摘要：本文对办公自动化环境下如何做好电子文书档案管理工作进行了探讨，文章从阐述办公自动化环境电子文书档案管理工作的新特点入手，进一步提出了办公自动化环境下做好电子文书档案管理工作的建议。
关键词：办公自动化环境；电子文书档案管理工作；新特点；建议
前言
在单位的长期运营与发展过程中，往往会生成一系列复杂信息，这些信息往往会构成企业发展的重要支持。而为了充分发挥企业内部信息的作用，相关工作人员需要做好信息的搜集，文件的整理，与档案的系统管理等等工作。在新的社会形势下，档案管理部门需要采取先进的技术手段，提升档案管理工作质量。
一、办公自动化环境电子文书档案管理工作的新特点
（一）办公自动化推动了文件与档案的一体化管理
文件与档案二者之间本身存在着不可分割的联系，在一定程度上说，档案是文件的转型升级，是一种更先进、系统化的资料形式。而文件和档案二者又存在一定的差异，文件产生于各种活动记录的逐渐累积，因此这种自然的顺序会导致文件具有一定的分散性和杂乱性特征，唯有根据特定的规律，对各种文件进行整合与存储，才会形成系统化的档案，归档和集中存储就构成了文件转变为档案的重要条件。随着社会的发展，办公更加自动化，文件与档案二者之间的界限逐渐变淡，全部的文件都产生于特定的系统环境，因此文件的归类、保存与阅览都能够更简易有序。而且，文件在成形后能够被随时归入档案中，时间前移后，文件和档案二者之间的联系更加紧密。使用计算机同时管理好文件与档案，能使各种资料被高效共享，因此信息的检索和输入、输出都会更加便捷。
（二）文书档案的管理需要多个部门的共同参与
在当前办公自动化的整体环境下，档案管理工作的外延也有了一定的扩展，各种文件都是各自独立的，档案管理工作需要将文件作为主要单位，而成功办理的文件就迅速被归档存储起来。随着办公自动化进程的加快，一种全新的文件形式诞生了，即电子文件，该文件类型的归档会和多方人员存在联系，包括档案部门、文件生成部门和信息技术部门等等。电子文件的归档管理往往要技术人员的支持和文件生成工作者的初步管理。
（三）对文书档案的标准化、规范化管理提出了更高的要求
在办公自动化发展的形势下，文书档案的归档管理变成了两大板块，包括电子及纸质两种不同形式文件的归档，因此文书档案管理工作也需要从整体上涉及到文件产生、运转、处理、归档等等各个环节。借助网络平台完成的归档工作，在每个操作流程都展现了文件、档案管理的现实要求，必须坚持合规合理管理的原则。因此，归档的具体流程及相关的办事要求，都应该得到一致的申明，不同归档部门的岗位职责、工作要点和管理职权都需要得到清晰的界定，并且在系统设计过程中得到充分的展现。
（四）信息检索效率提高
在自动化的背景下，档案的利用更趋便捷、高效，办公自动化发展使得数据的一次输入及多次利用成为现实，文书处理工作者在对文件进行拟写、签发、编号、著录、发布后，只需进行归档点击操作，即可完成所谓的归档工作。而在后期的资料利用过程中时，相关人员只要结合访问权限进行检索，就能够获取其想要的信息，因此信息的利用无疑更加便捷高效。
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二、办公自动化环境下做好电子文书档案管理工作的建议
（一）将档案管理系统纳入到办公自动化系统统筹考虑
当前许多单位在完善其内部办公自动化系统的过程中，往往将档案工作者排除在外，因此文件、档案管理系统二者彼此独立，无法得到整体性的把握，导致前者的设计功能也难以达到后者的归档要求，二者的功能无法顺利发挥出来。鉴于这种情况的存在，工作人员需要完全意识到文档一体化的必要性，在对系统进行规划的同时，就需要将文件处理和归档管理两者进行统一谋划，使二者得到紧密结合。而且，相关人员还要具备正确的前端控制思想，在设计文件处理程序的过程中，工作人员要意识到后期归档管理问题。
（二）规范体制，统一标准
为了要做好文书档案的管理事宜，相关部门需要落实几点工作。首先，单位要完善文档管理相关制度。由于目前不少单位的文件、档案管理二者彼此分离，分属不同的管理部门，因此档案工作者往往难以参与文件的前期控制环节，很可能就此引发“越权现象”。所以，工作人员需要在管理制度上下功夫，对制度加以规范，推行文件管理与档案管理二者系统性管理的机制，促进全面发展。而且，档案工作者需要将文件管理的前期指导和控制统一到档案管理体系中去，保证文件的形成处理、归档管理、后期查阅都能够得到统筹处理。其次，相关单位应该设置科学的业务流程标准，需要对文件处理、归档管理程序和著录等等的要求进行明确提出。三是统一技术操作标准。在开展系统设计工作时，工作人员需要利用兼容性强、功能良好的软件平台，并且对各种技术参数、标准做科学的规范。
（三）改变工作方式，转移工作重点
办公自动化系统能够完成文件的自动分类，归档成功后，档案的编号和主题标引都可以交给系统进行智能化处理，文书处理及档案管理岗位人员的工作压力将因此大幅度下降，使得档案编目和案卷的质量都得到明显改善。在这种形势下，文档管理工作者可以将工作重点转移到档案价值的评估和文档程序的控制方面。档案价值的评估离开了系统辅助，必须由人力完成，这也是为档案管理质量提供保障的关键步骤。在文档运转情况的跟踪基础上，工作人员可以更全面而及时地了解到文件流转的进程、保证文件的客观性、全面性和精确性。
（四）将保证电子文件的安全作为工作的重要内容
办公自动化环境下，为保证电子文件的安全管理，必须采用先进的信息安全技术作保障，主要包括防火墙技术、攻击检测技术和数据恢复技术等。同时，应建立文书档案归档管理与安全利用的相关措施，建立身份认证，设定用户角色、访问权限和防写措施，并根据文件的秘密等级进行有效控制。
（五）提高文档人员的综合素质
要做好办公自动化环境下的文书档案工作，必须提高文书处理人员、档案管理人员、乃至信息技术人员的综合素质。文书处理人员和档案管理人员必须用档案信息化知识武装自己，更新自己的知识结构，在掌握档案专业知识的同时，还必须努力学习计算机网络技术，这样才能针对办公自动化提出建设性的文书档案管理建议。
结语
综上所述，加强对办公自动化环境下如何做好电子文书档案管理工作问题的探讨，意义重大。相关工作人员需要明确办公自动化环境电子文书档案管理工作的新特点，包括办公自动化推动了文件与档案的一体化管理、文书档案的管理需要多个部门的共同参与、对文书档案的标准化及规范化管理提出了更高的要求、信息检索效率提高等等；在此基础上，提出科学的办公自动化环境下做好电子文书档案管理工作的建议，将档案管理系统纳入到办公自动化系统统筹考虑，规范体制、统一标准，改变工作方式、转移工作重点，将保证电子文件的安全作为工作的重要内容，提高文档人员的综合素质。
参考文献：
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[3]李莉.在办公自动化环境下如何做好电子文书档案管理工作[J].城建档案，2016（2）.
论文作者:黄海燕
论文发表刊物:《基层建设》2018年第26期
论文发表时间:2018/10/1
标签：档案论文; 文件论文; 文书论文; 办公自动化论文; 管理工作论文; 环境论文; 电子论文; 《基层建设》2018年第26期论文;