我国企业内控常见的十大问题，本文主要内容关键词为：十大论文,内控论文,常见论文,我国论文,企业论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
内部控制是企业为控制经营风险、实现经营目标而制定的各项政策与程序。内部控制能够帮助企业达到目标，同时将风险降低至合理范围内，保证企业资产安全，有效防范各种舞弊活动。内部控制的权威人士安德瑞·卡德伯里爵士曾说：“公司的失败都是由内部控制失败引起的。”这一点从众多的企业失败案例都得到了验证。从我国的现实情况来看，企业内部控制普遍比较薄弱，有关挪用、侵占或诈骗企业财产的新闻亦屡见不鲜，企业资产和股东权利得不到应有保护，甚至给企业造成灾难性的损失，导致经营陷入困境。因此，笔者结合众多内控失败案例和内控咨询工作的经验，归纳了我国企业内部控制常见的十大问题，以供大家参考。 出纳领取银行对账单、编制银行存款余额调节表 之所以把这个问题列在十大问题之首，是因为它非常普遍且后果严重。但遗憾的是，直到今天，仍有很多单位根本没有意识到这一问题，或虽然意识到了却不以为然，低估了其可能造成的严重后果。不相容职务分离是内部控制的一个基本原理。通常需要分离的不相容职务包括授权与执行、执行与审核、执行与记录、保管与记录。所谓“管钱不管账，管账不管钱”就是不相容职务分离原理的一个典型运用。货币资金是最容易出现舞弊的一项资产，如果由出纳来负责领取银行对账单、编制银行存款余额调节表，出纳就有可能挪用或侵占公司货币资金，并通过伪造对账单或在余额调节表上做手脚来掩盖自己的舞弊行为。 从笔者了解的情况看，80%以上的企业存在出纳领取银行对账单、编制余额调节表的现象。究其原因，主要是从工作方便角度出发。由于出纳经常跑银行，办理各种收付款，于是便“顺理成章”地领取银行对账单、编制余额调节表。殊不知，这种习惯做法存在巨大的风险隐患。其实要防范这种风险并不难，只要改由出纳以外的人来负责银行对账单领取和账面银行存款余额核实工作即可，关键是企业要从思想意识上重视起来。 领导“一支笔”审批，缺乏完善的内控制度保障 领导“一支笔”，表面看起来似乎控制很严格，不容易出问题，但事实上，这种“一支笔”控制反映了单位内部控制方式的落后。首先，事无巨细都由领导来审批，囿于时间和精力，领导最后可能疲于应付，分不清主次，审批“一支笔”变成签字“一支笔”，控制流于形式。其次，如果缺乏相关支撑信息，领导无法对收支合理性进行判断，“一支笔”就会失去控制作用。例如，经办人员申请购买某种设备，而领导没有该设备的经济可行性、价格合理性的相关数据，审批就会演变成一种过场。第三，领导“一支笔”会造成高度集权，不利于对领导的制约和监督，可能导致腐败。因此，合理的内部控制应当按照重要性程度大小，适当分层授权，逐级审批。 过于依赖业务人员，企业资源掌握在个人手中 企业业务资源完全掌握在业务员个人手中，对企业来说是一件非常危险的事情。现实中经常可以看到，不少企业的业务员一旦跳槽或离职，原有的客户和业务关系也被随之带走，形成企业对业务人员过于依赖的局面。更有甚者，有的企业业务员明里使用单位各项资源，暗地里却为自己或亲友开拓业务、谋取私利，严重损害了企业利益。 针对这种现象，企业应通过完善制度设计，例如建立统一的客户档案和客户关系管理系统，同一笔业务有两人以上共同参与，适当进行工作轮换和加强财务对业务过程的控制等措施，将业务员手中的客户资源转化为企业资源，让客户认的是企业本身而不是认个人，这样，企业的业务就不会依赖于某一两个人，从而保持稳定的发展。例如，2003年，花旗银行台湾区总经理陈圣德率领二十多位主管集体跳槽，但在经历短暂的人事地震以后，花旗银行在短短两三个月内就基本恢复了业务正常开展，当年业绩不但未受到影响，盈利反而创下历史新高。