日本公司法制的IT化改革及对我国的启示，本文主要内容关键词为：日本论文,法制论文,启示论文,我国论文,公司论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一、公司法制IT化改革的必要性和问题点
公司在运营、管理中，其在对内和对外的关系上，需要制作并置备各类相关文件，需要向股东、债权人等发出各种通知和公告，需要公告财务报告。反过来，股东、债权人或其他人须向公司发出通知或进行某些权利的请求。关于公司当事人在实施这些事项时能否使用电子手段，我国公司法的有关规定并不是十分明确。(注：比如说《公司法》第109条规定，股东大会应当对其决定作成记录，但并没有明文规定用何种形式。如果解释为一定要用书面形式的话，参照《合同法》第11条的规定(即书面形式也包含数据电文)，可作出能用电子记录方式来记录的法解释。但此条又规定，该记录必须由董事签名并与股东名册和代理出席委托书一起保存，这按照一般性的理解，应解释为书面形式为宜。又如根据《公司法》184条的规定，公司必须在报纸上公告其合并决议，很显然在公司网页上作出的公告是不具备法律效果的，那么在报纸的电子版上公告是否也同样不具备法律效果呢?)同时，更为重要的是，现行公司法虽然没有明确的规定，但按照常识性的理解，公司必须在有形会场召开股东大会及董事会，而股东也必须亲自到会场或委托代理人出席股东大会，否则其效力将会受到质疑。近年来，随着我国经济尤其是IT产业的高速发展，整个社会正在走向信息化，IT技术在企业经营与活动中得到了飞速的发展和应用。在公司法务中，有关股东大会的运营、股东表决权的行使、股东大会会议记录等文件的保存以及公司信息的公示等的电子化，大部分在我国已经付诸实践。在这样一种形势下，公司法关于能否使用电子手段来处理公司法务规定的缺位无疑已不适应信息时代的发展，不能为公司法务提供法律上的支持和保障。
公司法制的IT化改革，能节约公司信息处理、信息公开的成本，并能使公司的运营更加迅捷。而对于股东而言，能迅速、低成本地取得公司信息，改善与公司的交流，从而能更好地参与公司的管理和决策，促进公司管理的民主化。尤其是通过股东大会IT化的实现，能同时减轻公司的会议成本和出席股东的成本，能使更多的小股东真正参与公司的管理，从而改善公司的治理结构，提高公司的价值乃至保障证券市场的稳定。同时，从国家的政策层面上来讲，公司法制上的IT化改革反过来肯定会促进企业及整个社会IT化的发展，对我国早日跨入IT强国乃至科技强国的目标提供法制上的支持。
我国早已在《合同法》里承认了数据电文的法律效力，最近又颁布了《电子签名法》，甚至还出现了第一部地方性的电子商务法(《广东省电子交易条例》)。从整个大的法制环境来讲，我国已初步具备了公司法制进行IT化改革的条件。况且公司法制不同于电子商务，公司的事务一般来说对交易安全性没有电子商务要求那么高，步子不妨走得快一些、大一些。所以笔者认为我国完全有必要尽早进行公司法制的IT化改革。(注：我国已有学者在呼吁应进行这样的改革。参见刘俊海：《公司法修改中的重大问题》，中国法学网http://www.iolaw.org.cn/showarticle.asp?id=432；吴建斌：《最新日本公司法》，中国人民大学出版社2003年版，前言14页。)
放眼世界，一些主要发达国家早已经着手进行了改革。美国以特拉华州一般公司法的修改为先驱，正在急速地导入公司法制的IT化。(注：1998年特拉华州一般公司法的修改法，规定了可用电子方法来完成向公司提交股东表决权的委托书(特拉华州一般公司法212条(d)项)。并且在2000年6月的修改法里，新增加了公司向股东发出通知手段的电子化(同法232条)，可用电子方法出席股东大会和投票(同法211条(a)2号)，承认网上(cyberspace)股东大会的召开(同法211条(a)项1号)等内容。)欧洲的英国、(注：英国 于2000年5月通过了以为促进电子信息传达的利用和电子信息的保存而进行相关法律的 修改为目的的电子信息传达法(Electronic Communications Act)。