图书馆系统的无序现象及其有效控制，本文主要内容关键词为：有效控制论文,图书馆论文,现象论文,系统论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
[分类号]G250
根据系统论的观点，有序性是系统的本质属性之一，是系统有机联系的反映。所谓序，是指一定系统保持自己整体特性、功能性的内部结构方式和运动秩序，它体现整体与部分的对立统一。有序表示系统内部由于有规则的联系所形成的结构的趋势和系统稳定性的程度，无序则表示系统内部由于无规则的联系而丧失结构的趋势和系统不稳定的程度。系统有序稳定结构的形成是由于系统内部各组成部分（子系统）的有序运动，一切系统的运动变化都是从有序到无序再从无序到有序的辩证发展过程。这种系统的有序现象也存在于图书馆系统中。在一般情况下，图书馆的设备条件、馆员素质、资源状况基本上都是相同的，但读者所获得的满意程度和获得的社会和经济效益却不尽一致，甚至悬殊很大，其根本原因就在于系统内部的序化程度不同。有序性是支配图书馆系统运行的重要机制，系统序化程度高，外部功能就强，序化程度低，外部功能就弱。所以研究图书馆系统无序状态的种种现象，并以系统论为依据，提出有效的控制措施，对于提高图书馆系统的功能是很有必要的。
1 图书馆系统的无序
任何系统都可以从元素、结构、功能、环境4个方面来描述，这4个方面是互相联系的。元素是系统的组成部分，元素之间的关联方式构成系统的结构，系统结构与环境相互作用表现为系统的功能，而系统功能的发挥又是一个时序过程。系统的组成要素、关联结构、功能发挥和运动时序哪一方面不合理、不协调，都可以引起无序混乱[1]。图书馆系统与外界不断地进行着输入输出的交换，将输入的各种文献进行整理、加工、存贮，使混乱无序的文献变为有组织、有序的情报信息，然后输出为读者服务，然而，图书馆系统在运行的过程中，也会因组成要素、关联结构、功能发挥、运行时序等方面不合理、不协调而引起无序。
1.1 元素性无序
元素是形成系统的结构的基础，若系统的结构一定，无序的程度就取决于元素的质量和水平。元素性无序是指由于元素的自身性质不合理，或与系统整体不协调而引起的系统内部紊乱现象。在图书馆系统中，人员的素质或水平决定了元素性无序的程度。例如，一种很有价值的文献会因图书馆人员的分类、标引不正确、编目错误多、排架混乱等原因而导致利用率很低；由于采购人员学科专业水平低，而将一些劣质无用的文献采集到图书馆系统中，使文献信息混乱，出现滞流；图书馆所用计算机会因软件的设置、硬件的管理不当而经常出现各种问题使文献信息流通不畅；有些图书馆人员爱拨弄是非，造成人员之间，部门之间关系冷漠、互相猜疑，彼此轻视、相互拆台、工作难以协同；有些图书馆领导成员或不懂业务、或管理水平低，不能制定合理的工作制度，势必会形成责任不清、分工不明、相互推诿的局面；部分工作人员因工作分配不合理，人不得其位，位不得其人，常常出现工作不适应，业务错误多，其工作积极性不能充分发挥。如此等等，这些元素性的无序现象，都会影响为读者服务的质量。
1.2 结构性无序
元素之间的关联方式构成系统的结构，元素的性质只有通过结构才能转化为系统功能。由于系统的结构不合理、不协调所产生的无序称为结构性无序。它可分为3种情形：①构成系统的元素相同，但元素的关联方式不同，其无序程度的大小就不一样。在图书馆系统中，存在着体制分散、管理不统一、多头领导、条块分割、无力宏观控制等问题；在图书馆之间则存在纵向与横向联系很少、文献资源和计算机网络布局不合理等问题。例如，目前很多图书馆都根据自己的馆藏情况，将一些文献数字化，馆与馆之间互不通报，结果是相互重复雷同，这与文献资源共享所要求的“大而专”、“小而专”，通过个体功能专深，达到整体功能全面的要求正好相反，结果导致系统信息量少，工作重复多，这种不合理结构即使人员素质很好，系统的无序程度也会很大。②系统内部各组成元素之间的比例不协调也会产生无序。在图书馆系统中，常常会因为工作人员水平层次分配比例不协调造成无序现象，如将水平高、能力强的人员集中在情报技术，分类编目等部门，而将水平低、能力差的人员分配在流通、阅览等部门，致使图书馆第一线的工作难以向深度、广度推进。有的领导认人唯亲，不管工作是否需要，也不管人员在年龄结构或知识层次的搭配上是否合理，只要是自己想要照顾的人员就将其安置在某一工作岗位。这些现象都会给图书馆系统造成结构性的无序。③构成系统的元素同一，结构简单，无序程度就高。在图书馆系统中，人员专业结构单一，也会引起无序，如一所综合性大学图书馆，情报咨询部门的工作人员，如果都是由只懂某一专业门类的人才组成，那么其服务就不能满足各类用户的需求，采购人员如果只熟悉一两个专业领域的知识，那么其它专业的藏书结构必定不完全合理；馆内领导人员如果都具备一种知识、能力、气质、作风，那就不仅不能充分发挥各人的特长，而且还会因互相不服气引起你争我斗，造成无序。
