国外最新图书馆战略规划体例研究——基于51份战略规划文本的分析，本文主要内容关键词为：战略规划论文,体例论文,文本论文,图书馆论文,国外论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
修回日期：2012-08-04
[分类号]G259.1
战略规划是图书馆面向未来确定图书馆使命、愿景、目标、战略及其实施计划的思维过程与框架。战略规划对图书馆具有重要的价值，它不但可以引导图书馆应对变化、把握未来、规范组织行为、增强组织活力，还能起到宣传图书馆的作用[1]。战略规划体例是图书馆战略规划文本的宏观内容及其组织结构，通常包括使命、愿景、价值观、战略目标、行动计划等。自20世纪80年代以来，国外图书馆的战略规划工作已经发展得非常成熟，其规划文本也有了比较固定的编制体例与内容构成。通过了解这些战略规划文本，统计常见的规划体例并总结其结构性特征，我们可以得出国外战略规划中隐含的客观规律，为我国图书馆制定战略规划提供可借鉴的参考依据。
1 研究思路与方法
1.1 样本选择
通过长期跟踪国外图书馆的发展战略动态以及采用Google搜索引擎的检索，笔者首先从国外图书馆网站“About Us”栏目中下载了2010-2011年期间发布的86份最新战略规划文本。在综合考虑机构的类型、国别、规划质量与影响力等因素的基础上，以战略规划的代表性、权威性、全面性、特色性为选取标准，以充分反映本文研究重点为选取原则，最终选择了51个战略规划文本作为分析对象。这51个战略文本的制定机构分为4类，包括7所国家图书馆、20所高校图书馆、14所公共图书馆以及10所专业图书馆，具体如表1所示。
从表1可以看出：从国别来看，51个样本中有26个美国机构与11个英国机构，另外14个样本包括5个加拿大机构、2个澳大利亚与荷兰机构以及1个芬兰机构，另外还包括1个国际机构和1个洲际机构。由此可见，样本机构绝大多数分布于北美洲与欧洲地区(占样本总量的96.0%)，并主要集中于英美两国(占样本总量的72.5%)；从规划初始时间来看，多数战略规划的启动时间为2010年或2011年，极少数规划的起始年为2012年。从规划年限来看，有20家机构的规划年限为5-6年，26家机构为3-4年，5家机构为1-2年。对此我们能看出，样本战略都是机构的最新战略规划，且多数为中期规划，只有个别战略属于当年计划或两年短期规划。
1.2 研究方法
本文以51个最新战略规划文本为主要依据，采用数理统计分析与结构分析的方法对其体例组成进行宏观性综合分析，然后再将体例分类后进行深入分析并针对个别特色体例进行详细分析介绍，从而找出图书馆战略规划的结构框架规律，以期为我国图书馆战略规划工作的开展提供有意义的参考和借鉴。
2 体例组成分析
2.1 宏观统计分析
通过对4类51家图书馆的战略规划文本进行宏观性分析与统计，笔者选出了15个常见的战略规划体例，并按照图书馆所属类型分别对其进行了统计，统计结果见表2。此外，笔者还在“其他体例”一栏中列出了出现在规划样本中的其他体例名称。
为了更加清楚地体现图书馆战略规划的体例组成，笔者在表2的基础上按照样本体例的百分比将以上体例分为了4个等级，具体见表3。从表中我们可以看出，战略目标是众多体例中最为重要的一个，51个调查样本均含有这一体例。其次，使命、价值、愿景与行动计划则是战略规划文本的核心构成，一半以上的调查样本都拥有这4个体例。再者，有四分之一的战略规划文本中出现了简介、背景、影响因素、目录等常见体例。此外，有小部分规划文本含有一些个性化的特色体例，它们没有在数量上体现出优势，却有着可供借鉴的特色化价值，笔者将其纳入了备选体例。
2.2 体例细化分析