这靠的就是花旗银行内部已经形成完整的制度和流程，用制度来保障业务开展，而不是依赖于某个业务人员或主管。 关键岗位无强制轮换或带薪休假制度 企业员工若在某一岗位工作的时间长了，就会比较熟悉该岗位内部控制的漏洞所在，实施舞弊的可能性也会增大。现实中，有不少企业发生的挪用或贪污等舞弊现象，就是在员工工作交接时被发现的。例如，2005年4月，仪征化纤公司在工作交接过程中，发现营销部一会计挪用资金5000多万元。该会计自1989年毕业后被分配至仪征化纤从事财务工作，十多年来，他的岗位和职务一直都没有变化。由于在这个岗位工作的时间很长，将相关规律摸得非常透，他知道什么时候将款项交给单位，也清楚什么时候要进行财务检查或审计，因而总能找到新的款项来填补以前的漏洞。该会计自1999年开始挪用资金，作案时间长达六年，其间一直未露蛛丝马迹，直到2005年，因单位内部人事改革，他被迫交接工作时才败露。过去，我们总强调企业员工要有“螺丝钉”精神，殊不知，“螺丝钉”在一个地方拧长了也容易生锈。 企业可以通过强制轮换或者带薪休假制度来规范员工的行为。由于在休假期间，某一员工的工作会由别人暂时接替，离岗时的工作交接会受到他人监督，那么，该员工实施并掩盖舞弊的机会将大大减少。例如，美国货币管理局要求全美的银行雇员每年休假一周，在雇员休假期间，银行安排其他接替人员做他的工作。这就是为了防止员工长期在同一岗位工作产生舞弊现象。对我国企业来说，对一些关键岗位，例如财务、采购中的部分岗位，通过建立强制轮换和带薪休假制度，既可以提升员工的工作能力，同时也是防范和发现舞弊的一项有效的措施。 过分强调控制成本，将效率作为弱化或逾越内控的理由 企业实施内部控制无疑需要成本，并且在一定程度上会影响到企业的运行效率。于是，一些单位的管理人员便常常以影响效率为由，反对内部控制措施的推行。事实上，如果将各项职能都交给某一个部门或某一个人去执行，而没有经过必要的授权批准和审核，在效率上可能会很高，但由此产生的风险也急剧上升。因此，为了防止一些重大风险给企业带来灾难性损失，牺牲一定程度的效率是控制风险所必须付出的成本。现实中经常碰到的情形是，在企业推行新的内部控制制度，往往会涉及到原有利益格局的打破和调整，这时，一些管理人员便以影响效率为由来反对内部控制新举措的推行。但实际上，他们反对内部控制推行是由于个人或部门的利益受到了影响。综合来看，内部控制制度不完善所带来的损失可能关系到企业存亡的问题，而效率则影响着企业发展的快慢。企业领导者不能过分强调成本因素，忽视内部控制制度的建设，而应当合理地权衡内部控制的成本和效率的关系。 说一套、做一套，制度放空炮 内部控制制度是否在企业得到有效的执行是个老生常谈的问题，却又不得不谈。很多出了问题的企业，往往都不是因为缺乏制度规定，而恰恰是有明文制度规定却未能遵照执行。以中航油（新加坡）为例，尽管公司有完整的、由国际“四大”会计师事务所之一的安永会计师事务所制定的风险管理规章制度，在风险管理委员会设置、风险控制流程等各方面都比较完备，却没能得到很好的贯彻执行。按照规定，该公司的风险管理基本结构是从交易员到风险管理委员会，再到内审部、首席执行官、董事会，这样层层上报。每名交易员亏损20万美元时，要向风险管理委员会报告；亏损达37.5万美元时，应向首席执行官汇报；亏损达50万美元时，必须斩仓。但遗憾的是，该公司的内部风险管理系统形同虚设，最终给公司造成了超过5亿美元的灾难性损失。 