摘要：在单位的日常运营和管理过程中，办公室接待工作作为其日常管理的重要内容，办公室接待工作的质量极大地影响着企业的管理形象。办公室接待在本质上作为一种服务性质的交际活动，可以直接反映一个组织单位的管理面貌。随着当前社会分工的越发精细化，精细化管理思想也会逐步引用到办公室接待工作当中，本文围绕精细化管理在办公室接待工作中的应用展开具体的分析和论述。明确办公室接待工作精细化管理的意义，客观阐述当前单位办公室接待工作的大体现状，并在此基础上，对于利用精细化管理思想进一步优化办公室接待工作给予科学的建议指导。
关键词：精细化管理；办公室接待；应用对策
引言
在单位的管理过程中，办公室作为一个相对综合性的部门，其整体的服务和管理质量会极大影响企业的管理环境。在精细化管理思想的指导下，办公室接待工作作为一项基础且日常性的工作内容，对于服务的质量和细节的管理都具有很高的要求，只有在办公室接待的各个环节当中落实精细化管理的思想，在细节处提升服务的质量，才会给客人留下良好的印象，直接提升企业的管理形象。本文结合当前单位办公室接待工作管理的现状和不足展开论述和分析，总结办公室接待工作的重点内容，利用精细化管理的思想，为办公室接待工作的改进提供方向性的指导，以此来进一步优化单位办公室的接待工作。
一、办公室接待工作精细化管理的意义
（一）是单位内部管理基本要求
单位办公室其自身的职能主要是服务于单位的日常管理，满足领导日常管理需求，实现单位组织资源的合理调配。办公室所承担的岗位内容相对复杂，接待工作是办公室重要的工作内容，办公室接待工作主要是服务于单位的日常交际工作，负责相关人员的接待和衣食住行的管理。精细化管理思想在办公室接待工作中的应用，可以进一步梳理和细化办公室接待的工作内容，可以进一步在细节方面来优化办公室接待工作，不仅可以促进办公室工作的规范化以及细致化的发展，同时也是单位组织内部管理的基本要求。
（二）提升单位的管理形象
办公室日常的工作内容相对繁杂，尤其是办公室接待工作需要涉及衣食住行等方方面面的处理，通过运用精细化管理思想来落实单位的办公室接待工作，可以保证人员接待各个环节的最优化，保证各方面接待工作的有序进行，充分满足单位客人的基本需求，这不仅可以帮助领导提升组织单位的威信，同时也能直接反映出单位组织的管理面貌，有助于提升单位的管理形象。
二、单位办公室接待工作的实施现状和不足
（一）缺乏一定的服务意识和积极性
在单位的各个组织部门管理当中，办公室的工作内容是最繁杂和无序的，尤其是办公室的接待工作，作为一项重要的服务内容，很多工作人员对于办公室接待工作都缺乏一定的服务意识和积极性。在服务的过程中相对粗放，无法在根本上满足单位客人的需求。此外，当前办公室接待工作的相关人员并不是专业的服务人员，其在整体上缺乏接待服务的专业素质和技能，缺乏单位办公室接待工作突发状况的处理能力，也都并没有给予办公室接待工作应有的重视，导致办公室日常接待工作漏洞百出，现有的接待人员在服务的过程中又缺乏一定的责任意识，出现服务漏洞时相互推诿，整体的接待效率和质量都不高，极大影响了单位客人的满意度，也大大降低了单位组织内部的管理形象。
（二）缺乏系统完善的内部管理制度和标准
在单位组织规范的制定和规划过程中，很少有单位能关注和重视到办公室接待工作的流程和规范。导致在办公室日常接待过程中，缺乏明确系统的管理流程和制度标准，基层的办公室接待人员对于很多内容都没有决策的能力，对于办公室接待的细节处理也都杂乱无章。对待很多事务性的问题都需要层层汇报，直接影响了单位办公室接待工作的效率和质量。
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（三）岗位权责不明确，工作流程有待优化
