摘要：库房管理工作是档案工作中最基础、最重要的工作，是档案利用、档案信息化的源头，是档案保管的主阵地。脱离库房管理，档案工作就成了无源之水，无本之木。如何采取必要的措施维护档案的完整、安全，尽量延长档案的寿命，一直是档案管理人员研究探讨的课题。
关键词：档案库房；配置；安全；管理
一、管理原则
（1）档案库房安全管理应坚持“以防为主、防治结合”的方针和“坚固实用、安全防范、科学管理、方便利用”的原则。
（2）档案库房建筑应符合《档案馆建设标准》、《档案馆建筑设计规范》。
（3）档案库房应保持相对独立，与工作用房、阅览室应进行隔离。
（4）档案库房应明确档案库房安全管理分管领导，落实专人负责库房安全管理。
二、制度建设
（1）档案库房应建立档案安全管理机构，明确库房安全责任人，制定库房安全管理制度，制定档案入库、库内档案整理和保管、各类设施设备配置与使用、库房环境保护、档案出库、消防安全、特藏室管理、档案利用、温湿度监测、应急预案等制度，明确工作内容、流程和要求。
（2）建立档案库房安全工作责任制，明确主体责任、主要责任和相关责任，将安全管理制度的执行纳入岗位职责，实行岗位考核，开展安全培训。建立应急队伍并每年开展应急演练。
（3）违反档案库房安全管理制度的，应严肃问责。
三、设施配置与使用
（1）档案库房应设立门禁系统。档案库房出入口等重要区域应安装门禁系统。门禁系统应当具备目标识别和授权、出入记录保存等功能，可设定出入等级，限制非授权人员出入。
（2）档案库房应安装火灾自动报警和消防灭火系统。火灾报警系统应具备火灾报警功能，具备自动和手动两种方式启动消防功能。消防灭火系统装置应符合消防有关规定。消防设施配置的规格、数量、类型、位置、维修保养符合要求。
（3）档案库房应安装视频监控系统。档案库房四周、大门、库房内、过道等关键部位应安装监控探头，避免出现监控盲区和死角。重要区域或面积较大的区域使用多个探头或使用带有云台的探头。在夜间不具备灯光照明的区域，应使用带红外的探头。有异常情况，探头能够自动校对、自动捕捉，具备发现非法侵入即刻报警功能。已录制的监控视频应具备查询复核回放功能。视频图像画面清晰，视频图像资料保存期不少于三个月。
（4）档案库房应安装温湿度调控设备，并建立温湿度自动检测控制系统，定时测量。要求库内温度控制在14℃-24℃、相对湿度控制在45%-60%范围内，温度每昼夜波动幅度不超过±2℃，湿度每昼夜波动幅度不超过±5%，特殊载体库房应按有关规定控制温湿度。温湿度调控设备应具备实时记录以及统计等功能。温湿度信息资料保存不少于三年，每年要对获得的数据进行汇总分析。
（5）档案库房变配电设施、供电线路符合规范要求，库房照明灯具符合要求，电器设备操作安全规范。库区内电梯运行安全，按规定定期做好安检维保，并做好记录。
（6）库房给排水管网设计施工符合规范，管道畅通，无锈蚀、渗漏现象。每月检修一次并做好检修记录。
（7）密闭的档案库房应安装有通风设施。通风设施应根据档案库房内外温湿度情况适时开启，并做好通风设施使用记录。
（8）档案库房内档案柜、架排列整齐有序，应避免阳光直射，便于通风，便于档案的搬运和取放。
（9）每月一次对库房的防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施进行检查，做好记录，发现问题及时处理。
四、实体管理
（1）严格执行档案出入库登记制度，建立健全登记手续和登记台账。接收入库档案须按档案移交批次填写《档案交接文据》，并附档案移交目录。履行档案接收入库手续过程中形成的材料，入全宗卷归档。
（2）对首次入库档案应采用真空充氮，低温冷冻，臭氧消毒等措施进行除尘、消毒、杀虫、灭菌等处理。
（3）档案出入库必须严格执行档案清点制度，确保档案实体数量、内容与记录相符。纸质档案以案卷或单份文件为清点单位，照片档案以册或张为清点单位，特种载体档案以件、块、盘、张为清点单位。录音带、录像带、光盘、磁盘在清点数量的同时，必须通过相关设备的检测，确保文件的可读性。在档案利用、档案修裱、档案数字化等工作中，档案每一次出库入库，都应严格清点、检查，办理登记手续。档案利用完毕归还时，档案利用接待人员应认真核对归还的档案。每次检查情况在利用登记上要有记录。对于次日须重复利用的档案，可暂存保密柜，次日提取。
（4）库内档案应纳入全宗管理，档案管理、分类、变动、利用、病档检查和修复等台账齐全。库房内档案要整理规范，依照档号分类有序排列存放。档案库房设置档案存放位置索引，档案密集架、柜应有统一的反映存放档案内容的标识标牌，且指向明确。
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（5）对馆藏档案每五年进行一次安全状况普查，每年进行一次抽查，每三年对馆藏所有全宗完成一轮检查。安全状况普查内容包括：库房安全设施情况、档案数量、档案缺失情况、档案变动情况、案卷质量、档案病变及修复情况、档案进出登记、监控记录、温湿度记录、常规检查记录等。检查记录完整齐备。
