关于出版社信息管理现代化的几点看法，本文主要内容关键词为：几点论文,信息管理论文,看法论文,出版社论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
在图书市场竞争日趋激烈的形势下，利用先进的计算机技术建立和完善出版社的信息管理系统，最合理、最有效地配置企业的资源，使出版社能够保持和巩固已有的市场份额，有效地参与更深层次的竞争，能够可持续发展，是每一位从事出版事业的人士必须考虑的问题。
一、建立完善的信息管理系统是加强管理的需要
经营管理落后是影响出版工作实现产业化的最主要的障碍。优质高效的管理是企业具有强大生命力的根本，在某种程度上，可以说管理决定了企业的竞争能力。只有严格而科学的管理，才能保证出版社日常工作中各个环节、各个流程的通畅，保证计划能够按时进行，成本得到有效的控制，保证产品质量的提高和运营资金的流动速度。而以上一切都需要决策层能够及时准确地获得生产经营过程中的各种数据和资料，并能够按照确定的管理模式对数据进行加工和处理，这在以前是难以想象的，但是计算机的普及和互联网的应用为提高出版行业的整体管理水平提供了有力的工具。
1.完善的信息管理系统可以极大地提高工作效率
以往出版社的各种信息主要靠纸介质的文件进行传递，单是图书书名这一项内容各个部门就要不断地重复书写，不仅劳动强度大，而且差错率较高，更谈不上对信息的深加工了。随着出版社图书品种的增加，各种信息和数据越来越多，出版社的人力有限，许多现代化管理所要求的数据和信息，如单本书的成本核算、按地区和图书品种统计图书销售量等要求都很难实现。而建立了完善的信息管理系统后，所有的基础数据一次录入后，各个部门只需对其进行加工整理即可按不同的管理要求生成各种统计数据、图表，不仅降低了工作量，又能提高管理水平和效率，为领导层进行科学决策提供可靠的依据。
2.完善的信息管理系统可以极大地降低成本
成本管理是一个企业整体管理水平的最直接体现，成本的降低就意味着利润的上升。出版社的成本主要是由出版物的直接成本、销售费用、管理费用及财务费用构成的。以往进行成本管理只能用总的成本发生数和总的图书生产量去比较，然后分摊到每个品种和每册图书中，这样的做法是由于出版社整体管理水平和人力资源的限制所导致的，其结果是销售量不断增长，而实际的利润却提高有限。一些图书编辑认为应有很大利润的图书，财务人员却认为其只能保本，甚至于赔本，这不仅使一线生产人员和管理人员之间的矛盾加深，而且掩盖了问题的症结。以往的图书定价只是根据一个大致的成本定价比估算出来的，可是不同印数、不同品种图书的成本定价比却有很大的差别，笼统的一刀切的做法模糊了这一区别，这种做法只能导致出版社追求规模数量的增长。计算机信息管理系统的引入为降低成本提供了最直接和最得力的工具。在这一系统内，每发生一笔费用都会按事先规定的财务制度落实到每一个图书品种上，从编校费、稿酬、排印装费用、纸张费用到人员的工资奖金、利息的支出、发行部门的宣传推广费用、销售费用等一目了然，每种书、每类品种的成本核算清楚明了，一本书在印刷之前所有的成本都能做到心中有数，不同的定价策略、不同的印数所产生的利润和保本点事先都会提供给决策者。这样就使管理者能够随时掌握成本支出情况，根据成本目标和市场情况，以及针对每本书不同的营销策略和手段进行成本控制和管理。
3.完善的信息管理系统可以提供更满意的服务
满意的服务是最大程度上满足各种不同消费者不同的需求。由于信息管理系统能够提供各种全面而充分的出版社出版信息，并在网络上向社会发布，方便读者在网络上寻找对其有价值的图书和信息，读者也可通过网络及时反馈其需求，这样出版社就能够真正做到针对各种需求做出反应，提供最好的服务。
二、出版信息管理系统的基本构成
出版社作为一个企业，主要包括编辑、出版、发行、财务和管理五大部门，这五大部门之间相互联系，不可分割。它们之间的交互式关系是出版社信息管理的关键所在，出版社的内部信息管理系统就是建立在上述五大部门之上的计算机内部网络(Intranet)，在这一信息平台上实现信息资源共享；并与外界的互联网(Internet)相联，使外界可以从网上了解出版社的整体情况和产品，出版社通过互联网进行选题策划，了解行业动态，实现网络销售。下面分别就以上内容作一简要的阐述。
