摘要：对于出生医学证明档案来说，它是一种具有着法律效力的医学类文书，它可以对出生人口的登记情况起到一个规范化的作用，另外，它对母婴的保健工作也具有加强的作用。从目前来看，出生医学证明档案在人们的社会生活中所起到的作用越来越广泛，它涉及到大众的入学以及出国等多方面的内容。所以说，对其进行信息化的管理，实现其重要的纪实作用，是现阶段关键的工作要义。鉴于此，本文对加强出生医学证明档案数字化工作实践进行分析，以供参考。
关键词：出生医学证明档案；数字化；工作实践
引言
《出生医学证明》是具备法律效力的文件资料，是我国公民重要的档案资料，并且是不可以更改的。近年来，随着我国计生工作逐步完善，《出生医学证明》档案在管理方面取得了很大的成效，但仍然存在一定的管理不规范问题需要进一步优化完善，以提高我国公民户籍资料的档案管理水平。
1实现数字化出生医学证明档案管理的意义
1.1对档案的安全管理具有促进作用
在日常的《出生医学证明》档案管理工作当中，纸质的档案是交由各自的单位来分散保管的，但是诸如库房换址或者是房屋的改迁情况，都极易引起档案的损坏或者是丢失。因此，对档案施行数字化管理，可以有效保证档案的安全性。另外，在数字化管理档案的情况下，需要查阅者先出示自己的身份证件，这在一定程度上加强了档案的保密工作。此外，还需要指定专门的人员来对数字档案进行日常的管理与维护，尤其是在一段时间之内要定期对系统进行检查，进而确保数字化档案的安全管理。
1.2有利于办公效率的提高
对于《出生医学证明》档案管理来说，信息化的管理方式是将保管着的实体文件向着数据信息的一种转化。它可以加快对所需信息资料的查询速度，大大地节省了信息查询的时间。在进行档案信息化管理的进程中，它的检索工作效率有了相当程度的提升，而且检索的范围也得到进一步拓宽。档案的信息化实现，使得关键信息的搜索和查阅实现了网络互联化，能够使得地域之间实现信息的沟通和借阅，大大地方便了彼此间的交流。另外，这样的做法也缩减了对信息资源的二次编著时间，大大地节省了工作时间，也提升了工作效率。
2出生医学证明档案管理仍存在的问题
2.1保管期限尚未明确
一般情况下，医院病历保存期限大多在30年，根据卫生部制定的《医院工作制度》，原则上对住院病案资料需要进行永久性的保管。现阶段，虽然有些医院对《出生医学证明》的保管期限按病历保管原则进行永久性保管，但由于相关监管部门并未明确指出保存期限，仍有一些医院未能实现长期保管，时有出现因《出生医学证明》档案资料管理不当造成破损丢失的现象，容易引发矛盾纠纷。
2.2档案管理移交制度不完善
档案移交过程出现问题是比较常见的，很多档案管理人员缺乏系统性的培训，在移交和使用等方面较为随意，在出现突发状况时也缺乏应急处理能力。同时在档案移交和归档过程时未达到档案管理信息化建设要求。如部分机构不能有效使用计算机网络信息化管理模式对档案进行移交管理和联网归档，使《出生医学证明》的管理效率降低，增加了档案管理工作的工作量和人力成本。此外，在档案管理移交过程中，缺少完善的移交管理流程，容易出现部门之间责权不明相互推诿的情况发生，也不利于《出生医学证明》管理工作的开展。
2.3缺乏相应考核机制
除了上述提及到的问题之外，在管理的考核机制方面也存在一定的问题，绝大部分的单位未能建立起相应的考核机制，使得出生婴儿类的档案管理人员没有考核机制进行约束，对于出生婴儿类档案管理工作过程中出现的问题无法对责任人进行惩罚，而对于表现比较好的工作人员也没有相应的奖励措施进行奖励。以某三甲医院为例，每年新出生的婴儿大约3000人，档案管理容易出现问题，而该医院针对问题却缺乏考核。
