社区图书馆联盟的组织结构与管理制度研究，本文主要内容关键词为：组织结构论文,管理制度论文,图书馆论文,联盟论文,社区论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
城市与高等院校合作共建社区图书馆联盟是一种新的办馆模式，这种模式对于经济欠发达地区中小城市是最适宜、最需要、最现实的一种方式。它可以有效地节约资金，馆藏馆舍共用，扩大服务功能和服务领域、实现人才优势、资源优势和技术优势最优化组合；它响应了《图书馆合作与信息资源共享武汉宣言》之呼吁[1]。它的实施有利于图书馆事业的发展，最大限度地满足人民群众的精神文化需求，能够达到经济效益、社会效益双赢的目的，也是图书馆事业深化发展的必要性选择。目前，我国的图书馆事业已经进入区域整体协同发展的新时期，但要实现图书馆由单馆到多馆、信息资源由孤岛到共享、信息服务由中心向基层延伸，这就需要建立社区图书馆联盟概念，需要有以技术为依托的整体化管理来承载联盟的运作。而一个保障功能齐备，服务网点布局合理，网络功能强大的社区图书馆联盟，正是我们所追求的目标。其发展直接关系到文化信息资源共享和基层文化阵地建设，对研究社区图书馆的发展模式具有现实意义。
本文提出的社区图书馆联盟是在特定的地域范围按照一定的信息联系集中，打破现有各种联盟的形式和体制，按地域组成具有竞争优势，促使图书馆组织结构网络化、管理扁平化、决策实时化，公共和高校图书馆之间关系开放协调化，对信息资源按照科学方法和专业组成进行序化分级，构成一个类似生物有机体的信息群落，形成强劲、持续发挥信息竞争优势的服务网络，它是政府主导的松散区域型图书馆组织结构。政府主导型的优势在于，政府可以充分发挥宏观调控作用，利用行政权力和政策，有效地协调各方面关系，为社区图书馆联盟发展提供良好的外部环境。
1 社区图书馆联盟组织结构
社区图书馆联盟建设的基本模式是采用经过协商，签订文献信息资源共建共享协议和委托代管的分馆模式等合作形式，将分散的、隶属关系不一的高校图书馆、公共图书馆和社区图书馆组合成正式的、相对固定的和联系紧密的图书馆网络体系，在统一组织、统一规划和统一行动的管理机制中构建基于计算机广域网上的文献信息资源共建共享系统，从而形成一个脉络贯通、纵横交错的图书馆信息资源共建共享协作网络与信息咨询服务体系。因此，联盟组织要求该组织成员把联盟整体的需要和利益放在首位，彻底摒弃本位主义思想，集中全力共同创建一个对各成员馆乃至整个社会都极其有用的信息资源服务网络。建设应提倡自愿参加、协议制约、平等互惠、共建共享的合作原则。只有科学地构建图书馆联盟的组织结构，才能有效地实现文献信息资源共建共享的合理运作。联盟的组织结构包括管理机制、管理机构和网络结构等内容。
1.1 管理机制
校地共建社区图书馆联盟必须建立统一规划、统一组织和统一行动的系统管理机制。统一规划，就是根据本地区经济发展状况和读者多元化、个性化的信息需求，科学合理地制定联盟事业发展计划、实施进程和分馆网点的设置，以保证我国社区图书馆事业的可持续健康发展；统一组织，就是对联盟馆的文献信息、人员和设备等资源实施统一组织，尽可能地减少重复劳动，提高管理水平；统一行动，由联盟制定统一的服务规范和服务程序，凭借网络系统通过各联盟馆向社会提供通借通还、馆际互借、数据检索和联合咨询等各种信息咨询服务。
1.2 管理机构
