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当今世界，以信息技术为主要标志的科学技术日新月异，尤其是进入20世纪90年代以来，全球范围内掀起了新一轮的信息化浪潮，这就是以美国为策源地、波及世界的国家信息基础设施（NII，俗称信息高速公路）建设热潮。在信息高速公路建设的浪潮中，一方面，信息技术在行政机关和办公活动中广泛应用，出现了新型载体文件——电子文件；另一方面，借助于计算机技术、网络技术实现档案信息数字化，将不同区域、不同部门的档案馆连接起来，将档案馆和世界各地的利用者连接起来，提高档案管理效益和档案利用率。因此，随着信息技术、网络技术在世界范围内的延伸和普及，未来档案馆发展的高级形式——“数字档案馆”，已引起档案界的普遍关注。
一、什么是数字档案馆
“数字档案馆”(Digital Archives)是档案界近年来提出的新的概念，由于形成时间较短，目前还没有取得统一的认识。关于数字档案馆，在档案学术刊物上目前主要有以下三种描述。
数字档案馆是“指二进制编研的数字方式存储、处理档案信息内容，应用计算机、通讯和多媒体技术，提供电子网络检索和服务的档案信息系统”。（注：张晓霞、王宇晖、王萍：《数字档案馆——21世纪档案馆的新发展》，《兰台世界》2000年第1期。）
数字档案馆是“一个数字化的信息系统，它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存储；以网络化的方式相互连接，从而提供及时利用，实现资源共享。”（注：王宇晖：《21世纪数字档案馆发展之我见》，《档案与建设》2000年第3期。）
数字档案馆的基本含义解释为“电子档案及其用户为对象的‘一个有序的信息空间’或‘一个信息系统’。数字档案馆至少应该有‘信息数字化’、‘传送网络化’、‘超越时空化’特征。”（注：丁海斌：《电子文件与电子档案管理》，辽宁大学出版社2000年3月底。）
可以看出，这三个概念是从不同的角度提出的，它们的共同之处在于，都认为数字档案馆是一个数字化的信息系统，并认为这种系统是以网络化方式相互连接和提供利用。数字档案馆实际上就是运用当代信息技术，对数字档案信息资源进行管理，以网络化方式相互连接和提供利用，实现资源共享的信息系统。
目前，档案界在未来档案馆发展模式的研究和讨论上，出现各种各样档案馆的概念。如“电子档案馆”、“虚拟档案馆”、“无墙档案馆”、“无纸档案馆”、“网上档案馆”等等。这些概念和数字档案馆一词都比较接近，经常和数字档案馆混淆使用。
电子档案馆(Electronic Archives)是“指各种档案信息附载于电子媒介之上。”（注：张晓霞、王宇晖、王萍：《数字档案馆——21世纪档案馆的新发展》，《兰台世界》2000年第1期。）电子档案馆的提法较早，随着数字化时代的到来，数字技术应用的领域越来越广泛，“数字化”的概念比“电子化”具有更明显的时代意义和更大的发展潜力，同时也更为科学，因为数字档案馆所运用的技术不仅仅是“电子技术”，还包括其他技术，如激光技术等。
虚拟档案馆(Virtual Archives)是“利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式。”（注：吴品才：《试论虚拟档案馆与传统档案馆》，《档案学通讯》1999年第3期。）虚拟档案馆是“指获取档案信息已脱离了物理实体的存在。”（注：张晓霞、王宇晖、王萍：《数字档案馆——21世纪档案馆的新发展》，《兰台世界》2000年第1期。）虚拟档案馆是“虚拟技术与网络技术的结合，简言之，它是通过网络技术和特定软件，将时空上分散的档案馆、室连结一体，使之成为一个有机的信息系统，对每个用户窗口而言，该系统就相当于信息量巨大、使用方便的单个档案馆，而浑然不觉原本存在的时空障碍。”（注：薛匡勇、张照余：《展望虚拟档案馆》，《中国档案》1999年第10期。）等等。