根据该法第8条的授 权规定，由负责公司法修改的贸易产业部于2000年12月颁布了“1985年公司法(电子信 息传达)命令”(The Company Act 1985(Electronic Communications)Order 2000)。该 命令全面规定了公司运营中电子化的有关问题。如可用电子方法向股东发出召开股东大 会的通知(命令14条)，年度决算文件等送付、公告的电子化(命令12条、13条)，表决权 代理行使委托书的电子化(命令15条)等内容。)德国(注：德国政府为导入股东大会运营 的电子化，简便表决权的行使，于2001年颁布了“记名股票法”。该法规定了公司公告 的电子化(25条)、股东大会召集通知的电子化(125条)、表决权代理行使委托书的电子 化(134条3项)、股东名册电子化(67条1项)以及监事会电子化(108条4项)等有关事项。 详细介绍参见[日]小柿德武：《德国法关于股东大会的有关规制》，《商事法务》1584 号(2001年)，第27页以下；[日]神作裕之：《股东大会的IT化》，《民商法杂志》126 号6期(2002)，第793～796页。)等国以及亚洲的日本，也先后修改和制定了相关法律， 以促进公司法领域的IT化改革。
从西方诸国以及下述日本的立法经验来看，我国如果要推进公司法制IT化改革的话，主要要解决好以下几点问题。第一，关于IT化改革的一些基本概念和问题的确定。比如 ，电子记录、电子方法应如何定义，电子签名或本人的确定，文书到达的效力等。第二 ，关于如何处理数字鸿沟的问题，即在社会还未充分实现信息化时，如何对待那些没有 能力使用电子等手段来行使权利的股东，在公司运营的效率和公平对待股东之间应如何 维持平衡。第三，在现阶段，哪些事项可实施IT化，哪些事项须缓行，即IT化的范围问 题。这个问题主要关系到现有的电子技术能否保证公司运营安全、快捷而且能够在不牺 牲大多数中小股东利益的前提下实施，如召开网上股东大会能否提供股东充分讨论议案 的机会、参加网上投票的股东是否需要电子签名等。第四，运营安全出现问题时的处理 和对待。如召开网上股东大会，由于系统的繁忙而导致股东无法参加大会或无法行使电 子投票权时，该股东大会所通过的决议是否有效。第五，如公司导入电子公告制度，无 疑能节省费用，提高效率，但同时也应该考虑如何提高电子公告的公信力以及如何调整 与保护债权人程序之间的关系。
由于日本在最近几年的商法修改中，新制定和修改了大量的、而且非常细致的促进公 司法制IT化改革的规定，为我国将来实施同样的改革提供了一个很好的范本。下文将详 细介绍日本公司法制IT化改革的相关规定，并主要以日本法的修改为借鉴，对今后我国 公司法制的IT化改革提一些建议和展望。
二、日本公司法制的IT化改革
(一)改革的背景及过程
为使日本在5年之内成为世界最先进的IT国家，日本政府于2000年制定了其著名的“IT基本战略”计划，确定了许多基本方针，其中重要的一条就是必须要调整包括公司法在内的相关法律。在这一年里，日本先后修改并颁布了以导入用于商业登记制度的电子认证制度及电子公证制度为内容的《修改商业登记法等一部分的法律》、规定电子签名手续方面制度的《关于电子签名及认证的法律》、以及以信息披露制度电子化为目的的证券法修改等法律。在此之后，又颁布了以确定IT社会形成的基本理念、国家的责任以及基本方针为内容的《IT基本法》、以及承认可用电子手段来代替在民商法律关系中所必需的书面手续的《书面一括法》(对以证券交易法为首的50个法律中的相关规定进行了修改)等法律。
在这样一连串的改革之后，日本又于2001年11月正式颁布了《关于商法等的一部分法律的修改》(以下简称2001年修改法，并将修改前的商法称作旧商法，修改后的商法称为新商法)。在这次修改法中，以公司有关文件电子化为主要内容的公司法修改是其十 分重要的组成部分。随后又在2002年的商法修改中，针对股东大会的电子化作出了个别 的补充规定。虽然在上述修改法中作出了关于公司法制IT化的详细规定，但进行公司法 制IT化改革并没有就此止步。为了导入电子公告制度，国会又于2004年5月通过了《为 了电子公告制度的导入而修改商法等一部分的法律》(以下简称2004年修改法)。