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摘要：随着科技水平的不断提高，办公自动化技术得到了迅速的发展，计算机技术、网络技术以及通讯技术在社会管理工作各个领域得到了广泛的应用，对于提高办公效率起到了重要的作用。同时，高科技化的办公条件也导致图像、影音以及电子文本等各种电子文档数量不断增多，由于电子文档的存储方式、存储介质以及使用方式发生了较大的变化，如何做好这些电子文档的管理工作，提高档案管理工作质量与工作水平，已经成为档案管理部门工作任务的重点，这对于提升档案管理科技水平也具有重要的作用。本文主要阐述了新时期电子档案管理的现状及措施。
关键词：档案管理；电子文件；现状；措施
一、引言
在科技高速发展的今天，计算机在我国生产生活等多个领域已经得到了普及，我国正式进入了信息化的时代。在信息化时代的背景下，传统的纸质档案已经不能满足新时期的发展要求，电子档案早已替代了传统的档案管理方式，而电子档案的应用也促进了档案管理的信息化、现代化和数字化。档案管理这一项工作所涉及到的内容很多，在日常的整理过程中也是极其繁琐的一个环节，且纸质档案管理容易造成档案丢失或者缺失，而电子档案管理则能避免这些问题，提高检索效率，另工作人员的查询时间大大减少。因此，作为民政系统单位而言，档案管理面临的新的挑战，必须要减轻档案管理的工作量，减少一些不必要的环节，使用电子方式对档案进行管理才能够提高档案管理的效率。随着档案信息化的快速发展，一些民政单位忽视开发民政档案信息资源。如何创新民政档案信息化管理工作，需要推进档案信息化、数字化进程；创新人才培养模式和档案服务方式；快速、准确地为用户提供其所需要的民生档案信息。
二、我国新时期电子档案管理的现状
1、电子档案管理自身存在的问题
对于企事业单位的档案管理来说，就算是采取电子档案的管理方式，单位仅仅是使用磁带或者是光盘的方式进行储存，这样的储存方式会有很强的不确定性，同时很容易因为储存的介质发生损坏而使得数据丢失，这样就会使得档案的管理失去了原有的意义和作用，当前很多单位在对档案进行电子管理的时候没有安全性保障，缺少统一的标准，在存放档案的时候比较随意，另外电子档案具有一定的开放性，这样就会使得电子档案在进行管理的时候很容易就会出现被修改以及删除的状况。
2、档案内容的保密性不高
目前计算机网络的开放性较高，若果在网络上存储电子文件，那么使用任何终端设备都能将其索取到，在某一终端所存储的电子文件也可以通过网络对若干个终端进行同时发送。这样就会严重威胁到部分具有保密性的电子文件的安全。
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3、民政档案信息化管理的现状
目前，民政机关已经开通了网上办公、民政档案管理系统等一系列网络自动化处理平台，如何创新自己的档案信息观，主动去利用、提高工作效率成为目前需要探讨的问题。档案工作者必须创新档案信息观念，变档案整理者、保管者为档案信息开发运用者。必须敏锐地感受社会信息的变化，积极主动地去挖掘、收集、利用有利于档案工作开展的各种信息，从而更好地开展档案工作。通过接收、整理、扫描、录入的方式方法，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，使其实现数字化、标准化、系统化、网络化，以满足机关各方面对档案信息的需要。目前，不少基层单位对民政档案重保管轻利用，忽视开发民政档案信息资源的重要作用。主要表现在，一是信息资源不够丰富，档案结构比较单一。特别是在运用现代信息技术工作过程中产生的各类视听档案和电子档案未能很好地收集归档，难以满足民政工作日益增长的对电子档案信息的需求。二是档案管理手段落后，开发利用现代化程度不高。随着民政工作科技含量的提高，档案传统手工管理模式难以适应科学管理和现代化管理的要求，难以适应民政工作快捷、高效的信息化要求。三是提供利用渠道单一，主动超前服务意识不强。通过查阅档案为领导决策提供依据、为群众需求提供服务的事例很少，造成了大量信息资源闲置。
三、完善电子档案管理的措施
1、加强硬件设备投入，确保管理的安全性
单位应当进一步加强在电子档案管理中的投入，不仅是在软件方面的投入，在硬件设施方面的投入也应当较强，比如说，引进先进的数码设备或者是先进的电子技术等辅助电子档案的管理工作。要逐步建立起电子档案管理的相应数据库，积极为整个单位的电子档案的管理创造良好的硬件条件，真正解决电子档案储存比较复杂以及不够稳定的难题，除此之外还应当加强数据库的安全性建设，增加防护墙，使得企业的电子档案不会被黑客攻击，另外还应当对电子档案的接触人员进行严格的审查，从而确保整个电子档案安全性有所保障。
2、提升企事业单位领导的领导人的管理意识，形成规范化的管理系统
企事业单位应当对档案管理工作人员加强培训，提升档案管理人员运用电子技术的技能以及使用电子技术管理档案的能力，另外还应当在对档案的管理人员进行教育和宣传，不断选产电子档案管理的重要作用以及意义所在，从而使得电子档案管理工作人员能够意识到电子档案自身的优点所在，能够接收到信息化时代档案管理电子化的必然性以及重要性，逐步接受电子档案的管理方式。企事业单位相关领导层必须意识到电子档案管理的重要性，只有这样才会真正重视电子档案管理的重要作用，才会使得电子档案管理具有相应的可能性，在此基础上还应当积极建立并且完善电子档案管理体系。领导应当对管理人员自身的素质加以重视，真正将电子档案的管理工作落到实处，提升电子档案管理的成效，使得电子档案管理的技术更加先进和规范，真正使得电子档案管理工作在实际的运作中得到落实。
3、设计使用可靠的存储技术
与传统纸质档案管理不同，电子档案管理的核心工作是信息存储的安全性。纸质档案管理的存储有专门的档案管理室，通过请专人对档案进行管理与保护等使档案的安全性获得保障。而电子档案管理是采用互联网传递与共享数据，因此，此案子档案管理的安全性在考虑到单个计算机上的数据存储安全外，还要根据互联网的特性设计并使用分布式的数据存储技术。按照一定的策略及算法分布式将电子档案的数据存储于远程地方，同时还要对所有数据进行备份，这样就可以在电子档案遭到损毁后快速地将数据恢复。
四、结束语
随着档案管理系统这一平台的完善成熟，档案的保管条件逐步改善，利用范围越来越广，服务方式也应随着形势的变化不断创新。在信息时代，信息的共享与网络的沟通需要一系列的标准、规范来实现，如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资源的共享、网络平台的链接等。因此，我们要积极应用民政档案管理软件实现档案信息输入、检索、利用等工作的现代化，为迅速、准确和全方位的档案信息服务奠定基础，为日益蓬勃发展的民政事业提供方便、快捷的服务。
参考文献：
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[3]覃艳梅，周宇英.浅谈电子档案管理中几个关键问题及其对策和建议 [J].黑龙江史志，2009（15）.
论文作者:刘娟娟
论文发表刊物:《基层建设》2016年8期
论文发表时间:2016/7/15
标签：档案论文; 档案管理论文; 电子论文; 民政论文; 方式论文; 信息论文; 工作论文; 《基层建设》2016年8期论文;