关于虚拟档案馆和数字档案馆的界限很难区别；在学术刊物发表的一些文章中，一般把两者看成是相一致的。实际上，虚拟档案馆和数字档案馆的概念略有不同，主要有这样三种理解方式。一种理解方式是从用户的角度出发的，强调利用者利用档案馆的感觉，因为对数字档案馆的利用者来说，他们感觉不到有任何物理上的“档案馆”存在，因此，数字档案馆是“虚拟”的，这种方式理解的所谓：“虚拟档案馆”实际上和“数字档案馆”在本质上没有什么不同。另一种理解方式是着重于两种档案馆信息资源的结构。虚拟档案馆的信息资源主要是网络信息资源，也称虚拟馆藏；而数字档案馆的信息资源除了网络信息资源外，还有储存于本馆的信息资源。第三种理解方式是从技术发展角度，数字化先于虚拟化，档案馆只有解决了数字化，才能进一步发展到虚拟化。
无墙档案馆(No Wall Archives)强调的是“档案信息的来源和服务范围已突破本馆的收藏范围和读者范围的限制。”（注：张晓霞、王宇晖、王萍：《数字档案馆——21世纪档案馆的新发展》，《兰台世界》2000年第1期。）这是人们对数字档案馆、电子档案馆、虚拟档案馆等类似概念比较形象化的提法，概念的界定不很严格，既可指数字档案馆、电子档案馆，也可指虚拟档案馆。
二、为什么需要数字档案馆
1、整个社会信息流通的基础结构发生了变化
美国提出的信息高速公路计划，其中心内容就是要在21世纪，使信息数据的传送速度大大加快，并且要使各种媒体的信息（包括文字、声音、图像、动画等）结合在一起，即以多媒体的方式进行传送。在2015年之前，使整个美国的家家户户、图书馆、档案馆、办公室都能够通上光缆，促进美国信息化的水平来一个大飞跃，从而推动整个美国经济和综合国力的发展，使美国能在21世纪继续保持其第一大国的地位。美国的计划在世界各国引起了很大的反响，特别是不甘落后于美国的日本、欧洲联盟等发达国家，各自都提出了与美国竞争的计划。例如，日本提出的信息高速公路计划，要比美国早5年实现，即2010年就完成光缆铺设，2000年以前首先在全国国立、公立的大学、医院、图书馆、档案馆铺设光缆；与此同时，还制定了一系列的政策来鼓励民间企业参与。此外，亚洲地区的新兴工业国也极其重视，纷纷制定了相应的发展计划。信息技术的飞速发展，使整个社会信息流通的基础结构发生了根本性的变化，它为数字档案馆的建设创造了条件。特别是网络技术的发展，它是数字档案馆的重要基础设施，用户必须通过网络才能存取散布在世界各地的数字档案馆的信息资源，网络越庞大，连接的数字档案馆越多，用户存取的信息资源就越多。因此，具有高水平的网络技术、丰富的网络化信息资源、便利而强大的网络服务功能Internet的发展为数字档案馆的发展提供了最理想的网络环境。
目前，世界各国各级各类档案馆和档案组织纷纷在万维网（英文World Wide Web，缩写为WWW，译为万维网或环球信息网等，它是目前Internet上最方便直观，最具有吸引力和最受欢迎的信息服务类型）上建立了自己的服务器。据不完全统计，在万维网上开通主页的各级各类档案机构约有10000多个。有国际组织档案馆、国家级档案馆、省州郡市级档案馆以及部门档案馆、大学档案馆、宗教档案馆等等。且许多国家的中央级档案馆都在万维网上创建了自己的服务器，如澳大利亚档案馆、比利时国家档案馆、巴西国家档案馆、加拿大国家档案馆、丹麦国家档案馆、法国国家档案馆、爱尔兰国家档案馆、英国公共档案馆、瑞典国家档案馆、瑞士联邦档案馆、美国国家档案和文件署、新加坡国家档案馆、马亚西亚国家档案馆等等，遍及世界五大洲。
1994年起，我国实现了与Internet的TCP/IP连接，开通了Internet的全功能服务。中国已具备硬件平台，拥有中国科学技术计算网(CAS Net)、中国教育和科研计算机网(CER Net)、中国公用计算机互联网(CHINA Net)、中国金桥互联网(CGB Net)等四大骨干网以及全球最大的有线电视网，中国的Internet技术发展也很快，Internet的用户数量呈几何级数迅速膨胀，据统计，1999年底，中国有890万互联网用户，1.5万个站点。数字化技术和网络技术的发展，为数字档案馆的实现创造了必要的条件。1999年底，中国的档案网站已有20多个，这为开发利用档案信息资源创造最佳条件。
