摘要:随着社会经济的不断发展和生产力水平的进一步提升,办公室文员管理工作的重要性日渐凸显。不断提升办公室文员综合管理工作的质量和水平,能够为企业的稳定运营提供良好的前提条件。因此,探究做好办公室文员的综合管理工作的有效对策,具有十分重要的现实意义。
关键词:办公室;文秘;文员;综合管理工作
一、目前综合办公室文秘工作中存在的问题
虽然办公室工作人员的水平逐步提高,但由于办公室工作人员的思想政治教育工作也不尽如人意,这将反映在秘书的日常工作中。
(一)办公室事务十分复杂
综合办公室的日常工作涉及文件处理、资料收集报送反馈、组织会议会务、行政事务管理等多方面的工作,办公室工作人员每天都要处理这些琐碎和杂项的问题,有时不能保证信息的及时传送,这大大影响了文秘工作人员对领导的辅助作用。
(二)办公室人员少,工作负担重
目前很多企业办公室人员很少,工作强度大,加班熬夜,不能正常休息,这一切都直接影响到工作的正常开展。
(三)工作人员的整体素质有待提高
目前,许多企业办公室的文员不是专业人员,也没有进行过系统的专业知识培训,这就很难满足平时的工作要求。其次没有耐心,不能持之以恒的坚持做好日常工作,不能坚持长期认真的学习。缺少细心,办事不够谨慎。我还不够细心,时有粗心大意、做事草率的情况。这些都直接影响到办公室工作效率的提高。
(四)工作岗位人员缺少团队意识
目前,综合办公室工作复杂,为了完成任务都是埋头苦干以至于办公室人员缺少沟通配合,有些信息不能相互获取导致在其他岗位工作的同事多走弯路。
二、优化办公室文秘工作的对策
(一)优化升级自身综合能力
针对企业发展任务越来越重,领导素质越来越高,对办公室的要求也越来越严的新情况、新特点,作为办公室秘书要始终保持如履薄冰的谨慎态度,始终以高标准要求自己、提升自己。对于办公室文秘工作,需及时调整工作方向,改变工作重点,从传统的“办事办文型”转向“参谋助手型”。办事与办文均为办公室文秘的重要工作内容,对于办公室人员的工作要求较高,工作量较大。随着市场经济的快速发展,市场竞争日益激烈,企业必须顺应市场发展变化,准确抓住市场经营的重难点问题。基于此,文秘人员必须做好基础工作,严格落实领导的思想与决策,为领导决策提供依据。文秘人员的工作质量与价值主要体现在工作效率,为企业长远发展战略的落实与发展目标的实现奠定基础。
(二)必须加强对办公室文员的学习
办公室文秘要想细化工作内容,做好各项工作,则必须有明确的政治立场和扎实的专业素质,要非常了解单位执行的有关行政办公类制度,如值班制度、公文相关制度、会议相关制度、档案有关制度等等。当前,通过系统培训与深入学习可切实提高文秘人员的工作效率与服务质量。对此,文秘工作人员应当明确工作方向和自身工作内容、重要性,强化主动学习思想,积极学习技能,开阔视野。与此同时,可邀请专家和上级领导组织摘要:办公室在企业中起着非常重要的作用,它作为领导与员工之间的关系纽带,不仅要协调整个企业的运作,而且还要上传下达,做好信息服务,协助企业进行指导和管理等工作。文秘作为综合办公的重要组成部分,直接影响到综合办公工作的效果,关系到单位的正常运作和健康发展。因此,做好办公室秘书工作对企业的发展至关重要。本文主要结合工作实践进行研究探讨,以期能更好地促进秘书工作能力的提高。综合管理工作文秘人员进行培训,开办讲座,全面提升文秘人员的专业素质和业务水平。除此之外,必须加强礼仪知识的学习,规范文秘人员的行为举止,针对礼仪进行专项培训。然后,办公室内部应当建立健全的考核体制,并实施严格的奖惩制度,对于表现优异的工作人员可予以经济奖励,违规者必须严惩。
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(三)强化工作作风
单位的综合办公室应强调员工的工作纪律,特别是要按相关管理制度严格执行,营造良好的工作氛围。同时,综合办领导需要求基层文秘人员做好调查工作,和其他部门相互沟通,了解基层工作的真实情况。另外,需要注意语言的规范使用。
