摘要：电子文件在信息社会的发展过程中应运而生，过大的文件信息量让电子文件成为了信息社会发展的需求。政府部门为了更好地适应社会发展的需求，拥有电子文件安全管理的宏观网络环境固然重要，但更关键的是加强自身对电子文件信息的安全管理，为政府信息资源的综合利用打下坚实的基础。
关键词：政府电子文件；安全问题；分析
1现存于政府电子文件中的安全问题
1.1电子文件管理体制不完善
尽管“统一领导，分级管理”的管理体制被广泛应用到政府文件管理工作中，但是由于文件管理部门的权威性不高，缺乏对电子文件管理发展的整体规划和指挥调度的职能，导致建立的部门管理制度不完善难以顺利执行，文件的分散性太大，给实行电子文件集中管理造成了很大的阻碍，进而出现信息孤岛的现象，文件的完整性、真实性和可控性都无法保证。
1.2业务流程问题
电子文件管理的一大障碍是对现行期的文件管理与半现行非现行期的档案管理的分隔，在这种体制下难以实现电子文件所要求的全程管理和前端控制，无法保证处于后端的档案馆获得真实可靠的电子文件以及必要的元数据。
1.3电子文件管理标准问题
在电子文件管理标准方面，国家档案局在电子文件管理的宏观引导，如制定相关标准、支持专项研究、开展示范推广等方面已取得了一定的进展。但是从总体上看，各地区、各机关电子文件管理工作仍然具有强烈的自发性和分散性特征，亟待解决电子文件管理标准不系统和电子文件安全国家标准缺乏的问题。
1.4电子文件安全技术问题
在电子文件安全技术方面，我国已经加大了研发力度，在学习借鉴国外技术的基础上，国内一些厂商已研制了自主的安全产品，如防火墙、安全路由器、安全网关、系统漏洞扫描软件等。但这些安全技术产品的完善性、规范性和实用性等方面还存在很多不足。在电子文件安全技术方面，存在着缺乏具有自主知识产权的技术和产品，对引进的信息技术和设备缺乏有效管理和技术改造，对安全技术产品选择和使用不当等问题。
1.5电子文件管理人员综合素质不高
电子文件的管理和应用是建立在网络系统和计算机技术的基础上的，这是与纸质文件管理最大的不同，因此对文件管理人员也有不一样的要求。保证政府电子文件安全性是建立在良好的管理基础上的，而电子文件管理的有效性需要相关人员掌握过硬的文件管理基础知识和电子计算机的操作技能。就政府目前文件管理人员现状而言，专职于文件管理的专业人才不足，更不用说同时具备电子技术的文件管理人才，现有的管理人员缺乏文件管理基础知识，同时没有熟练掌握电子操作系统的技巧，因此时常出现政府文件归档混乱及信息泄露的情况，为电子文件管理工作带来很大的安全隐患。
2提高政府电子文件安全性的建议
2.1合理运用信息加密技术
信息加密就是通过某种加密算法将电子文件原始信息作为明文，转变成密文，根据加密密钥和解密密钥的相符性可将加密体制分为对称加密和非对称加密两种。根据政府工作实际情况和文件信息重要性，合理应用加密技术来保证政府电子文件的安全。加密和解密过程都使用同一个密钥的对称加密体制，统一数据算量小，效率高；而非对称加密体制中采用公用密钥和私有密钥来进行加密和解密的过程，其中公开的公用密钥是用于加密过程的，所以电子文件的发送者通过公钥对信息加密，私有密钥仅限于文件接收方使用和保管，通过私有密钥解密电子文件获取信息内容。如此一来，在一定程度上避免了无关人员从中获取文件信息，为电子文件的信息安全提供保障。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆
2.2善用数据备份技术
