河南省明嘉建设工程有限公司
摘要：当今我国正在大力开展城建档案信息化管理工作，由于发展起步较晚，我国的城建档案信息化技术仍然处于发展的初步阶段。现如今我国各大城市中的城建档案馆大部分还处于传统的纸质档案状态，而基于我国国情考虑城建档案信息化管理还面临着许多问题。
关键词：信息化环境；城建档案管理；相关问题；分析
导言
信息技术的不断发展，使传统的档案管理系统在使用的过程中，无法满足当前客户的需要，渐渐地与时代脱轨。在信息化环境下，档案管理系统的发展必须要以信息技术为核心，借助先进的信息技术来促进档案管理系统的改造与升级，从而使档案管理水平获得质的飞跃。
1.当前我国城建档案信息化建设存在的问题
1.1信息化建设的投入受限，难以受到广泛且高度的重视。作为城市建设的基础性工作，城建档案管理本身就需要大量的人力投入与资金投入，又由于其具有的长期性繁复性特征，导致收获与成效难以短期显现，于是加大了引入各种资源投入的难度。而城建档案信息化工作顺利开展，必须建立在基础的设施以及网络通讯水平之上，城建档案部门的管理工作，主要经费来源于财政预算，而确保其信息化的实现与应用则需要更多的资金与投入，但目前资金的不足是其最大的问题，此外还受到人员、设备等多方面的限制，对档案管理工作的重视程度不够，也导致了其信息的利用率低下。
1.2城建档案信息化建设的前期准备工作不足。当前，我国很多地区的城建档案信息化建设早已提上日程，但由于缺乏管理应用经验以及人为本身积极性不足等，导致前期的准备不充分，而前期信息化建设准备工作具有十分重要的意义。准备不充分的表现包括：（1）传统档案收集与保存不完善、质量不高。众所周知，城建工作涉及到非常广的专业范围，需要管理人员具备专业技能，但反观目前的很多城建档案管理形势，主要编制工程档案的施工单位更注重施工的质量与技术，忽略对工程档案的管理，而参与其中的资料管理员大多都没有经过专业的培训，在整理编制过程中出现很多整理不规范，标准不统一的情况，而档案的产生、形成未与工程同步进行，严重影响档案质量。（2）电子文件的收集不及时全面。很多档案部门更注重文本的收集，忽略如图像文件、音像文件等等收集整理，而纳入电子文件归档以后也不注重时效，漏洞百出，进展缓慢。
1.3整体的城建档案管理技术落后，严重影响相关业务工作效率。不可否认，我国现阶段还有很多地区并没有将档案管理工作纳入到城建工作中去，因此后起的档案信息化管理无法实现与城建业务的同时发展，而技术本身存在的缺陷与滞后又对城建档案事业的发展起到制约的影响。尽管目前我国科技发展较快，但全国范围内真正应用成熟的OA办公系统管理档案依旧不多，存在大量的传统手工收集与检索的工作管理方式，导致获取对信息量少，严重影响档案收集管理，不利于再次开发，这又对业务技术的发展与应用产生阻碍作用，引起恶性循环。
1.4整体的档案管理人员水平偏低，阻碍城建档案信息化管理发展。目前各地区城建档案管理工作的人员中真正专业人士不多，整体的学历和水平偏低，且缺乏现代化的应用知识。而纵观城市规划建设工作对档案管理人员素质与技能，没有将应用人员的专业性与素质提高纳入计划与考核标准中，使得很多在职的城建档案管理人员固步自封，不重视落后的管理水平，不学习先进的信息化技术，严重缺乏创新与活力，也就无法适应现代化城建档案管理工作的发展。
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2.城建档案信息化管理策略
2.1建立综合性的档案管理系统
