【摘要】医院的文书档案记载着历史的发展过程，可以说是医院管理的重要环节，体现着医院不同阶段的重要活动、重要人物与重要工作。医院文书档案的管理包括文书档案整理、收集、立卷、查阅、归档与利用等。做好文书档案的管理是改进管理水平的要求，也是医院管理规范化以及制度化的标志。本文简要介绍医院文书档案管理存在的问题，并探讨档案管理的原则，最后在此基础上分析新形势下改进医院文书档案管理的相关措施。
【关键词】新形势；医院；文书档案管理；问题；措施
医院文书档案在发展建设过程当中形成，真实记录发展轨迹，能够反映医院基础设施建设、人力资源管理、财务管理以及业务素质改进等方面的措施与制度，对总结经验并吸取教训，从而推动医院的稳定发展有不容忽视的现实价值[1]。
1医院文书档案管理存在的问题
1.1重视程度不够
长期以来医院将医疗服务作为根本任务，对文书档案管理的意识较为淡薄，普遍存在重业务轻档案的问题。部分医务人员认为医院的文书档案管理非常简单，并没有太多的技术含量以及利用价值，甚至认为这项工作缺乏存在价值[2]。由于文书档案管理得不到足够的重视，缺乏完善的考核机制，容易导致文书档案资源开发不足，利用率较低。
1.2管理制度欠缺
医院通常都会制定比较完善的管理制度，不过在文书档案管理方面普遍缺乏明确要求以及管理模式，未能统一制定规章制度[3]。这就使得文书档案管理得不到应有的重视，未能统一进行整理收集，影响到文书档案的收集效率，文书档案管理以及信息管理工作严重脱节，影响到文书档案的完整性。
1.3硬件投入不足
部分医院消防设施、文书档案室以及文书档案设备未能达到档案保管要求的标准。除此之外，文书档案的管理技术也比较落后，影响到文书档案管理的改进[4]。随着当前经济技术的持续进步，医院管理当中计算机网络技术也得到广泛应用，过去文书档案管理已经无法适应当代医院发展的需要。不过受经济条件等因素的制约，医院文书档案管理方面的资金投入匮乏，影响到文书档案的现代化进程[5]。
2医院文书档案管理的原则
1.1规范化原则
根据医院的文书档案资料鉴定、收集、保管、管理以及利用等事项，要建立一套统一规范的管理流程，主要包括以下方面：统一规范立卷归档，严格控制立卷归档的完整性以及时效性，重点做好立卷归档管理，合理分工协作立卷工作，并以实践性以及科学性作为原则来划分医院文书档案的保管期限[6]；统一规范工作流程，执行档案管理相关标准，检查档案管理的不同环节，保证档案材料的系统化；统一规范操作技术，无论纸质档案管理或者是电子档案的管理，都需要根据一定的工作技巧以及工作方法完成。
1.2标准化原则
大多数的医院文书档案是从公文转化过来的，因此做好公文管理可以说是做好医院文书档案管理重要的基础与前提[7]。为改进公文管理的效率，需要严格把握公文质量，统一制定标准进行规范化管理，要内主要容包括：选用优质公文纸，尺寸幅面要符合征服规定，公文的制发需要履行签发手续，并且满足审批的权限，标注明确公文的日期；不同形式的公文，比如缮印公文、草拟公文以及公文记录等，需要字迹鲜明清晰，从而有利于长期保存；公文的格式需要规范，有利于使用现代化的档案管理措施。
1.3保密性原则
当前环节医院的文书档案管理主要包括纸质文档以及电子文档两种不同的形式，需要做好文书档案保密的工作。首先是要保证文书档案原始性[8]。一旦形成纸质档案，原始性往往难以改变，不过电子档案因为缺乏固定的载体以及形式，因此电子档案原始性的确定也就是当前档案管理的难点。其次是要改进电子档案加密性。使用先进的技术可以提高电子档案的安全性，比如可以定期更换密钥并且加密通讯传输等。
3新形势下医院文书档案管理的措施
3.1管理人员加强重视
