摘要：行政办公业务范围广，业务零散、繁杂，管理手段较为低效，本文基于EIP信息平台建设实现行政办公精益管理，以“暖心服务”为落脚点，形成精益的管理模式和行为习惯，逐步沉淀精益管理文化，致力于打造有特色的精益暖心企业“大管家”。
关键词：EIP信息平台；后勤；精益管理；管家
前言
结合某市市直管镇的管理模式，在33家农电机构接收后，行政办公管理低效的问题尤为突显，共有40多个基层单位，管理跨度大、审批流程长，各单位行政办公管理个性化现象较为普遍，行政管理缺乏统一性和规范性，大大增加管理成本，降低工作效率，拉低工作成效成效。由于缺乏相关管理数据，难以对行政办公业务进行量化分析，影响了分析决策的有效性，不利于实现精益管理的供给侧改革。
1.现状分析
对于日常后勤管理，我们经常遇到行政综合业务执行力不够、业务运转中管理人员经常出现错单、漏单等被动的工作局面，不能对管理业务全过程管控；基层单位业务审批路途远、签名难、耗时长；车辆管理不当导致管理成本及运输成本高；基层人员参会要经常开车1或2个小时，人员来回奔波的折腾；各部门之间重复索要数据、数据统计口径不统一，造成同一件事件分析结果截然不同，找不出问题的根源等现象。
2．总体思路
2.1总体设计
鉴于上述背景，坚持以问题导向，借力信息化管理，研究打造行政办公EIP信息平台，坚持“四个一”总体设计原则，全力推进行政办公高效化、科学化、规范化。一是以EIP平台整合行政综合业务，实现“一站式”业务窗口，发挥人力资源效益最大化，解决行政综合业务执行力不够问题。另一方面，通过宣传企业信息、企业文化等人文素材，汇聚人气，积累团队融合，进一步扩大宣传覆盖面及影响力。二是EIP平台是以 “与你有关”为开发理念，流程设计实现“点对点”，无须在各节点选择下一步操作人即可实现“一键达”的操作流程。使用员工ID可在EIP平台上进行“傻瓜式”的点击操作就能完成各项业务的申请、审批、反馈、确认等操作。三是以EIP平台作为业务运转的中枢和载体，实现“一目及”的大数据管理库，方便管理人员全程管控，避免错单、漏单等因素而造成被动的工作局面。全程管控也有利于基层监督管理部门行政效率高低。四是 以“搭积木式”模块结构建设，实现EIP平台“一脉通”的自主扩展方案，提供兼容性强、扩展性宽的系统端口，相关业务可根据需求在平台上实行子系统的修改、扩展、完善。
2.2设计模块
EIP信息平台，主要包含9100综合后勤管理子系统、车辆管理子系统、行政审批子系统、行政办公预算管理子系统、食堂综合管理子系统、一卡通、部门信箱、工作任务管理子系统、数据中心等9个子系统。
3．子系统功能
3.1 9100综合后勤管理子系统
为全体员工提供包括会议服务、车辆预定、订餐服务、邮件服务、办公用品申领、楼宇维修、家具申领、工作证办理、球场预定、视频会议、食堂应急供餐服务、膳食管理、门禁授权服务等13个综合后勤服务，利用电子化审批代替传统的“实体跑单”，让员工办理业务省时省心，提高后勤服务质量。
3.2车辆管理子系统
车辆管理人员对车辆进行全生命周期管理，通过系统对每辆车的油费、税费、维修记录等原始运行数据进行记录、分析、对比，实现单车核算，合理调配车辆资源，有效地降低车辆的管理成本及运输成本。
3.3行政审批子系统
基层单位通过系统进行业务电子报批，有效解决基层单位业务审批路途远、签名难、耗时长等问题。业务管理部门通过系统对业务审批过程分析，精简业务审批流程节点，提高管理颗粒度。
3.4预算管理子系统
对办公室归口修理、技改项目及成本预算项目进行滚动式修编，形成三至五年的项目库，提高项目计划性管理。
3.5食堂综合管理子系统
食堂管理人员通过系统对鱼、肉、蔬果、副食、主食、调料等6类食材的使用情况进行记录，每周对食材使用情况进行横向对比，结合时令节气开展食堂购置分析，提高食材采购的合理性。
3.6 一卡通
全局员工可通过“刷卡”在全局各办公场所进行停车、洗衣、就餐等公共服务跨区消费，系统后台自动统计对账，避免公共服务跨区申请的繁琐，为以后提供形式多样、内容丰富的公共行政服务打下基础。
3.7部门信箱
搭建员工与部门间的沟通渠道，特别是一些关乎员工切身利益的福利待遇、业务申办等问题，通过信息公开督促相关部门及时正面回复，避免推诿扯皮现象。
3.8工作任务管理子系统
对重点工作任务进行过程管理，通过监控工作完成进度及时向任务负责人发出“告警”“超时”等提示，并以信息公开的方式督促任务负责人自主落实工作。
3.9数据中心
收录企业指标数据，避免各单位间重复索要数据、数据统计口径不统一等问题。收录整理各部门的月报简报、各类会议材料、知识经验库、规范性文件等常用资料，供员工快速查阅，方便员工自主学习、自我提升。
4.工作成效
EIP信息化平台历经了3年的开发、完善、扩展，已建成9个子系统，提供13项后勤服务，以及人资、财务等11类职能的审批事项，线上业务已全面实现单轨运行，行政综合业务办理效率大幅提升，得到各部门、员工的广泛认可。其中，在9100系统的“会议管理”模块中，2016年全年某局共召开会议3499次。其中，一类会议2次，二类会议1 次，三类会议185次，一至三类会议同比下降14.55%。Espace日均上线率达52.6%，视频会议435次，较2015年的381次提升14.17%。在行政电子审批子系统模块中，2016年全年某局行政审批共6760项，日均18.52项，行政电子审批的全面运行为该局降低了大量的人力、时间、运输、文件耗材等成本付出。
论文作者:郭宇峰,吴秀全
论文发表刊物:《电力设备》2017年第25期
论文发表时间:2017/12/30
标签：子系统论文; 业务论文; 行政论文; 员工论文; 平台论文; 系统论文; 成本论文; 《电力设备》2017年第25期论文;