济宁经济开发区管理委员会开发建设局 山东济宁 272000
摘要：建筑工程档案是对建筑过程中各个环节的真实和客观记录，对其他工程建设具有指导性的作用。建筑档案管理工作对于加快建筑工程技术的完善，推动城市建设工作的开展具有极其重要的作用，所以在当前经济建设速度快速发展的情况下，需要做好工程档案的管理工作。建筑档案是城市建设活动的产物，是城市建筑经验的积累，通过对工程档案进行集中统一管理，可以确保建筑档案的完整和规范，为城市规划和建设提供必要的依据。而且城市发展过程中建设的所有建筑物和构筑物，在后期管理、维修和改扩建过程中都离不开工程档案，而且在城市防灾、减灾和恢复重建过程中，都需要以工程档案作为重要的依据，所以确保工程档案的齐全和完整具有极其重要的意义。
关键词：建筑档案；管理工作
一、建筑档案管理中存在的主要问题
1 施工管理原件缺失
目前在建筑工程施工过程中，有时设计和监理单位下发的施工管理文件是复印件，原件缺失，这样这使其无法满足工程档案管理质量的要求。
2 工程质量验收时缺乏书面资料
建筑工程施工时，为了确保质量，需要在一些质量控制点施工完成后进行质量验收，但往往为了赶进度而导致现场验收时没有按要求进行书面签字仪式，没有形成书面资料，这就3 没有按标准要求进行编制竣工文件
在进行工程竣工文件编制时，由于没有严格按照要求来进行分类成册，即使成册的也存在缺少目录或是目录不准确的情况，甚至一些分部工程利用代用图进行组卷，这样就导致竣工文件中图纸存在较大的缺失。
4 施工验收原始签证资料格式不规范
在工程开始前没有对原始施工验收签证资料的内容和格式进行统一的规定，而是在施工过程中对其内容和种类进行不断的增添和更换，这样就导致资料格式上很难达到统一和规范，在进行装订组卷时存在着许多的不便。
5 原始资料书写不认真
工程施工过程中在对原始资料进行书写时，存在着字迹潦草、不规范、错误字的情况，对于修改的地方不盖章也不签字，这给工程档案管理工作带来了较大的难度。
6 缺乏统一的管理模式
目前对于工程档案的管理工作存在着较多的方式，部分管理较好的单位则成立了工程档案室，由专门档案管理人员对档案进行管理，但很大一部分单位则由其他部门或是文书代管或兼管的情况，导致档案材料不完整、不齐全的现象时有发生。
7 缺乏复合型档案管理人员
基层单位的档案管理人员专业素质较差，既缺乏档案管理业务知识，又缺乏相关的业务知识，难以适应工作需要。
二、完善建筑档案的管理工作的具体措施
1 将工程档案管理工作提到足够重视的程度
工程项目施工建设过程中，产生和形成了大量的工程施工档案资料，真实地记录了工程施工建设的活动情况和建设成果。有的施工单位对内业资料不太重视，到工程完工后，即将交工验收，才开始慌忙整理，有时甚至连原始资料都难以找到，给档案资料整理归档带来很大难度。造成这种被动局面的主要原因有以下几种。
一是认为收集、整理、保管资料是件苦差事、技术含量低的工作，没有人愿意去干或者随意安排没有经过培训的人员上岗。没有配置专职、合格的档案工作人员，内业资料分散于工程技术部、试验室、合同管理等部门甚至个别工程施工人员手中。
二是工程到了收尾阶段，大部分人员特别是相关技术、管理人员又撤离到新的工作岗位。留下的人员对档案资料不熟悉，加之有些资料签字审批手续不完备，需要建设、设计、施工单位或监理人员会签审核，人员很难一起召回，拖延了档案资料整理归档时间。
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三是由于工程施工建设中不注重资料收集，为后期资料整理带来巨大的工作量。由于对内业资料不重视，造成一系列的不良后果。其一，拖延了工程交工时间。其二，耗费大量人力、物力、财务。其三，为项目档案管理带来较大难度。其四对工程质量检测单位资料审查带来难度。因此施工单位应在工程建设施工过程加强档案管理工作，自始至终配备专职、2 抓好档案管理收集、整理、保管、利用工作