医院管理人员的高度重视，可以说是做好文书档案管理的一个重要条件以及组织保障。只有医院的管理人员从思想意识层面高度重视文书档案管理方面的工作，才可以不断增加档案管理方面财力资源、人力资源以及物力资源的投入，不断强化日常管理的质量，最终推动这方面工作的高效展开。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆医院的管理人员需要以身作则，主动参与文书档案管理方面法规法律的学习，并且定期组织普法宣传活动以及普法培训活动，提高全体管理人员尤其是各个科室负责人的法制意识以及文书档案管理理念，确保医院的全体工作人员都能够真正理解做好文书档案管理具备的重要价值。档案管理工作不单单是医院档案管理机构的事情，同各个部门以及科室都有着密切的联系，尤其是在前期收集档案资料以及后期查阅的阶段。所以管理人员高度重视以及工作人员的主动参与是确保医院的文书档案管理工作能够顺利完成的重要保障。
3.2改善软硬件设施
医院应当不断更新自身的文书档案管理软件设施以及硬件设施，定期检查医院文书档案的存放场所各项设备，实时监测存放环境，保证档案存放的消防安全。此外应当及时更新办公管理软件，便于档案管理人员快速及时处理大量的档案数据，不断优化改进工作流程，提高档案管理的效率。要做好文书档案的管理，还应当开发利用多元化的检索工具，转变传统纸质检索方式，从而改进调档效率，便于用户及时找到需要的信息。在此基础上，医院应当定期更新维护文书档案，保证档案资料的可靠性以及真实性，改善建档以及存档质量。从档案管理层面展开研究，为医院的文书档案管理提供针对性的建议与意见，从而持续改进文书档案的管理质量。
3.3严格落实归口管理
医院内部的文书往往需要涉及到院长办公室、财务处、人事处、设备科、医务处以及后勤保障部等，院长办公室属于文件管理运转的核心机构，需要把文书档案归口管理，由院长办公室负责定期督促各个不同的科室将文件整理上交，防止文件的零乱、分散以及长期堆积，保证归档文件材料完整、齐全以及保密，分析文件材料的联系，建立专一管理的模式，系统整理医院的文书档案材料。
3.4提高文书质量
文书作为档案前身，经过整理、收集以及归档之后形成档案，所以文书质量的好坏会直接影响到档案质量。定期综合分析医院的文书规范状况，查找其中存在的问题，在此基础上研究整改的措施，组织医院的行政人员进行文书写作以及处理方面的专题讲座，能够改进医院文书水平。医院应当重视文书档案的收集、整理以及归档监控力度，重视文件的底稿、批复、附件收存，充分利用收文登记簿以及发文登记薄，把处理结束的文件逐件核对检查，根据文件档案之间的关系，做好文书立卷工作，将零散文件根据要求系统整理，做好文件归档的准备。
3.5推进档案电子化进程
信息技术的发展进步，颠覆传统的文书档案管理方式，通过使用文书档案管理系统，有利于实现医院档案的电子化加工，全部文件根据收发文的序号排序并且录入，根据归档要求做好分类保存以及备份，一方面能够改进资料规范高效的管理，另一方面也能提供准确快捷的检索平台。除此之外，在推进电子化管理的过程当中，需要做好档案保管以及保密工作，尤其是要做好防损害以及防消磁的工作，必要情况下应当复制副本甚至异地保存，并且根据电子档案的秘密等级分别管理。秘密等级较高的档案需要加密处理。
3.6提高档案管理人员素质
档案管理的工作对工作人员责任意识以及工作作风的要求都比较高，医院应当根据具体情况，来组织开展文书档案管理方面的培训，派遣工作人员外出学习培训，提高档案管理工作人员的综合素质，确保他们熟悉文书档案的整理、归档、立卷、借阅以及销毁等工作内容。
综上所述，医院需要高度重视文书档案的管理工作，针对当前文书档案管理存在的问题，不断探讨改进文书档案管理质量的方法，从而实现文书档案管理的高效化、规范化以及信息化，为新形势下的医院发展提供保障。
参考文献：
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[7]赵斌.新时期加强医院档案管理工作的对策[J].中华现代医院管理杂志,2014,2(5):105-106.
[8]陈学军,李建宏,徐苗桑,等.挂号自动分诊的设计及其意义[J].中国医院统计,2014,15(1):26-29.
论文作者:黄思敏
论文发表刊物:《中医杂志》2016年12月
论文发表时间:2017/6/1
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