科技档案档号定义浅探，本文主要内容关键词为：定义论文,档案论文,科技论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
目前，关于科技档案档号的定义没有形成一个统一的标准，档案界对此的理论讨论也只是停留在表面，而未从内涵加以揭示，因此对于科技档案档号的认识有待于进一步提高。本文就对《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GBT1132—89 ）（下简称《要求》）中的科技档案档号的定义作一分析，并提出笔者的观点，以求教于同行。
一、《要求》中科技档案档号定义存在的不足。
《要求》中的档号是这样叙述的：“档号是档案的编号，包括分类号、项目代号、案卷号”。这是目前对科技档案档号的最普遍、最权威的定义，它为科技档案档号提供了标准，但笔者认为它还存在一些不足之处。
1.《要求》中的科技档案档号违背了定义的原则，它没有揭示出科技档案档号的内涵，它只是对档号的一种解释。众所周知，定义是揭示出概念内涵的一种逻辑方法。在学术研究中，通常用能揭示事物本质属性的真实定义，其定义的方法是：被定义概念＝种差+属概念，其中“被定义概念”是指需要作出解释的概念，“属概念”是指能包涵被定义概念的最邻近的上位概念，“种差”是指被定义既念与同一属概念下与之并列的其它概念之间的本质区别。显然，《要求》把科技档案档号简单地看成档案的编号，并没有揭示出档号概念的内涵，也没有指出其属概念是什么，且给人的一种错觉，档号就是档案的编号。
2.《要求》的“档号就是档案的编号”，把档号与档案的编号等同，抹杀了两者的区别。实际上档号与档案的编号是有区别的，档号只是档案编号的一种，两者是种属关系。应该说，在以前相当长的一段时间内是没有区别的，这个时期，档案的编号种类单一，它们都是对档案实体整理排列结果的反映，因此，可以把档号看成“档案的编号”。但随着人们对档案利用需求的变化，以及计算机等先进技术在档案领域中广泛应用，档案编号的种类增加了，不仅有对档案实体整理排列后形成的编号（即《要求》所指的档号），也有对档案分类标引形成的编号（分类号）。因此笼统地把档号称为档案的编号，就可能与分类号混淆。所以，档号不能与档案的编号等同。
3.关于科技档案档号的组成部分。《要求》中规定科技档案档号包括分类号、项目代号、案卷号的表述是不确切的，这句话很容易被理解成分类号、项目代号、案卷号都是档号。笔者认为，《要求》中的表述违背了定义明确性原则。事实上，档号是一个统一整体，只有把分类号、项目代号、案卷号按一定的规则组织连接起来，才能组成档号。如分类号，它只是组成档号的一部分，若单独列出，不能表示它是档号，它也不能唯一的反映档案实体的物理位置。因此，只有把它与项目代号、案卷号连接起来，才能组成档号。
4.关于全宗号。《要求》中的科技档案档号的组成成分没有列出全宗号，就会给人一种误解，认为科技档案不是档案全宗的一部分，科技档案没有全宗。显然，这样说是不尊重事实的，就其实质而言，全宗就是一群具有相当数量又相互联系在一起的档案。科技档案与文书档案，都是人们社会实践的历史记录，因此，科技档案也是档案全宗的重要组成部分，它不能脱离于全宗而存在。由此，笔者认为，在科技档案档号中应有全宗号，全宗号是组成科技档案档号不可缺少的一部分，并且只有这样，才能反映出科技档案的归属。
5.关于项目代号。《要求》把项目代号作为科技档案档号的组成部分没有必要。所谓项目代号，是指产品、工程、课题、设备等的代字或代号。从某种意义上说，项目代号具有一定的检索意义，但是，并不是每个科技档案档号都有项目代号的，因此，它不是档号的必备成分。实际上，档号中若含有项目代号，也往往是分类号的一个层次，如科研档案项目任务设置二级类目，并且类目代号由项目代号充当，那么项目代号就肯定成了相应的档号中分类号的一部分，因此，笔者认为，在档号中已有分类号，就根本不需列出项目代号了。
6.关于案卷号。《要求》把科技档案档号中能提供和保管的最基本的单位的代号称之为“案卷号”。笔者认为不妥。在科技档案中，案卷并不象文书档案中是能提供利用和保管的最基本的单位。霍振礼在《档案与建设》1989年第3 期发表的《关于案卷与保管单位概念的探讨》一文中提出，“案卷是档案材料中以项目、课题或事件、问题为范围组成的文件集，是一组具有一定联系的文件材料，它由一个或多个保管单位组成。”“保管单位则是档案材料中能单独保管、调借的最小个体，是案卷的组成单位。”实际上，在科技档案的实体整理和保管利用的实践工作中，我们都是按保管单位来整理和提供利用的。因此，我们可这样确定，科技档案档号中能保管和提供利用的最基本的单位代号应该是“保管单位顺序号”而不是“案卷号”。