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3数字化出生医学证明档案管理对策研究
3.1提高政府的重视程度
当地政府重视是做好出生医学证明档案数字化工作的有力保障。常山县政府把民生档案数字化工程纳入政府为民办实事项目，在工作中优先实施出生医学证明档案数字化，并为开展工作解决了部分经费。分管副县长同时分管档案工作，对医学证明档案数字化工作高度重视，经常过问工作进展情况，并就推动工作提出具体要求；县档案局领导高度重视数字化工作，并把工作作为年度重点工作予以部署与落实，在工作中及时介入提供业务指导，保证工作成效。
3.2加强各部门之间的协作
加强各部门之间的协作是做好出生医学证明档案数字化工作的必要条件。首先要加强内部协作，县卫生系统各部门要按照县卫生局的要求，根据各自职责做好出生医学证明档案的收集、整理工作，在规定时限内完成所有工作，将档案移交县妇幼保健院，由县妇保院进行分类，并按年度整理和存放，为开战数字化工作做好准备。其次要加强外部协作，县卫生局、县档案局、县公安局等部门紧密配合，联合组建了档案整理、数字化和指导保障等工作团队，分别负责档案整理、扫描录入、技术指导、后勤保障等工作，顺利完成了出生医学证明档案数字化工作，形成的数字档案资源时间跨度长达18年。
3.3做好《出生医学证明》档案移交工作
随着社会管理水平的不断提高，民生档案资料的重要性越来越明显，许多档案馆十分重视对民生档案的接收。一方面，是为了更好的保存和利用这些民生档案资料。另一方面，它可以丰富馆藏，为广大人民群众提供更方便快捷的查询途径。因此，医院综合档案室应及时将《出生医学证明》档案移交上级档案管理部门。各级档案管理部门要指导和监督医院进行档案资料的移交工作，并积极配合开展《出生医学证明》接收工作，更好地维护民生档案，使《出生医学证明》档案资料在我国户籍管理和卫生文教事业中发挥更重要的作用。
4成效分析
4.1实现了档案安全管理
首先，纸质档案原先由各单位分散保管，如遇房屋改造、库房搬迁等情况档案极易丢失或破损；对纸质档案进行数字化并将数字档案移交至县档案馆统一保管，档案不易遗失更不会破损。其次，公众到县档案馆查阅数字档案，必须出示本人身份证或其他有效身份证明材料，确保了档案的保密性；如到县妇保院查询备份数据，必须输入专用密码才能进入系统查询，且系统会留下查询痕迹。最后，县档案馆指定专人负责数字档案的管理、利用及相关系统维护，特别是对服务器、计算机、扫描仪等硬件设备进行定期检查和清理；禁止使用U盘、磁盘等移动存储设备，确保数字化档案信息的安全。
4.2可以加强档案资源的共享
在当今社会信息化高速发展的环境背景下，实现资源的共享与利用，可以从侧面降低出生档案信息的孤岛问题，它在减少档案的丢失与损坏方面具有重要的意义。这样的信息化管理方式，可以改变原有的档案封闭管理的传统模式，从而使其向着更加开放化和便民化的方向发展。这样的管理方式，打破了档案管理的空间限制，也改变了时间局限，有利于充分发挥出档案的信息化特征。
结束语
综上所述，作为重要的医学凭证，《出生医学证明》档案包含了多种出生相关信息，对于公民日后获取公民身份证号码具有重要的作用。另外，它也是户籍登记、保健服务和入学等活动内容的重要依据。而对《出生医学证明》档案进行数字化的管理，可以确保档案的安全性和真实性，在未来也将发挥重要的作用。
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论文作者:彭雁峰
论文发表刊物:《基层建设》2019年第9期
论文发表时间:2019/6/20
标签：档案论文; 医学论文; 工作论文; 档案管理论文; 医院论文; 作用论文; 民生论文; 《基层建设》2019年第9期论文;