能收全，又不重复，各部委应当建立专门机构系统地、连续地收集本部门的灰色文献，对外公开提供。
6.3 在资料书目著录上下功夫
灰色文献的另一个问题是书目著录不完整。其原因是：①没有把资料向广范围分发作为目的；②资料加工者未将资料编制作为主要业务；③供借鉴参照的资料较少，这方面的知识不足等。另外，灰色文献著录尚未实现国际标准化，有些国家连国家标准也未出台。对此，有些学者认为，一要规范灰色文献作者、编辑者的写作、编辑行为按标准化写作，按规范化编辑加工，使之具备可检索的外表特征与内容特征，以便为编制完整的灰色文献书目体系创造条件。二要在灰色文献著录方面实现国际标准化。鉴于目前国际上对灰色文献认识不统一，最好先制订本国的灰色文献著录标准。如日本，1987年就颁发了《科技报告的样式》即SIST09。1990年实施了《会议文稿集的样式》即SIST12。这些标准均在《科学技术情报流通技术基准（SIST）》框架内制订的〔6〕。 日本为了普及SIST，每年在全国召开4次说明会， 目的是削弱灰色文献的灰色度，增强白色度。使之能够被人们收集、利用。