摘要：为适应当下的社会高度专业化，档案管理也逐渐将业务外包提上发展的进程。档案外包的形式也日趋多元，甚至细分到各个方面，服务内容从最基本的档案整理，拓展到档案信息数字化，并向档案管理自动化、档案信息传输网络化、档案资源共享化的方向迈进。与此同时，档案外包的发展除了完善自身处理信息的功能外，更深入拓展了档案的信息开发、保管和利用，还为档案管理系统和新型存储专门研发了检索技术，以期许更贴合客户的要求，达到效率与质量并优的境地。
关键词：档案；外包服务；利弊；对策
引言
行政机关档案业务的外包并非是凭空出世，因档案管理并非是行政机关的重点，但却又是一个不可缺少的部分，为提升档案管理水平，降低管理成本，档案外包公司出现了，所以它的出现是必然的。虽然它的出现为行政机关解决了档案管理的问题，但另一方面，它也存在一些问题，比如档案原件的损毁和丢失，档案内容信息的泄漏等，都是潜在的安全隐患，只有通过事前制定对应的措施，科学防范，才能有效消除风险，从而充分利用档案业务外包来辅助行政机关档案管理。
一、档案管理业务外包的利
1.1降低行政机关档案管理成本，提高档案利用效率
行政机关档案管理业务外包就是将有关档案管理业务外包给档案专业服务机构，但是很对人会认为，公司内部也能将档案外包，不需要给档案专业服务机构。这个问题就涉及到成本问题，档案专业服务机构能够更优惠的将档案进行外包，为公司能够节省一笔资金。档案专业服务机构因为服务内容专一和服务的规模化，这两方面决定了一个成本问题，同时因为专业化的管理手段和操作技术，效率也就提上来了。
1.2有助于提高行政机关核心竞争力
业务外包已经成为一种潮流，一种新型的档案管理方式，在目前市场竞争激烈的情况下，想要行政机关稳定的发展，对档案的管理一定要严格，避免重要信息泄露的情况。在行政机关竞争中，最为重要的就是行政机关的核心竞争力，然而档案业务外包正好能够弥补行政机关核心竞争力的不足，行政机关将档案交给专业的档案服务机构，就能够有更多的精力和注意力分配给公司其它更重要的环节，或者是分配到比较薄弱的环节，这样不仅可以在不损失利益的情况下，保证档案安全性的情况下，提高行政机关核心竞争力，在市场之中有着一席之地。
1.3减少行政机关在档案管理工作中的重复投入现象，降低行政机关管理风险
在现实工作中，很多行政机关档案管理的投入明显不足，可能是资金问题，又或者没有了解到档案管理的重要性。在当今社会蓬勃发展的时代，电子文件和电子文档的兴起早起打破以前纸质文档的格局，对文档的操作难度也有了相应的提升。在当前网络环境下，为了保证电子信息的可持续性，对文件的保存以及转移就必不可少了，这些都需要大量的投入，然而为了确保档案的安全性这笔开支对行政机关来说都是一笔不菲的开支。但是档案外包服务的到来就很好的解决了资金这方面的问题，在出钱较少的情况下，就能享受到高技术、高水准的档案管理服务，并且同时还能减少在档案投入方面产生的危险，一举两得的事情，在能够确保客户资料安全的情况下盈利，扩大交际范围，实现双赢的局面。
二、档案管理业务外包的弊
2.1档案原件损毁和丢失
档案原件损坏和丢失是在档案外包业务中很明显的劣势，然而这样的情况在档案寄存外包服务和档案数字化管理中最为常见。众所周知，搬家过程中是很容易丢三落四的，并且找回的可能性也是微乎其微，同样的道理，档案外包服务当中也是有“搬家”这一说法。例如需要对档案进行开封检查，或者是进行封箱移库，在这过程中，信息的泄露也是在所难免的。档案寄存外包服务比数字化管理略强一点的原因就是泄露的风险要低一点，因为在这服务中很少进行“搬家”，这样无意识中就减少了许多的风险。再者对比起来就是相关的工作人员较少，这样又使泄露的危险又减少一分。但是对档案进行数字化就不一样，外包公司对档案进行数字化管理时，需要将档案开箱，对每一页进行扫描以及核对信息，这样的过程中，档案的搬运，人员众多，人多眼杂的问题自然也就出来了，这样对档案原件的丢失或者损毁就有着更大的风险。
2.2档案信息内容泄露
档案的价值体现在它的内容的隐私性和保密性，因此档案的安全问题就不能忽视了。相对与原文件被损坏或者是丢失，档案的泄露后果更为严重，但是档案内容泄露这一问题存在于很多档案外包公司中。例如在档案寄存外包中，假使没有对寄存档案进行封箱移库又或者是开箱进行了阅读，这都比较容易造成档案信息泄露；还有在档案信息外包中，外包公司的信息系统升级以及员工在通过远程查看都有可能在网上发生信息泄露；有些行政机关也将档案销毁工作外包，如果对销毁过程监督不力或者档案销毁不彻底，都会造成档案信息内容的泄露。这些例子的存在都是让我们提高警惕，让外包公司做好这一环节的工作。
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三、行政机关档案外包安全措施