（6）特种载体档案实行专库管理，并配有防磁柜、底图柜等专用档案装具。对磁性载体每满二年、光盘每满四年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。对磁性载体上的归档电子文件，应每四年转存一次。原载体同时保留时间不少于四年。录音带、录像带每三至五年进行一次倒带，并完成数字化复制。每隔两年对底片、照片进行一次抽样检查，不超过五年进行一次全面检查，若温、湿度出现严重波动，应缩短检查的间隔期。
（7）符合条件的已经完成数字化加工的档案，原件原则上不对外提供利用。
五、库房管理
（1）库房管理人员要有严格的安全、保密意识，离开库房要及时关门上锁，每日下班前要进行安全检查、切断照明电源、关好门窗。不得让未经允许的其他人员进入库房。库房管理人员工作岗位调整时，须做好分管范围内档案管理情况的介绍和相关档案目录的移交，以及对重点档案的清点，严格办理交接手续。特藏室钥匙由库房管理人员负责保管，做到专人管理、双人双锁。
（2）保持库房、档案装具的清洁卫生，整齐美观。库内不得存放同档案及其保护设备无关的物品。严禁存放易燃、易爆、易霉变的物品。
（3）建立档案安全检查制度，定期进行库房常规巡检，检查档案保管状况、档案保护设施设备的完好状况。在节假日和台风、暴雨、冰冻等灾害性天气前，应对库房进行专项安全检查，做好防范工作。发现档案安全隐患，须及时整改。做好档案安全检查记录和整改工作记录，相关材料归档。
（4）建立档案安全管理台账，内容包括：1.《档案目录》；2.《档案出入库登记》；3.《设施设备目录》；4.《设施设备使用情况记录》：5.《库房温度湿度记录》：6.《档案安全检查记录》；7.《风险点消除情况记录》；8.其它。
六、完善档案装具和档案安全防护基础设施
目前市场上的档案装具品种越来越多，质量却参差不齐。若密集架安装不合格，会导致密集架倒塌，引发安全事故。由于经济条件的限制，有些档案馆（室）甚至还采用木制装具，火灾发生时严重威胁档案的安全。档案装具除了防火选择不燃烧材料或难燃烧材料制成之外，如果不能根据实际情况选择特殊性能的档案装具，就会带来更大的损失。例如，处于地震带的档案馆，档案库房没有使用抗挤压、抗撞击性能强的档案装具，当遇到大地震时，倒塌的建筑物产生巨大的挤压力量，使档案柜变形、损坏，导致档案受损。另外，档案库房的电源开关设于库房内，没有防止漏电的安全保护装置；库房内配电线路没有金属管槽保护，空调设施和电热装置不单独设置配电线路；库房灯具底座为木质可燃物，这些都极易造成电器短路进而引起火灾。若档案库房没有防火、防盗报警系统、闭路电视监控系统；没有配置灭火器，或者灭火器过期；库房内的火灾报警和灭火系统设计不合理、不配套，导致误报，也会带来不必要的损失。
1）归口管理。库房钥匙由负责库房管理员统一保管，不得遗失，确保库房安全；另外，落实常规检查。库房管理员每日检查库房内消防、空调、去湿机、温湿度控制器等设备运行情况，认真填写库房设施安全登记表，及时向相关部门报告存在的问题，确保设施运行安全，把安全隐患杜绝在萌芽状态，做到万无一失。
2）建立库房卫生制度。库管人员对库房内卫生进行全天保洁，随时随地清理滞留在库房内的垃圾和灰尘，做到抹布和拖把不离手。进入库房人员调卷时必须穿鞋套，戴手套，保持库房和案卷整洁。每周对库房卫生进行一次全面清扫，保持库房整洁，无污染，优化库房的管理环境。
3）建立档案调还、查阅制度。库房管理人员做好调还卷工作，建立调还卷台帐，每日对调出和归还的档案做好登记，每周对归还的案卷清点数量，查阅档案内容，谨防档案缺页、丢失、损坏，清点完后及时把案卷归还库房。库房管理人员做好查卷工作，对档案的破损和字迹褪变现象、重要和珍贵档案做好登记，并向相关部门报告，以便及时对内容破损或载体变质的档案及时修补、复制和挽救。定期对库房档案进行核对工作，做到账物相符。
4）增强库房安全的整体思维，加强档案安全意识。树立“档案安全事关党和国家根本利益”、“安全第一”、“安全问题无所不在”、“安全问题人人有责”的思想，把档案安全上升到战略的高度来认识，为档案安全构筑起坚固的思想防线。加强档案库房安全建设。在硬件设施上，严格按照《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》，加强档案库房建设、安全设施建设；在软件上，建立健全档案库房安全管理制度、制定档案库房安全应急预案。
结束语
档案库房是保存档案的基地,是维护档案安全、延长档案寿命的基本物质条件。档案安全是档案工作的生命线，档案实体安全与档案信息安全并重。搞好库房管理，确保档案安全关系到档案事业发展的全局。作为库房管理人员，我们要采取必要的措施维护档案的完整、安全，尽量延长档案的寿命，加强档案库房安全建设，把档案库房安全隐患消除在萌芽状态，在面对突发事件时可以最大限度地保护档案安全，减少档案损失，是档案事业可持续发展的坚实基础，这也是档案管理人员研究探讨的长期的课题。
参考文献
[1] 肖秋惠编著.档案管理概论.武昌：武汉大学出版社，2010.
[2] 杨冬权.在全国档案安全体系建设工作会议上的讲话[J].中国档案，2010.
[3] 辛炜.档案库房安全保护管理[J].同煤科技，2013.
论文作者:叶帅君
论文发表刊物:《基层建设》2019年第3期
论文发表时间:2019/4/24
标签：档案论文; 库房论文; 设施论文; 温湿度论文; 管理人员论文; 情况论文; 工作论文; 《基层建设》2019年第3期论文;