肇庆高新技术产业开发区管理委员会办公室 广东肇庆 526000
摘要：随着信息技术的迅猛发展，我国逐渐步入了信息技术时代。在信息技术的时代背景下，信息技术已经逐渐融入到各个领域当中，并且信息已经成为推动社会发展的重要资源。于档案室而言，其存储着大量的信息，要想使这些信息得到更好的管理，就需要推动档案室逐步向数字化的方向发展，为信息的科学、全面管理打下坚实的基础。本文将对数字化档案建设进行相应的分析，旨在推动数字化档案室建设的进程。
关键词：数字化档案室；建设；研究；思考
一、引言
于传统档案室的管理而言，需要依赖人工开展工作，人工在开展档案室的管理工作中难免会出现一些疏漏，致使档案室中的信息出现丢失、损坏的情况。随着数字化进程的不断推进，档案室在管理的过程中可以融入数字化，通过信息技术开展管理工作，进而实现档案室科学、全面的管理。与传统的档案室相比数字化档案室中的文献资料不再拘泥于纸质的形式，工作人员可以将文献资料输入网络，用户只要通过网络就能获取所需资源，这在很大程度上方便了用户查找资源。除此之外，在数字化档案室管理的过程中，用户可以直接通过网络查询所需资料，使档案室的服务水平不断提高。可见，数字化档案室在各个方面都比传统档案室更有优势，因此促进档案室向数字化的方向发展是大势所趋。档案室的上级管理人员应该充分认识到实现数字化档案室建设的重要性，并积极的开展这项工作，进而逐步实现传统档案室向数字化档案室方向的发展。
二、数字化档案室建设的必要性
1.发展的需求
随着科学技术的不断进步，档案资源的载体呈现多元化的趋势，传统都是使用纸质或者胶卷为载体记录档案资源，现阶段主要使用光盘、新型磁盘等载体记录档案资源，在这种趋势下，档案的馆藏也逐渐向多元化的方向发展，传统的档案管理模式难以适应现阶段档案发展的需求。另外，现阶段人们在工作的过程中逐渐实现了电子政务、无纸化管理等，这也对档案室提出了更高的要求，因此档案室应该紧跟时代的潮流逐渐向数字化的方向转变。
2.使用的要求
传统档案室中的档案资料只有原本，如果档案管理人员管理不善或者借阅人员没有将档案归还，这就会造成档案资料丢失，并且里面的珍贵内容也无法复制。现在的人们对于档案信息提出了更高的要求，传统的档案模式难以对现阶段的用户需求进行满足，并且也难以实现资源共享。在这种情况下，需要推动档案室逐渐向数字化的趋势发展，并将档案室的管理手段不断创新，可以采用功能较多的服务方法，从而使用户对档案室信息的需求得以满足。
3.实现更好的保存
以往档案室保存的档案都是纸质化的档案，并且档案室的条件较差，如果档案室内比较潮湿就会导致档案发霉；如果档案室建在负一层，遇到大雨天气就有可能造成档案室渗水的情况出现，进而使纸制档案被损坏，如果出现这种情况档案也难以进行复制，这就使珍贵的档案信息流失。因此，建立数字化的档案室就可以有效避免这些问题的出现，进而实现档案的有效保护，使珍贵的档案资源得到有效的保存。
三、数字化档案室建设的重要意义
1.推动信息化的进一步发展
相关人员推进数字化档案室的建设进程，可以使档案室中的信息资源得到有效利用，从而使信息化的进程得到不断推动。现阶段我国社会已经进入了网络时代，在这个时代中信息交互的越来越频繁，人们对信息的需求量也越来越大，在这种情况下就需要保证信息资源交互变得更加有序，进而使信息资源的共享得以实现。
在实现数字化档案室建设的过程中，相关人员应该将顶层设计理念充分利用，通过顶层设计可以有效的管理电子文件，使档案室中各部门分散管理情况得到有效改变，进而实现档案室的统筹管理。管理人员通过科学的手段将电子文件工作的深入发展进行推动，从而使传统档案管理中的一系列问题得到有效解决，让档案室可以将信息全部汇总，并有效的把控整个信息的交流过程。
在数字化档案室建设的过程中，档案管理人员应该将公众网络平台、政务管理平台、网络资源平台等作用进行充分发挥，通过先进的信息技术手段将数字化档案管理需求的网络平台进行创建。除此之外，档案管理人员应该紧跟时代潮流不断创新管理理念，并在工作期间不断学习先进技术的应用，进而通过科学的管理手段对档案室中的信息资源进行加工整合，使档案室的信息资源逐渐向数字化、网络化的方向发展，进而让这些信息资源更好的为用户服务。