战略规划的体例包括多个方面，我们可以根据内涵特征将其分为介绍性体例、定位性体例与战略性体例三类。其中，介绍性体例包括目录、领导的信、前言(foreword/preface)、简介(introduction)、报告要点(executive summary)、背景(context)、附录以及组织介绍等；定位性体例包括使命(mission)、愿景(vision)、价值(value)和原则(principle)等；战略性体例包括战略目标、行动计划与影响因素等。此外，笔者还重点关注了一些特点鲜明、借鉴性强的特色性体例，将在下文中进行详细分析。
2.2.1 介绍性体例分析 战略规划的介绍性体例主要是介绍规划制定机构、规划制定背景以及战略规划本身的一些体例，常见体例包括目录、前言、简介、报告要点、背景以及组织介绍等。其中，介绍规划制定机构的体例主要以组织介绍、组织结构、图书馆介绍、图书馆历史等命名体例，也包含组织发展、组织架构、组织成员、组织工作人员等内容。介绍规划制定背景主要以环境概览、法律环境、背景介绍、战略环境分析、规划背景、环境因素、变化影响等命名体例，包含对背景环境的现有变化、影响因素、发展趋势的分析，并将其作为战略规划制定的依据。介绍规划本身的体例主要分为框架介绍、摘要介绍、概览介绍及辅助介绍4种，其所对应的体例为目录、报告要点、前言/简介及附录，另外还有对战略目标进行扼要概述的体例，常以战略目标总览、关键主题、关键活动领域、关键战略元素等命名。
由表2、表3可知，在介绍性体例中，最常用的是简介和背景，其次是目录与附录，而组织介绍、报告要点、前言、领导的信等体例则相对使用较少。从图书馆类型上看，介绍性体例没有因图书馆类型的不同而出现较大差异性，但还是有一些自己的个性体例，如高校图书馆设有大学战略介绍，公共图书馆设有地区介绍，专业图书馆设有成员介绍等。除以上提及的体例外，国外图书馆战略规划还设有一些其他的介绍性体例。如美国国会法律图书馆采用了视觉摘要体例，以展示核心词汇的方式在视觉上达到摘要介绍的目的[2]；NHS基金会图书馆在附录中采用图书馆指南体例，介绍了图书馆的基本情况以及战略规划文本的基本内容[3]；伦敦大学学院图书馆则采用问责制框架体例对图书馆的组织结构进行了介绍[4]。
2.2.2 定位性体例分析 定位性体例是图书馆在战略规划中定位组织未来发展趋势、确定图书馆功能价值的一系列体例，常见体例包含使命、愿景、价值、原则、功能、目的、角色等。其中，使命、愿景、价值与原则是图书馆战略规划的基础定位性体例。使命是图书馆自我定位的首要体例，它揭示了图书馆存在的目的、信念以及图书馆的自我定义，概括了图书馆要做什么和为谁而做；愿景是图书馆以使命为基础对未来发展的定位，它揭示了组织成员发自内心的共同意愿，是组织成员为之奋斗的未来目标；价值是定位图书馆有用性的体例，它揭示了图书馆的功能与作用，是图书馆基于使命和战略目标而形成的价值取向[5]；原则是确保图书馆始终与其使命、愿景和价值保持一致而给出的宏观性定位，它揭示了图书馆开展业务工作、制定战略规划的指导方针，是图书馆必须始终遵守的准则。这4个基础性体例的关系如图1所示，使命、愿景与价值三者是层级定位关系，而原则在其中起着整体性的辅助作用。
图1 基础定位性体例构成
由表3我们可以看出，定位性体例中的使命、愿景与价值是图书馆战略规划的核心体例，70.6%的图书馆在战略规划中采用了使命这一体例，50%以上的图书馆采用了愿景与价值体例。相较而言，原则是使用较少的定位性体例，仅有19.6%的图书馆选择使用这一体例。除上述基础定位性体例外，战略规划中还有其他几种定位性体例，包括：①图书馆的承诺、目的与定义性特征；②图书馆的核心功能与基本功能；③图书馆的角色定位；④图书馆的未来视角与预测；⑤图书馆的特点；⑥公共图书馆的价值塑造；⑦图书馆的核心思想，等等。