对任何一个单位来说，若是自称自己档案绝对安全，那是不可能的，但是对存在的风险没有警惕，那只会让自己陷入危机。只有很客观的对待风险，合理有效的防御它才是行政机关真正要做的事情。行政机关在进行档案业务外包时，必须要有有效的档案安全风险防范措施，来保证档案的安全。
3.1严格鉴定，对于行政机关的外包档案一定进行严格的鉴定，严格遵守“涉密档案不外包、外包档案不涉密”的原则，以此来增强外包档案的安全性。在对不同客户时可以选择是否外包，例如对一些小客户或个人普通客户，他们的资料在不是很重要，很隐私的情况下，选择外包服务，这样省时省力。但是当面对证券信息这类的客户时，他们的资料和档案都是十分敏感的，这时候就需要行政机关内部自己进行管理，不进行外包处理，避免发生重要信息泄露的问题。
3.2 建立门槛，行政机关在选择与自己合作的外包公司时也需要格外的慎重，外包公司的工作能力和信息保密情况直接决定到公司的名誉和发展情况，与行政机关的利益息息相关。因此在选择外包公司时，就需要有一定的标准，达到相应的门槛之后，才能有一定把握确定档案外包的安全性。选择外包公司可以从以下几方面考虑：
（1）所有制性质
这是一个比较全方位的一个审核，从这个整体上评判一个公司的实力，主要是审核这个公司的创建时间，工作性质，发展情况，公司背景是最为重要的，同时对公司里面的管理层的人员背景也要有相应的了解。
（2）资质和规模
选择的公司肯定需要在工商管理登记过的行政机关，有相关的营业执照，如果可以，能够选择保密资质认定的就选择这样的，其次就是需要能够独立承担民事责任，然后再就是有独立的财务管理、会计核算和资产管理制度，最后就是查看这家公司在该行业中的名声，有无黑历史，有无违法行为等。对于外包公司的规模，一般情况下，当然是规模越大越好，最低标准也要选择注册金超过100万元，员工人数50以上的公司来进行外包。
3.3 明晰权责，把握好合同细节
在筛选出要合作的外包公司后，就可以拟定合同了，为了确保两个公司的共同利益，合同上面的条款就必须要谨慎，毕竟都是要跟着合同走。合同的主要内容主要是要包括业务范围、工作的时间及标准、违约责任等一些条款。对档案的载体和信息安全要有一百分保护的精神，档案工作人员要规范操作，对档案要尊重与爱惜，不得损坏档案原件，不得泄露档案信息内容，不得随意破坏档案载体的完整性。若有违反，档案部门有权追究档案中介机构的经济责任及法律责任。行政机关在与外包公司签订合同时，就需要尽量详细明确的列出相关事项的规定，特别是外包服务方面，必须严格对待，例如可以在违约后选择高额的赔偿金，这样至少在公司的经济效益方面损失不会巨大。还有就是行政机关与外包公司看需要的签订一份保密协议，再给外包档案的安全保密性增添一份保障，合同拟定好后，在双方都确定没什么问题的情况下就可以签订合同了。
3.4建立相关法律法规，规范档案业务外包市场管理
规范档案中介机构，提高他们的服务质量，这样对公司的长远发展才有更大的意义。我们需要去规范档案中介机构，但是又不能压的太死去阻碍它的发展，首先我们要做的是保证它的市场地位，有着自己独立的经济，站得住脚这样才能使档案中介机构发展迅速。如果只是外部施压内部不做任何改变也是没用的，因此，档案中介机构内部也要有一套好的管理机制，对员工的要求要严格，要保证客户的需求，在档案管理市场当中有一个好的形象，一个好的服务意识。
3.5 明确档案业务外包范围
对档案业务外包要有明确的范围，并不能将所有档案都外包出去，档案业务外包的范围也会很大的影响到档案外包的顺利执行。这里给出了对档案外包划分的几个范围：①对本行业的外包项目要有一定的了解，再不违反国家法律的情况下，来确定外包项目；②做事都得分轻分重，分急分缓，对档案的业务外包我们得先明确它的重要性，是否是核心业务，是否影响到整个单位的运行，这些都要考虑进去；③考虑的档案本身的技术要求，工作单位的资金问题，档案中介机构的设备情况，根据这些情况去分配档案外包业务。
结语
行政机关档案管理外包不仅有利于行政机关自身的发展，也有利于档案中介服务机构规范化发展。其实在行政机关档案管理实际应用当中，很多中小型的行政机关因为受到各种原因的限制，都会将档案管理交给当地的档案馆或者一些中介机构完成，这样都能证明档案外包服务都在日趋成熟，这样的服务对外包者和承包者来说都是一种盈利，都能满足双方的需求。
参考文献：
【1】闫晓创.我国档案外包服务的发展现状及前景———以几个典型的档案中介机构为例分析[J].湖北档案，2012（8）：15.
【2】徐礼祥.档案业务外包理论研究[J].行政机关研究，2013（4）：29.
【3】郁秋香.档案信息化外包过程中档案工作人员的地位[J].科学大众，2011（1）：169
论文作者:葛晓芹,赵晓云
论文发表刊物:《基层建设》2018年第16期
论文发表时间:2018/7/18
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