基于工作量的岗位分析操作技巧，本文主要内容关键词为：工作量论文,操作技巧论文,岗位论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
岗位分析是工作分析的一个必备环节，它是工作分析的第一步，也是最关键的一步。岗位分析工作的成败对于岗位价值评估、薪酬体系完善、员工职位管理及发展通道体系的建立健全负有关键责任。
基于工作量研究的岗位分析工具是对组织内部各成员每周发生的工作事项频率、每次所需时间通过问卷调查、一对一的私下访谈来进行两次确认与反馈，再计算出各成员岗位职责平均每周的实际发生工作量总时间占周工作总时间（每周5天，每天8小时，周工作时间为40h/w）的比例、平均每周多出的工作时间量后，再打散各岗位成员的工作职责的各项工作事项后，进行各项工作事项对应的实际发生时间评估与重新整合来设计周工作量时间饱满的岗位，并依据该部门发生的实际总工作量时间除以周工作时间得出理想的人员编制数，结合部门实际情况重新设计岗位人数和岗位名称，即实现定岗定编。
这里有一个概率统计的估算方法，即有些岗位成员的工作职责中的工作事项是不定期的、突发性的或者是每年、每季度、每月才发生的，对于这样的情况可以通过访谈时进行对应周期的工作回顾来计算对应周期该工作事项发生的频率和时间，从而把它通过年月周的换算来计算出平均每周所消耗的该工作量实际工作时间。例如，行政部的营业执照年审，三年一次，每次要发生准备材料、与政府部门事先电话沟通、往返办理、复印存档等工作事项，所需时间为3天基、24小时，那么换算的过程是24h/3y→8h/y-48/12h/m→(8/12)/4h/w=1/6h/w。
岗位分析的具体步骤是这样的：
1.通过表格进行问卷调查收集组织内部部门成员的岗位名称、工作职责、每个职责实现对应需要的有序的工作事项（即第一步工作事项是什么，第二步工作事项是什么等等）、每项工作事项每周发生的频率（基于工作量研究的岗位分析工具是以周为单位）和每次开始时间和结束时间（单位小时h）、输出的成果（此成果和每项工作事项可以判定此岗位成员的工作复杂程度、风险大小、成本大小进而界定岗位价值），表格格式如表1。
2.整理部门岗位成员提交的工作分析清单，根据岗位成员的所提交清单的复杂性、重要性、访谈配合度、沟通能力的强弱列出访谈议程，明确访谈的顺序、时间、被访谈人、访谈人、访谈的内容，通常将复杂性不高、岗位重要性低的、配合度好的、沟通能力强的放在前面。
3.将步骤1中的工作分析清单打印出来，对具体工作职责、每一工作事项发生的频率、所需时间、输出的成果一一通过STAR法访谈，如：
为什么要开展总监例会，一般什么情况下才开？（situation，情况）
开这个会议你要做些什么？（task，工作任务）
会前通知你是怎么做的？（action，采取了什么行动）
怎么才算通知到位？（result，最后有什么结果）
同时，确认的每项工作事项频率和发生的时间并用笔在每项工作事项重新进行标示清楚，访谈结束前向被访谈复述此次访谈的工作职责、具体工作事项发生的频率、所需时间和输出成果。这就是第一次的确认与反馈。
表2
4.访谈后的整理工作，将访谈的纪录进行回顾和整理，并按照如下表格填写完毕打印出来，连同3中的有访谈笔记工作分析清单交被访谈者一对一的确认，对有异议的地方通过私下访谈再次反馈，并调整4中的表格具体工作事项频率和时间，最后请被访谈者签名确认。（表2）
5.根据步骤4产生的签名表格计算各个岗位成员工作事项每周发生的总工作量时间，并累加得到实际总工作量时间总值，计算与周工作总时间的占比，形成如下分析的表格，将相同相似的工作事项用相同颜色标示，并计算各类事项实际的总工作量时间以方便后期打散原有岗位各类工作事项与整合工作事项重新设计岗位。
6.评估各岗位成员的总工作量时间，画出柱形图（见下右图）。
7.对所有岗位成员具体工作事项进行分类，并计算各类工作事项发生的工作量总时间；累加该部门成员所有实际发生工作量时间除以周工作时间总量得出理想的部门编制人数，同时根据步骤5、6中的数据进行分析与发现问题，并提出改善建议。
基于工作量研究的岗位分析简单有效，对于一个职能部门岗位分析特别有用，而且操作起来耗时较少，一般2天内就可以完成，企业内部的HR与各级管理者可以看完后马上用于实践。但倘若用于业务部门时如生产车间工人的岗位分析，则除了从工作量角度进行分析外，还得考虑标准工时、产能、单件流速度等。如对研发部门进行岗位分析时，实际工作量总时间占周工作总时间的比例不一定能够说明岗位工作量的情况，因为研发部门要求创新、要求解决问题的能力较强，而对实际发生的工作总时间的要求倒不一定很重要。同样营销部门也如此，但对于营销个别规范管理的部门，也就是工作制度化、标准化、流程化的部门倒可以做工作量的分析。