高校图书馆采编工作重心转移与加工业务外包，本文主要内容关键词为：外包论文,重心论文,图书馆论文,高校论文,加工论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
1 前言
科学合理地进行文献资源建设，提高文献保障率和利用率，是图书馆采访工作的难点和重点。2005年底在昆明召开的“第一届全国图书采访工作研讨会”上，提出了“数字化文献资源采访”和“采编部如何重新定位”两大议题，号召全国各图书馆通力合作，共同探讨解决办法。图书馆采访工作需要理论支撑，各馆成功的经验和模式会被其他图书馆所借鉴与发挥。自2004年我馆开展业务外包实践，到2005年订购中、外文图书35万余册（其中特价书约16万册），年底完成加工验收32万册，馆里没有增加一个采编人员，而加工质量、书目数据质量明显提高，采访工作的开展形式更丰富、内容更深入。按以往的采编工作方式和工作量要求，是绝对不可能做到的。关于业务外包的讨论已不是新话题，但从社会资源合理配置、高校图书馆采编业务重组方面进行研讨，从市场机制下人力资源合理配置理论角度深入思考，对采编工作重心转移方向与大规模加工业务外包实践经验予以探讨，仍然十分必要。
业务外包(Outsourcing)是一种创新的经营管理方法，1980年代源于工业企业[1]。企业有效地运用业务外包策略，不仅可避免组织无限膨胀，更能达到精简员工、专注专业的目标。
业务外包成为图书馆界比较能够接受的管理方式，是从20世纪80年代中后期开始的。国外许多图书馆已普遍将大量机械性劳务，诸如清扫、保安、拆包、贴书标、装订、上下架等事务性工作，甚至专业性工作，如分编、数据库建设、计算机系统管理和设备管理维护等，也交给专门的公司来完成[2]。1990年代中后期，图书馆业务外包达到高潮，曾出现整馆外包的极端案例，并引起对图书馆业务外包的激烈讨论。我国从1990年代以来，业务外包逐渐为图书馆所重视和采用，但范围主要集中在事务性工作和编目工作方面。
2 加工业务外包实践与经验
图书馆业务外包，即图书馆的部分业务以合约方式委托中盘商提供服务。图书馆业务外包可分为：采访业务外包；编目业务外包；加工业务外包；期刊装订业务外包；馆内保洁、保安业务外包；阅览室管理业务外包等[1]。
加工业务外包，即将图书加工的全过程，包括嵌磁条、盖馆藏章、贴条形码、贴书标等所有环节，全部交由中盘商来做。通常采用的方式是中盘商组织人员到图书馆现场加工。加工好的书可就地码放，便于验收和提书，本馆工作人员可对加工过程进行监督，及时纠正出现的错误和督促加工进度，既提高加工效率又完善加工质量。外地中盘商一般在公司所在地采取流水线操作方式对图书进行加工，中间过程不易控制。
在加工业务外包过程中，图书馆要承担规划、目标与标准制定、过程监督、质量评估及完善流程等工作，主要包括以下几个方面：
考核中盘商的资信度。图书馆要全面考虑业务外包中盘商的财务、人力资源、信誉、管理控制及效率、服务质量、业务熟悉程度、价格等方面的条件。外包商的选择直接关系到外包业务的成败。具体应包括：外包商的企业规模，人员数量，在行业中是否具有较好的信誉度，办事是否高效，提供的加工服务是否质优，以前是否从事过加工外包服务，对加工业务是否熟悉，有无经过职业培训的专业加工员，有无良好的售后服务等。当然加工价格也是比较关键的考虑因素。要重视业务外包的过程管理，尤其是业务技术工作。同时应建立一套高效的反馈机制，以便及时沟通和协调。
签好加工业务外包合同。加工业务外包合约内容应包括：工作目标及预期效益、合作范畴、运作方式、责任划分、所有权归属、合约修改与终止、付款方式、赔偿问题等。图书馆在图书采购招标过程中，就应把加工业务纳入合同内容。用全面质量管理方法进行控制和规范，按照国家书目数据标准和本馆内部图书出库标准，进行图书加工验收。