2、有助于组建国家综合信息系统
“衡量一个国家信息产业发展程度的一项重要指标，就是这个国家所组建的信息系统的完善程度和综合程度。而国家信息系统主要涉及全部学科领域的文献、图书馆和档案服务。由此可见，完善的国家信息系统，也依赖于档案信息系统的建立和完善。”（注：傅荣校：《从技术革命本质看电子文件的两面性》，《档案学通讯》2000年第3期。）数字档案馆是以计算机技术、网络技术为依托组建的数字化档案信息系统，必将极大地增强整个档案信息系统的功能和与其他信息系统的联网能力，从而有利于构建完善国家综合信息系统。由此可见，数字档案馆绝不仅仅是数字化的档案馆，它应该是中华文化的传播媒体，是国家数字信息资源组织、开发和利用的基础，是网络文化中心和网络文化的聚集地。
随着我国改革开放的不断深入以及网络建设的不断推进，将各专业、各地区档案信息网络综合起来，与国际互联网相连的一体化网络模式终将建成。人们在考虑档案管理现代化的同时，将会更多地关心部门之间、各地之间以及整个社会之间的联系。数字档案馆作为高速信息网络的一个子系统，将会建成跨行业、跨地区、跨部门的开放型网络系统，使档案信息资源与其他信息资源一起构成综合性、开放性的网络信息资源库。
3、信息资源数字化
数字档案馆要实现信息资源数字化，就要利用数字化技术将其他形式存储的信息资源转化为计算机可识别的二进制代码形式。这样，档案信息的存储、加工、管理、使用方式都将发生变化，借助计算机技术和网络环境实现对数字化信息资源的有效管理和利用。
档案信息数字化使档案馆能够摆脱库房式管理方式，数据库不再是一个物化的库房，而更多地像是一个人化的大脑。在数字档案馆中，档案不再像传统文档那样按照某种特定的顺序排列在框架上，档案的排列完全虚拟化，就像人脑的记忆。我们大脑中的知识并没有像传统图书馆和档案馆中保管的档案、图书那样整齐的摆在框架上。我们在使用这种信息时，是以大脑中特有的记忆方式和语言符号来排序、输出的。数字档案馆中的数字化信息和我们储藏在大脑中的信息有异曲同工之妙，它没有有形的排序，只是在我们发出有关命令之后，按照设定的软件程序进行整理排序而输出。信息资源数字化有助于提高信息的收集和使用效率，加快现代化事业的进程。
数字化可以妥善解决珍贵档案文献的保护和利用问题。对于珍贵的档案文献或当档案原件处于易损或变质状态时，经数字化后，可制作视读替代品，将原件保存。数字代用品的出现，在使原件具有更可靠的安全保护措施的同时，能提高档案信息内容的使用效率。
信息资源数字化是我们运用先进技术手段管理档案信息资源的开始。通过网络，可将分散在不同地方的数字化档案信息资源组合、连接起来，综合利用。信息资源数字化促进了信息资源的网络化、开放化，强化了信息的动态性、时效性。信息资源数字化有助于信息资源的整理加工和有序组织，以及信息的及时获取和有效利用。
4、把档案馆带到用户面前，实现档案信息资源共享
传统的档案馆利用档案，用户必须到档案馆去，这种利用十分不便，同时，也不利于档案信息广泛利用。数字档案馆是人类开发利用档案信息资源的最佳选择。
不论是在工作单位或是在家中，数字档案馆都能把信息带到用户的桌面上。有了桌面上的数字档案馆，利用者无须再造访档案馆大楼。只要有一台个人计算机和网络连接即可。
数字档案馆的大门永不关闭。英国大学的最新研究表明：一半左右对图书馆、档案馆中馆藏的利用发生在图书馆、档案馆闭馆之后。档案不会出现错架，不会被偷窃；档案馆的馆藏范围超越了档案馆的围墙。通过网络，在地球另一端的档案信息也可以像本地档案馆的档案一样十分方便地被利用。利用者可以不受时空和孤本的限制，实现高度的信息共享。
