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摘要：文章首先针对企业环境下电子公文管理现状展开了充分的说明和分析，而后进一步就如何切实加强电子公文安全管理工作体系建设加以讨论，对于完善该领域的安全工作有着一定的指导价值。
关键字：企业；电子公文；安全；管理
电子公文是电子政务的具体应用，广泛存在于政府和企业的办公环境之中。当前办公自动化和信息化不断深入发展，从客观上带动着电子公文体系的成熟。但是在电子公文系统实际运行的过程中，由于其本身与传统纸质公文存在差异，导致了人们对其安全方面的保护，仍然停留在传统纸媒阶段，未能实现基于电子信息环境的有效安全管理。目前对于电子公文的安全管理工作，在企业以及相关单位环境中，通常都只是依赖于必要的网络安全基础手段进行维护，缺乏有一定针对性的安全防范措施，是当前电子公文安全现状的突出特征。
一、企业环境下电子公文管理现状
电子公文是指电子化的正式公文，从根本上，其价值不同于日常企业环境中普通流转的办公数据。作为组织在公务活动中为行使职权、实施管理而在数字设备中产生，并且以数字形式存放于多种媒体介质上，依赖计算机等相关数字设备展开阅读和处理，并且通过网络环境实现传递。
电子公文在传输和保管领域中，既与传统档案管理工作不同，又与现代的数字办公系统不同。传统档案管理工作从效率方面整体低下，影响了整个档案体系的进步。从档案的收集整理一直到查询都受到不同程度的阻碍。而电子公文系统在数字技术的支持之下，必然能够实现更为高效的创建、传输以及查询，因此对于公文本身的时效性和历史价值发掘，都必然表现更为优越。在与现代化的数字办公系统对比的时候，可以发现电子公文仍然在很大程度上保持了档案的相关特征，虽然以电子形式出现，但是档案本身注重时间，以及需要归档，并且相对于常规的流转数字文件而言，更需要关注其有效性，包括数字签名以及时效等。
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虽然组织环境中各个层面，对于电子公文的安全问题都有着比较清醒的认识，但是仍然无法满足当前在安全领域的需求。首先，电子公文安全相关政策和法律法规不完善。虽然目前我国电子公文的安全状况相对平稳，但是安全保障隐患仍然存在。从上世纪90年代初我国就开始着眼于电子公文的安全保障机制，并且相继成立了电子公文安全研究领导小组，也取得了一些成绩。包括《电子公文文件管理要求》等在内，都是这些年我国在该领域取得的成果，然而对于电子公文以及档案的法律地位却始终未能最终确立。与安全机制以及法律法规一同存在的安全隐患，还包括该领域的安全标准缺失。1996 年以来，虽然陆续制定和出台了相关的政策和办法，解决了电子公文管理的基本问题，但是相比日益增长的电子公文管理需求而言，仍然无法满足需求。各个地区不同单位各行其是的状况十分突出，这也进一步加剧了电子公文在流转过程中的安全隐患。
除此以外，电子公文同样面临着与常规数据文件同样的网络安全问题，包括病毒和恶意攻击等在内的网络固有安全问题，也是电子公文安全管理工作中不容忽视的核心之一。
二、切实加强电子公文安全管理工作体系建设
电子公文虽然以电子的形式出现，但是其具有很强的档案特征，对应的安全领域的建设，也必须尊重电子公文的这些特征展开，才能获取良好效果。对于该领域而言，除了相对常规的网络以及计算机系统环境的安全建设以外，还有如下几个方面的工作需要加强：
1. 完善电子公文安全法律法规建设以及行业标准
虽然关于安全的法律法规想要得到完整建立，并非一朝一夕的事情，但是从实际操作的角度看，仍然可以基于微观工作的具体环境特征，来从规章制度的角度着手建设。法律法规以及对应的政策，其根本价值都在于实现面向实际工作细节的原则性指导，因此在这些政策性纲领有所缺失的情况下，想要完善电子公文安全体系的建设，必然应当首先加强基础规章制度的建设。企业环境之中，电子公文会呈现出更加明确的特征，因此规章制度也必然会更具针对性，同样的状况也会出现在电子公文的标准化建设领域。实际工作中应当在对具体情况深入分析的基础上，总结相关经验，产生对应的规范与标准，并且不断完善演进，使其成为保证电子公文相关工作有序展开的基础。
2.加强基于电子公文生命周期的安全建设
电子公文在组织环境中，其安全需求水平在很大的程度上受到了来源于时间的影响。从电子公文产生那一刻开始，甚至于在电子公文相关的拟定工作阶段，就开始存在安全需求。而一旦公文执行期限到期，或者对应的时效结束，那么电子公文的价值也就会随之降低，这个时候的安全需求，虽然不会马上失去，但是会有所降低。针对此种情况，实际工作中可以考虑通过电子的形式对电子公文的安全给予基于生命周期的保护，这一方面是对当前存在于组织环境中的海量电子公文展开更具有针对性的安全保护的基础，另一个方面也能够基于实际的安全需求，展开对于网络环境中安全运算能力的优化配给。
3.完善网络电子公文安全管理制度
电子公文的安全保障体系中，最为基础的层面仍然需要落实在网络环境之中。除了相对基本的防范系统实施以外，完善的数字证书管理制度，以及基于岗位的安全授权制度，是当前直接关系到电子公文安全水平的关键所在。电子公文在的传送通过加密和数字签名得到保障，但要防范假冒密钥的情况，电子公文档案管理工作者可以引入数字化证书和证书管理机构，建立完善的证书制度。对于授权管理而言，必须依据岗位来确定授权，避免面向人员的授权产生，并且应当对授权做出动态调整，防范电子公文数据泄露。
三、结论
电子公文的应用，推动了电子政务和企业信息化的发展，实现电子公文档案的安全管理，对相关机构和组织具有重要的意义，但同时，其基于网络环境的电子形式也带来了更多的安全隐患。实际工作中应当谨慎对待，不断优化，才能创建安全环境，使其成为推动企业建设的重要动力。
参考文献：
[1] 杨中元.电子公文在高职院校办公室工作中的应用[J].改革探索,2009(5)
[2] 赖晓燕.安全电子公文系统的研究与设计[D].四川大学,2008.
[3] 李结松.办公网络安全策略研究及技术实现[D].四川大学,2005.
论文作者:张雯
论文发表刊物:《文化研究》2017年1月
论文发表时间:2017/5/4
标签：公文论文; 电子论文; 环境论文; 档案论文; 工作论文; 领域论文; 企业论文; 《文化研究》2017年1月论文;