做好质量监控和验收工作。第一，要根据本馆需要制定出图书加工细则，包括图书加工期限，贴书标、条码位置，盖馆藏章和日期章的数量、位置，磁条数量、品牌和是否为可充消磁条，贴还书期限表的位置，随书光盘处理方法等；第二，将已在馆流通的图书作为样本，交由中盘商参照进行粗、精加工；第三，图书馆验收人员对已粗加工（包括：贴磁条；盖馆藏章、日期章；贴条码；贴还书条）的图书进行检查，一旦发现问题即交还给加工人员返工；第四，在编目、典藏工作完成后，对图书进行诸如贴书标等内容的精加工。另外流通部工作人员在提书时还可对加工好的图书再次检查以保证加工质量。
做好成本效益核算与沟通工作。实施业务外包之前，图书馆应根据本馆的任务、人力资源等因素进行具体分析，评估成本效益，确定哪些业务与核心业务关联性不大，或是本馆难以提供足够的资源支持，或是自己完成成本高、效率低，这些因素都是图书馆考虑进行业务外包的原因。业务外包出去后并非万事大吉，相反，应密切注意并配合外包商进行各项活动。在执行合同过程中，还必须对外包商进行有效的监督，重视业务外包的过程管理[3]。建立一套可以将服务对象的问题直接反馈给馆方的机制，如提供意见箱、电子公告栏、留言板等。图书馆与外包商的关系是互相依靠、互惠互利的双赢关系，双方在充分沟通与相互理解的基础上，加强合作与协调，使业务流程顺利进行。
总之，图书馆加工业务外包工作要达到：不涉及图书馆管理权的问题；调动馆外的社会积极因素，充分利用社会人力资源；可实现降低成本，节约采编整体工作时间，更好地集中人力、精力完成采访和文献资源建设之目的。
3 以采访为工作重心，采编工作和文献资源建设实现“三个转变”
加工业务外包促使采编工作重心向采访转移，采编部门可以集中精力按照学校的教学、科研和学科建设要求进行文献资源建设工作，在采编工作方面实现“三个转变”。
3.1 向构建科学合理的馆藏结构方面转变
在文献采购上要集中力量做好馆藏结构、文献利用情况、师生构成比、学科发展态势等调查，以专业设置和重点学科建设发展为依据，形成本年度的文献资源建设规划。规划要突出馆藏特色，强化学术性、专业化特色。要对现有的文献结构、文种结构、时间结构等进行调查分析和研究。围绕地域优势、资源优势、学科优势采购区别于其他馆的独特资源。了解系部学生人数所占比例和专业所涉及的图书类别，以年购书总量为基准制定各专业文献采购计划时，考虑学生人数比例和不同专业对同类图书的需求量。同时根据学生比例与专业情况具体制定各类图书的复本量。对重点学科、重点专业和长线专业等予以倾斜。例如我校是理工科院校，气象环境专业是老牌专业，所以我们在馆藏建设规划中，大气环境类图书力争全面入藏；对重点学科计算机技术和电子通信技术类重点入藏；对数学、管理、电子商务等专业图书适当提高比例；对于文艺小说类图书一般入藏。
3.2 向多渠道、多形式、多层次开展采访工作转变
积极推进“学科采访制”和“专家选书制”，增强文献资源采购的针对性。所谓“学科采访制”是指按学科门类进行专业化分工，针对学科专业进行采访。采访人员针对某一学科范围或某几个特定的学科范围，有组织地搜集、整理印刷型文献和数字化文献的信息，购买文献资源的所有权或使用权。“专家选书制”是指由各系推荐本学科领域专家教授作为选书顾问，他们具有关注文献建设的热情，有学术专长且能够总体把握本学科领域的研究动态。
图书馆要打破传统的按照图书、期刊、电子文献、数据库等文献类型和中外文文种配置采访人员的做法，而按照特定学科或某些相关学科设置采访人员，通过与各种类型专家的有机组合，共同完成采访任务。由学科采访人员与学校图书馆工作委员会以及系、部专家形成动态变化的采访小组。
图书馆采访工作人员应收集尽可能多的书目信息，按各系提供的学科主题词进行整理归类，定期传送给各系专家教授，或由各系专家教授将其专业学科所需的图书信息传送给采访人员。采访人员根据反馈信息制定购书计划。采用这种采访模式，可调动各系专家教授选书的积极性，将采购工作由被动转为主动，由于针对性、专业性增强从而提高各类图书的利用程度。