特别是信息高速公路的兴建和完善及其触角的不断延伸，世界范围内的出版机构、图书馆、档案馆、情报机构等可望连在一起，方便了世界范围内信息资源的共享。数字档案馆使档案信息实现了数字化存储，网络化生产与传输；人们置身于信息的海洋中，仍能从容、方便、快捷地检索到自己所需的信息，却并不知晓或不用关心谁是信息的生产者，谁又是信息的提供者，人类仿佛进入信息的“虚拟世界”。
应当指出的是，由于档案信息具有保密性和安全性，其传递利用受时效和密级限制，在许多场合下需要使用Intranet技术，建成一个内部网，提供授权的信息服务。
5、信息存储密度高，节省储存空间
人类社会实践活动的日益复杂孕育了数量不断增长的文件。与此相适应，人们在追求记录方式便捷的同时，也在不断地追求存储密度的提高。从甲骨、金石、竹简到纸张，从刀刻、笔写到印刷，文件的存储密度逐渐加大，文件数量与存储能力的矛盾处于不断的出现与解决的运动过程之中。
进入20世纪以后，随着社会文化、经济、科技等的迅猛发展，文件数量激增，档案信息总量也以惊人的速度增长，造成档案库房拥挤，保管困难。我们采用密集架和缩微技术等方法来提高档案保存的密集程序，但它们对解决问题的作用是有限的。数字档案馆的数字化信息主要存储在光盘、硬盘和软盘上，它们具有存储密度高、存储量巨大、性能可靠、易用性好、存储成本底、多媒体融合等显著优势，受到普遍欢迎。目前，个人计算机的硬盘容量已达到50GB（千兆字节）以上；一张普通的光盘可存储3.4亿文字，而一张高密度光盘存储量更为巨大。随着计算机技术的不断进步，电子介质的存储密度还在以难以想象的速度继续增大。可以想象：把一个档案馆的全部档案信息、把一个机关的全部文件信息储存在一张光盘上，已不再是神话。
6、是档案馆的发展方向
随着计算机网络运行速度的大幅度提高，网络的进一步延伸，数字化技术的日新月异，数字档案馆的优势将会越来越明显。在数字化时代，由于信息量的急剧增加，信息传递速度的大幅度提高，一个人、一个地区、一个国家获取信息的能力的高低将会直接影响其竞争的能力，因此，需要大力建设数字档案馆。而最重要的是，资源共享是全球档案馆发展的必然趋势，然而，只有实现档案馆数字化，才能真正实现文献资源共享；因此，数字档案馆将为21世纪档案馆的发展方向。
数字档案馆是传统档案馆的发展，是以传统档案馆为基础，传统档案馆的某些管理方法、经验和原则，将会在数字档案馆的管理系统中得以体现，特别是其中本质性的东西不会丢失。数字档案馆的馆藏内容，即各种数据库的内容，将会完全包含传统档案馆原有馆藏内容。从某种意义上说，数字档案馆完全是对传统档案的继承。
当然，数字档案馆和传统档案馆之间并不仅仅是继承的关系，我们要建设数字档案馆，就是因为它能使传统档案馆的功能进一步发展。数字档案馆具有许多传统档案馆所不具备的功能，从而使数字档案馆在服务手段、服务质量、提供信息的广度和深度等方面都比传统档案馆有了质的提高。例如，用户可以不受时间、空间、数量的限制从网上利用档案信息资源，即人类关于档案信息资源共享的理想，只有在数字档案馆时代才能真正得到实现；用户获取信息能更加迅速、准确；数字档案馆使档案馆的教育功能得到进一步加强。此外，数字档案馆的馆藏内容不但包含了传统档案馆馆藏内容，而且还有所扩展，可将Internet上的信息经过整理后作为本馆的虚拟馆藏。所以，数字档案馆的馆藏内容要比传统档案馆更为丰富，利用更加方便。
因此，可以认为：数字档案馆能将传统档案馆的功能进一步增强和扩展，社会地位和社会价值进一步提高。数字档案馆的产生和发展，档案馆保存和再现社会记忆的能力会大大加强，如同阿尔温·托夫勒所预言的那样：“除非我们毁灭地球和随之而灭亡的社会记忆，否则我们不久将获得几乎能保持全部文明记录的能力。”
数字档案馆是构架在21世纪的计算机技术和网络环境之上的，是21世纪的宽带多媒体信息利用方式。这个环境构造好了，对我国档案事业的发展十分重要。数字档案馆是一项非常有意义的研究内容，数字化时代的到来给我们带来了巨大的机遇，我们应该脚踏实地地做好基础工作，跟上形势，抓住出现在我们面前的机遇。数字档案馆是个新生事物，有许多问题需要人们去研究和探讨。