2.“信息孤岛问题”得到有效解决
现阶段普遍存在“信息孤岛的问题”，虽然各个领域中都建立了档案室，但是档案室与档案室之间并不是互通的，各个档案室之间的资源不能实现共享，这就出现了“信息孤岛的问题”。档案室中拥有先进的网络平台，但是这些平台建设的时间不一样，开发平台的公司也不一样，致使平台内的结构不统一，平台与平台之间没有交叉的联系性，这就使“信息孤岛问题”越来越严重。用户在寻找所需信息资源时需要进入平台进行一一的检索，这种检索不仅浪费了用户的时间，而且检索的效率低。通过数字化档案室的建设就可以有效解决这一问题，使信息资源共享得以实现，并且方便了用户寻找所需信息。
四、数字化档案室建设的必备条件
要想使数字化档案室得以顺利建设，在开展数字化档案室建设时就需要具备相应的建设条件。档案室需要具备技术、设备两方面的条件，下面将对这两方面的条件进行具体分析。
1.技术方面分析
第一点，工作人员应该编制各类文献的相应软件。相关人员在实施数字化档案室建设的过程中需要编制各类文献的相应软件，这是其中必不可少的一个环节。因为在建设数字化档案室的过程中需要有相应的检索软件，只有具备检索软件才可以便利用户的查询，使用户更加快速、便捷的找到所需资料；第二点，网络技术。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆工作人员在将传统信息向数字信息进行转化时，所有的信息资源将会在网络环境中运行，针对这种情况工作人员就需要使用相应的网络技术对网络环境中的信息资源进行管理。工作人员还可以设定相应的访问权限，这样才可以使数字信息的转化变得更加安全，同时为信息的价值发挥奠定有利基础。
2.设备方面分析
第一点，电子储存设备。相关人员在开展数字化档案室建设的过程中需要使用电子储存设备。要想实现传统档案室向数字化档案室的有效转变，就需要具备相应的电子存储设备，电子存储设备包括：密度高并且容量大的光盘塔、硬盘、光盘以及光盘库等，这是实现数字化档案室建设的必备条件。如果是大型的档案室，其对电子储存设备容量的要求就会更高；第二点，计算机通信网络。相关人员在建设数字化档案室时需要具备计算机通信网络。具备完善、系统的计算机通信网络是实现数字化档案室建设的主要标志，档案室只有具备了计算机通信网络，才可以使信息的传输通道得到有效保障。计算机通信网络属于开放性的，档案室内部具有相应的局域网，通过局域网档案室可以与其它地区的档案室甚至是其它国家的档案室进行连接，进而使丰富的档案室系统逐渐形成。于计算机通信网络而言，可以将地域空间的限制打破，用户只要通过网络就能查询所需信息，并且实现了信息的有效交流，使信息不受地域、国家的限制，实现了资源的共享交流；第三点，电子信息转换设备。在建设数字化档案室的过程中，电子信息转换设备也是必不可少的。传统在档案室在向数字化转变的过程中，需要将传统的档案资料通过电子信息转换设备转换成数字化的资料。电子信息转换设备包括光盘刻录机、扫描仪等；第四点，信息接收设备。相关人员在实施数字化档案室建设的过程中需要使用信息接收设备，该设备主要是方便用户的信息查询，并且让用户更加准确的找到所需资料，通过该设备的使用可以提高档案室的服务水平。
五、数字化档案室建设过程中需要提起注意的问题
1.管理人员对档案室的管理需要不断加强，使网络档案信息的完整与真实得到有效保障。查考性、原始性、真实性以及有效性是档案的最大特点。以纸质为载体的档案具有较强的原始性，不容易被修改，但是容易遭到破坏，而电子档案、数字化的档案信息容易被用户删除或者是修改。因此，管理人员应该对网络上档案信息的完整与真实性进行保障，对档案的法律效力与查考凭证作用进行维护，必要时可以采取监控程序或者相应的技术措施对网络上的档案信息进行保护，在保护网络档案信息的过程中必须实施严格的管理，并对用户进行严格要求，管理人员可以制定用户网络档案信息使用的相关规范，并将该规范不断推广，使用户在使用网络档案信息的过程中能够自觉遵守规范，进而实现保障网络档案信息完整与真实性的目的。
