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1、墨菲法则——牢牢把握时间
绝大多数人对自己每一天能够完成多少工作感到非常乐观、自信。据一份调查显示,企业工作人员相信他们一天能多完成48%的工作,事实上,他们有时连份内的工作都无法按时完成。时间仿佛变得不受控制,难以掌握。时间为什么难以把握?人类为此困惑了数千年,墨菲提出了他的三条法则:
墨菲第一法则:做任何事情都不是看上去那么容易;
墨菲第二法则:做任何事情能够花费的时间都要比你以为的长;
墨菲第三法则:凡有可能出错的事情终将出错。
你新接手了一个项目,开始感觉它很简单,所以你认为时间很是充裕。可当完成第一和第二阶段时,你发现花的时间比设想的时间要长一些,你匆匆进入第三阶段,刚刚做到一半就发现工作不能按时完成了,于是你的工作陷入了困境。这就是墨菲法则的困扰,看似计划完美的事情,往往会因太多的意外而出轨,我们可以把它归咎于墨菲,然后重新优化自己的任务,争取一切必要的步骤回到原计划来。
牢牢把握时间,我们必须“想在前头”,即在实施计划前就预想可能遇到的麻烦和危机,因为正如墨菲法则所描述的那样,这些意外是不可避免的。“想在前头”,可以使你有充裕的时间解决意想不到的干扰,迅速回到原计划来,大大提高工作的效率。
2、克服帕金森定律——别让时间溜走
帕金森定律表明,工作本可以提早完成,却要拖拖拉拉,耗尽分配时间为止。
前微软营销总监道格·代顿曾举出微软两位客户经理的例子,来说明帕金森定律。一位客户经理对撰写详细的报告欲罢不能,而另一位经理却像是提供清洁服务的反面广告。前者太拘泥于细节,为了使其文案完美而浪费了时间,后者则是一个马大哈,把重要的文本乱扔,只好翻箱倒柜地找,也浪费了大量的时间。
这样的职员每个公司都不乏其人,他们看起来终日忙忙碌碌,却总是在最后期限才能完成工作,时间分分秒秒地溜走,工作效率也很低下。如果,他们每天能花几分钟考虑一下任务,给优先的工作腾出时间,再给自己的计划设定一个合理的时间限制,就能够最大限度地提高生产率。
3、20/80法则——合理分配时间
经常记日志的人会惊诧的发现,太多的时间花在了某些意想不到的领域,而某些预想需要很长时间才能完成的工作,又因此花了较少的时间,致使工作状况不甚理想。
20/80法则也许可以帮助你解决这个问题。这一法则是一个叫威廉·穆尔的业务员发现的,被用来区分客户。威廉发现,他80%的销售利润来自于20%的重要客户,而其他80%的客户仅提供了20%左右的利润。这一法则同样适用于时间管理。我们每天用80%的时间和精力去处理20%最为重要的工作,仅使用20%的时间和精力去做那80%无关大局的琐事。这样做,我们每天都会有很多成绩。
美国前总统艾森豪威尔就能很有效的利用20/80法则。他只允许下属把最重要而又最紧迫的文件和报告送到他的办公室去,向他汇报的也只是最紧要和最重要的事。他将每天的大部分时间都用于解决这些事情。所以,他工作起来有条不紊,办事效率极高。艾森豪威尔认为:重要的事情不一定迫切,迫切的事情不一定重要,只有既重要又迫切的事情才是主要矛盾所在。像艾森豪威尔一样,用自己80%的时间去解决那20%既重要又迫切的事情,你的工作将大有起色。
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