(注： 与此同时，日本国会还通过了《为使股票等的交易结算合理化而修改关于公司债券等转 账的法律等一部分的法律》。即关于股票不发行制度的改革。本来，关于股票不发行制 度的修改也与公司法电子化改革的内容相关。其内容虽然也涉及到非上市公司的股票不 发行等制度，但其更多的还是涉及到上市公司股票的不发行以及登记结算制度，这在我 国主要是属于证券法所调整的内容。而我国早已实现了证券发行、交易的无纸化，在这 方面走在了日本的前面。况且股票不发行制度和公司法制的IT化没有必然的联系(事实 上，在公司法的IT化改革之前，日本商法就规定了股票的不持有制度)，且涉及到较为 复杂的技术性规定，内容繁杂，需要单独介绍，笔者在此由于篇幅等原因，将不涉及其 内容。)
(二)2001年修改法中关于公司法制IT化改革的主要内容
1.公司法制IT化有关基本概念的规定
(1)电磁记录和电磁方法
2001年修改法中，新增加了许多关于公司法制IT化改革的有关规定。这些规定，大致可分为两种类型，一种是关于公司相关文件的电子化，另一种则是关于股东行使权利的 规定。这些以前只承认用书面方式进行的事项，根据2001年修改法的规定，今后都可用 电磁记录以及电磁方法来行使。所谓电磁记录，指的是用电子方式或磁气方式以及其他 人的知觉所不能认识的方式来作成的，能够用电子计算机进行信息处理，并且由法务省 令(商法施行规则)所规定的记录方式(新商法33条之2第1项)。(注：商法施行规则第3条 规定，电磁记录是指在用以磁盘以及其他类似的方法能将一定的信息确实记录下来的物品制作的文件里记录的信息。)电磁方法指的是，使用信息处理系统以及利用其他信息 通讯技术，并由法务省令(商法施行规则)所规定的方法(新商法130条3项)。(注：商法 施行规则第5条规定了电磁方法的两种方式。第一，是指使用将送信者使用的电子计算 机和受信者使用的电子计算机通过电子通信线路而连接的电子信息处理系统，由送信者 发出信息，在受信者所使用的电子计算机里的文件中将该信息记录的方式。一般认为这 种方式包括通过电子邮件发送信息，连接送信者的主页，阅读其上面所载的信息，或将 其下载的方式。第二，交付记录信息的物品的方法。如交付磁盘，CD-ROM等方法。)
(2)电子签名
根据旧商法的规定，当作成书面文件时，有些文件作成者必须签名。如果这些文件是用电磁记录作成的话，应考虑利用电子签名。不过，日本新商法并没有统一规定所有要求签名的场合，都可以使用电子签名，而是在一些个别规定中规定了电子签名利用的可能性。关于电子签名的定义，新商法中没有直接给出，一般认为商法中的电子签名的概念应参照《关于电子签名及认证的法律》第2条1项中所规定的电子签名。根据其规定，电子签名指的是为表明该记录的信息是由本人所作成的，并且是没进行过任何改变的， 而针对该作成的记录所采取的措施。
(3)关于用电子手段发出通知的到达效力
根据旧商法的规定，公司向载于或记录于股东名册上的股东住所或股东所通知的住所发出通知时，将通常应该到达时视作通知的到达(旧商法224条1项、2项)。2001年修改法将该条规定中的“所通知的住所”改为“所通知的联络处”(新商法224条1项)。这样一来，电子信箱等自然就包括在内了。至于如何判定到达时间，一般认为只要向电子信箱发出通知就应该视作到达。(注：[日]近藤光男、志谷匡史：《修改股份有限公司法 Ⅰ》，弘文堂2002年版，第156页。)但考虑到有人不会使用电脑或互联网等问题，发送方为了要享受这种实质发信主义的恩典，必须事先得到接受方的承诺(新商法224条2项)。
2.以前规定应作成书面文件的(而且不需要向特定的人转移的)，可用电磁记录代替的规定
在旧商法中，有很多要求公司必须作成书面文件的规定。其中最典型的就是带有“书”字样的文件，比如说股份有限公司必须作成的损益计算书、营业报告书、附属明细书以及监查报告书等。2001年修改法规定可用电磁记录的方式来作成这些文件，并将其视作是用书面作成的文件(新商法281条3项)。并规定如该文件被要求置备于本店等的，该电磁记录也应置备于本店等场所(新商法263条1项)。其他属于这类文件的还有公司的章程(新商法166条3项)、股东名册(新商法223条2项)、股东大会会议记录(新商法244条4项)、董事会会议记录(新商法260条第4项)以及借贷对照表等财会文件(新商法281条2项、3项)。这些不仅限于股份有限公司，而且对关于有限公司、合名公司以及合资公司的相关规定也作了相应的修改。