2.通过科学技术保护不同载体的数字化档案。随着信息技术不断发展，多种介质、材料的数字化存储载体越来越多，如现阶段广泛应用的硬盘、胶片、磁盘以及光盘等。通过这些载体可以实现信息档案的永久保存，因此人们对电子档案的保护技术也越来越关注。科研人员对高科技电子产品的使用时间进行了大量的探索与研究，通过科学的方法对电子档案进行保护，进而使电子档案的使用年限以及利用效率得以提高，这是现阶段数字化档案室建设过程中不容忽视的一个环节。
3.重视档案信息安全问题。档案信息逐渐实现了网络共享，使用户在短时间内能够查阅所需材料，管理人员在档案信息进行共享的过程中需要对档案信息的网络安全提起重视。管理人员应该分阶段、有计划、有步骤的实施档案网络化服务，进而使档案信息的使用过程变的更加安全。于部分涉密档案信息而言，管理人员需要充分做好保密工作，可以使用先进技术与科学管理制度相结合的措施保障档案信息的网络安全。
六、加快数字化档案室建设的有效途径
1.高素质队伍建设的逐步加强
要想使数字化档案室得以顺利建设，就需要具备相应的人才，因此在开展数字化档案室建设的过程中，上级管理人员应该加强人才队伍的建设工作，使档案室管理人员的专业素质不断提高。除此之外，上级管理人员应该定期对档案室的从业人员进行计算机网络技术方面的培训，使档案室中的工作人员掌握与计算机网络技术相关的知识，这样才可以为数字化档案室的建设奠定人才基础。上级管理人员在对数字化档案室人才管理队伍进行构建时，不仅要求从业人员具备档案管理方面的知识，还需要具备相应的计算机技能，只有这样才能使数字化档案室的建设得到进一步推进。
2.基础设施建设需要逐步加强
相关人员在开展数字化档案室建设的过程中需要对整体的建设过程有充分的认识，因为这属于一项复杂、长期的过程，需要投入相应的物力以及财力。在开展建设之前需要相关人员做好相应的建设规划，并对档案室的实际情况进行分析，进而制定出符合档案室发展需求的建设方案。相关人员还需要对基础设施的建设逐步加强，在保证投入资本的基础之上购进先进的基础设施，并且要对基础设施的性能进行选择，确保选择优质性能的基础设施，进而推动数字化档案室建设的进程。
3.工作人员对数字化档案室建设的认识需要逐步加强
在开展档案室数字化的建设过程中，部分工作人员认为只是对传统档案室进行改变，认为传统档案室的工作与数字化档案室的工作并没有本质上的区别。但是，无论是档案信息的使用还是档案资料的管理方面都存在着较大差异。因此，上级管理人员在指导档案室工作人员开展数字化档案室建设的过程中，需要逐步提高工作人员对数字化档案室的认识，使档案管理人员的管理观念不断转变，同时鼓励档案管理人员将数字化管理观念进行树立，并对表现良好的档案管理人员给予相应的鼓励，通过这样的方式促使档案管理人员积极改变自身的观念，并积极学习与数字化档案室相关的新知识，这样可以使管理人员转变管理模式，为数字化档案室管理模式的应用奠定有利基础。
结束语
通过本文的阐述得知，实现档案室的数字化建设不仅是大势所趋，而且是时代发展的需求，相关人员应该对数字化档案室的建设有充分的认识，积极推进数字化档案室的建设工作。要想使数字化档案室得到顺利建设就需要对这一建设过程充分认识，并对建设过程的各个阶段进行分析，然后结合实际情况制定出与档案室发展需求相符合的建设计划。本文对数字化档案室的建设进行了一系列分析，希望通过本文的分析可以为相关人员提供一定的帮助，进而推进数字化档案室建设的进程。
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论文作者:李静
论文发表刊物:《建筑学研究前沿》2019年4期
论文发表时间:2019/6/25
标签：档案室论文; 档案论文; 信息论文; 管理人员论文; 过程中论文; 传统论文; 用户论文; 《建筑学研究前沿》2019年4期论文;