一是档案的收集。收集工作是做好档案工作的第一个环节，也是最基本最重要的环节。要收集齐全、完整的工程档案材料，要注意以下几个方面：其一，关口前移, 建立文件质量控制机制。关口前移，就是指施工档案资料工作，要从文件形成开始，把好档案材料来源的质量关。把好档案资料质量关，关键是建立健全质量控制机制：建立岗前培训制度，将档案业务培训作为施工单位人员上岗的必修课；把档案管理纳入相关人员的岗位职责，建立考核奖惩制度；同步检查，实施档案资料质量的全过程跟踪管理。其二，全过程的收集。从工程前期的准备、勘察到设计、施工、竣工验收等各个阶段各个环节以及工程竣工后交付、保修回访的整个过程中，形成的有查考利用价值的以文字、图表、声像、电子文件等记录形式的档案材料，都要注意收集积累。其三，全员参与。在整个工程施工过程中，所有参与人员都要重视工程档案收集工作，以保证一项工程形成完整的档案材料。有价值的档案材料往往产生于一线人员手中，档案部（资料部）不一定了解到。有时当事人随手毁掉的一张图、一张纸或一个数据，可能就是一份对以后有重要查考价值的档案材料，一旦毁掉无法弥补。其四，广泛收集、积累。为了使档案材料齐全完整，在收集阶段宁多勿少，不要轻易放弃。收集以后再进行分析、审查、鉴定，决定其取舍，但必须是在收集齐全的基础上完成。其五，做好收集阶段的管理工作。在档案的收集阶段，由于工程还在施工进行当中，收集工作也在不断继续，这时已经收集和积累的有关材料还不算是工程的完整档案。为了便于保管和利用，要档案管理的原则、方法进行整理，建立临时案卷。待工程结束竣工后，将所收集到的档案材料重新进行鉴定整理，按照工程项目和档案的内在联系组卷立档，保证其准确性、完整性、系统性、可靠性，移交档案管理部门，做好管理和利用工作。
二是档案的整理和立卷。工程施工档案资料的鉴定、整理、立卷是对档案的最后一次筛选加工及组合定位，关系到档案的完整和内在质量以及能否及时准确提供利用的问题。因此，首先要对收集到的档案材料进行鉴定，根据每份材料在今后的利用价值，决定其取舍。对无保存价值的或价值不大的坚决剔除；对有保存价值的一定保留。在鉴定的基础上，对档案进行立卷保存。立卷工作要遵守档案成套性原则，保持档案的内在联系，使档案内容不断线，能够完整地反映一项工程的施工概况和施工成果。
三是档案的管理和利用。档案材料在经过立卷以后，就处于定位状态，等待利用。在工程施工过程中有关人员要有档案利用意识，要善于利用档案。信息时代的到来，知识和信息越来越成为比资产更重要的资源，档案部门作为社会信息产业的组成部分，正面临着机遇与挑战。档案工作要发展，仅靠传统手工管理己不能适应信息社会对档案信息资源的需求。结合我司实际情况，为适应社会主义市场经济需要，为适应建筑市场竞争的需要，建立了信息化平台，工程建设施工档案管理工作由传统的手工管理逐步转变为计算机管理，并加强各项事务管理，促使档案管理现代化。利用计算机技术，有计划、分期分批地把纸质、胶片、录音、录像档案数字化，使工程项目施工档案信息与现有档案资源数据库并网，将己有的数据库与各分公司及分支机构档案资源实现互联，大大提高资源利用率，实现自动化管理，提供方便、快捷的利用服务。
结束语
在当前工程建设过程中，建筑档案管理工作发挥着非常重要的作用，不仅对其他工程有参考借鉴作用，而且建筑物自身进行改扩建及维修过程中也需要以建筑档案作为重要的依据，所以做好建筑档案管理工作是至关重要的。建筑档案管理工作的加强并不是几个人就能实现的事情，其需要各责任主体和相关人员的共同努力，通过缺乏科学合理的管理措施，遵循相关的法律规章制度，确保建筑档案管理工作更快、更好的发展。
参考文献
[1]李秀红.关于建设项目工程档案管理的思考.工程与建设.2010-10-15.
[2]李文华.论建设工程质量与工程档案管理的关系.中外建筑.2008-11-01.
论文作者:姜鹏
论文发表刊物:《建筑学研究前沿》2018年第15期
论文发表时间:2018/10/30
标签：档案论文; 工程论文; 建筑论文; 管理工作论文; 资料论文; 过程中论文; 档案管理论文; 《建筑学研究前沿》2018年第15期论文;