二、科技档案档号的属性。
任何事物都有其属性，且具有区别于其它事物的基本属性。因此要对科技档案档号下定义，就有必要揭示其内涵即其基本属性，笔者认为档号至少有四个属性，即唯一性、序列性、检索性、稳定性。其中唯一性是它的基本属性。所谓唯一性，就是指档号所反映的科技档案实体位置是唯一的，即一个档号只能对应于一个位置的档案实体，而一个位置的档案实体也只能由一个档号反映，即两者具有一一对应性。如图一：
如K21.s.b.45.2这个科技档案档号，只对应于××工厂关于办公楼建筑工程设计档案中的施工设计阶段这个保管单位的档案，而这个保管单位的档案也只能由K21.s.b.45.2这个档号反映，若按其它档号找，就找不出这份档案，这正是档号与其它档案的编号的区别之处。如分类标引中的档案编号——分类号，它对应的档案实体不是一个，而是一类，即它与档案是“一对多”的关系。系列性是指科技档案档号是由一系列代字或代号按一定顺序组成的统一整体。检索性就是指档号具有检索功能，如通过K21.s.b.45.2这个档号可检索出它所反映的科技档案的实体位置，可取得检索者所需的档案信息。稳定性是指科技档案档号一旦形成就不可轻易变动，否则以档号为基础编制的检索工具就会失去效用。
三、科技档案档号的定义。
通过对《要求》中科技档案档号及其属性的分析，我们可以给科技档案档号下这样一个定义：科技档案档号是指能唯一地反映科技档案实体位置，由特定顺序的一组字母或数字组成的档案的编号，它由全宗号、类别号、保管单位顺序号、件号组成。它有以下几个含义：（1 ）它指出了科技档案档号的基本属性——唯一性。（2 ）它符合定义的要求，反映出被定义项档号的内涵。（3 ）指出档号的上位类是档案的编号。（4）它由全宗号、类别号、保管单位顺序号、件号组成。
四、关于科技档案档号组成成分的几点说明。
1.全宗号。这里所指的全宗号，并不单指按立档单位划分形成的全宗号，它还包括按某种联系（如学科属性）划分成的全宗号。因为在档案馆档案构成的“档案全宗”有两种，综合档案馆的科技档案，多为按立档单位划分的主体全宗，而只收集科技档案的专门档案馆内多为按广义的“来源原则”即“源于同一社会实践活动的过程”组成的客体全宗。因为在不少专门档案馆中，他们只接收立档单位中的科技档案，而不是立档单位的全部档案，它就不会也不可能按立档单位为标准划分为全宗，而是按某种联系组成了档案集合体，即前述的客体全宗。因此对于专门性档案馆来说，其科技档案档号中的全宗号不是按立档单位为标准划分的全宗号，而是按其社会实践活动的联系来划分的全宗号。事实上，随着科学技术的发展，特别是计算机在档案领域的运用，按这种属性划分形成的全宗号有利于族性检索。当然，选择哪种全宗号，就要视各档案馆的具体情况而定。
2.类别号。笔者把全宗号之下、保管单位顺序号之上的分类号改为类别号，主要与档案著录标引的分类号相区分。我们知道，在档案类分中，存在着两种分类号，即对档案实体分类后赋予的分类号与用于档案著录标引的分类号，两者具有部分重合性，但两者是不一致的，它们采取的分类方法基本上是互相排斥的，前者是在一个档案馆（室）的实体分类基础上标引出的微观分类号，后者是属于在《中国档案分类法》基础上标引出的宏观分类号。显然对两种分类号不加以区分，就易于混淆。因此笔者建议将对档案实体分类后形成的分类号与行业标准《档案基本工作术语》（DAT1—92）档号概念中的“类别号”一致，称作“类别号”。
3.件号。目前在科技档案著录标引中，有多种格式，案卷级、保管单位级、文件组合级、文件级，它们都需著录档号，文件级著录标引的档号项中，若不注出件号，就会对保管单位内每一份文件具体位置无法反映。因此，为能准确的反映出保管单位内每一份档案的具体位置，笔者建议加上件号。它只作为选择项，而不是必注项，因为它在案卷级、保管单位级的著录格式中就没有必要注出；另外，填制保管单位封面和案卷目录中档号项时，也没有必要且不可能注出。因此件号注与不注要视具体情况决定。