3.对公司或特定的人进行书面请求、通知的场合，可用电磁方法行使的规定
(1)公司对股东等人所发出通知的电子化
根据2001年修改法的规定，公司依据政令的规定，在取得接受方股东等的承诺后，(注：根据《关于根据商法及有限公司法的相关规定可用电磁方法提供信息等的政令》第3条的规定，为取得股东的承诺，公司须向股东提示电磁方法的种类和内容，并通过书面或电磁方法来取得。)可用电磁方法发出旧商法中规定必须以书面形式发出的通知等(如 股东大会的召集通知)，用这种方式发出的通知被视作是用书面发出的通知(新商法232 条2项)。其他适用此类规定的还有关于股东大会参考文件和表决权行使书面的交付(新 商法239条之2第3项、新商法239条之3第3项)、公司债券持有人集会召集通知的发送(新 商法322条3项)、公司债权人集会召集通知的发送(新商法339条1项)等事项。之所以要 以接受方的承诺为要件，是因为考虑到有些股东可能不会使用电脑或互联网，而要确保 这些股东行使权利的机会。(注：[日]太田洋：《关于公司有关文件的电子化》，《法 律广场》2002年第4期，第32页。)
至于具体用哪种通知方法，新商法并没有作出具体的规定。有学者认为必须向电子邮件信箱个别发出。这是因为如果仅仅是在网页上公布，不能保证每个人都能收到通知。(注：[日]近藤光男、志谷匡史：《修改股份有限公司法Ⅰ》，弘文堂2002年版，第153 页。)
(2)股东等对公司行使请求的电子化
根据旧商法的规定，股东等(包括公司债券持有人)向公司行使请求时，有的必须要以书面形式来进行。对于这些事项，2001年修改法承认股东在取得公司的承诺后可用电磁方法来行使请求，并把该请求视作是用书面作出的请求。属于这类事项的有：反对营业权转让决议的股东向公司行使股票回购请求(新商法245条之3)；在设定股票转让限制的公司，股东请求公司承认股票的转让，或未获承认而请求公司指定受让人(新商法204条之2第2项)；股东行使股东大会的提案权(新商法232条3项)；少数股东召集股东大会的请求(新商法237条2项)；股东为在股东大会上请求董事和监事作出说明，而事先通知请求说明的事项(新商法237条3项)；以书面请求累积投票(新商法256条之3第3项)；行使股票转换请求(新商法222条之5第3项)；股东向监事请求追究董事的责任(新商法267条2项、275条之4)以及股东代理人的表决代理权的证明(新商法239条3项)等。
和公司向股东发出通知一样，股东用电磁方法行使请求同样也需公司的承诺。公司是否承诺在原则上是自由的(新商法204条之2第2项)，这也是因为考虑到有的公司还没有完全实现运营IT化。但对于一些事项(如股东请求公司承认股票的转让、股东行使提案权等)，如该股东对公司可用电磁方法发送股东大会召集通知作出承诺的，直到关于该股东大会召开日所属营业年度决算的定期大会终结为止，公司如无正当理由不得拒绝(新商法204条之2第3项)。作出这样的规定，是基于应公平对待公司和已做出承诺的股东这样一种考虑。(注：[日]太田洋：《关于公司有关文件的电子化》，《法律广场》2002年第4期，第32页。)
(3)董事向监事提出财务会计报表以及监事向董事提出监查报告书的情形
对于公司的财务会计报表以及监查报告书等文件，2001年修改法已允许它们在作成时的电子化。但由于这些文件同时又必须由董事提交给监事或由监事提交给董事，这种情 形和发送股东大会的召集通知一样，也存在着接受方不会使用电子手段的问题。为了解 决这个问题，在承认可用电子方法实施这些事项的同时，2001年修改法又赋予了接受方 的书面交付请求权，即当接受方提出须用书面提出时，提交方必须交付书面文件(新商 法281条之2第3项、第4项、同条之3第3项)。
4.股东大会运营的IT化
(1)书面投票制度的全面导入
