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摘要：随着信息资源在现代社会中的重要性不断提升，我国档案管理工作也出现新特点，不断优化档案信息的利用效率，实现档案资源的最大化是现代档案管理工作建设的重要内容。下面就对档案管理现代化中的档案管理原理应用进行探讨。
关键词：档案管理；原理分析；现代化
前言：
档案管理的现代化是以系统论等现代管理科学为指导，应用现代管理方法与手段拓展档案管理的方法，积极采用先进管理技术与设备提升档案管理的水平，促使实现档案管理总目标。
一、档案管理的基本原理
由于档案管理工作具有需要长期积累和发展缓慢的特点，所以，必须要加强对档案管理工作重要性的认识。我国的档案管理工作流程繁多，在工作任务上有着详细的划分，不同阶段，档案管理工作的特点也会有所不同。从某种程度上来说，档案管理工作会对社会的发展造成一定程度的阻碍，影响社会活动中的客观交流，具有着一定程度的封闭性，造成档案管理工作中信息管理和信息资源利用的矛盾。当前，我国现代化的档案管理建设中，主要有以下几点要求：现代化、规范化、完整化、科学化以及安全化。
二、现代化档案管理中存在的问题
1、档案管理手段落后
在现阶段我国的档案管理较为落后，很多档案管理部门没有电脑等现代化管理设备对信息进行集中存储处理，就连起码的分类装订、防火、防蛀的设施也不具备。管理人员还是依靠手工方式和原始手段完成档案的装订保管工作，这不但费时费力，效力低下，而且影响到档案的长期安全保存和迅捷方便使用。因此，档案管理工作要向现代化管理迈进，是当务之急的一项改革。
2、管理从业人员素质不高
目前我国专科学校档案管理的工作人员普遍素质比较低，大多数以前都不是学档案管理的，没有高学历，对自身工作的认识也不够，有“做一天和尚撞一天钟”的思想，缺乏学习本职工作的积极性，创新更无从谈起。有的工作人员就是高等专科学校为了吸引或留住人才而解决的教授、博士的配偶和子弟，有的甚至是校外聘用的临时工，专业人才相当匮乏。档案管理还是过去计划经济体制下的工作的延续，相对比较呆板，没有活力，领导也不是很重视，导致高等专科学校档案管理工作停滞不前，阻碍了高等专科学校档案事业的发展。
3、对档案工作重视不够
这个问题普遍存在，领导和教职工的档案意识都比较淡薄。例如：形成的材料处室上交不及时，造成年度立卷归档工作不能按时完成，以及材料收集不齐全，分散在处、组、室甚至个人的手中，都严重影响了学校档案的系统性和完整性。
4、资源不足和浪费
盲目追求“小而全”“大而全”，以藏为主，重藏轻用，被动服务，各自攻破，封闭自导，势必造成档案文献资源的极大浪费。档案馆虽然收藏有学校文献资源，但是不可能把所有的文献资源收藏齐全。人们至今仍然会感到馆藏资源的不足。单凭本馆馆藏难以满足用户的信息需求。
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三、实现档案管理现代化的措施
1、加强对档案管理的重视
各个地区要对档案工作引起足够的重视，将档案管理工作进行认真严谨的管理。档案工作的主要目的就是通过管理相关的档案材料，为社会的经济、文化、产业、科学发展提供相关的资料与依据，进而为其发展提供服务。档案管理的工作对象就是一系列的档案，对档案进行管理需要一套系统的方式与原则。只有加强对档案的管理，对档案信息资源进行大力的开发，才能够节省相应的人力与物力，从而获得更大的经济效益。
2、充分发挥外向功能与内向功能
管理工作的原则之一就是外向功能，所谓外向功能就是一个部门所开展的工作要对社会作出应有的贡献。所以一个部门对于其自身的管理需要对外向功能加以重视，使得内向功能在外向功能下工作。档案管理工作室一项具有服务性质的工作，服务是档案工作存在的基础与主要价值，所以管理人员应该更加重视外向功能的理论思想，通过收集与提取档案资料这种特定的工作内容为社会作出应有的贡献。
3、整分合原理与反馈原理
有关管理学家曾经指出，在对一件工作的完成进行详细过程的了解之后，并且将其分成每一个小的要素或部分的前提下，对其进行适当合理的排列与组织，就能够有效地提高工作效率。这就从某个角度也可以理解为，对事物的发展过程进行详细了解就是了解整体的面秒以及其发展规律，将整体分解为各个部分或因素就是明确其在整体的功能与价值，适当组织就是按照事物科学的发展规律在满足最大效益的前提下对其进行合理科学的排列组合。
4、档案管理现代化管理保护
在充分利用管理档案原理进行档案管理现代化建设的过程中，不但要加强对档案管理的重视，以及管理体系中各个部门的职责要进行详细划分，并且重视其输出之后社会各界对其的反馈。文件档案的充分利用与保护与我国国民经济建设有着密切的联系。要保证档案管理工作为社会服务、为国家创造效益的根本目的，就必须要加强对档案信息、档案资源的良好保存与使用的状态。为了更加充分的利用档案资料，为国民经济作出应有的贡献，就应该保证档案资料的安全保护，主要可以做好以下几个方面：
（1）加强对档案工作人员的专业培训。当前的档案保护方式是不断发生变化的。就档案管理人员现状来看，档案保护人员大部分都是非专业人士，相对缺乏专业保护知识与技能，随之现代化的发展，档案的表现形式、保存要求都逐渐的在发生变化，档案保护人员仅凭借着现有的保护技术很难符合现代档案管理的要求。因此，档案保护人员要参与档案保护制度的培训学校，不仅仅要学习传统的纸质档案保护技术，还要学习在科技发展基础上的各种信息新型载体的保护技术。
（2）加强纸质档案资料的保护。档案资料按照其记录的性质以及其记录所采用的载体主要可以分为文字记录的纸质档案与数据代码记录的电子档案。就目前看来，大多数档案馆都以保存纸质档案为主。由于有些档案的利用率较高，导致纸质档案的老化以及破损严重。要加强对纸质档案的保护主要可以做到以下几方面的工作。对纸质进行去酸处理，从而增加纸质的耐久性。改善纸质档案的管理环境，例如：使用防辐射、防尘、防蛀、防虫等结构建筑，取代潮湿、容易受外部影响的管理环境。可以使用先进的科学技术，增加档案保护手段的现代科技化含量。例如，美国的光电子扫描器进行档案修补，反射红外线照相法等，将缺失的档案进行恢复等。
（3）加强电子档案资料的保护。由于电子档案的划分界限还不是十分清晰，所以其更加容易受到各种因素的破坏，例如在传输过程，保存过程受到病毒或者人为的破坏。
结束语：
档案管理在现代化社会中占据着十分重要的作用，我们必须加强档案管理工作的建设，将档案管理的原理为基础，进而，促使我国社会资源能够得到充分利用，实现资源的优化配置。
参考文献：
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[2] 张晓慧；试论知识经济时代如何提高企业档案管理水平[J].商业经济；2011年05期.
[3] 林玉华；企业改制档案鉴定和整理的几点思考[J].内江科技；2007年06期.
[4] 于冲；企业档案管理社会化协作的实现途径[J].山西档案；2010年06期.
论文作者:徐淼
论文发表刊物:《基层建设》2015年26期供稿
论文发表时间:2016/3/23
标签：档案论文; 档案管理论文; 管理工作论文; 纸质论文; 工作论文; 功能论文; 重视论文; 《基层建设》2015年26期供稿论文;