2.2.3 战略性体例分析 战略性体例是图书馆战略规划最重要的组成部分，它主要指图书馆在规划文本中进行战略分析、确定战略目标并制定战略行动计划的相关体例，包括战略目标、行动与实施计划、成功影响因素等常见体例。战略性体例是一个以战略为中心的逻辑性聚类组合，我们可以将其分为战略准备性体例、战略计划性体例与战略辅助性体例三大类，具体如表4所示。
由表4可知，图书馆进行战略规划时的准备工作主要从如下几个方面进行：①进行环境扫描，了解内外部环境变化；②实施行业扫描与同行比较，确定服务变化与发展趋势；③开展用户调研，分析与评估需求变化；④评估图书馆自身情况与以往战略，找出不足与发展方向；⑤整合战略参考依据，进行战略假设与预测，为下一步制定具体战略计划打下基础。这几个准备工作之间的关系，可以用图2表示。
图2 战略规划准备工作逻辑
在战略准备性体例中，环境扫描与行业扫描是非常关键的内容，二者可以帮助我们了解图书馆所面临的内外部环境，明确图书馆的内部优势与外在机会。在本文参考的51份战略规划文本中，有37.3%的机构进行了明确的环境与行业扫描，另外有29.4%的规划文本中零散地出现了与二者相关的内容。除此以外，战略规划的准备性体例中还有一种为场景分析(scenario analysis)，即对构想的未来场景，也就是战略规划所适用的情景进行分析，然后再制定相应的应对战略，从而使战略规划更加符合未来的实际需求。这一体例一般用于情景规划中，例如美国研究图书馆协会在其制定的《ARL2030年情景：研究性图书馆用户指南》中便采用了这一体例，针对性地制定了2030年的情景方案[6]。另外，公共图书馆在行业扫描时还会进行同行比较，从而得出自己的优势与不足。
战略计划性体例是战略规划核心中的核心，也是一份规划文本的精髓所在。在表4的战略计划性体例中，不可或缺的是战略目标与行动计划，其次是时间规划与预期成果，而成功衡量和进度审查则是近些年战略规划比较强调的体例要素，其他的体例便只是在规划中选择性采用。战略计划性体例可以细分为目标层体例、行动层体例与操作层体例。常见的目标层体例有4种组合模式，分别为目标与优先项、总分目标、总分馆目标以及短期、中期、长期目标；常见的行动层体例则包括战略行动、实施计划、工作方案、责任分配以及预期成果等；而常见的操作层体例有两种，一种为跟踪工作进展的进度审查体例，另一种为确保实施效果的成功衡量。此外，目标层体例与行动层体例还需要辅之以时间规划与范围限定。
战略辅助性体例是从其他角度确保战略规划正常实施的一系列体例要素，是图书馆按照自身需求而选用的体例。其中，战略规划制定流程属于规划上的规划，通过详细的流程制定，图书馆可以对战略规划工作进行宏观把控，确保其顺利进行。相关支撑战略、配套活动、政策与项目、计划资源配置与管理数据等体例都是辅助具体战略实施的支撑性体例，图书馆可以采用这些体例从各个角度规划与调动馆内资源，支持发展战略的各项行动计划。战略总览、战略地图与战略计划圈都是从宏观方面总结战略内容的体例要素，可以帮助图书馆从整体上把握各个战略之间的关系，从而确保发展战略的全面性。总之，战略辅助性体例是对图书馆战略规划进行补充的体例要素，图书馆可以根据自己的实际情况酌情选用。
与前两类体例不同的是，战略性体例不是独立的体例板块，它们贯穿于战略规划的全文，且涉及诸多内容。通过统计51份战略规划文本，笔者提炼出了一些常用的内容要素，见表5。从表中我们可以看出，馆藏与服务是涉及最多的内容，分别占总比例的86.3%与94.1%；其次是用户、员工、合作与设施，有50%以上的规划文本中涉及了这4个内容要素；另外还有部分规划涉及了技术、研究、空间、经费、环境、系统、管理与评估等内容。