在2001年修改法之前，一般公司是不能采用书面投票制度的，只有那些资本金在5亿日元或负债的合计金额在200亿日元以上，而且拥有表决权的股东人数在1000人以上的公司才能采用，并且这种制度是强制性的(商法特例法21条之3)。由于在有些不符合上述条件的公司里，其股东广泛地分布在全国乃至世界各地，有必要允许这些公司采用书面 投票制度。所以2001年修改法在继续维持强制大公司采用书面投票制度的基础上，也以 通过董事会决议为条件而允许其他公司导入书面投票制度(新商法239条之2)。
(2)电子投票制度的选择性导入
和书面投票制度一样，根据2001年修改法的规定，所有的股份有限公司均可以通过董事会的决议为条件，来有选择的采用电子投票制度(新商法239条之3)。这意味着股东是否可行使电子投票权由公司决定。股东行使电子投票权应事先取得公司的承诺，并和书面投票制度一样，须在股东大会会议日之前向公司发出电子投票状。但公司对于那些已承诺召集通知电子化的股东，不得拒绝对其电子投票权的承诺(新商法239条之3第5项)。(注：此外，关于用电磁的方法来行使表决权等的规定，同样也适用于公司债券持有 人大会(参见新商法321条之3第1项后段等)。)
至于具体应用何种电磁方法，2001年修改法并没有作出具体规定。这意味着公司可自由设计行使的方式，既可考虑用电子邮件的方式，也可考虑让股东直接在公司为投票设计的网页上根据使用指南行使。
电子投票制度涉及到较多的法律问题，主要有以下几点值得注意和思考：①关于股东 的本人确认问题。因为目前日本的现状是即使股东到会场投票也没有实行严格的本人确 认，要求电子签名等手续会降低电子投票的便利性，而且电子投票不象电子商务那样直 接关系到个人的财产，故2001年修改法并没有要求电子签名。但可考虑加密码等方法来 确保股东的身份。(注：[日]山田尚武：《公司运营的电子化——以股东大会的电子化 为中心》，《法学家》第1206号(2001年)，第90页。)②关于电子投票和书面投票的二 重性问题。股东有可能重复使用书面投票和电子投票两种方式，而且内容又可能是不一 致的，在这种情况下应如何处理，2001年修改法并没有作出规定。通常，意思表示根据 先后关系应采用后来表示的，但后发出的电子投票有可能先于书面投票的到达，所以以 到达日期的先后为基准是否妥当值得怀疑。③投票系统出现故障时的处理。由于投票系 统出现故障而导致股东无法行使投票权时，日本学者一般认为如公司对于该故障没有归 责性，只要有足够的法定有效票数，则该决议应认为是有效的。(注：[日]近藤光男、 志谷匡史：《修改股份有限公司法Ⅰ》，弘文堂2002年版，第168页。)④表决权行使的 撤回和变更。一般认为股东对于其发出的书面投票或电子投票在表决权行使的期限之前 作出撤回或变更的意思表示的，公司如没有正当的理由，是不应该拒绝的。当然，当已 作出电子投票的股东又出席股东会时，其电子投票应视为无效。(注：[日]中西敏和： 《股东大会的IT化以及实务的对策》，《商事法务》1625号(2002年)，第33页。)⑤表 决权行使的期限问题。如前所述，股东行使电子投票权最迟应在股东大会会议日之前， 由于电子邮件等没有配送时间的限制，所以一般认为具体的有效期限原则上应该是在股 东会召开前一天的午夜零点之前。但这样处理在实务上会导致公司加班到深夜，有学者 认为可考虑以公司和股东之间约定时间的方法来解决这个问题。(注：[日]中西敏和： 《股东大会的IT化以及实务的对策》，《商事法务》1625号(2002年)，第32～33页。)
(3)参考文件提供的电子化
根据2001年修改法的规定，公司向承诺了可用电磁方法来进行召集通知的股东发出召集通知时，同样可用电磁的方法向该股东提供关于行使表决权的参考文件(新商法239条之2第3项)。不过，当该股东请求用书面提供时，公司必须以书面的形式来提供参考文件(新商法239之2第3项但书)。
5.书面的阅览、滕抄本的交付请求等事项的电子化
