纸质文件与电子文件配套管理刍议，本文主要内容关键词为：文件论文,刍议论文,纸质论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
纸质文件是当前信息存贮和传统的主导介质。电子文件自计算机诞生以来，特别是近10年计算机软硬件技术已经超过了除纸质以外的任何现行文件，随着时间的推移，信息技术的发展，现行文件的比例还将日益增多，未来与纸质文件并驾齐驱，乃至超过纸质文件，将是必然的发展趋势。因而也是当代档案的主要来源之一。探索将二者有机衔接、配套管理与开发的规律，对于合理有效地运用现代科学技术和先进设备，推动档案管理现代化，加速档案信息社会化进程具有重要意义。
一、纸质文件与电子文件配套管理的必然性
笔者认为，二者之所以配套管理，是由其各自的特点与优势和在相当长的历史时期并存为人们存贮和传播信息所决定的，也是办公自动化和档案信息化，实现第一信息资源社会共享，保证信息安全利用的必然要求。
（一）纸质文件与电子文件配套管理可扬长避短，优势互补。纸质文件以文字、图形附着于纸质载体，其信息可直接读取，信息与载体不能分离，逻辑结构与物理结构相一致，易于保持其原始性和真实性，在正常条件下保存寿命长；但其不易增删，信息存贮量小，远距离传播速度慢，共享性差。电子文件增删容易，存贮量大，易于快速远距离传播信息，共享性强；但是其数字化的信息形态，依赖于设备和原数据存贮与读取，其物理结构与逻辑结构关系复杂，易更改，安全性差，寿命短，原始性难以保证，其长期保存困难大，问题多。二者各自的优势与特点告诉我们，必须从强化管理入手，按其形成规律将二者从形成伊始到归档、移网档案馆、上网提供利用等全过程予以衔接配套，扬各自所长，避各自所短，共同满足社会各方面的需要。
（二）纸质文件与电子文件必将在相当长的历史时期并存，配套管理，有助于摄取二者的精华，如期向档案转化，推动档案管理现代化。二者的优势与特点表明，在一定时期，他们之间在某些方面存在可替代性，表明二者必将长期并存。尽管从未来发展的眼光透析，电子文件在某些部门，某个方面会取代纸质文件，但从宏观全局看，全方位取代纸质文件因技术水平和其保存寿命及人们社会活动的局限性等方面所限为时尚远，他们是现在和将来相当长的阶段中档案的主要来源。因此，将二者配套管理，客观而有程序地转化为档案，共同运用现代设备和先进科学技术，科学地管理与开发，推进档案信息社会化，最大限度地发挥其作用是当务之急。
（三）纸质文件与电子文件是当代信息存贮与传播的先行者。二者在人们的现行活动中产生，为现实政治、经济、军事、科技、文化等项活动提供信息和行动指南，为协调各行业、各界人士的社会实践活动，发展各项事业充当先行。只有对二者配套管理，才能发挥二者的职能作用，步调一致的将其所载信息传播给所需单位，和谐的实现信息资源共享。
（四）纸质文件与电子文件源于方方面面，涉猎诸多机密和个人隐私，配套管理，利于保证二者安全运营，确保国家利益和公民权益不受损害。
二、纸质文件与电子文件配套管理现状分析
纸质文件与电子文件配套管理这一议题已经引起了各级档案行政管理部门的关注。国家档案局专门立项，组织有关单位对此开展攻关，有的省、市档案部门对如何将电子档案和纸质档案共同移交也做了初步地探讨和尝试。最近国家档案局又颁发了文件整理规则，使纸质文件与电子文件配套管理有了一定基础，但距科学管理相差甚远，存在许多问题。
（一）在印发的纸质文件和电子文件管理的规范中，无配套之说。在有的电子文件归档规范中，除规定电子文件归档范围与纸质文件相同外，其他条款皆不与纸质文件搭边，互不衔接，虽然有的纸质文件与电子文件几乎是同步形成，但还是分别管理。
（二）在一个单位中的纸质文件与电子文件互有互无。即同一内容的纸质文件和电子文件都有，或电子文件有的纸质文件中没有，纸质文件有的电子文件中没有，归档时只归纸质文件，定会造成内容短缺，归档时不顾及保管期限，二者全部归档则又造成同一单位同一内容的文件不必要重复。
（三）有的单位干脆不承认电子文件的真实性和凭证依据作用。通过网络发送电子文件后再正式发一份相同内容的纸质文件，有的档案部门还要求将电子文件一律复印成纸质文件，否则不承认其归档。