(四)提高办公室人员的办事效率
综合办公室是单位上下联系的重要媒介,其工作效率与单位各项工作的开展密切相关。所以,办公室人员作为综合办公室的重要力量,需提高工作效率。一方面,对于上级主管部门发放的文件,必须及时收集和整理,对于单位领导发放的文件和批示,必须及时履行,如电话接听与文件打印等。另外一方面,需要积极协调各部门工作,实时共享信息,对于重大问题需及时向上反映。需注意的是,为保证单位文书档案的完整,需做好管理工作,依据档案管理的实际情况对档案进行分类整理、归档与利用等,使得档案管理工作更加流程化和规范化。充分利用档案也有利于工作效率的提升。
(五)要练就好文笔,确保充分发挥公文作用
公文的主要作用是总结工作、安排工作、传达会议的精神和领导的要求,它是一个单位的脸面。公文写作的水平影响了一个单位的形象和信息传播的有效性,而秘书工作的核心是书面工作,就主要体现在公文撰写上。因此,做好办公室秘书工作,确保公文的规范化,具有十分重要的意义。要充分发挥公文的作用,必须加强理论知识的研究,加强对上级文件和领导干部的研究,跟上上级的要求。同时,文秘工作者应该表现出良好的写作能力和较强的理解能力,制定标准和精细的工作模板示例,实现文
(六)树立价值观念,强化服务意识
(1)树立创新意识。作为办公室文秘人员,要顺应时代发展趋势,切实转变思想观念,创新工作模式,并深度剖析本职工作的内涵,通过总结实践经验优化工作手段,全身心的投入工作。同时还需提高自身工作衡量标准,客观认知个体的综合能力,充分发挥文秘职能优势,实现自身经济价值与工作岗位价值的统一。(2)强化风险意识。作企业的办公室人员,应深刻认知办公室在企业运营体系中发挥着重要作用,积极倡导爱岗敬业精神,严格遵守行业的职业规范,为基层工作倾注充沛的情感。在实际工作过程中,由衷的关心体贴每一位员工,尽可能的了解职工的心理变化与生活近况,为其提供必要的帮助,消除其后顾之忧,企业的运营创造有利条件。此外,还要强化工作作风,顾全大局,在事件处理过程中,综合考量多方面的制约因素,将负面影响降到最低水平。且高度参与公益奉献活动,实现集体利益与个人利益的协调统一。
(七)加强与各部门的沟通
加强与各部门的沟通和交流,是促进办公室各项事务高效开展的重要途径。办公室文秘应树立超前意识,统筹安排办公室的各项事务,根据事务的重要程度制定完善的工作计划,超前准备、谋划和安排,实现对各项事务进展情况的良好把握,对工作进行提前部署,确保工作任务能够按时或提前完成。同时,还应加强与各部门的沟通和交流,妥善处理好与各部门之间的问题,确保各项工作贯彻落实。办公室人员应充分发挥调度人员和服务人员的作用,在办公室与其他部门间搭建沟通的桥梁,统筹企业的各项事务,协调各部门利益,充分发挥各部门的优势,提升各部门之间的凝聚力,营造和谐融洽的工作氛围。
(八)加强自身素质提高,学习党的精神,强化自己的听知能力
结束语
企业在新时期的发展和进步离不开高效的经营和有效的管理,企业的办公室文员工作具有极其重要的地位和作用。办公室全体人员都要不断提高自己的业务能力,总结自己的工作方法,提高主动意识,协调好员工与领导、部门和部门之间的关系,提高工作效率,不断创新和进步,为单位工作的顺利开展提供坚实的保障。
参考文献:
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[3]何晓丽.做好综合办公室文秘工作的对策探讨[J].办公室业务,2018(9):2.
论文作者:王星焰
论文发表刊物:《基层建设》2019年第12期
论文发表时间:2019/7/22
标签:办公室论文; 工作论文; 文秘论文; 人员论文; 企业论文; 各部门论文; 文员论文; 《基层建设》2019年第12期论文;