在前述2和3中所提及的可用电磁记录方式作成的文件中，根据旧商法规定，有很多文件股东可向公司提出阅览、抄写或交付滕抄本的请求(比如说，关于股东大会表决权行使的授权委托书和股东大会会议记录等的阅览和抄写)。对于这些用电磁记录方式作成的文件，2001年修改法规定股东同样也可向公司提出阅览等请求(新商法239条7项、263条、283条2项)。至于用何种方法阅览和抄写，2001年修改法并没有作出具体的规定。一般认为具体有两种方法，一是请求用法务省令所规定的电磁方法来阅览用电磁方法记录的信息内容，比如在公司本店所放置的计算机上阅览；二是可请求以书面的形式阅览或抄写用电磁记录方式来记录的信息内容，比如将电磁记录打印出来等，不过这种方式股东须向公司交纳必要的费用。(注：[日]家近正直：《公司有关文件的电子化》，《税经通信》，2001年第12期，第70页。)
6.财会文件公告的电子化
2001年修改法规定可用电磁记录的方式来作成借贷对照表、损益计算书等财会文件。而根据旧商法的规定，股份有限公司应通过政府公报或日报及时地公告这些已获得股东大会承认的财会文件。但由于这种公告方法缺乏实效性，实际上这类义务往往得不到认真的履行。故2001年修改法规定，股份有限公司可以董事会的决议来决定是否可用电磁方法来公告这些财会文件(新商法283条5项)。
(三)2002年关于可用书面或电磁方法表决的商法修改
前面所提到的书面投票制度或电子投票制度，都是以在有形会场召开股东大会为前提 的。如果技术上可能的话，可考虑不在任何有形会场，而仅在网上召开股东大会，或承 认股东可通过远隔通信的办法出席股东大会。美国特拉华州的一般公司法211条(a)2号 就承认了这两种情形。而日本在2001年的修改法里并没有规定网上股东大会的制度。这 主要是考虑到目前技术上还不是很成熟，无法确保用电磁方法出席的股东的提问和讨论 的权利。(注：[日]近藤光男、志谷匡史：《修改股份有限公司法Ⅰ》，弘文堂2002年 版，第167页。)而在2002年的修改法中，则采纳了一种过渡性的方案，即如所有对某一 议案有表决权的股东，已用书面或电磁方法同意该议案时，可视作该议案通过了股东大 会的决议(新商法253条1项)。这意味着不召开股东大会，也可以用书面或电磁方法的形 式来对某一议案进行表决。
(四)2004年关于导入电子公告制度的商法等修改
由于电子公告关系到其所公告的行为是有效还是无效的问题，所以和只起到情报提供 效果的财会文件的公开相比，须更加慎重，所以日本在经过两年的酝酿后，才在2004年 单独通过了对涉及这一问题相关法律的修改法案，即《为了电子公告制度的导入而修改 商法等一部分的法律》。
1.电子公告的许可
依据旧商法，股份有限公司的公告办法仅限定于政府公报或日报，而2004年修改法规定除这两种方法之外，可利用国际互联网来进行公告(即所谓的电子公告)(新商法166条6项)。
2.电子公告的实施方法
2004年修改法规定，如果某公司想用电子公告作为自己公司的公告方法时，须事先在其章程里规定该事实(新商法166条之2第3项)，并把该事实及实施电子公告的网页地址予以登记(新商法188条2项1号、166条1项9号、188条2项)。
实施电子公告，应在根据各个公告事项的种类不同而规定的期间内，持续将应公告的内容登载在网页上(新商法166条之2第1项)，电子公告如果由于某种原因出现了短期的中断，在同时符合以下要件时，将不影响公告的效力(新商法166条之2第2项)。(1)对于公告的中断，该股份有限公司无故意、重大过失或有正当事由。(2)公告中断的时间合计在该公告所应刊登时间的10分之一以下。(3)该股份有限公司在知道公告中断之后，迅速地将该事实、公告中断的期间以及公告中断的内容附在该公告上予以公告。作出这 样的规定，是因为如因短时间的中断而一律否定公告的效力，对公司来说是比较残酷的 。(注：[日]江头宪治郎：《关于导入股票不发行制度/电子公告制度要旨的解说》，《 商事法务》1675号(2002年)，第6页。)
此外，公司可事先在章程里规定，如果到时由于某种不得已的原因而不能实施电子公告，可用政府公报和日报来作为预备的公告方法(新商法166条之2第4项)。
3.调查机关制度的导入
