摘要：档案不仅是对各类活动与发展历程的记录，同时也能够为未来工作的开展提供可靠依据，因此应该运用先进的档案管理方式，真正发挥档案的价值。在云计算技术的快速发展当中，云时代也悄然来临，这也给档案管理带来了新的挑战。加快档案数字化管理，不仅能够促进工作效率的提升，而且能够保障档案信息的可靠性，提升档案资源的利用率。然而，当前档案数字化管理仍旧存在诸多问题，限制了档案的使用。本文分析了档案数字化管理的意义，提出当前档案数字化管理的问题，探索云时代背景下档案数字化管理的应用策略。
关键词：云时代；档案管理；数字化；应用策略
信息资源在社会各领域中的重要性逐渐凸显，如果加强档案管理以增强信息资源的应用价值，成了当前工作中面临的主要问题。尤其是随着云时代的带来，多种文件资料都可以通过云存储的方式进行保存，同时加快了信息资源的调取与利用效率。传统档案管理理念与方法呈现出一定的局限性，难以适应当前工作的实际需求，必须对其进行创新与改革，促使当前管理朝着数字化、自动化和智能化方向发展。在传统档案管理工作当中，对于人工的依赖程度较大，而且会由于人为因素的影响导致档案出现丢失等问题。而数字化建设的推进，则能够充分运用网络信息技术和云计算技术等，大大解放了人力负担，实现对档案资源的优化配置，彰显档案工作的现实意义。
一、档案数字化管理的意义
纸质档案是传统档案的主要形式，在对其进行保管时需要占用较大的空间，而且管理当中的人力与物力资源消耗较大。由于管理流程的繁琐性，会导致档案在转存、调用等过程中出现丢失和遗漏等问题，档案的利用率不高。档案数字化管理的发展，能够有效解决上述问题，运用计算机等设备就能实现对大量档案资源的分类保存与整理，有效解决了占用空间较大的问题【1】。在大数据时代，档案信息资源量不断增长，数字化管理的方式可以实现对多类资源的有效整合，缓解了工作人员的负担，降低了人为操作失误对档案安全性的影响。通过对电子档案进行备份与加密处理，能够有效防止遗失问题的产生。数字化建设是社会转型的必然趋势，档案管理人员也应该根据实际工作要求，加快档案数字化建设的步伐。
二、档案数字化管理的问题
由于受到传统管理理念的限制，工作人员对于数字化建设的理解程度不足，计算机的使用仅仅局限于档案的保存，未能充分发挥数字化的优势。对于档案管理业务能力的提升，是数字化建设中的主要侧重点，而对于数字化平台的建设、技术创新等缺乏重视，未能取得应有的成效。对于数字化建设重视程度不高，在工作中的技术应用意识不足，在改革工作中表现出较大的不适应性。其次，技术标准体系不够完善。由于缺乏统一、规范的数字化建设标准，导致管理理念的落实遇到诸多阻碍。各系统之间的沟通交流不足，不利于信息的及时共享，限制了档案管理即时性的提升【2】。另一方面，专业化人才的缺失也是档案数字化管理中的主要问题。管理人员的老龄化较为严重，在工作中固守旧有思想，对于新鲜事物的接受能力较差。未能制定针对性专业培训计划，其信息化与数字化素养较低。
三、云时代背景下档案数字化管理的应用策略
（一）转变传统理念。以信息技术为依托的云服务规模化发展，推动了档案管理的数字化趋势，应该加快数字化管理平台的构建，满足实践工作的要求。在云时代背景下，管理人员应该突破传统管理理念的限制，在工作中运用先进的技术手段与方法，强化档案数字化管理的效果，促进工作水准的不断提升。这不仅有利于实现对档案信息资源的有效整合，而且能够为使用者提供针对性服务，发挥档案资料在建设与发展中的现实作用【3】。尤其是随着大数据时代的来临，档案信息的数量也呈指数形式增长，为了适应新时期社会改革的工作要求，管理人员应该主动学习发达国家的数字化管理理念，意识到档案数字化管理的重要意义。制定长远战略规划，以云计算技术等为依托，为档案数字化管理进程注入充足的活力。
（二）实现统一规划。由于档案数字化管理涉及的内容较多，因此应该加强统一规划，通过管理技术体系的构建与优化，为实践工作的实施提供保障。在当前档案管理工作当中，不同部门之间的沟通交流较少，导致出现信息孤岛效应，档案资源的收集与整理受到限制。因此，应该以数字化管理技术体系为核心，增进各部门之间的衔接性，实现信息资源的快速共享，建立统一化标准，增强档案管理的规范性与系统性。在云时代背景下，档案管理制度也发生了一定的变化，应该从管理制度的基本要求出发，明确管理标准的相关规定，增强数字化管理的实效性。应该鼓励领导人员与技术人员、管理人员参与到数字化建设当中，加强对云计算技术的科学化引导，使其能够真正为管理实践工作服务。明确档案管理的实际情况，增强技术应用的针对性，技术体系标准化建设应该侧重于档案归档整理和电子文件、电子信息的前端控制等等【4】。增进档案管理人员与各部门负责人的及时沟通，实现对档案信息资源的及时采集与整理，保障其真实性、精确性和全面性，充分反映本单位的工作现状，并为决策人员提供可靠的参考建议。