在单位办公室的接待工作中往往需要多个人员的配合和协同，各个岗位需要承担不同的内容。但是从目前单位办公室接待工作的执行情况来看，在办公室内部的岗位分工和权责方面并不明确，岗位的工作内容并不饱和，接待工作的流程也都有待优化。岗位和人员的分工不明确。很容易导致在人员接待过程中出现漏洞，遇到困难责任相互推诿。这种现象不仅会极大影响单位办公室内部整体的工作氛围，也会影响到员工对接待工作的积极性和信心。
二、精细化管理思想在办公室接待工作中的应用对策
（一）提升人员的服务意识，促进精细化管理思想的落实
在办公室接待工作中，接待人员的服务水平和素质会直接影响着单位客人的满意度和企业的整体管理形象。对此，单位办公室接待还需要在根本上提升相关人员的服务意识，强化对接待人员礼仪的培训，关注自身在接待工作中的个体形象和素质，接待人员作为企业管理服务展示的窗口，会直接反映出企业内部管理的风貌。除此之外，也要注重对办公室接待人员组织协调能力的培养，保证在人员接待过程中各项事务的有效协调和处理，能够独立应对各种突发事件的发生。与此同时，作为办公室接待和服务人员，也要具备一定的责任意识，明确自身的岗位责任和义务，提高自身在办公室接待工作中的积极性和主动性，确保接待工作各项细节处理，面对漏洞的出现要勇敢的承担责任，并及时的对服务漏洞进行优化，积极弥补企业的损失。要想在根本上提升办公室接待工作的水平，接待人员也要树立一定的创新意识，保持一定的应变能力，运用创新的手段和思路来优化办公室接待的工作内容，以此实现办公室接待工作和服务水平的提升。
（二）完善和优化办公室接待工作的制度和规范
精细化管理思想在单位办公室接待工作中的应用，可以将接待工作的细节处理到位，为了将经济化管理的思想有效落实到实践当中，还需要对其完善和优化办公室接待工作的相关制度和规范。首先，要明确办公室接待工作的主要内容、明确各个岗位的分工以及工作范围，充分实现办公室接待工作岗位的具体化和精细化，只有这样才能实现在接待工作中各个人员的有效协同。其次，还需要明确办公室接待工作的各项制度和规范，让接待工作有步骤有计划的落实，同时也能让接待人员按照一定的标准和流程开展接待工作，以此来提升办公室接待工作的效率和质量。除此之外，也可以将办公室接待工作的质量纳入到员工绩效考核的体系和内容当中，实现对接待人员的精细化考核，以此提升办公室接待人员的工作积极性，同时也能最大限度的提升办公室接待工作的规范性。
三、精细化管理思想在办公室接待工作中应用注意事项
办公室接待工作是一项细致且繁琐的工作内容，在经济化管理思想应用的过程中还需要充分注意以下内容:首先要积极做好和完善接待工作的前期准备，制定明确和细致的接待计划，例如:对于到访的人员数量、年龄以及性别等都做好调查工作，以此安排后续的食宿内容。其次，要制定出精细化的接待方案，配备相应的接待人员，对于会议安排以及餐饮安排等都要做出细致的规划，注意做好岗位和人员的分工。除此之外，相关接待人员在工作的过程中也要注意接待态度，对待访客要热情，针对不同地位和身份的人员，要注意接待方式的差异化，在接待过程中要注意礼貌，切实保证接待服务的周到和细致。
结束语
综合上面的阐述和分析，办公室接待工作是一项细致且繁杂的工作内容，利用精细化管理思想优化办公室接待工作，可以有效的提升接待工作的效率和质量。
参考文献
[1]肖慧敏.论精细化管理在办公室接待工作中的应用[J].商业经济,2016,04（28）:29-30.
[2]周灿.浅谈办公室接待工作中的精细化管理[J].东方企业文化,2017(10).
作者简介：费刚员（1975.11-），男，本科学历，助理工程师，研究方向：办公室管理。
论文作者:费刚员
论文发表刊物:《知识-力量》2019年10月41期
论文发表时间:2019/9/11
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