为确保校地共建社区图书馆联盟的可持续健康发展。必须建立统一的类似于“联盟管理委员会”的常设管理机构负责联盟活动的规划、组织、管理与协调。这个机构应该以各级政府的文化主管为领导，由各级各类图书馆馆长组成，在管理过程中，建立统一的业务管理组织——“三个中心”，即文献采编中心、计算机信息网络管理中心和公共服务中心。文献采编中心通过联合采访、集中编目，实现书目数据标准的统一，为最终的联合检索、馆际互借、数据库资源共享、通借通还等信息咨询服务提供前提和保障；计算机信息管理中心则承担着整个计算机信息服务网络建设与管理职能，确保整个系统共享读者信息数据、书目数据和数字化文献信息资源；公共服务中心主要承担整个系统的服务管理职能，其中包括：馆际互借、通借通还、文献调配与物流系统管理等业务的组织与管理。
1.3 网络结构
校地共建社区图书馆联盟作为一种联系紧密的协作网络，其结构是建立在计算机广域网上，按照“总馆（中心馆）—分馆（高校馆、公共馆）制—社区基层网点”的体制模式建立起来的公共文献信息资源共建共享网络体系。它以地区或中心馆为核心，以各联盟馆为网络节点，形成一个脉络贯通、纵横交错的信息咨询服务网络系统。例如：厦门图书馆采用LAN、ADSL接人的MPLS VPN组网方式，在物理上把不在同一位置的中心馆、成员馆连接成一个局域网，实现了中心馆与成员馆之间的互联互通。联盟中心馆负责系统的组织、协调、指导与技术保障等工作，提供总门户网站服务，而各成员馆承担文献信息资源的传递等信息咨询服务功能。
2 社区图书馆联盟组织模型
2.1 基础组织模型
基础组织模式应该反映社区图书馆联盟基本特征，即组织是一群有着共同目标的单元联合体，这些单元之间存在着分工与协作关系，各自有不同的责任和相匹配的权利，并且按照一定的方式互相协作，同时在分工与协作过程中，组织必须具备自己的规则和标准，来协调矛盾并解决问题。
社区图书馆联盟包括两部分：第一部分是联盟体内部单元的再组织，即该联盟体具有内衍性，体内部单元以原有的竞争优势型为基础创新组织结构，这些新的组织结构有利于推动和适应集群体的发展；第二部分是联盟向外部单元的扩展，即联盟体具有外延性，联盟体可以从外部单元获得新的资源，然后通过联盟体的扩充提升社区图书馆联盟的资源。联盟体的延伸机制不断丰富社区图书馆联盟体，成为一个具有生命力的发展群体，基于以上分析，可以得到社区图书馆联盟的基本组织模型[2]。
根据组织结构相关研究成果，确保组织结构具有可操作性和可持续性，必须建立监督和考核机制，即联盟组织机构必须建立约束机制，主要分为行政约束和技术约束，行政约束主要包括管理制度、相关法律法规，技术约束包括标准、规范、技术。因此应附加约束体，与社区基层网点组成完整的社区图书馆联盟，来保证组织结构的生命力和创新力（见图1）。
图1 社区图书馆联盟组织结构基础模式
2.2 组织结构实践模型
为了实践政府主导的松散区域型社区图书馆联盟组织架构，进一步讨论具体组织结构模型来指导实践。赫里格尔和斯洛坎姆根据外部环境和内部选择两方面因素，将组织结构分为高度集权制、直线职能制、矩阵组织制、多分部制（又称事业部制）四种类型。矩阵制组织是为了改进直线职能制横向联系差、缺乏弹性的缺点而形成的一种组织形式。它的特点表现在围绕某项专门任务成立跨部门的专门机构，力图做到条块结合，以协调有关部门的活动，保证任务的完成。这种组织结构形式是固定的，人员却是变动的。这种组织结构非常适用于横向协作和管理改革任务。因此组织结构管理模型采用矩阵混合模式（见图2）。
图2 社区图书馆联盟组织结构图
