(中国电建集团昆明勘测设计研究院有限公司水工设计分院 650051)
摘要：本文作者结合多年的水电工程项目设计档案管理实践和经验，分析和梳理了水电工程项目设计档案产生过程和管理要点，就如何管理好水电工程设计档案提出了自己的观点；对水电工程项目设计档案的整理、预立卷以及完整归档入库有一定的借鉴作用。
关键词：水电工程项目 设计档案 同步管理 电子文件
大型水电工程项目建设是一项复杂的系统工程，其档案是在工程的规划、立项、审批、勘察设计、施工、现场设代、监理、竣工验收、交付使用等全过程中，形成的大量文字、图纸、数据、声像等各种载体的重要文件材料，它是工程项目从立项、建设到投产使用的真实记录，是项目建设、管理、运行、改建、扩建等工作的重要依据，也是落实工程质量终身责任制的重要凭证。其中，设计档案是工程项目建设档案的核心，设计档案的管理是工程项目设计管理的重要组成部分。
水电工程项目设计档案形成于工程设计的全方位，贯穿于设计的全过程。中国电建集团昆明勘测设计研究院有限公司（简称“昆明院”）近几年已完成了小湾、糯扎渡、景洪、金安桥、阿海、观音岩等多座大型水电工程项目的勘测设计工作，目前已建成投产发电。本着对历史负责、为工程设计服务的态度，将工程项目设计过程真实记录收集、积累、整理、归档保存，为水电工程建设提供一份完整的设计档案资料是我们档案管理人员的职责。下面结合我的工作实践，就如何做好水电工程项目设计档案管理工作，谈几点自己的观点：
一．领导重视、机构健全，是做好档案管理工作的关键
昆明院针对本单位设计生产活动及档案管理的特点，由院长挂帅、院总工程师为分管档案工作的领导人及责任人，落实领导责任制，并作为一项重要内容列入其任期目标考核范围。明确科技信息部为档案管理职能部门，科技信息部配置专业档案管理人员，从事工程项目档案管理工作。
在此基础上，随着水电工程项目的设计进展，建立起由科技信息部分管档案的领导、项目经理（设总）协调的各设计部门、设代处组成的工程项目设计档案管理组，明确各设计单位行政领导为档案管理组责任人，纳入工程设计管理责任制之中。档案工作人员覆盖水电工程项目设计管理的各个层面，参与水电工程项目设计前期、在建、竣工的全过程管理，从组织上保证工程项目设计档案管理工作的有效开展，保证水电工程项目设计档案管理工作落到实处。
二．建立健全规章制度，是做好档案管理工作的基本保证
根据国家及行业有关档案工作的法规及标准，制定一套符合工程项目设计特点的档案管理制度，纳入工程项目设计的管理之中是做好设计档案管理工作的基本保证。
工程项目设计档案管理规章制度，必须建立在科学、合理、适用的基础上，同时应具有很强的可操作性。要从组织领导、管理体制、管理方法、管理措施等方面做出明确规定；对文件材料的形成、归档范围、收集、分类、整理、归档以及竣工图编制和交接验收程序提出具体要求。编制工程项目设计档案管理制度应该明确以下几项具体内容：
1．工程项目设计档案的性质、管理任务及其管理体制；
2．工程项目设计档案的作用及其与工程建设项目之间的关系；
3．工程项目设计档案资料的形成与整理的主体；
4．工程项目设计档案包括的具体内容及各类材料的分类方案与保管期限表；
5．工程项目设计档案资料的整理标准及归档时间与份数；
6．建立各门类档案的保管、保护及借阅制度。
水电工程项目设计是昆明院多个部门、多个专业参与的系统性工作，计划性非常强，设计组织管理应符合各个部门的协调工作，管理方法必须有科学性，管理程序必须规范，管理措施必须具有可操作性。昆明院已建立了一整套针对本单位生产性质特点的水电工程项目设计管理体系和规章制度，其内容覆盖了从设计合同管理开始到设计组织管理、质量管理、进度管理、档案管理等工程项目设计的各个环节、各个层面、各个阶段。这为工程项目设计档案工作依章治档提供了良好的外部条件，同时也要求了工程项目设计档案管理工作必须科学、规范，必须纳入工程项目设计管理之中，使工程项目设计管理与档案管理协调进行。
这些制度贯穿于水电工程项目设计的各个阶段，从立卷归档的范围、原始材料的分类、归档组卷的要求、归档计划、档案保存及考核办法等方面都做出了明确的要求和规定。档案人员以这些档案管理制度作为收集、分类、整理、归档、检查的依据，做好整个工程项目设计档案的归档工作。通过各项管理制度在实际工作中的贯彻执行，使我们档案人员深刻体会到建立健全规章制度，是做好档案管理工作的基本保证。
三．实现设计档案管理与工程项目设计工作同步，是保证档案完整、准确、系统的重要措施
大型水电工程项目设计分预可行性研究、可行性研究、招标和施工详图（技施）设计等几个阶段，设计档案管理工作与工程项目设计进度的同步管理，是确保工程设计档案文件材料完整、准确、系统和日后有效提供利用的具体措施。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆因为这些原始材料之间的内在联系，只有当事人最清楚，因此，随着工程设计的步步深入，应及时将需要归档的文件材料收集、整理和归档保存。如果到临近工程项目竣工阶段才进行文件材料的收集整理工作，工作难度会很大，它会由于时间长、管理体制变化，或工程技术及管理人员的流动等原因，造成有关工程档案材料之间关系不清（不同设计阶段的文件材料可能混在一起）；应归档的文件材料不全（散存于个人手中或已经丢失）；竣工图编制不准确（未对施工变更部分的文字报告、图纸及时修改）等问题。这些问题将对今后工程项目设计档案的凭证作用造成不利影响，同时对工程改扩建工作带来不可估量的困难。