内部控制制度不能有效执行的原因主要有两个：一是制度本身制定得不合理，或过于理想化，或随着新情况出现，原有制度已不适用却没有及时修改，从而使得制度不具备可操作性，自然也就不会得到执行；二是缺乏保证制度执行的机制，一些企业对内部控制制度的执行情况既没有检查监督，又没有相应的奖惩措施，内部控制制度成为墙上的摆设和一纸空文。因此，企业一方面需要提高制度的可操作性，另一方面要加强制度的执行力，不能只为了有制度而制定“制度”。 内控制度文字描述多，流程图和配套表单少 很多企业有这种现象：员工在某个岗位工作久了变得驾轻就熟，工作起来游刃有余，而一旦这个员工因有事调离或辞职，后面接替的人员则需要花很长时间来熟悉情况，重新摸索工作程序，影响了工作质量和效果。造成这种现象的原因是，企业制度中主要是文字性东西，缺乏清晰的岗位说明和工作流程图，执行的人往往凭自己的经验和别人“言传身教”来做事，岗位新手在开始工作时不知从何入手，通常需要很长一段时间来学习和熟悉。 因此，一套完整的企业制度应包括三部分：（1）文字描述精、准、细的制度；（2）工作流程图或流程的文字描述；（3）相关凭证、表单、文件的样式汇总。通过绘制清晰的工作流程图，可以让每个人都能一目了然地知道办事程序、涉及的部门、人员和规章制度，而且能够将工作形成的好经验固化下来。通过流程图也能比较容易发现内部控制中的不足之处和风险点，从而有助于企业内部控制的持续改进。 内控制度“救火式”的较多，系统性和完整性欠缺 很多企业的内部控制制度都是在发展中逐步建立健全起来的。经常是发现管理中出现了某种问题，于是相应地出台一个制度来规范。这种“救火式”的制度往往只能防控已发生过的风险，而对未发生的风险则考虑不足。此外，这样的制度体系无论在内容上还是形式上，都缺乏系统性和完整性，没有科学合理的分类，甚至不同制度之间存在矛盾或重叠的现象。企业的不同部门常根据自身需要制定制度，造成内控制度政出多门，相互打架。 为此，企业应有一套规范的制度制定程序和形式规范，包括制度的编号、格式、分类、内容、审批程序、执行及其他应注意事项，进行统一的规范化管理，并以书面形式予以明确。 员工休假或出差时，缺乏明确的工作交接制度 任何一个岗位，总会出现员工因急事、生病或出差等原因而不能正常上班的情形。很多企业在制度设计时都没有考虑到员工暂时离岗时工作由谁接替的问题。实际操作中，在遇到员工临时休假或出差时，便临时指派一位相关人员来兼任。但事实上，这种“临时抱佛脚”的做法，稍有不当就可能会给企业带来风险。企业正常的工作安排中通常会将不相容职务由两个以上的人来担任，以便相互牵制，而临时指派某人兼任的做法，可能会导致不相容职务由同一人担任。因此，企业有必要明确规定一些重要岗位的临时离岗工作交接制度，防止员工临时休假或出差时留下内部控制“真空”的现象。 招聘时注重笔试和面试的考查，忽视背景调查 如果雇用了不诚实的人，那么即使是最良好的控制也无法防范舞弊。如果企业不仔细地筛选应聘者，因此雇用了不诚实的员工，则很有可能遭受损害。很多企业在招聘过程中非常强调应聘者的诚信，但注重于笔试或面试的考查，而忽略了对应聘者的背景调查。实际上，背景调查能有效地发现应聘者有无虚构个人信息、是否存在不诚信记录、在以前雇主处工作的情况，从而帮助企业甄别应聘者，防止将不合格人员招进来。背景调查本身并不需要复杂的技术，只需要向应聘者以前工作过的单位了解一些信息即可，实施成本比较低。 曾被称为北京市医疗系统头号女贪、案发前为北京肿瘤医院住院部主任的石巧玲，四年时间贪污挪用1000多万元。检察官办案时，发现她在不同表格上填写的出生日期有三个版本，而在填写工作简历时也玩起了花样：在石巧玲亲自填写的履历表中，她在前页写“售货员”，而在后页则写在“二商局工作”。严肃的履历表成了她随意填写的“草纸”。其实，对相关企业来讲，这些问题通过对应聘者简历的认真审核和相应背景调查是不难发现的。