该组织结构由政府、高校和公共图书馆、社区基层馆共同组成。政府属宏观职能部门，对社区图书馆联盟进行规划和调控，建立起有效的协调机制、激励机制和评估体系，加强约束体的建设和完善，尽可能地消除存在的障碍；各图书馆呈水平分布，其地位是平等的，但其先后顺序根据贡献率和权重可以调整，各馆内部由垂直的部门组成；联盟呈垂直分布状态，由多方面各种专长的有关人员集合到一起组成，根据需要可以组合，在政府和各馆的共同领导下开展工作，是具体执行和落实机构，联盟成员馆与各组织单元内的部门关系呈网络结构。在该结构中，垂直的活动被聚集为各组织单元的内部管理和业务功能，水平的活动是为了实现社区图书馆联盟的专项业务功能，垂直活动相对固化，水平活动则根据需要灵活调整。
该结构的优点是将横向与纵向关系相结合，加强了横向联系，有利于协作；针对特定的任务进行人员配置，有利于发挥个体优势，做到对外市场化，对内计划化，集众家之长，同时具有较大的机动性；有利于信息交流、互相激发、相得益彰，提高自身优势，增加互相学习机会，同时该结构强化了对优先级的考虑，有利于提高专业水平和服务能力。在决策中，专业人员的参与，极大地提高了信息反馈的速度和准确性，使得信息决策更具有权威性和专业性，联盟精、专、准、新的特点进一步得到完美发挥。
社区图书馆联盟的组织结构的组成为政府和图书馆，这就有效地解决了社区图书馆联盟内部组织问题。事实上任何联盟的内部与外界都不是割裂的，对更大范围内的社会经济效益平衡的问题，即联盟成员馆和外部组织的效益对组织的生命力问题可作进一步研究。同时随着社区图书馆联盟的逐步完善和创新发展，必然会促进和改变原有的组织模式，即存在一个反馈的过程，通过反馈的过程会进一步提升社区图书馆联盟组织的服务能力[3]。
3 社区图书馆联盟的管理制度
社区图书馆联盟的管理制度是指联盟工作系统运行磨合过程中各成员馆之间相互作用、合理制约，从而使系统成为整体良性循环健康发展的规则、规章与制度的总和。社区图书馆联盟的运行是一个非常复杂的过程，它要求一系列的管理制度来保障联盟的有效运行。
3.1 科学决策管理
社区图书馆联盟的管理者必须充分研究环境，正确评价自身的实力和能力，准确地确定自己的发展方向、活动内容和方式。信息市场首先要求管理者应当熟悉本专业知识，对联盟自身的实力有一个清晰的认识和评价，从而正确地进行信息市场的目标定位。其次管理者应对现代化技术有一定程度的了解，能够比较正确地预见其发展趋势，以利于技术设备的更新和利用新技术催生新的组织制度重组形式，推动社区图书馆联盟的发展。另外，管理者对于信息市场中相关领域的基本状况以及用户的需求应有准确的认识，能够敏锐地捕捉信息并能比同行业中其他机构更为迅速地推出市场需要的信息产品，并对馆藏资源进行合理有效的配置和利用，避免盲目开发，使信息产品能迅速转化为生产力，从而使自身获取最大的效益。所以，社区图书馆联盟应逐步建立起以信息技术为中心的科学决策机制。
3.2 竞争管理
社区图书馆进入信息市场后，用户对社区图书馆提供信息的要求提高了，社区图书馆必须熟悉信息市场需求，掌握信息技术，为信息市场服务，这就需要在实践中不断提高自身的技术水平。技术竞争将是一个很好的手段，通过竞争会使成员馆工作人员素质不断提高。随着社会信息化程度的加深，信息服务机构不断涌现。各具特色的信息服务吸引了广大社区用户，社区图书馆已从信息服务的主要提供者转变成为众多竞争的信息系统之一。传统的以具体的信息资源管理为主的经营模式在信息市场开发中将受到制约，因而社区图书馆不能也没有必要盲目追求“大而全”、“小而全”，应该准确依据自身的优势进行信息市场目标定位，从而促进社区图书馆联盟的整体发展。在社区图书馆联盟的外部，竞争主要体现于和其他图书馆联盟的竞争、其他信息服务机构的竞争。这种竞争的实质就是社区图书馆之间以及与信息机构之间的技术竞争。随着社区图书馆工作现代化程度的提高和社区图书馆开拓信息市场意识的增强，各馆之间将不可避免地产生对用户的竞争。读者群在联盟之间的流动是竞争的主要目标，读者数量的增加，可以提高社区图书馆的社会形象，从而在竞争中拥有无形的优势。