1.3 功能性无序
任何系统都是在一定的环境中存在的，系统不仅通过结构与它内部的元素相联系，还要通过功能与外部环境相联系。系统在无素、结构一定的条件下，其功能就取决于环境。系统与环境不协调引起的无序称之为功能性无序，它分为两种情形：①系统与环境之间相互作用不协调引起的无序。在图书馆系统中，若上级部门不能为其提供必要的经费，它就无法购买必要的现代化设备和文献信息资料；图书馆如果不能很好地有计划地进行读者教育，宣传图书馆的作用和功能，培养读者的情报意识，那么图书馆的读者就会减少，文献信息流通就会受阻，图书馆对读者的调查和访问也就得不到很好的响应，结果系统功能不能正常发挥。②系统的功能目标选择不正确造成的无序。图书馆系统是一个多功能系统，它是读者借阅图书文献的场所，也是给读者提供情报信息的机构，既是一个服务单位，也是一个学术单位；图书馆人员既是服务员，也是研究者、教育者，既是体力劳动者，也是脑力劳动者，如果把图书馆单纯地认为是服务单位，把图书馆人员纯粹看作是服务员和体力劳动者，那么就会压抑其积极性、创造性，并导致一些很有能力的人才离开图书馆。
1.4 时序性无序
系统运动的秩序在时间上的表现方式为时序，系统在运行过程中在时序上的不协调，使自身结构失稳和紊乱而引起的无序称为时序性无序，它表现在：①由于系统在运行中新旧元素的更替时次不衔接、不协调引起的无序。在图书馆系统中，人员、设备、馆藏文献等都存在着老化、更新、消耗与补偿的时序问题，如这些新老更替在时间上不衔接，就会因人员的知识老化、设备陈旧、文献资源过时而使服务不能适应新时期读者的要求。②系统在运动中因其发展的连续性和阶段性之间不协调引起的无序。例如，图书、期刊、电子文献等都存在着因人、因时、时订时停的现象；新书刊到馆存在着不能及时进行报道、分类编目、上架流通等问题。这些因时序问题造成的损失是无法挽回的，特别是在信息时代的今天，图书馆在文献的搜集、整理、加工、存贮和利用过程中，任何一个环节出现时序上的不协调都会造成很大的无序。
2 图书馆系统无序现象的控制
根据以上分析，图书馆系统在组成元素、关联结构、功能发挥和运动时序方面，无论它们各自本身还是相互之间不合理、不协调都会造成系统无序，从而削弱系统整体功能。为了消除这些不协调的无序现象，使图书馆真正成为文献信息服务中心，就应当用系统理论的方法和手段来控制其无序现象，图书馆的一切工作都应依此原则进行考虑，其有效控制办法主要有：
2.1 增强图书馆系统的协同作用
协同导致系统有序，不协同引起无序。协同就是各元素的合作、协调、同步、互补。图书馆系统的协同就是通过控制、调节来解决和消除馆与馆之间、馆与用户之间和图书馆内部各部门之间、一个部门内部各环节之间、甚至一个环节内的各工序之间，在目标、行为、利益上的矛盾、冲突和分歧，使局部小系统既相互制约，又互相配合、彼此促进，共同为加强系统的整体功能而努力；在具体的业务实践中，切实分工，统一规定，通力协作。例如，与读者直接打交道的流通、阅览部门，如果了解到因文献的质量或因编目标引等错误而导致不能满足读者的实时要求；就要及时将此情况提供给有关部室，供有关工作人员分析、研究，以得到促进整体目标实现的新思路，新方法。同样，采购、编目、情报、技术等部门也应主动到工作第一线去调查、了解自己的工作对读者所起的作用，以便完善和提高自己的工作方法与质量。当前，在实现现代化管理的过程中，从计算机设备和应用软件的购置、安装、数据库的建立、直至各部门的合理分工使用都要在工作目标、时间配合、努力程度和不同意见之间进行协调，并把每个人，每个环节、每个部门的工作目标同整体目标联系起来，充分发挥整体作用，才能取得最佳的工作效果。在图书馆外部则要协同好读者，要加强读者教育，提高读者的情报意识和利用图书馆的能力，同时还要致力于读者情报职责教育，使他们树立起协同图书馆工作的思想，积极提供反馈信息和建设性意见，并与兄弟图书馆建立协作关系，保持友好往来，互通信息，实现资源共享，使图书馆整体功能得到充分发挥。
2.2 通过涨落促进系统有序