在现采过程中可采用出版社主导与供应商辅助采购相结合的模式。这种模式既有利于学科品种保全又能提高采访工作效率，通过出版社直接采购方法，可以花费较少的时间和精力收藏大部分所需的学科文献，充分利用学科文献出版相对集中的特性，达到重点采购的目的。同时与供应商合作力求搜寻和补充缺订和漏订的非核心出版社出版的文献品种。
3.3 向多方位拓展采编工作内容方面转变
在采购方式上拓展。大力开展网上采访。其过程为文献信息查找→筛选预订→发出订单→款项给付→文献送达。网上采购可大大缩短订购周期，比传统方式更方便快捷。
对读者需求的反馈渠道拓展。了解各院系对图书的需求，以前只能通过采访人员登门调查或各院系填报的方式进行，时效差，准确率低，遗漏多，采购的图书较难反映读者的需求。现在读者需求可以通过网上论坛、电子信箱、BBS等快速反馈，不但速度快、效率高，而且读者的满意度高。
对编目对象拓展。如网上信息资源的编目，主要是将无序化的网上信息资源进行整理和揭示，以确保网上资源的准确性和可用性；馆藏关联信息编目，即全面揭示某一文献在各种载体的位置、相关信息的链接等。实现关联检索要重视MARC格式中307、753、856等字段的著录，以充分揭示文献资源的关联性。编目对象的拓展，一方面方便了编目人员对各种文献类型的处理，更深层次地描述、揭示文献；另一方面也满足了读者希望全面检索文献、方便获取相关信息内容的深层次需求。
4 采编工作重心转移和加工业务外包的负面影响及其对策
任何事物都不可能完美无缺，业务外包工作也一样。业务外包作为一种新型的图书馆管理模式，对于提高图书馆的工作效率和核心竞争优势具有重要的作用，但同时也存在一些缺陷。比如，将图书馆业务外包给中盘商，会使采编人员对外部技术力量产生严重依赖；中盘商安排或聘请的编目人员对客户订购图书进行免费配送和现场编目，能保证图书与数据的对应，但其编目数据质量很不稳定，不利于编目格式的统一规范；某些权威机构的数据，如国家图书馆的数据，质量可以保证，但其缺陷是数据滞后，在套录时命中率受多方限制，具有一定的局限性；另外多家中盘商同时现场加工，大量图书交叉到馆，管理稍有疏忽，就会造成差错和大量返工等。
克服负面影响的策略是在外包的非核心业务中积极推行全面质量管理。馆内相关部门都要对外包业务进行控制和监督。以“系统工程”思想，细化作业流程，实行“定额管理”，各道工序均予以量化，交接过程管理有序。特别强调书目数据质量控制，质量上给出一定的“差错容许率”，合理利用外部套录数据时，对质量控制的内容要进行明确界定，即统一著录依据。中文图书分类标引使用《中国图书馆图书分类法》，主题标引尽量使用《汉语主题词表》，中文图书数据采用《中国机读目录通讯格式手册》（简称CNMARC格式）著录，对套录数据逐字逐段进行分析，发现错误或与本馆编目细则不吻合之处应及时加以修改，并结合本馆实际添加馆藏字段。注意与加工业务中盘商经常协调，保证月基本验书量和出书量。在支付服务款项时，坚持质量标准。
5 评价与展望
图书馆采编工作重心转移和业务加工外包，实质是在市场机制下，重新整合和优化配置社会资源，提高图书馆工作效率，图书馆和中盘商形成优势互补、分工合作、合理布局的一种“共赢”的运行管理模式。
虽然图书馆业务外包目前还存在一些有待解决的问题，但是它体现了在市场经济环境下，图书馆部分职能重新社会化分工的必然发展趋势。
随着图书馆现代化、网络化程度的提高，虚拟馆藏比例的上升及联机编目的普及，图书馆内从事业务加工、数据处理的人员将减少，从事深层次资源开发、文献信息保障方面的工作人员将增加。业务外包不仅促进图书馆从节省成本及提高工作效率等方面进行创新思考，同时也是图书馆思考改造其组织作业流程、实施机构重组的一个良方。信息时代图书馆服务功能的迅速变化，使得采编工作重心转移和业务外包成为高校图书馆发展的必然趋势。随着高校图书馆管理现代化的不断发展，业务外包在图书馆将有更大的发展空间。
收稿日期：2006年4月12日
标签：图书馆论文; 业务外包论文; 人力资源服务外包论文;