3.3 协调管理
社区图书馆联盟协调是指联盟的一切工作都要和谐地配合，以便使社区图书馆联盟经营管理顺利进行，并且有利于社区图书馆目标的实现。在现代化过程中，由于新的技术、新的管理模式被引入到联盟中，必然会带来联盟内部的业务重组或机构重组。当需要参与信息市场的竞争时，这一重组就变得更为复杂，只有进行有效的协调，才能保证社区图书馆联盟系统的结构合理，使其功能得以优化。构建社区图书馆联盟的目的是为了资源共享，以求共同发展，因而两者是并行不悖的。通过竞争，使社区图书馆个体在质量上有所提高；通过协调，将信息网络上的各个社区图书馆的信息资源作为自己的虚拟馆藏，提高信息占有量，由此改进服务质量，避免信息重复建设，从而在用户心目中树立起社区图书馆联盟整体的良好形象，有助于提高联盟的市场竞争力。因此，社区图书馆在现代化过程中，应该将参与市场竞争作为一个基本出发点，在信息电子化及自动化系统建设中，建立起良好的信息协调制度。
3.4 激励管理
对于社区图书馆联盟组织制度来说，应该大力提倡以创新精神为核心的社区图书馆联盟文化。增强和激励各成员馆的创新热情和创新精神。打破各成员馆条条块块的约束，以创造性课题为单位自愿组成“创造性开发组织”，促进各成员馆的知识杂交和智力碰撞；在社区图书馆联盟的组织、管理与资源建设上，推行柔性生产、柔性技术开发、柔性服务的组织形式，为各成员馆实施创造性计划提供组织保障；在社区图书馆联盟推行信息化、网络化、个性化、创新性管理模式，为成员馆获取信息、加强沟通与合作提供条件。总之，在知识经济条件下的社区图书馆联盟，应把管理的重心放在开发和激励成员馆的创造力，在生产知识、运用知识的条件和氛围上，通过优化成员馆的职能部门与工作流程，建立一套有效的组织管理体系来支持和加强知识管理活动。
3.5 绩效管理
奖赏和惩罚都是管理活动中不可缺少的内容。奖惩就是将社区图书馆的绩效具体化为每个成员馆愿意接受的收益，对不能实现社区图书馆联盟管理目标的成员馆进行处罚。一是要树立新的用馆观念，要变论资排辈为不拘一格地选拔社区图书馆；二是要确立新的用馆原则，即以“公开、平等、竞争、择优”为原则，通过公平竞争选拔，造就一支高素质的队伍；三是要注重优秀社区图书馆的开发、培养，充分挖掘现有社区图书馆的潜能，狠抓培训，加强专业人员的继续教育，为他们补充新的知识、优化知识结构、掌握新的信息技术创造必要的条件。
3.6 自主经营管理
社区图书馆联盟长期作为社会的信息资源和服务中心，其核心职能是教育，侧重于保存文化遗产，追求的目标主要是社会效益。因此，社区图书馆形成了围绕其教育职能运行的公益型事业的发展。在这种运行制度下，社区图书馆信息传递是被动的、零散的，不具备形成产业的基本条件。在信息网络环境下，社区图书馆联盟面临激烈的市场竞争，因此有必要建立起新的管理制度——产业化经营管理制度，以形成自我发展能力，保证社区图书馆联盟的持续发展。建立以信息技术为中心的产业化经营制度，就是在选定目标信息市场的基础上，对其规模、需求以及信息市场上的竞争对手及自身能力等因素进行分析，以确定有特色、能更好地满足特定需求的服务产品，从而建立起产业化的经营管理。对此，需要认清联盟所处的社会行业地位，寻找未被占领的市场空间，明确在同一行业中与其他服务机构的差异，体现自己的服务特色，树立社区图书馆联盟的整体形象，提高差异化服务，从而吸引更多的读者和用户[4]。
收稿日期：2009-06-22