1.编辑部
编辑部的信息管理分为两部分：一部分是编务信息的管理；另一部分是对图书生产过程中的各种信息的管理。
编务信息的管理是对稿件在发排前所产生的基本信息的管理，包括选题的管理、作者的管理、流程的管理、稿酬的管理、合同的管理、版权的管理等内容。选题的管理是对策划的选题从选题方向、市场上同类选题状况、内容大纲、作者情况等信息进行管理，它能够使每本图书的生产从选题开始就纳入计算机管理的范畴，一但选题通过，其最初的信息就已经进入整个系统了，而且可对整体的选题情况进行查询、统计，并对历史上的内部选题状况进行分析，以确定和保持出版社市场定位的连续性。对作者的管理是出版社最宝贵资源的管理，对作者的联系方式、写作水平、著述情况、所著图书的销售情况及以往的付酬情况等方面的信息进行管理。流程的管理是出版社重要的管理内容，一但选题确定，总编室就会根据市场情况和图书本身的要求等制定出一个出书计划，保证出版物能按时面市。这一进度的管理需依赖计算机进行，对作者的交稿时间、编辑加工时间、排版印刷时间等进行控制，并检查计划的执行情况，随时与各个部门进行协调。合同的管理是对合同的执行情况进行监控，对合同中约定的作者交稿时间、出版社承诺的出版时间、稿酬的支付、合同的续订和终止等情况进行管理。稿酬的管理是根据合同的约定直接从合同库中抽取信息来计算作者的稿酬并将这一信息传递到出版、财务部门，进行成本管理和支付稿酬。
图书生产过程中的信息管理是指对编辑加工和印制过程产生的流动信息的管理。编辑将作者交来的电子文档直接在计算机中进行编辑加工，并采用校对软件进行辅助校对，实现编校合一。同时，编辑可以利用社内综合信息库和互联网，对图书中的资料、数据、标准、规范及公式等进行检查和确认以保证图书的科学性、思想性和先进性。编辑加工后的稿件直接采用磁盘（或光盘）方式发稿，或利用内部网传递到出版部门和社外排版公司进行版式编排等工作，然后直接出胶片或通过互联网向印刷厂传送上机印刷，同时，付印的稿件电子文档自动存入出版社的稿件库。
2.出版部
对出版部进行信息管理也分为两部分：材料管理和印装管理。
材料管理主要包括纸张的管理和印制材料的管理。纸张管理包括纸张品种、进货价格、存放地点、使用情况、存放时间等内容，帮助出版社在纸张的选购、使用等方面做好预算，及时根据纸张市场的供给情况和社内库存做出决定，以保证出书的进度和成本的控制。印制材料管理包括传统的纸型管理、胶片管理、付印稿件的电子文档管理等内容，管理系统可以使印制人员迅速准确地找到所需的材料，提高工作效率，减轻工作强度。
印装管理的主要内容是对印装过程中发生的成本和进度的管理，包括对排版、出片、印刷、装订各个环节的进度控制，以保证整个出版计划的按时进行，和对各个环节所发生的成本的控制。出版部是图书直接成本的主要支出单位，出版部门的计算机管理是整个成本管理的重要组成部分，通过对图书成本的统计分析，可以为决策者提供经营管理的最直接帮助。
3.发行部
计算机网络为出版社实现网络销售和网上宣传提供了保证，改变了传统意义上的发行工作方式。发行人员可以对图书品种、库存、发货、订货、在途图书和回款情况做到一目了然，与经销商的远程联网，能够及时、准确地获取第一手的销售信息，极大地加快了图书面市的速度，提高了资金的使用效率。
4.财务与管理部门
出版过程的各个环节的数据都与财务部门有密切的联系。编辑部支付的稿酬、购买纸张的费用、印制费用、管理部门支出的管理费用、发行部的销售额、销售费用都要汇集到财务部门，财务管理的好坏关系到整个出版社能否健康发展。而财务数据又十分庞大，传统的手工作业不能满足现代管理对财务数据的要求，计算机信息管理将这一切变得相对简单和明了，财务人员只需审核各个部门的数据是否符合财务制度，记账和汇总的工作都可由计算机来完成，它将财务人员从数字中解放出来，有精力和时间对企业整个财务状况进行分析和预测，为决策层提供最真实的企业运营状况。
出版社信息管理系统的建立，不仅大大提高了工作效率，而且为管理人员提供了充分的决策依据。所有信息与经过分析和统计的数据、图表是制定企业长期目标和经营计划的基础。管理人员利用这些信息决定图书的定位、开发新的品种、控制成本的支出、制定市场策略、进行人员管理，以求效益最大化，最终使企业的竞争力得以提高。