由于公告在很多场合下，是产生法律效果的要件，而电子公告不同于政府公报可以放在某个地方进行保存，所以当发生公告是否合法实施过的争议时，如何证明公告是否实施就成为一个问题。为了解决这个问题，2004年修改法导入了调查机关制度，即当公司实施电子公告时，必须接受调查机关的调查，拒不接受调查的，公司董事将受到罚款的制裁(新商法498条第1项28号之2)。经调查机关出具的，证明在该公告期间公告内容曾记载于公告网页上的调查结果通知书，应具有事实上推定该电子公告合法实施过的法律效果。(注：[日]江头宪治郎：《关于导入股票不发行制度/电子公告制度要旨的解说》，《商事法务》1675号(2002年)，第6页。)
为利用民间的活力，调查机关可由民间企业参入，但为了保证能合法公正实施电子公告的调查，2004年修改法规定调查机关应向法务大臣登记，并应满足登记基准(新商法4 57条至461条)。
4.债权人保护手续的合理化
根据旧商法的规定，在履行股份有限公司债权者的保护程序时(合并、分立或减资等场合)，除了在政府公报上公告外，原则上还应该个别地催告已知的债权人。但在实务中，很少有公司严格按法律规定实施个别催告，即使面临减资无效、分立无效的诉讼，也大多通过清偿该债权人的债务而得到解决。而且在主要发达国家里，除了清算程序以外，也没有规定个别催告的程序。所以随着电子公告制度的导入以及政府公报公告的公示机能改善，应该重新审视该制度的合理性。(注：[日]江头宪治郎：《关于导入股票不发行制度/电子公告制度要旨的解说》，《商事法务》1675号(2002年)，第10页。)故20 04年修改法规定，股份有限公司在进行资本减少、资本公积金减少、合并以及分立而履行债权人保护程序时，如果除了政府公报之外，还在日报或电子公告上进行了公告的话，就没有必要再对已知债权人实施个别催告(新商法376条1项但书、289条4项、412条1项但书、374条之4第1项但书、374条之20第1项但书)。同样，2004年修改法对合名公司、合资公司以及有限责任公司等也作了上述类似的规定。
三、对日本公司法制IT化改革的借鉴及对我国立法的展望
日本在颁布了导入电子公告制度的商法修改法后，可以说在公司法的IT化上，基本完成了修法上的任务。通过考察它的修法过程以及具体法规的修改和制定，我们可以看到日本的法制就如同它闻名世界的产品一样精致细腻。从修法指导思想、过程以及实质内容的修改、法解释等方面都有值得我们借鉴的地方。
(一)修法指导思想及过程上的借鉴
日本修法之前，即是在当时现行法律的框架之下，在某些事项上使用电子手段来实施公司法务也不一定被认为是违法，但在为使该国较快地成为世界最先进的IT国家这样一个指导思想之下，日本政府积极果断地推进了包括公司法在内的多个法律的立法和修改 。尽管我国目前在某些方面也可作出可使用电子手段的法解释，但笔者认为我国也应象 日本那样，从国家发展的战略高度上着眼，果断地进行立法和修法，明确电子手段的应 用，给经济活动提供法律保障和法的安定性，从而促进现代信息技术的发展和应用。
从修法过程的角度来说，我国可借鉴日本的做法，不必一步到位，先修改问题比较单纯的部分，如可先承认公司相关文件的电子化(股东大会、董事会的记录以及财会文件等)，在此基础上，再来处理股东大会、董事会的运营、公司公告等的电子化问题。即使是日本，到现在也没有彻底完成公司法的IT化，如承认网上股东大会的召开等。
(二)修法实质内容上的借鉴
1.关于一些基本概念和法律问题
关于基本概念的规定，日本大致是放在公司法以外的一些基本法规里，很显然这不应 属于公司法规定的范畴。如日本关于电磁记录、电磁方法的定义就是规定在商法总则以 及商法施行规则里。笔者在此还无法预知我国将来具体应该如何规定，但即使公司法对 此不涉及，也可在现有法律的框架基础上作出合理的解释。比如说关于什么是电磁记录 的问题，就可参照《电子签名法》第2条关于数据电文的定义作出解释，即电磁记录可 理解为以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收或者储存的信息。再如文书到 达的效力问题，原则上可适用《合同法》第16条关于数据电文到达时间的规定，即将数 据电文进入特定系统或收件人的任何系统的时间，视为到达时间。但在对交易安全要求 不高的公司法领域，为了判定的方便，也不妨采用前述日本学者主张的发信主义，即认 为在得到接受方承诺的前提下，只要向电子信箱发出通知就应该视作到达。至于电子签 名，当然可适用《电子签名法》的有关规定。但在关于股东的本人确认问题上，如果一 律采用严格的电子签名，反而会使效率更低，再加上电子记录、电子投票等事项不象电 子商务那样直接关系到个人的财产，故我国也可采用日本的处理方法，除非认为确有必 要，一般可不要求电子签名，但可考虑加密码等方法来确保股东的身份。