在传统的档案管理系统中，虽然使用了数字化技术，实现了数字化的档案管理。但是，其档案管理系统通常比较简单，多为单机化的管理模式，在资源共享以及数据连接方面还存在着一定的欠缺。因此，许多电子档案在使用的过程中，都需要使用打印机等辅助设备将其打印成为纸质文件，再由档案室的工作人员将其录入档案管理系统。如此一来，不仅影响了档案管理工作的效率，还消耗了大量的人力物力。一旦工作量较大或长时间的操作后，便有可能导致失误。为了有效的降低档案管理工作的失误，提高档案管理工作的效率，可在原档案管理系统的基础上，融入信息化技术，实现档案管理系统功能方面的改进与升级。传统的档案管理系统的主要缺点在于无法实现系统之间的相互连接，导致信息数据无法进行共享，难以对各类电子信息文档进行一体化控制，无法对系统中储存的电子信息文档进行统一化的管理。因此，在档案管理系统的改造过程中，必须要建立综合性的档案管理系统，并建立网络连接，实现信息间的相互沟通与交流。档案管理系统的改造工作不仅涉及到计算机方面的知识，还涉及到网络技术以及信息技术等方面，因此，在改造的过程中，档案部门务必要与其他部门一同合作，充分利用网络技术的优势，建立有效的网络渠道，并设置专业的技术人员对网络进行定期的维护与管理，确保网络渠道时候总保持通畅。如此一来，不仅可以实现档案信息数据的快速转移，还能确保档案信息的全面性与及时性，提高档案管理工作的质量与效率。
2.2完善档案信息数据库
对于传统档案管理系统的改造，并不是对原有档案管理系统的摒弃，而是在原来的基础上进行技术与功能方面的优化、升级，使其技术更加强大，功能更加全面。因此，在档案管理系统的改造过程中，可以逐渐的完善档案信息数据库中的信息资源，充分的体现出档案信息数据库的完整性与准确性。档案管理系统的建立是为了满足用户的需求，因此，在档案信息数据库的建立过程中，要针对不同层次的用户，建立层次分明的档案信息数据库，并将不同类型的信息资源按照不同的科目类型进行储存，为了方便日后的查找，还要建立详细的档案信息目录。在信息数据库的内容方面，主要使用照片以及音像资料的方式来代替传统的文字式记录，根据用户的实际需求，提供更加多样化的信息服务。此外，为了满足现代化用户的需要，可以试用网络平台对相关信息资源进行收集与整理。从而实现数据库建设的基本目标。
2.3加大对城建档案专业工作人员队伍的建设。
2.3.1注重对专业人才的培养和培训，全面提高人才素质。城建档案管理的信息化推广应用的实践中必然会出现很多应用于衔接的问题，新技术的实施与推广也会受到多种适应的考验，因此，档案管理人员必须要有足够先进的新知识补充与与时俱进的学习意识，才能确保其工作水平长期与信息化建设水平相适应。各企业单位则要定期为在职人员进行新设备新方法以及新技术的再教育，丰富多种形式的岗位培训，深入应用并普及相关的信息化理论知识与实践知识，全面提高档案人员现代化技术的应用能力及新知识的学习能力，全面适应社会的发展。
2.3.2积极引进具备档案管理与信息化专业技能的优秀人才。纵观当前的城建档案管理现状，存在的问题较多，但最突出的则是具备理论与操作专业技能的人才问题。在信息化环境下所需的城建档案管理人才，要具备现代档案管理的基本知识，牢固掌握计算机应用技术，熟知网络知识，熟练操作电脑，能够灵活地使用计算机各种档案管理软件，并灵活运用计算机文档的编辑、检索、存储与利用的操作。只有确保所需人才在数量与质量上在工作标准要求下得以满足，才能真正强化整个城建档案管理人才队伍的水平与能力，也才能确保城建档案管理信息化工作的执行与发展。
3.结论
综上所述，在信息化的大环境下，技术更新速度快，档案管理工作面临的挑战多，传统的档案管理系统已不适用，改革是实现档案管理水平提高的最佳途径。在档案管理系统改造的过程中务必要坚持以用户的需求为宗旨，在改造过程中大量融入现代化信息技术，从而使档案管理系统能够更好的为用户服务。
参考文献
[1]夏进刚.刍议城建档案的信息化建设与管理[J].城建档案，2012，11（12）：27-28.
[2]杨沫.新时期城建档案信息化管理的问题与对策探索[J].产业与科技论坛，2016，15（18）：252-253.
论文作者:顿喜英
论文发表刊物:《建筑学研究前沿》2017年第20期
论文发表时间:2017/12/29
标签：档案论文; 城建论文; 档案管理系统论文; 档案管理论文; 管理工作论文; 过程中论文; 信息论文; 《建筑学研究前沿》2017年第20期论文;