涨落是指系统与外界之间相互作用不协调时，外界向系统输入的波动[2]。我们知道，系统与外界之间不断地进行着物质能量的交换，在此过程中，图书馆系统必然要受到外界各种波动的影响，这种波动也就是图书馆系统面临的涨落。涨落是系统有序的基础。当前引起图书馆系统涨落的主要因素是：信息科学技术的发展和信息化社会的形成对图书馆提出了越来越高的要求，而图书馆原有的文献信息服务手段与现代化信息工作的要求则相差甚远，这种矛盾的出现将对图书馆系统的整体功能和宏观结构产生一种革命性影响，原有的系统会失稳，平衡会被打破，如果我们能很好地利用这种涨落，就会使整个图书馆系统跃迁到一个新的稳定有序态。为此，我们必须做到：①建立新的图书馆系统管理体制，修改现行的情报信息政策，调整图书馆的工作重点和目标，建立统一的管理系统，并实现网络化管理；②加速信息服务手段和人员意识的现代化，建立开放式的、高效率的现代化工作模式；③加深文献开发深度，拓宽工作范围，建立不同层次和类型的数据库，丰富信息工作内涵，充分满足各类读者的需求；④加强对图书馆人员信息技术的培训，建立有效的激励机制，将素质低、能力差，并影响整体工作协调的人员调离原有岗位，将素质高、能力强的人员放在重要的工作岗位上，并在评职称等问题上给予优先，这样在工作人员中间就会形成一种竞争的局面。同时还要注意人员的专业结构、智能结构的合理性，充分调动每个人的积极性，增强系统向有序结构跃迁的内动力，以适应新形势的要求。
2.3 建立和运用各种反馈调节机制
图书馆是变化的动态系统，其可变因素甚多，要使其系统达到最优运行状态还要利用反馈信息，不断修整误差，修改计划。可以说没有有效的反馈信息，就没有科学的决策。在图书馆系统中，对于文献采集方案的制订、文献资源的开发利用、图书的再选择以及读者工作的开展等都需要利用反馈信息来进行控制。由于图书馆系统是复杂多变的系统，其中人的因素起着极为重要的作用，因此，要想对它的过程建立一个固定的数字模型来反映出它的定量关系是比较困难的。但是我们可以通过反馈信息来调节图书馆系统内各子系统的关系，克服管理和决策中的盲目性，并对我们的工作效果和工作方法进行检验。在具体实施过程中，必须要有专门的人才和部门来研究及担任这方面的工作。对于高等院校图书馆，可以由参考咨询部或文献信息研究部担任。应做到：①对读者反馈信息进行全面的综合分析研究，然后确定问题产生的原因属哪一方面，哪一部门，并由此决定再反馈的方向；②在对用户的反馈信息进行全面综合分析和研究的基础上，有针对性地提出相应的对策，并制订出具体措施，迅速落到实处，有效地改进工作，最大限度地消除系统的各种不合理因素引起的无序，从而使系统在最佳状态下运行。
2.4 加强对图书馆人员的素质教育
如前所述，系统中每一个元素的性质、行为和功能对系统的性质、行为和功能都会产生影响。所以，图书馆工作人员素质的提高是有效控制系统无序现象的重要途径。其主要措施是落实各项政策，理顺人际关系，加强人与人之间的合作和协调，使每一个工作者都树立为系统整体功能而努力的思想品德和工作作风。在此基础上还要对人员进行业务素质教育，因为图书馆人员担负着定题服务、咨询服务、情报检索服务等各项工作，要做好这些工作，必须掌握各类专业知识、图书馆学理论知识、现代文献信息处理技术，同时还要有较强的情报意识和情报服务能力、高超熟练的实践能力以及敏锐准确的判断能力。只有具备了这些素质，才能在浩如烟海鱼龙混杂的信息资源中发现有价值的文献信息，再经过一系列的加工、处理提供给读者。反之，如果情报人员学识浅薄，就只能在低层次上提供一些服务。实践证明，图书馆系统的无序现象取决于馆员学术造诣的深浅。图书馆人员学术造诣深，业务素质高，就能有效地控制图书馆系统的混乱无序，使系统的功能得到提高。
2.5 加强系统的开放性
开放是系统从无序走向有序的必要条件，所以图书馆系统必须大力加强自身的开放性，即输入适合于系统的高素质人才、现代化技术设备、计算机、资金和有使用价值的文献信息资源等，并在系统运行的过程中加以合理应用，将加工处理过的有序文献信息输出，为读者提供优质服务，让藏书最大限度地流通，使经费、技术设备充分发挥其应有的作用。同时要想方设法吸引读者不断到图书馆来，并使每一个读者都能在图书馆受益，得到应有的收获。还可以利用图书馆为读者服务的典型实例，教育潜在读者也来利用图书馆服务，并对他们在利用文献的过程中所表现出的心理、行为与方法加以引导，以求吸引更多的读者。图书馆系统只有这样不断地输出适应读者需要的情报信息，才能成为充满活力的有序结构，从而在信息社会里发挥应有的作用。
收稿日期：2000-08-01