档案是学校的一笔宝贵的财富。长期的档案资料，记录了学校的整个发展历程，是学校历史沿革的重要信息源泉。从教育部门下发文件到各项审批材料的下达再到学校的建设、教师的教案、各项荣誉等，都承载着学校历史传承的重任。学校每届学生从入学到毕业，期间所有的情况都以档案资料的形式记录下来，每位学生的在校情况都可通过档案查阅到，这也是学校发展历史中的一部分。若不能很好地管理这些档案，那么其价值和作用就会被埋没，学校要进一步发展和提升教学成效也就缺少了强有力的支撑，一切都要从头开始，造成时间和精力的浪费。故档案是学校历史的传承，重视档案管理是对学校历史的尊重，也是对学校文化的重视记录和传承。综上所述，一所普通高中要实现健康、持续发展，就必须提升档案管理的规范化、科学化、现代化水平。
一、转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息管理
传统的档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程。首先，这种传统的档案管理模式工作量巨大，步骤也繁琐，耗时且浪费人力。其次，随着管理人员自身工作的调度，常常会出现工作上的交接不到位从而导致信息不能很好地衔接，这样就容易造成信息的混乱，极大地削弱了档案的安全性和真实性，对档案信息的使用也会产生非常不利的后果。随着年限的久远，很多档案是需要定期维护的，可是随着后期档案的不断增加，对前期档案的管理往往就会出现松懈；而且随着大量数据的冗余，对信息技术的查询就会更加困难。针对这些问题，信息化的管理技术都能相对进步不少，它可以利用计算机网络程序来简化人工操作，大大降低人工录入信息工作。同时它可以将数据递延，即使管理人员变动也不会对数据造成太大的影响。最重要的是计算机可以定期自行销毁无用的数据，进行分类管理，既能方便信息查询还有利于资源共享。
经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源。档案资源只有通过信息化，才能真正实现档案信息资源的价值和使用价值，它能为学校教育教学提供更全面、更高效、更快捷的服务。普通高中学校档案管理工作应积极适应数字化管理的需要，从实体档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。首先可以利用信息技术将现存数据进行全面普遍的认证，将信息数据在扫描录入的过程中存储到电脑中，这是传统管理手段向信息管理转换的普遍方式。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆很多学校建有自己的官方网站，而档案的管理数据就会包括在网站中，通过档案管理软件，将全校师生的信息录入专门封闭的档案库房，给每个人一个自己的编号。当学生想要查询自己的信息时只要打开网站，点击进入档案管理的站点，输入自己对应的学号和密码就可以对自己的信息进行查询。这样既便利了管理员的操作，也方便了师生了解自己的个人信息，间接帮助管理员核实了信息管理工作的正确性。同时，通过对档案信息资料的规范化管理不仅便于对档案信息资料的查询管理，也便于不同信息系统之间的数据交互，进一步拓展和扩大档案信息系统的应用范围。
二、提高档案工作者的专业素质，为实现档案管理智能化提供人才支撑
现代化的设备需要人来操作，档案工作信息化需要人来实现。档案管理者必须具备多元化的知识背景才能适应要求，现代化知识将成为每一位档案工作者知识构成的要素，同时也深刻地影响着档案工作队伍的结构和档案管理人员的知识结构。因此，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的档案管理专业队伍，也应该成为普通高中教师专业化发展重要的组成部分。首先，档案管理者必须具有多元化的知识结构。现代科学成果在档案管理中的大量运用，迫使档案工作者要不断学习和掌握理论、文化和管理等有关知识，其中尤为重要的是计算机、数学等学科的知识，它们对档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握档案专业知识，如具备档案学、档案自动化管理以及档案著录、检索等有关档案专业知识和基本技能。再次，从档案管理现代化发展趋势看，档案工作者必须具备掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等三方面的能力。档案管理人员必须不断学习相关知识，学校要有计划地选送档案管理人员进行深造，进行离岗培训，还可以采取以老带新、以强带弱的办法，互帮互学等建立有利于档案管理的复合型人才群体。同时，还要积极培养档案管理人员的专业素养和职业操守，在面对工作中的困难时可以努力寻找解决的办法，具备相当的安全意识，能有效预防并及时发现各种安全隐患，确保档案信息的高效、合理利用。
三、提高现代化信息技术建设水平，积极促进档案智能化管理
随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展，为档案管理的现代化提供了良好的客观环境。虽然信息化的管理措施有着极大的优越性，但是在使用的过程中我们需要不断加大档案信息化建设，积极建设并完善信息化管理设备，积极跟随不断更新的信息技术手段，为学校档案智能化管理提供物质保障。所以从硬件设施方面，要加大学校资金投入，引进先进的机械和软硬件设备，建设网络管理数据库，让全校人员可以参与数据的共享，确保学校档案信息可以实现无障碍的传递和服务。同时加强对相关关联数据的挖掘，让原有数据可以在程序的分析解算中被用于印证和核算，充分体现个性化、智能化特征，不断提升档案信息系统的智能化管理水平。
论文作者:姜绍峰
论文发表刊物:《中小学教育》2018年第312期
论文发表时间:2018/2/26
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