（四）纸质文件按要求归档，电子文件则由形成部门和形成者保存或自行删除销毁，致使应该归档的电子文件得不到归档。
（五）有的单位不经过档案部门同意，也未履行审批手续，将有保存价值的纸质文件和电子文件通过计算机网络直接上网，给国家和单位造成损失，带来麻烦。
存在上述问题，有客观原因，也有主观原因。客观原因：一是国家尚无专门对二者配套管理的法规标准，缺少法律依据；二是二者配套管理需一定技术设备和投资，在一些单位和部门，不能如愿以偿；三是计算机普及率从宏观看，仍然很低，电子文件在基层形成少，计算机多用于纸质文件的打印，忽略了电子文件的归档，在一些单位电子计算机的应用仍是死角。存在决定意识，因此二者配套不可能引起各方面的充分关注；四是各单位档案部门缺乏现代化设备，即使有也落后于其他工作部门，尤其是网络未建立健全，建立了网络由于技术、设施不配套也流于形式，所以想“衔接”也力不从心，是个“虚拟”的；五是信息产业部门在信息技术和设备的研制生产与推广等方面尚缺乏对二者形成运营等方面衔接配套的关注，与档案部门共同研究对第一信息资源的采集、存贮、开发闻所未闻。
主观原因：一是文件的主管部门对二者配套的优越性认识不足，自然也就无措施可言；二是各级档案行政管理部门的监督检查存在滞后性，且主要放在纸质档案上，电子文件归档和利用率很少问津，未列入应有的工作议程；三是对电子文件的真实性、依据的权威性尚在争议，有待在一定条件下的认同。因此，在一些单位任其按各自程序“自然”发展，未在二者衔接配套上加以规范；四是“左”的保守思想作崇，有碍各项工作发展，怕泄密犯错误，一讲择定条件可边形成边归档，同步移交进馆，该上网时则上网，就“谈虎色变”；五是档案保管利用部门和档案行政管理部门，未能统一或不敢统一使用档案管理系统软件，同一档案馆接收单位形成电子文件的软件五花八门且档次参差不齐，给归档和进馆的档案信息读取、数据转换带来诸多不便，既加大工作量，又难以同纸质文件管理协调配套；六是档案人员和文件的形成者业务素质不全面，前者只懂纸质文件的形成而不懂电子文件的形成，只懂档案管理而不懂计算机技术和使用方法；后者只懂电子计算机和形成电子文件，而不懂档案管理和纸质文件的运行过程，二者都不了解纸质文件与电子文件的内在联系和相互在一个单位中所处的位置，导致人为的将二者割裂开来。
三、纸质文件与电子文件配套管理的对策与建议
要解决当前纸质文件与电子文件配套管理存在的问题，切实搞好二者配套管理，笔者拟提出以下对策与建议。
（一）思想观念要更新。一要树立创新意识和前瞻意识，要敢为人先，在二者尚未并驾成为当代信息传媒介质之前，在现有实践的基础上超前按其规律将二者的生成管理，同日后档案管理的要求和手段有机地结合，超前介入，使之既适应目前的需要，也为未来二者有机结合提供良好的技术支持和规范标准的环境。二要树立市场意识，要予测未来信息市场和市场经济的需要，规划二者的配套管理，促进二者的融合，共同为市场经济服务。三要树立效益意识，即二者配套管理与开发，必须以能获得社会效益和经济效益为前提，二者配套的结果是既减少形成与管理开发部门的劳动和负担，提高工作效率，又利于二者在为社会各方面提供信息时，达到提高经济效益与社会效益的目的。四要树立与国际接轨意识。要学习国际上的先进管理方法，敢于尝试或应用最新适用技术和规范标准，尽快实现二者与国际各国联通，实现信息资源人类共享。五要树立跟踪意识。电子文件是计算机技术的伴生物，现代一些纸质文件也多有依靠计算机而完成的。计算机技术发展速度快、变化大，纸质文件与电子文件配套管理必须跟踪信息技术的发展变化，不断变革相应的制度，提出与之相适应的方式与对策，成为运用现代信息技术的先行而不是桎梏。
（二）管理体制要创新。在继续贯彻统一领导、分级管理的原则下，借鉴以往的经验，对二者配套管理实施“三纳入”、“三同步”的同时，各级档案部门要介入二者形成的设计准备阶段，参与文件形成归档的全过程，改变档案部门单打一的状况。就客观而言，各级办公部门、信息产业主管部门和档案行政管理部门要协同作战，齐抓共管，发挥各自的职能作用，共同搞好二者的配套管理。在一个单位，办公部门、档案部门、现代化管理部门及文件形成部门也应协调一致，共同负责，使二者在各相关环节衔接贯通，在规定的范围内发挥同样的效用，真正使之成为指导人们开展各项活动，推动各项事业的传载工具，为档案信息化、信息社会化提供强有力的组织保证。
