摘要：社会经济的快速发展推动了科学技术的变革，随着越来越多的信息化技术应用到人事档案管理中，大大的提升了人事档案管理水平。通过实现人事档案电子化管理，能够打破传统纸质档案管理的限制，进而实现档案信息资源的优化及共享，这能够为人社局的发展提供更多有利条件。本文通过对人事档案电子化管理措施进行分析，以期更好的满足人社局的后续发展要求。
关键词：人事档案；电子化
1 开展计算机应用工作的必要性
1.1 新时期人事工作的迫切需要
进入新世纪以来，信息技术的发展突飞猛进，成熟的信息及电子技术普及各行各业，这也加快了各项工作信息化的进程，而新时期人事工作更应走在前面，运用现代化、科学化的手段做好新时期人事工作，更好地为现代化建设服务，这是新时期人事工作的迫切需要，也是信息化工作发展的趋势和必然要求。只有进一步加强计算机应用工作，才能使档案工作更好地为人事工作服务。
1.2 人事信息规范的需要
在日常管理中，形成了大量的信息，这部分信息绝大部分是用手工管理的，不仅耗费时间长，重复劳动多，工作量大，效率低，而且由于手工管理，就不可避免地造成了不同部门之间的信息闭塞，使信息内容不规范，信息系统流程不科学。要改变这种状况，就需要用现代化工具管理干部信息，不断提高信息的规范程度与利用率。
1.3 提高人事档案管理水平的需要
随着经济体制和人事制度改革的不断深化，人事档案管理也应不断提高科学管理水平。这就要求我们去积极探索人事档案管理工作的新路子，建立起与经济体制和人事制度改革相适应的人事档案管理模式，采用现代化管理手段与方式来管理人事档案，更好地发挥计算机在档案管理方面的作用，实现规范化、网络化的管理方式。
2 人事档案电子化管理是大势所趋
人事档案电子化管理可以利用管理软件进行管理，但为了防止借阅者将资料带走，还需建立健全规范程序，如有发生泄漏人事档案机密的情况，各类社会组织将通过法律手段予以解决。人事档案电子化管理比传统管理方便快捷安全，其中，电子信息软件对人事系统管理起到不可或缺的作用。人事电子化档案室建设，要及时制定修正管理制度，人事电子档案移交过程注意规范保密，各级组织要加大宣贯力度，齐抓共管，坚持人事档案材料必须移交、移交人事档案必须电子化的原则，通过与外部单位协商，如政府购买服务等形式，解决人力、技术等问题，加快推进人事档案电子化建设。人事工作者需定期进行筛选和对比人事档案材料，实时掌握人事档案借阅情况，以往人事档案调借需先由借阅人事先申请，事中登记借阅，事后还卷勾除，人事档案电子化之后省去了此类麻烦。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆人事档案管理软件只有指定的管理员权限用户才可以操作，人事工作者负责档案信息录入工作，为人事档案电子化管理上了双“保险”。
3人事档案电子化管理实施策略
面对大量的电子文件，档案工作者要解决电子文件档案管理过程中存在的问题，可采取以下主要措施：
建立统一的电子文件档案归档基本结构标准。在电子文件大量产生的今天，档案部门进行电子文件接收归档的首要任务是对所需归档电子文件信息内容的原始性、真实性鉴定，而“保护体系”的实现正是为解决该问题而提出的一个重要途径与方法，制定科学、合理及符合我国实际情况的统一的归档电子文件及电子档案的基本结构标准，是全面实施电子文件归档及电子档案管理的基础。
多措并举提高档案管理的安全性。一是提高档案管理者的信息素养。档案信息安全是档案管理工作的生命线，而档案工作电子化需要人来实现，这就要求档案管理者必须具备计算机、档案学等多元化知识背景。因此，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的。这就要求档案管理人员不断学习相关知识，同时上级档案管理部门要积极创造条件，有计划地选送档案管理人员进行深造，进行离岗培训，并通过以老带新、以强带弱、互帮互学等方式建立复合型人才群体和梯队型人才结构。二是让档案管理工作者提前介入电子文件档案系统的设计。把原来纸质文件管理系统中的许多后控制手段提到最前端，尽可能把文件各个阶段的管理要求放在设计阶段予以考虑，以功能合理的电子文件、电子档案管理系统作为管好电子文件的先决条件。三是对电子档案实行备份制度。保证用作处理和存储电子档案的计算机专人专用，并对电子档案进行加密，最大限度防止计算机病毒感染、文件破获等。对电子档案实行分布式双机备份制度，当工作计算机出现问题时，另一台备份机立即开始工作，使存储和处理电子档案的计算机不会发生崩溃，电子档案不会丢失，保证电子档案的安全性。
加强立法，确保电子文件的法律效力。通过立法给予电子文件充分的证明力，在已有相关立法的基础上，如《档案法》中，进一步明确电子文件的法律地位，并制定与《档案法》相配套的切实可行的电子文件管理法规及实施细则，保证电子文件的关联性、真实性、凭证性作用，从而保证电子文件的法律效力。总之，在信息化背景下，电子档案在档案管理工作中将占有越来越重要的地位。档案管理部门应转变观念，改变传统的档案管理模式，不断探索提高电子档案的安全性，建立有效的文件档案管理计算机信息系统，实现档案信息资源最大程度的利用，更好的为经济建设和社会发展服务。
结束语：在未来的发展过程中，供电公司应当对实现人事档案电子化管理有更充分的认知，并积极的采取各项措施来促进人事档案电子化管理的实现，这样不仅是企业发展的需求，同时也是提升国家电网公司企业发展水平的有效途径。
参考文献：
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论文作者:辛亮,宋生禹
论文发表刊物:《电力设备》2018年第34期
论文发表时间:2019/5/20
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