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（三）加强人才培养。管理人员的专业能力与素养，是决定档案数字化管理效果的主要因素，因此应该加强对专业人才的培养，构建一支高水平的工作队伍。在云时代背景下，档案信息资源的数量逐渐增多，如何实现有效信息的筛选与整理，成了当前数字化管理中面临的主要问题。因此，应该根据当前数字化进程，对管理人员进行专业化培训，使其掌握丰富的专业知识与技能。同时，还应该对信息化技术、云计算技术和大数据技术等进行针对性学习，增强档案数字化管理的最终效果。在培训工作当中应该遵循理论与实践相结合的原则，真正体现先进技术的优势。对数字化管理的各项流程加以深入学习，掌握不同环节的工作要点与难点，对过往工作进行总结与反思，增强培训的实效性。在数字化管理技术培训课程和专业能力培训课程当中，应该聘请专业人士进行讲解，增进管理人员之间的交流沟通，在云时代来临之际不断提升自我【5】。此外，还应该建立完善的招聘机制，为管理工作队伍注入新的活力。明确人才招聘的标准，对其数字化管理能力进行考核，根据岗位特点选择合适的人才，真正做到人尽其才。
（四）开展技术创新。云存储已经成为资料文件保存的常用方式，能够解决传统存储方式存储量较小和携带不方便的弊端，在拓展储存容量的同时，能够通过云端账号的登录实时获取相关资源。然而，由于在传统档案管理中采用了纸质档案的形式，对其进行上传时面临较大的工作量，在档案整理、网站建设和搜索引擎内容制作等方面存在较大的难度。由于数字化管理与网络系统联系在一起，这也在一定程度上增大了档案资源的风险性。因此，应该加快技术创新，解决当前数字化建设中的诸多弊端，增强其实际应用效果。互联网技术应用于显示文献和数据化保存的交互过程当中，能够为信息的查找工作提供便利，提升档案资源的利用效率。PIFD技术在数字化管理技术中的应用较为常见，在记录实体文件信息方面展现出强大的优势。存档备份工作的开展，能够有效防止由于网络故障、黑客入侵和操作不当引起的档案丢失问题，真正提升档案数字化管理的安全性。在档案存档的过程中，应该由专业人员负责，通过设置使用权限等方式，增强档案管理与利用的规范性。
（五）基础设施建设。完善的基础设施，能够增强数字化建设的有效性，使多种先进技术和设备能够得到充分应用，展现数字化管理的价值。应该加大数字化建设的资金投入力度，确保在档案管理中具有高性能的软件与硬件支撑。档案管理的流程较为繁杂，每一个环节的处理都会对整体工作质量产生影响，包括了录入、检索、更新和共享等。应该根据档案管理与使用的要求，对数字化软件的各项功能进行针对性设计，以提升其工作效率【6】。对老旧设备进行更新换代，尤其是计算机设备，应该确保其系统程序的便捷化与实用性。加强扫描设备、相机和录像机等辅助电子设备的购入，为数字化建设与发展奠定基础。
（六）完善管理制度。制度建设是工作开展的有效保障，能够增强数字化建设的规范性，防止混乱局面的出现。与传统档案管理相比较而言，档案数字化管理方法和方式都呈现出一定的特殊性，因此应该对传统管理制度进行优化，使其适应云时代的工作要求，增强各项制度的执行效果。将重点放在档案信息管理规范、档案工作制度、机房管理制度和档案信息安全保密制度等，确保在数字化建设的每一个环节都有制度约束与规范。增强工作人员的安全保密意识，防止由于人为疏忽大意导致的信息安全问题。建立完善的奖惩机制，对于工作中表现优异的员工进行精神与物质的双重奖励，而对于工作懈怠、泄漏档案信息的员工则应该进行适当惩罚，增强其工作责任意识。
结语
数字化是档案管理的必然趋势，能够促进管理工作效率与质量的提升，同时保障档案资源的安全性与保密性，为档案的高效化利用奠定基础。但是，由于管理理念落后、技术标准体系不完善和专业人才缺失等问题的限制，当前数字化建设中也会遇到较大的阻力。为此，应该通过转变传统理念、实现统一规划、加强人才培养、开展技术创新、基础设施建设和完善管理制度等途径，加快数字化建设的步伐，真正体现档案管理在各项工作中的价值。
参考文献
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[6]薛洪敏,宋桂玲.数字化时代档案管理技术创新发展措施探析[J].黑龙江科学,2014,5(08):178.
论文作者:李向强
论文发表刊物:《基层建设》2019年第28期
论文发表时间:2020/1/15
标签：档案论文; 档案管理论文; 工作论文; 时代论文; 管理人员论文; 技术论文; 信息资源论文; 《基层建设》2019年第28期论文;