（三）管理制度需革新。纸质文件与电子文件在形成、存贮、读取、传播、交流、载体寿命等各有特点和优势。现行的一些制度受当时的局限，不能合理、科学、规范地促进二者相互转化，优势互补，必须加以补充、完善和更新。在归档制度内容方面，要对二者统盘考虑，不能局限于原来规定的内容，而应增加二者形成前处理的一些要求，还要建立签署、权限认证、密码管理、代码系统标准和二者互转互换的相关规定及术语等。要发挥现代信息技术的优势，提倡电子文件可以边形成、边归档、边进档案馆。在归档范围上也不能仅拘泥于相同内容的文件，还要考虑满足读取和保存数据转换二者需要，确定不同信息类型、环境类型、同步归档的软件、元数据及配套的纸质文件和相应设备。在确定二者归档规范上要依实际情况考虑下列因素：(1)本单位和社会各方面的需求；(2)载体寿命与保管价值；(3)移交进馆需要数量；(4)电子文件的归档方式，是逻辑归档还是物理归档或是两种方式均有；(5)不必要重复；(6)客观环境不利因素对电子文件真实性和可读性的影响。在整理方法上二者要衔接配套，国家颁布的文件整理规则规定，文件整理以“件”为单位，为二者相互贯通奠定了基础，二者在分类、排列、著录等方面要衔接配套，不能各搞一套，在实体存放上虽然有差异，但应通过互见号和相应的检索工具，发挥计算机的优越性，保证二者所存信息的查全率、查准率。
在移交进馆时间上，电子档案也不要墨守10年、20年档案才能进馆的规定，有计算机网络采用逻辑归档方式的，由各单位档案室随时通过网络进馆，在年终时用电子计算机按全宗分类方案调整，电子文件采用物理归档方式的可以半年或一年向档案馆移交，保持与形成单位档案管理相一致。属永久的纸质档案可以按期进馆。在移交进馆范围上，电子档案不仅要提前移交永久的，还可扩大到有查考价值的档案，乃至对社会有用的资料。这样做既不影响形成单位自身使用，又改变了档案馆藏信息的滞后性，可随时向社会各方面提供应开放的档案，提高档案信息的利用率。
（四）开发利用要求新。继续坚持开展编辑参考资料借阅、举办展览、新闻媒体报导等已有开发利用方式的同时，亦应将纸质档案和电子档案中可随时开放或公布的信息向局域网乃至因特网公开发布，寻求用户，是远距离及时迅速地传播档案信息，满足社会需求的较好途径。但上网要注意安全，不能侵害公民合法权益，有损国家和社会利益，凡各单位纸质档案与电子档案信息上网必须通过档案部门履行相应的审批手续，各级各类档案馆和各单位档案部门是第一信息的存贮和传播基地，也是档案信息的中介所，同时也是档案信息筛选过滤的加工部门，是保护国家利益和公民权益的保险公司。任何不经档案部门履行审批手续而擅自将公务活动信息上网者都是非法的，各级政府和有关单位应该赋予他们这一职能，信息产业部门亦应支持和帮助档案部门切实履行这一职责。
（五）管理标准要推陈出新。目前国家和一些省市发布的电子文件归档规范，为纸质文件与电子文件的衔接和配套管理，提供了可供借鉴的标准。但因为其适用对象是单一的，同纸质文件衔接各环节不可能都涉猎到，所以必须依据目前纸质文件和电子文件管理的实践，总结经验，从中探索出一条利于二者互补的规律，加以规范，做为二者配套管理的法规付诸实践。
对档案科学化、现代化管理具有至关作用的软件，必须选取先进实用的，一旦确定就应在一个行政区域内统一，以减少软件不统一对日后文件的存贮、读取、交流与传输等带来的诸多弊端。同时，信息产业部门、档案行政管理部门要根据计算机技术和设备的更新以及社会对档案信息需求的不同形式与途径，对软件适时升级换代，不断创新，永远保持其先进性，适应信息技术的发展水平。
此外，还应大力培养既懂电子文件又懂纸质文件管理的复合型人才，对现有人员进行培训提高，缺什么补什么，尽快使之适应工作需要，在纸质文件与电子文件配套管理与开发中做出贡献。
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