【关键词】医院电子档案;档案管理;存在问题;解决方法
伴随着我国信息时代的到来，信息化技术已经覆盖至各个领域并在促进效率提升方面发挥了重要作用。众所周知，医院档案管理是医院日常运营管理工作的重要组成部分，过去传统的档案管理工作量大，管理效率低，已无法适应当前管理工作的需求，无法维持医院的正常运营，电子档案管理形式成为了发展的必然方式。但不可否认，当前医院在进行电子档案管理的工作中还存在一些问题，必须引起相关工作人员的高度重视。
1.医院电子档案管理存在的问题
1.1管理人员档案管理职责不明确，管理线条多
医院档案管理一般由设在行政办公室的综合档案室负责，综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等，由于医院历史的原因及医院行业管理的要求，医院的医疗病历档案由专门的病案室管理，而临床的一些X线档案、病理切片档案、检验检查档案、各种影像检查图文档案及一些日常网络办公产生的电子资料档案分属于各个业务科室自己管理，电子病历及一些医疗电子网络信息则由信息科管理，在一个单位内形成了多部门管理的现状，导致档案管理职责不明确，管理线条多，管理不到位的现象[1]。
1.2医院缺乏完善的制度，管理者缺乏应有的管理意识
尽管我国的一些医院创建了档案管理，但在执行效果上依旧无法达到预定目标，一些部门人员的档案管理意识较为淡薄，出现随意将档案资料放置在办公室没能及时归档引起欠缺甚至丢失的问题。很多单位关于相关业务的组织学习也多以具体应用技术有关，没能及时重视管理意识缺乏的问题，对档案管理的宣传力度也不足，进一步影响管理人员的管理意识。另外，一些医院电子档案管理的标准设定不符合应有的水准，目标并不明确，使得医院电子档案管理制度不完善，不健全，实施过程较为落后，完全不能满足现代化电子档案管理的标准需求。
1.3医院电子档案管理不规范
当前，医院电子档案管理不规范的表现主要包括档案存在内容缺失，电子文件损坏的情况，这与很多医院电子档案采用的多头管理形式有直接关系，比如医院电子档案材料交由各科室自行保管，没能对档案进行统一的整合性管理，再加上电子档案又对计算机技术有较大的依赖性，各科室在日常计算机管理工作时未能注重网络安全、病毒方案、权限管理、资料储存等工作，就会给档案管理质量造成威胁，存在很多管理安全性不足，管理不到位的问题。而对于不同管理者在电子档案收集、整理、鉴定、归档等具体环节事项上也没能做好培训统一的工作，导致电子档案出现不同程度的缺失和损坏问题[2]。
1.4档案管理人员素质有待提高
医疗行业的专业性较强，纵观当前从事医院档案管理工作的人员来看，在专业程度、电子信息技术、管理流程的把握上有所欠缺，管理能力与职业素养不够，管理水平参差不齐，直接影响了医院电子档案的管理质量。
2.医院电子档案管理存在问题的解决方法
2.1建立健全医院的档案管理网络
鉴于医院的档案管理信息量巨大，种类较多，管理人员必须应用高科技的手段，为数据库无纸化创造契机。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆建立健全医院档案管理的医院、档案室、科室三级管理网络是医院档案管理的重要保证，通过三级档案管理网络的建立，明确医院电子档案管理的职责、线条及要
求，这种管理模式有利于统一领导、统一机构、统一制度、统一操作、统一保管，有利于组织监督各相关部门的档案管理工作；有利于明确各部门的职责；有利于电子档案保管的安全、完整和规范，同时有利于通过网络实现多元化信息资源的共享及权限的统一规划[3]。医院的电子档案管理可以实行档案管理与其他信息管理分开的方式，这种方式主要由信息科和综合档案室两部分组成，信息科负责医院病案统计管理、图书管理和计算机管理，综合档案室主要对各种门类、载体的档案进行统一管理，并对本单位的档案工作进行监督、指导、检查，部门间明确职责，互相配合与协作。
2.2制定完善的电子档案管理制度
要确保医院电子档案管理工作达到管理的需求，医院必须在制度方面不断完善，加以保障。电子档案管理制度的内容应包括建立电子档案收集和归档制度，电子档案的利用、保管制度，制订电子档案的保管期限、归档范围等规定，并将这些制度和规定纳入医院的岗位责任制和考核办法中去，建立健全医疗电子档案的动态管理制度，使医院的电子档案管理按规范化的流程进行管理。
2.3强化电子档案管理的安全性与规范性
电子文件的安全防护由于电子文件容易被修改，保护电子文件的原始信息就显得尤为重要。通过采取技术处理，可将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读、不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的 可 靠 性，使 之 与纸质文件一样发挥社会效用。由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在的技术条件
下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬件，拷贝存档，以确保数据的安全。实现文档一体化管理文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散和独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理。该方法是将档案管理提前介入电子文件的运作与管理，即把规范化管理的触角延伸到归档前电子文件的形成、收集等过程。文档分离带来的弊端造成大量失控的具有重要价值的账外文件，档案部门因馆藏质量降低，进而导致不能很好地发挥参考服务作用，导致档案部门信息服务功能降低，也导致档案部门地位的降低，应推行文档一体化，以克服文档分离的现状。必须在其工作流程上和程序设计上将医院档案整理工作的部分流程进行改革，实行前移。一是收集工作前移；二是分类工作前移；三是价值鉴定工作前移。当文件进入收发窗口时，给文件一个标准或指令，逐一进行登记编号，对每一单份文件进行分类，标注主题分类词，然后鉴定该份文件的价值，确定其归档价值，划定保管期限，录入计算机进行运转管理，跟踪该份文件，直到最后办理完归档为止。实行文档一体化不仅简化了档案整理的程序，更重要的是能够使文书处理和档案管理实现融合，实现了文档一体化的计算机自动化管理[4]。
2.4加强对电子档案管理人员的培训
医院电子档案管理人员需学习和了解医疗活动的流程规律，掌握一定的信息技术和网络安全技术，不断强化专业的档案管理知识。医院应定期为工作人员开展培训工作，包括学习数字化医疗信息手段、数字化设备操作、医疗管理内容、网络安全技术等，联系医院管理工作的日常，全面提高电子档案管理人员的职业素养和专业能力，使其满足当下电子档案管理的要求。
3.结束语
综上所述，电子档案管理形式已成为当前医院档案管理工作的主要应用方法，针对当前管理过程中存在的问题，相关管理者必须引起高度重视，结合医院的实际情况，强化宣传和在职教育的力度，提高管理效率，以满足医院电子档案管理的需求，促进医院管理工作的顺利开展，医院经营社会效益的实现奠定基础。
【参考文献】
[1]赵浩然.医院电子档案管理中存在的问题及对策[J].医院档案,2015,14(2):15.
[2]王丹.应用信息技术加强医院电子档案管理[J].黑龙江档案,2013,2(22):135.
[3]张佳音.探讨医院电子档案管理存在的问题及对策[J].档案工作,2016,5(1):90.
[4]张兴文.加强医院电子档案管理的对策探讨[J].中国医学装备,2019,2(12):1183-1184.
论文作者:黄秋凤
论文发表刊物:《科学与技术》2019年第23期
论文发表时间:2020/5/8