现代办公技术对档案运作理念的影响与对策，本文主要内容关键词为：对策论文,理念论文,档案论文,技术论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
中图分类号：G27文献标识码：C文章编号：1008—4207（2000）01—0099—02
人类已进入信息时代，办公自动化逐步成为现实。计算机、传真机、复印机等在办公室的使用越来越普遍。所谓“办公自动化”，是指以电子计算机为核心的各种现代办公技术与设备，迅速、准确地处理各种信息，提高办公效率的现代办公方式。在国际档案界，从80年代中期至今，现代办公技术对档案工作的影响问题一直成为档案工作者关注的课题，第10～13届国际档案大会的中心议题即围绕着这一课题展开。“虚拟档案”和“无界墙档案馆”等新的档案理念，已对传统的档案管理带来巨大冲击和挑战。
一、现代办公技术促使传统档案运作方式的现代转型
计算机的普及在悄然地改变着人们的传统思维方式和工作方式的同时，正改变着档案工作的整体运作过程和理念。
首先是档案载体和种类的变化。办公自动化的结果，产生了纸质文件与电子文件。在电子文件的法律效力及安全问题尚未解决前，纸质文件和电子文件将长期共存。
二是文件产生过程的变化。电子文件的形成从起草、修改、审核、签发到寄送几乎完全在计算机上进行，文件一旦形成，可马上储存、归档，登记、立卷、著录工作三位一体。
三是收集、整理方式的变化。当计算机按照一定特征把文件进行多角度组合且能迅速调阅时，传统的手工立卷方式将要成为历史。档案室接收工作即表现为接收载有档案信息的软盘或磁带、光盘等，而非纸质“案卷”。
四是保管方式的变化。电子文件的载体寿命短，读写系统频繁更换，文件内容需经常转移（拷贝），极易造成丢失和失真现象，对保管技术及设备要求极高。
五是利用方式的变化。计算机可以进行全文自动检索，迅速、准确地找到利用者所需要的内容，这是手工操作无可比拟的。通过网络技术，可以超越时空，易地利用档案，真正实现“无界墙档案馆”。
由电子文件转化而来的电子档案主要存在以下难题：
（1）档案的原始性难以确认。档案的基本属性是原始记录性， 有了原始性的档案才有保存价值，才具有凭证作用。由于电子档案载体形式的多样化和形成过程的无原件特征，使得档案的原始性、唯一性进入了模糊状态。即其信息和载体相分离，易被人弄虚作假；其载体与字迹材料没有特性，真假难辨；易被复制、删除或修改，而不留痕迹，破坏了档案的原貌。
（2）档案的真实性难以判断和检查。电子文件的易控性、 可变性与易丢失性，使得信息随时面临着被修改、盗窃甚至销毁的可能，文件的可靠性和真实性无法保障。
（3）尽管电子档案使用方便和快捷， 但人们仍然相信纸质档案原件的证据价值，而对电子档案的真实性心存疑虑，因为电子档案作为法律证据的价值尚不完全可信。我国最高人民法院《关于执行〈中华人民共和国刑事诉讼〉若干问题的解释（试行）》第51条规定：“证据应当提供原件。”由此可见，电子档案的法律认可问题是关系到档案管理现代化能否真正实现的关键所在。
电传文件的法律证据属性同样难以确定。这种字迹材料不仅对光、热敏感，而且不耐水和有机溶剂，在室温下保存期只有一年，因而原件无法长期保存，只能保存其复印件。传真件经过一段时间，其底色变黑，字迹褪色，无法辨认，待到归档时，即使复印也无济于事了。档案的内容是依附于载体的，一但载体消失，内容即不复存在，档案的原始性、真实性从何谈起？
复印件在档案案卷中大量出现的结果，使人们对其真实性的认识产生困难。虽然复印件经实验作出结论，可以长期保存，但作为档案本质属性的原始性、唯一性、真实性已无从证实。
二、现代档案管理运作的新思路
面对上述现代办公技术给人们带来的困惑，我们不能因噎废食，可以预测：传统的手工管理档案的方式终将被现代管理方式所取代，这是科技发展和现代档案管理发展的必然趋势。在目前档案管理方式逐步转型的特殊时期，我们应当有相应的对策。
1.改革和完善现有管理制度和运作方式
在纸质文件和电子文件共存的相当长的过渡时期，世界各国对有价值的文件，普遍的做法是采用“双套制”，即在保存电子文件的同时，硬拷贝输出纸质文件以常规保存。我们的当务之急是改革档案管理的制度和方式，逐步建立适合现代档案管理的新的运作制度和办法。
（1）对电脑输出的文件，皆应由办理人员填写办文单， 包括起草、审核、签发、打字、校对等项，并在领导签发一栏加盖印章以明确责任，使文件形成过程的原始性、真实性得以体现。对一些重要的文件，可保留有领导笔迹的修改稿，使其有原始“痕迹”。
（2）对传真件，应在收到电传时即予以复印，以便归档保存。
（3）复印件可在其落款处加盖印章，以维护其权威性、真实性。
2.构建现代档案管理技术和法律保障体系
（1）档案工作者要树立现代档案管理的新理念。要有主体意识， 更新观念，重新定义自己在信息时代的位置。他们应该既懂业务理论，又懂外语和现代化办公技术的运用，另外还要具有社会公关、组织协调、文字处理的能力，以适应时代发展的要求，成为新世纪高素质的复合型人才。
（2）建立一套完整的维护新型材料档案原始记录性、真实、 可靠的技术保障体系。如运用高科技手段：指纹技术、水印技术、电子印章、电子签名、设置密码等，在文件上标识个人或单位特征，使之无法改动和单独拷贝。从文件形成、收集、鉴定、保管和利用等每个环节都必须有明确的规章，如制定电子档案的制作规程、保管要求、保护措施、提供利用制度等，责任到人，互相制约。
（3）用法律的形式确立电子档案在法律上的效力。 要保证电子档案的法律效力，必须在法律上明确档案馆（室）在电子文件管理中的中立地位，使之成为保证档案原始性的公证机构，并将文件的归档、保存纳入它的职责范围；对伪造档案、破坏档案原始面貌、拒不执行保持档案原始性、真实性的行为应负的责任，法律要有所规定。有了法律依据，不仅使实现电子档案的法律证据作用有法可依，而且强大的法律威慑力使电子档案的法律证据作用有更充分的保证。
我们已经进入21世纪，这是一个知识经济的时代，现代高科技的发展日新月异，现代化管理已成为档案工作发展的必然趋势，档案管理工作正由手工管理向计算机管理发展、由经验管理向科学管理发展、由封闭管理向开放管理发展。档案工作者应正视现实、面向未来，迎接现代技术带来的机遇和挑战。
收稿日期：1999—12—13