2.关于数字鸿沟
对于数字鸿沟问题的处理，笔者认为目前原则上应采取日本的做法。即对于公司法中规定必须制作的，不需在双方当事人之间转移的一些文件，应完全承认这些文件的电子化。比如股东名册、股东会及董事会的会议记录、公司章程等。而对于那些需要在双方当事人之间转移的，则必须以接受方的承诺为条件，比如说股东大会的召集通知、股东授权委托书等(美国也作出了类似的规定，见特拉华州一般公司法232条(a)项)。对于公司作为接受方是否有义务承诺股东等发送文书电子化的问题，笔者认为也应采取日本的对等原则，即如股东已承诺公司发送通知的电子化，公司无正当理由则不应拒绝股东发送文书的电子化。当然对于这样一些已用电磁记录方式作成的文件、当股东提出查阅等请求时，公司有义务通过某种方法(如在本店设置计算机或将文件打印出来等)来满足股东的请求。
3.IT化的范围
由于股东参加股东大会存在着时间和空间上的障碍，而我国又幅员辽阔，所以更有必要导入书面投票制度和电子投票制度。由于现阶段各个公司施行IT化的具体进程不一样，公司是否采用电子投票制度应由公司自行决定，而不应由股东个人决定。决定的机关应规定为董事会为宜，但也不妨规定可由股东大会来决定。至于是否承认网上股东大会的召开，考虑到中国的现状和技术条件，目前可能条件还不是很成熟，可先不作出规定。笔者建议也可象日本那样，暂时作出一些过渡性的规定。如规定如全体股东以书面或电子投票的形式同意某项议案，则可承认该决议的效力，而不需要召开股东大会。但是，笔者认为在技术上比较成熟，消除了数字鸿沟等问题时，最终还是应该和美国一样，承认网上股东大会的召开。至于参加电子投票网上投票的股东是否需要电子签名，如前文所述，考虑到安全性和效率性之间的平衡，以不要求电子签名为宜。
4.系统出现故障时的处理
如果计算机系统出现故障而导致一部分股东无法参加会议或无法投票时，如何认定股东大会决议的有效性是股东大会电子化存在的一个重要法律问题。由于我国公司法本身对于股东大会无效或不存在等诉讼规定并不具体，出现这种情况应如何处理还有待有关法规和司法解释的进一步完善。笔者认为原则上可借鉴日本学者的观点，即公司应有责任维护系统的安全性，但如对系统出现的问题没有归责性，该决议只要达到了法定有效票数，即可认为没有瑕疵。
5.公司公告的电子化
至于公司公告的电子化，则有必要区别对待以下两种情形，一种是仅仅只是起着信息 提供作用的公告，如财会文件的公告；另一种则是根据这种公告的有效与否而会产生不 同法律效果的公告(如公司作出合并决议后的公告，见《公司法》第184条)。由于前者 涉及的问题较为单纯，可不考虑别的因素而承认其电子化即可。而对于后者，由于涉及 到公告的法律效果即债权人保护等问题，需要慎重对待。如日本为了提高电子公告等的 公信力，就在其修改法中，规定了公司必须把采用电子公告的事实记载于公司章程并作 为登记事项进行登记，为证明其电子公告的真实性还必须接受调查机关的调查等。笔者 认为我国也应借鉴日本的这一做法。至于我国是否也应该象日本那样，因导入电子公告 而废除个别催告债权人程序的这一问题，由于我国国情未必与日本相同，值得另外商榷 。
四、结语
据悉这次我国公司法修改案中仍未列入有关公司法IT化改革的内容，笔者推测也许是因为公司法其他的问题堆积如山，暂时还无暇顾及。但我们可以看到，在跨入21世纪的同时，西方诸国以及我们的邻国日本，为迎接信息时代，修改并制定了不少相关法律，并都对公司法制等进行了IT化的改革。在IT技术的发展和普及上，我国和西方诸国相比差距不大，没有理由在立法上落后于他国，因此我国法制上的IT化改革势在必行。我们的近邻日本已为我国提供了一个很好的立法范例，我国应借鉴日本以及其他西方诸国的经验，并结合自己的特点，早日进行公司法的IT化改革。
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