保证水电工程项目设计档案管理与工程设计工作同步进行，应重点把握了以下两个环节：
1．生产管理部在下达生产任务和进度计划的同时，明确工程项目设计资料归档要求，规定档案质量标准、归档份数和归档期限，并落实领导责任制。如糯扎渡水电站工程在下达可行性研究勘测设计任务时，生产管理部就明确提出了勘测设计文件材料归档要求及办法，在建设过程中各专业主设人将手头积累的原始材料认真整理后，在档案人员的协助下，按时完成了各项设计成果的归档任务。目前糯扎渡水电站已将从预可行性研究到施工详图阶段的所有科技文件材料全部归档入库保管。
2．检查工程项目设计进度与设计质量时，同步检查设计档案的收集、整理情况，保证设计成果的归档率、完整率。
四．电子文件管理，是实现档案管理现代化的手段
1．电子文件在档案管理中的运用
昆明院已建立了内部局域网络系统，生产人员设计图纸和编写报告全部使用计算机操作完成，所有设计成果都电子化。针对电子文档，科技信息部开发和运用了计算机档案管理系统，该系统包括文字报告管理、图纸管理、标准管理档案管理等几个子系统，通过档案管理系统实现内部管理文件全文上网，外来技术文件资料扫描后全文上网，供设计人员使用。同时利用档案管理系统进行文件资料的登记、发放、归档、借阅、归还等日常管理。水电工程设计单位与投资方、施工方实现区域联网，可实现区域信息共享，并为水电设计文件材料向业主移交纸质档案的同时，实现电子文本的移交，创造便利的条件。
2．档案管理电子文件积累、保管、归档可逐步实现档案的一体化
（1）科技信息部加强与生产管理部的联系，及时了解承担的各项工程设计进展和完成情况。每年初，依据各工程项目的进度计划和上年度电子文件积累、归档情况，由档案部门拟定本年度各项目积累、归档安排，并征求项目负责人意见，报送主管院长批准后，作为本年度积累、归档计划下达执行。
（2）随着计算机应用的普及和信息化水平的不断提高，院各勘测、设计、施工、监理、科研和管理过程中形成的设计产品与成果均已实现电子化。为使这些电子文件及时、有效积累，按时归档，院已实行收档联络员首问负责制和项目归档人负责制。即建立以档案部门收档联络员为主、项目归档负责人配合实施、工程设总（项目经理）协调的电子档案积累、保管、归档网络和运行机制。具体操作如下：
a．各生产设计部门按工程项目，由项目经理指定专人负责对该工程所形成的纸介质文档和电子文件分阶段进行前期积累，建立该工程项目电子文件数据积累目录。
b. 对能实现纸介质文档与电子文件同步归档的项目，由该项目归档负责人按院档案管理部门的要求及时归档。如小湾水电站预可行性研究及可行性研究阶段、施工详图阶段、竣工资料等设计计档案实现了纸质文件和电子文件同步归档。
五．提高档案管理人员素质、改善服务质量，是做好工作的基础
要搞好水电工程项目设计档案管理工作，人的因素尤为重要。必须选用业务能力及综合素质强的人员从事档案管理工作，以适应水电工程项目设计管理的需要。
昆明院设计档案管理，其中一项重要内容是为勘测设计人员提供利用服务。提高档案人员素质是实现这一服务的根本保证，高素质的档案管理人员具有良好的职业道德和业务水平，能快速、准确地为勘测设计人员提供所需要的资料，并主动、热情地解答技术人员的咨询。优质的服务，能极大地调动勘测设计人员归档的积极性，对保证归档率和完整率起到重要作用。档案人员应具备以下素质：
1．具有良好的职业道德。档案人员必须树立全心全意为勘测设计服务的思想，具备事业心强、爱岗敬业、勤于工作、甘于奉献精神和甘于寂寞的品质。
2．具有较高的科学文化素质和专业素质。能够运用档案专业和水电专业知识与理论，开展档案管理工作。深刻认识档案工作的重要性和严肃性，明确自已的职责，具有系统的档案管理的理论修养，掌握各项设计档案业务工作的原则和方法。
3．具有较强的法律意识和依法治档观念。运用法律手段来保障档案工作的开展。
4．具有开拓进取创新能力。在管理工作中能变被动服务为主动服务，滞后服务为超前服务，手工服务为计算机网络服务。
六．结语
管理好水电工程项目设计档案，领导的重视是关键，机构健全、人员落实是保证，强有力的档案管理制度和切实有效的运行机制是基础，同步管理是重要手段。只有建立一套切实可行的设计档案管理制度，坚持设计档案工作与工程项目设计进度同步管理，才能有效地强化水电工程项目设计档案管理，保证水电工程项目设计档案的准确、完整、系统，为档案达标考核验收奠定坚实的基础。
论文作者:紫菊英
论文发表刊物:《电力设备》2016年第14期
论文发表时间:2016/10/14
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