数据备份技术也是保障政府电子文件信息安全的重要手段之一，是应对文件丢失或损坏这种意外情况的有效方法。就应用最广泛的异地备份和双套制而言，异地备份就是对同一份文件的电子文档和纸质文档进行异地保存，双套制就是将归档文件的电子文件和纸质文件都一式两套，一套用于日常使用，将另一套进行封存保管，或者为了保险起见还会一式三套用于异地保存。一旦出现文件损坏，“黑客”入侵或者地震、火灾等意外情况，政府电子文件管理因为有效运用了数据备份技术而降低了文件安全风险，尤其是在当下计算网络飞速发展，电子文档被频繁使用环境中，这项技术可以有助于政府及时恢复受损文件信息，最大程度的降低政府文件的损失，提供了良好的灾难恢复机制，为政府电子文档信息提供了安全保障。
2.3建立并完善管理制度
提高政府电子文件的安全性还需要整个政府部门通过建立和完善相关制度来加强对文件管理工作的推进。具体来说分为以下三个部分：第一，清楚划分电子文件的涉密等级，根据文件内容的重要性进行等级划分，给予不同身份的人不同的文件使用权限，与此同时，针对对外开放的电子文件内容进行筛选或者限定设置，形成安全系数较高的加密文件，从而保证政府工作的正常运行。第二，通过建立并完善电子文件管理系统和制度，对政府电子文件处理流程的每个环节进行规范化管理，提高文件管理部门的专业性和权威性，保证电子文件的准确，及时解决出现的问题。第三，政府需加强电子文件管理相关的软硬件设备建设，以便在此基础上开展数据备份和管理，保证电子文件安全健康发展。
2.4提高电子文件管理人员的综合素质
政府电子文件的安全管理除了技术支持和制度支持以外，更重要的是管理人员的操作，在电子文件日益普及的今天，拥有一批懂得档案管理同时具备电子技术的专业人才队伍是非常有必要的。政府部门要在重视电子文件安全管理的基础上加强对文件管理人员的培养，一方面要拓宽渠道引进兼备电子文件操作技能和文件管理的人才，选用思想素质好，责任心强的人员负责电子文件管理工作；另一方面，对现有的文件管理人员要加强专业培训，尤其是保证电子文件安全的现代科技知识培训。
2.5选择具有自主知识产权的安全技术
技术上的防范虽然不能保证电子文件百分之百的安全，却是实现电子文件安全的必要条件。目前电子文件安全的核心技术都掌握在美、欧、日等发达国家，他们对安全技术产品的出口有严格的限制，高端产品不允许出口。既便是可以出口到中国的，也难保其中不包含人为设计的漏洞和后门，而电子文件事关国家机密，他们完全有可能利用预留的后门窃取相关信息。所以我们必须加强具有自主知识产权的安全产品和安全数据库的开发，从根本上摆脱安全技术受制于人的现状，即使采用进口设备，也必须进行技术改造，消化创新，尽量选择具有自主知识产权的产品。
2.6重视电子文件安全管理问题
再强的技术，再好的设施都离不开人的管理。要确保电子文件的安全，除了不断采用高科技技术手段以外，加强管理技能与提高管理水平是十分必要的。电子文件安全的管理措施可以从强化公务员的电子文件安全意识，培养电子文件管理的高科技人才，加强对上机人员的职业道德教育和培训，及时维护电子文件安全实体，完善电子文件安全管理制度，从源头上解决电子文件的安全问题。
结束语
电子政务环境中的电子文件与个人、各级党委政府和国家的利益息息相关。如果在电子政务环境下的电子文件信息的安全性得不到保障，不仅会影响到电子政务的高效性和便捷性，还会严重威胁到国家的战略利益。本文就政府电子文件中的安全问题进行讨论，并提出几点提高政府电子文件安全性的建议。
参考文献：
[1]李亚男.政府网站文件云存储管理研究[D].吉林大学，2017.
[2]王超.谈网络环境下政府文档的安全管理[J].黑龙江档案，2015（05）：92.
[3]兆莹.我国政府电子文件管理优化研究[D].黑龙江大学，2015.
论文作者:徐侃菁
论文发表刊物:《基层建设》2018年第18期
论文发表时间:2018/8/6
标签：文件论文; 电子论文; 政府论文; 文件管理论文; 密钥论文; 技术论文; 管理人员论文; 《基层建设》2018年第18期论文;