PDCA循环知识管理在某三甲医院科技档案规范运用的体会
文/云南省玉溪市人民医院 赵云焰 王淑华 许斌 刘燕 张锡光
【摘要】 医药卫生科技档案是国家档案的重要组成部分，医院档案管理只有积极适应社会信息化的发展趋势，将PDCA循环理论融入科技档案管理工作，在科技档案作为知识信息资源的基础上，以PDCA循环知识管理为导向规范医院科技档案管理，最终达到医院科技档案信息化建设与医院信息化建设取得同步发展的目的，实现科技档案信息资源共享最大化。
【关键词】 PDCA循环知识管理；三甲医院；科技档案；规范管理
卫生部《三级综合医院评审标准与评审细则》中明确规定医院档案管理的晋级达标是评价等级医院的重要标准，我院作为省内首家地州级三甲综合医院，对医院档案尤其是科技档案工作给予高度重视。医院知识管理是对医院临床医疗及卫生管理过程等所有知识进行收集、整理，并建立知识的应用、创造、贡献、共享等一整套有效的机制集中管理，本文就PDCA循环知识管理在医院科技档案管理中的具体应用进行分体总结，以进一步提高医院科技档案的管理水平。
蒙特卡洛法是在数学概率的模型基础上，通过统计学得出所需参数的近似解。蒙特卡洛法适用于非常复杂的系统，对于解决随机性问题有着良好的效果。
一、医院情况简介
某三甲医院是一所集医疗、教学、科研、预防保健为一体的三级甲等综合医院。该院综合档案拥有27172余卷（件）档案。医院高度重视信息化建设和档案信息资源管理工作。曾被国家档案局授予“国家级科技事业单位档案管理”；省档案局授予“科技事业单位档案管理省级先进”单位和“省档案工作‘八项工程’科技事业单位档案建设五星级”单位并获验收五星证书；市档案局和玉溪市人事局授予“玉溪市档案系统先进集体”；被市委办公室、市政府办公室评为档案工作目标管理一等奖。信息化作为公立医院改革的基础性工程，医院立足现实，以三甲医院评审标准为目标，重视医院档案尤其是科技档案管理工作，通过运用PDCA循环知识管理方法将科技档案管理需要与知识管理理念相融合，规范三甲医院的科技档案管理。
二、PDCA循环的概念
PDCA循环首先由美国质量管理专家休哈特博士提出的，戴明采纳、宣传，获得普及，所以又称戴明环。其概念是将质量管理分为计划（plan）、执行（do）、检查（check）、处理（act）四个阶段。在知识管理过程中做出计划、实施、检查并观察实施效果，将成功的纳入标准，不成功的留待下一循环去解决。任何一项符合逻辑的管理工作都可以采用PDCA循环方法。
There are Shakespearean theatres（莎士比亚剧场）and Shakespeare festivals（节日）all over the world.
三、PDCA循环在医院科技档案管理中的运用
（三）PDCA循环检查阶段（Check）。医院成立科技档案管理监督机制，组成医院科技档案管理领导小组，由全院档案兼职人员和各科技项目课题组负责人组成。科技档案部门对各科技档案的收集整理实行现场控制，对课题负责报送的科技档案进行科学的分类、编目、登记、统计和必要的加工整理，发现问题及时解决，以免产生科技档案归案不全、不符合要求等问题。也可让科技课题组成员指出发现的问题并提出建议，找出问题和不足，总结经验和教训，再依据相关的问题和建议对科技档案的管理计划提出针对性整改方案以及具体措施，对照计划阶段的目标要求检查实施的情况和效果，及时发现和找出计划执行过程中的问题，分析原因并及时纠正，做到档案管理质量的标准化。
（二）PDCA循环实施阶段（Do）。医院科技档案是指在临床医疗中进行科学研究、新业务新技术开展等活动中形成的表格、图纸、文字材料、统计数据、病例图片、实验数据、诊断数据、影像资料等科技文件材料。完整的科技档案包含科研立项书、项目任务书、经费预算书、实验记录本、结题报告书、成果评价证书以及相关合同、查新咨询报告书、发表论文、论著、知识产权、专利、学术报告、推广应用、获奖证书等一系列全套材料。一项科技课题在结题验收以后，要求将以上档案材料由课题负责人收集整理，档案管理人员审查后，及时填写保管期限，注明密级并盒装归档。凡是由几家医院共同协作完成的科研项目，由牵头医院保存完整的全套件档案，参加协作医院除保存与自己承担有关的科技档案正本以外，应将复制本送交医院保存。存档材料在收集过程中要求真实、完整、有效，同时所有原件材料均须留有一份复印件分别保存，以保障在特殊情况下（如遗失、灾害等）科技档案的安全和利用。
（一）PDCA循环计划阶段（Plan）。根据科技档案的归档要求制定科学合理的档案管理制度和计划并实行集中统一管理，各课题组负责人具体落实档案收集整理，科技档案兼职管理人员负责验收和归档。科技档案归档计划中，要让课题负责人明白要做什么该怎样做，档案管理人员则必须知晓 PDCA循环方法在科技档案管理过程中的所有步骤，能够按计划熟练进行科技档案分类以及归档等操作。医院层面要求定期开展科技档案管理知识的培训并建议将科技档案管理的内容、步骤纳入每年度的全院技能知识竞赛题库，以考促记，以考促用，尽量使大家掌握科技档案管理的具体内容和程序。
（四）PDCA循环处理阶段（Action）。定期开展相关考核，这是PDCA循环在档案管理中的重要阶段，在该阶段中医院档案管理部门对科技档案在归档过程中的工作进行总结分析和考核，针对考核结果提出相应的整改措施，并将下一步工作的重点计划上报领导决策，形成自下而上，再由上而下的反馈系统，遵循PDCA的基本原则在每一次的循环中解决一部分问题，使科技档案管理逐渐规范化，不断提高管理水平。在此阶段，科技档案部门应在全院进行必要的调查和建立借阅档案的统计制度，加大对科技档案的利用力度，定期对科技档案的密级进行审查，根据上级的规定，及时调整密级，对于一些应用价值高的、易于向基层医院推广应用研究成果及时进行推广，扩大科技成果利用与交流的范围，有效实现医院科技档案信息资源的开发利用。
其中，N′(f)对于任意的f都是一个复随机变量.若非合作方盲检测门限为β=α×max{|Z(f)|}，那么要实现机密信号在平方倍频法下的隐蔽性，则必须满足条件|Z(2fw)|<|Z(2fs)|，其中α为检测门限系数.将式(3)带入不等式得到
四、结束语
知识管理是知识经济时代和网络信息高速发展对管理提出的新要求，医院作为知识密集型学术专业机构，在PDCA循环理论中引入知识管理成为必然的管理趋势。医院PDCA循环知识管理以科技档案作为重要的知识资源，以知识管理为导向、以科技档案管理为核心建立新的医院档案知识管理模式，由此提升医院科技档案管理的质量，促进医院档案管理的发展。
【参考文献】
[1]昝莹.PDCA专业技术档案管理机制探索[J].中国档案，2016(7)：58-59.
[2]周炯辉.PDCA循环在医院科技档案管理中的有效利用[J].办公室业务，2018(2)：46.
[3]张艳军.PDCA循环在医院科技档案管理中的应用[J].河北医学，2012，18(4)：564-565.
【云南省档案局科技项目《基于知识管理某三甲医院科技档案信息资源开发利用研究》（2017-Y-017）】
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