2.2.4 特色性体例分析 除上述三类体例外，图书馆战略规划中还包含一些独具特色的个性化体例，值得一提的便是战略准备性体例中的SWOT分析、战略计划性体例中的绩效评估以及战略辅助性体例中的风险管理。其中，SWOT分析是图书馆进行自我评估时的一种常用方法，在分析内外部环境、行业环境与同行比较的基础上，图书馆采用SWOT分析自身的内在优势(Strengths)与劣势(Weaknesses)以及外在机会(Opportunities)和威胁(Threats)，从而帮助自己认清目前的战略局势，为图书馆制定发展战略提供可靠依据。在本文所分析的图书馆机构中，纽卡斯尔大学图书馆2012-2017年战略规划、Bartow郡图书馆系统2011-2016年战略规划以及美国环保局2012-2014财年图书馆网络战略规划等三份规划文本便采用了这一特色化体例。这三者当中，纽卡斯尔大学图书馆所采用的SWOT分析结合了自身的相关战略，以表格的形式在4个分析要素后列出了与之相对应的战略内容[7]；Bartow郡公共图书馆的SWOT分析是在规划流程的第六步采用，继资源评估、趋势分析、行业扫描、数据采集与行业调查之后对图书馆自身进行分析[8]；美国环保局图书馆则是在简介中采用了SWOT分析，结合关键战略领域与变化驱动要素，图书馆制定了相应的实施计划，充分利用其内部优势与外在机会消除和缓解图书馆的劣势与威胁[9]。
绩效评估是近年来图书馆为确保发展战略的可操作性而引入战略规划的一个较新的体例要素，并以此衍生出诸如成功衡量标准、成功影响因素、预期成果、成本收益等一系列体例类型。绩效评估对于图书馆的战略规划有着不可忽视的重要作用，它可以帮助图书馆克服高屋建瓴、内容空洞的规划问题，从而达到从根本出发制定切实可行的战略规划，保证卓有成效的战略实施效果。在本文所参考的51个规划样本中，约25.5%的图书馆都制定了绩效评估指标，如美国国会图书馆[10]与普亚勒普公共图书馆[11]设计了预期成果指标，马斯特里赫特大学图书馆[12]制定了未来成果评估、苏格兰国家图书馆[13]与NHS基金会图书馆[3]设计了成功衡量标准，威尔士国家图书馆[14]设计了关键绩效指标(KPIs)，Okanagan地区图书馆[15]设计了绩效测量标准，等等。但在这些战略规划机构中，真正完整地将绩效评估内容纳入规划文本的图书馆极少，值得借鉴的是西弗吉尼亚大学图书馆[16]、格拉斯哥卡利多尼亚大学图书馆[17]与公共图书馆委员会[18]的规划文本，这三者均在自己的战略规划中为每个战略目标的具体战略行动都设计了详细的成功标准，为图书馆进行战略管理提供了有用的借鉴。就目前而言，绩效管理还未引起多数图书馆的足够重视，图书馆应该更好地利用这一体例要素，更多地关注发展战略的可行性与未来成效的可控性。
风险管理是图书馆领域在引入企业管理理念后出现的新兴特色体例，它是指如何在一个肯定有风险的环境里把风险减至最低的管理过程，包括对风险的量度、评估和应变策略等。对图书馆的战略规划而言，风险管理能够帮助图书馆提前预测和识别潜在风险，进而科学地评估风险的大小，然后制定合理的预防与应变策略。在本文所参考的样本图书馆中，格拉斯哥卡利多尼亚大学图书馆与威尔士国家图书馆便在最新的机构战略规划中采用了风险管理体例。格拉斯哥卡利多尼亚大学图书馆的风险管理体例相对简单，图书馆只在战略规划文本中列出了每个战略目标的关键战略风险，并没有进一步拓展风险管理的内容[17]，而威尔士国家图书馆的风险管理体例则较为完善，该机构为图书馆的发展战略设计了一个风险登记表，并定期对其进行更新和维护。这一风险登记表记录了图书馆在进行核心功能活动时所面临的风险，图书馆对表中的每一个风险进行分类，并评估其发生的可能性与影响大小，然后详细地描述每个风险的管理策略[14]。
