禹秀梅，魏忠艳
新疆维吾尔自治区霍城县卫生局，835200
摘要：随着信息化的快速发展，档案管理在社会生活中占据越来越重要地位。档案信息化已在科研机构、医疗卫生、文化教育、政府办公等各行各业的日常工作中发挥着不可替代的作用，特别是对卫生系统的影响十分明显。对此，我从我县卫生系统档案信息化建设管理中存在的问题和如何解决这些问题进行探析。
关键词：卫生系统；档案信息化；建设管理
现如今，社会经济快速发展，人们对医疗卫生的要求也越发严格。这就需要进一步完善医疗体系和卫生系统档案管理，与现在医疗卫生系统数字化档案信息管理相比，传统的档案信息管理已经不能适应社会发展的需要，这就要求加大医疗卫生档案系统数字化的改革。然而医疗卫生档案信息化并不能一蹴而就，需要不断进行磨合和适应，对于档案信息化管理出现的问题也要不断完善。
一、卫生系统档案信息化管理中存在的问题
1、卫生系统档案管理的工作繁杂
在医疗这个大行业中，对医疗卫生的管理十分严格，这就要求与之相关的卫生系统档案管理必须严格。因为卫生是个大系统，我县各级医疗机构人员共计1800人，建立档案室18个，其中自治区二级档案室有2个，配备档案管理人员20个，其中：本科学历13个，大专学历7个，中级职称10个，初级职称10个。但是医疗卫生系统的档案管理是一个综合的部门，不仅管理文案工作，而且要延伸到更多部门，如人事考核、人力资源、科学研发、设备管理、财务管理等，所涉及的内容广泛，人员众多，给工作带来很大不便［1］。尽管早已经将计算机应用到各个领域，但由于没有将系统进行更好的升级完善，造成他的容量受限和信息反应不全面等一系列问题，给档案管理工作的开展带来许多不利影响和一定的难度。
2、所管理的电子文件保密性差
现在的电子文件由于不同格式的保密方式不同，在向有关需要人员调阅文件时，他们对文件进行复制，然后更改格式，对内容进行修改，造成文件内容与事实不符，使得信息文件的原始性丢失，保密性能变差。这不单是电子文件的外在表现不同，更表现在对文件内容和格式上的修改，就造成原信息文件的失真，失去其保密性。
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3、对档案进行综合管理的人员缺乏
卫生系统档案电子化管理人员，是具有相关知识的专业人才，他们熟知档案管理技巧与知识，在此基础上对档案管理进行标准化完善，建立系统的信息化管理模式，并对档案室的各个基础设施和软件进行管理建设，使形成相应的配套设施并具有严格的管理制度［2］，这些专业人员还具备计对算机使用和管理的相关知识以及网络安全管理方面的常识，当计算机出现时有关问题时，能很快的对问题进行处理。这样的具有较高能力和专业水平的高素质人才在如今的档案信息化管理中还寥寥无几，虽然我县档案管理人员大部分都是高学历人员，而且具有初、中级以上职称，但大部分并非档案管理专业，使得全县档案管理难以上升到一个高的档次。
二、卫生系统档案信息化的建设
1、建立卫生系统档案信息体系
建立卫生系统档案信息体系是信息化的第一目标。卫生系统档案信息体系的建立需要有一定的标准，这个标准的建立可有助于医疗院系间信息传播的快速便捷和工作的连续，也有助于和其他系统的联系和兼容。因此，要想让卫生管理系统更好的建立，就必须要建立相应的统一管理标准，并由统一的专业管理人员负责。
在卫生管理系统中，传统的档案是管理部门对档案实行收录，而这些档案分别由不同的管理部门负责，如人事方面的人事档、科学研发方面的材料档、财务上的财务档案、办公文书档、设备储存档等，而且这些档案都是按年接收，在管理过程中十分容易将一些如合同或者是协议形式的文书散失［3］。和传统档案管理相比，它的优点就十分突出，信息化档案管理通过网络和应用软件对各类电子文件进行收、分类、归档、检索，这就使档案的管理变的更简单有效、合理而又富有逻辑。电子档案的管理，需要先建立一套严格的处理方案。文本文件在录入过程中，要有相应标准和管理的流程。如文本文件录入中对印章和指纹的录入管理，录入后文件的前期处理，分类归档，录入的目录和格式的要求等，这样才能让电子档案的适应社会和管理的需要，更加方便快捷。建立系统时，在考虑技术设计标准同时也要考虑到他操作的实用性。
2、加强卫生档案信息系统的安全性
卫生档案信息系统在建立过程中，要保证管理系统的安全可靠，如何能够实现可以从以下五个方面考虑①在面临安全问题时，能及时发现。②能对及时发现安全问题并进行评估。③对所评估的问题，能提出解决问题的方案。④在提出的解决方案中选出最佳方案⑤修复问题并弥补问题带来的创伤。
首先，我们需要要把医疗卫生档案分为几个安全等级，这些等级的划分可以通过档案的来源、价值或者保密程度等来确定，设置档案信息管理系统的使用权限，有关人员要有一定的权利才有资格访问。也可以对管理员的权限进行设置，来控制用户的访问使用，控制信息的传播，避免产生安全隐患。在互联网的使用上，可以通过一些杀毒软件和多种技术手段来对信息进行保护，如信息加密、网络密码复杂化、设置防火墙等来加强信息的安全性。在对档案实行信息化管理的过程中，必须要严格按照使用规则和相应的标准来执行对信息的保存和使用，保证卫生档案信息管理系统的信息安全。
3、培养专业化的高素质人才
面对目前我县档案信息化管理系统专业人才严重缺乏的局面，我们应当重点的对这类专业人才进行培养，我们可以首先让他们从工作的基础做起，为他们建立一个良好的环境，提供良好的基础设施。其次聘请一些专业的培训师对档案人员进行有关培训，让档案管理人员养成良好的自主学习习惯，不断学习前进，跟随社会的发展需要。再次通过建立交流机制，加强各个部门之间人才的交流和在工作上的合作，达到知识、技术的交流、融合与创新。与此同时，运用网络时代的便利条件，增强部门人员之间对信息的获取途径［4］。
三、小结
在卫生系统档案管理实行信息化的过程中，网络技术和计算机技术的应用是推动信息化的重要工具，当然也难免会带来一系列的问题。档案管理的信息化正不断的发展，对它的完善和应用工作还需要不断实验，由于对人才专业化程度较高的要求，管理技术上的创新理念和设备技术更新的要求，给档案信息系统管理带来不小的挑战。虽然面临的问题不少，但我县现在的档案管理在网络上建立的管理系统已积累了丰富经验，这就为以后加快档案信息化建立提供了良好基础，为实现全县卫生系统档案信息化加快了步伐。
参考文献：
[1]高新仪.计算机管理档案是医疗机构自身发展的需要[J].江苏卫生保健,2005,7(4):40-41.
[2]许晓君,张旭春.疾病预防控制机构档案管理信息系统的应用和实践[J].华南预防医学,2005,31(6):65-66.
[3]曾雪兰.档案信息化建设问题初探[J].现代卫生系统,2006,6(5):121-122
[4]李兰花.医院档案管理网络化建设浅析[J].办公室业务.2012（03）：72-73.
论文作者:禹秀梅，魏忠艳
论文发表刊物:《医师在线》2016年5月第9期
论文发表时间:2016/7/8
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