3 总结与启示
总的来看，国外图书馆的战略规划工作已经发展成熟，规划体例也非常完善，除了以往的常规性体例外，个别图书馆还引入了一些新兴的体例要素，使得图书馆战略规划能够蓬勃发展。总结国外图书馆的战略规划体例，我们不难发现其特点是：①战略规划的体例要素丰富而全面，体例之间逻辑性强，且囊括了图书馆业务流程的诸多内容；②重视战略规划的准备工作，强调以充分的论证分析制定出可靠的战略计划；③战略规划的灵活性强，拥有足够的辅助性内容与支撑性机制；④引入了企业管理理念，发展出多样性的规划工具与方法，提高了规划战略的科学性与可行性。
相比较而言，我国图书馆在战略规划工作方面存在诸多问题与不足。鉴于上述分析内容，笔者提出以下参考性建议：①引进国外优秀的战略框架体系，结合本国与自身的现状，形成有中国特色的体例组合；②关注国外最新的战略规划动向，借鉴其成功的规划工具、方法以形成本地化的特色体例；③注意规划框架的灵活性，选择合适的战略体例组合，确保图书馆的发展战略能够及时反馈、快速应变；④重视环境与行业扫描，为发展战略的制定提供有力的参考依据，以避免空洞的长篇大论；⑤将时间规划与责任分配嵌入所制定的战略计划中，增强规划实施的明确性，从而发挥其实质性的指导作用。
图书馆的战略规划具有多样性与灵活性的特点，不同图书馆应该根据自身的需求和目的制定针对性的发展规划。按规划时限的长短划分，图书馆的战略规划集合包含长期战略发展规划、中期战略反馈与调整规划以及短期战略行动计划三种，三者有着不同详细程度的体例组合，如图3所示。
图3 不同图书馆战略规划的体例组合
短期战略规划属于图书馆的行动计划，一般只侧重于战略性体例中的战略目标与行动实施计划等计划性体例；中期规划主要对图书馆的战略实施情况进行反馈并制定调整计划，在短期规划内容的基础上增加常见的介绍性体例、定位性体例以及战略准备性体例，从而形成一个基本完整的规划文本；图书馆长期规划的体例组合则更加完善和详尽，不仅丰富了介绍性体例与定位性体例，还在中短期规划的基础上增加更多的战略准备性体例与辅助性体例，从而保证战略目标与计划的制订更加贴合实际发展需求。
此外，不同类型的图书馆在制定战略规划时，也应该在体例设置上体现出各自的特点，从而确保战略规划内容贴合图书馆的实际情况。总结而言，国家图书馆的战略规划应该侧重于宏观性的发展战略，开展全面的环境分析、行业分析与变化分析，并包含国家整体发展分析、呈缴情况介绍与政府需求分析等内容；高校图书馆则须与大学发展战略匹配，在规划中包含大学及其发展战略介绍、用户培训、教师交流、图书馆调查、学术科研支持以及学科馆藏发展等特色内容；公共图书馆应致力于社区制定公众服务战略，将地区介绍、同行比较、未成年服务、馆外馆藏流动与社区服务等内容纳入战略规划中；专业图书馆需要更为微观的战略规划，并将附属机构分析、图书馆定位、未来发展预测以及专业馆藏发展等内容作为规划重点。
4 结语
战略规划体例是图书馆制定发展战略的框架与基石，是提升图书馆规划质量的重要保障。与国外相比，我国图书馆的战略规划体例相对单调和死板，规划的实施效果也存在一定的差距。各类图书馆在进行战略规划时，不仅要借鉴国外图书馆的成功经验，还要从自身实际出发，在最初的体例设置上构建有中国特色的规划框架，从而确保图书馆发展战略的科学性、全面性与实用性，真正为图书馆事业的发展提供可靠的战略指导。
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