信息化背景下档案管理工作存在的问题及对策建议
欧阳小弟 冷水江市自然资源局
摘要： 中华人民共和国政府的7 次国务院政府机构改革对档案管理提出了更为严格的要求，为了保证档案管理在信息化时代的顺利进行，本文首先分析信息化背景下档案管理工作中存在的问题，进而针对问题提出解决方案，进而促进档案管理工作的规范发展，提升办事效率。
关键词： 信息化；档案管理；问题研究
政府机构的大幅改革给档案管理带来了巨大的挑战，不仅在原有的完整性、准确性上提出了更为严格的要求，更是要求档案管理跟上信息化时代的脚步，为政府工作、人员流动以及群众办事提供便利。因此，研究信息化背景下档案管理存在的问题及解决措施具有很强的现实意义，是中国社会正常发展的必需。
一、信息化背景下档案管理工作中存在的问题
现代化的发展为人民生活带来了便利，也为档案管理工作提供了新的方式，办公自动化、无纸化便是其中之一。这种变化为档案的收集、整理与传递提供了很大的便利，但目前仍存在以下几个主要问题，这些问题的出现极大阻碍了信息化时代档案管理工作的发展。
工程项目数据库的建立必须同时满足以下两方面的条件：即管理的方便性和应用的方便性。项目管理数据库的应遵循内容清晰，结构简单的构建原则。
(一)档案管理软件缺乏规范性
中国各个省市发展程度有所不同，信息化程度也有所区别。①管理软件不统一。各个省份的档案部门使用的计算机型号不统一，所开发使用的软件也不尽相同，并且缺乏一个能完美统筹信息搜索与信息管理的软件，使得在日常工作中，许多事项必须要求本人到档案所在地办理，无法远程调取。并且信息管理工作无法全程用电脑完成，使工作进程较为缓慢。②档案管理工作缺少标准化。由于历史原因，档案馆馆藏文件存在缺失的情况，对于缺失文件的记载或处理暂缺统一的标准，并且各类档案的录入细则在各个地区之间缺乏统一明细标准，再加上各个省份之间的交流密切程度不一样，比如长株潭城市群、长三角城市群的城市群内部之间交流可能比较频繁，这些城市之间的细则可能会相对一致。但是对于稍远的城市，比如新疆等与其他省份之间的交流相对较少，在档案整理方面与其他地区可能存在较大区别。这种情况加重了全国档案管理无法统一协调的问题，制约了档案信息电子化的进程。
(二)档案管理人员缺乏专业性
档案信息化要求信息化人才。现在科学技术的发展，对档案管理人员的专业水平提出了更高的要求。同时人民群众对于档案信息的多样化需求也在日益增加，截至2018年底，中国网民规模达到了8.29亿，互联网普及率达到了59.6%，再加上《中华人民共和国政府信息公开条例》的颁布实施为人民群众赋予了更多的知情权。这要求管理人员具有高知识层次与高技术，站在信息技术前沿，为公众提供更好更专业的服务，而不能仅仅了解计算机基础知识。
二、信息化背景下档案管理对策建议
做好岗前培训，不仅要确保入职人员对于档案管理工作流程的了解，保证工作的顺利进行，更要确保新入职人员对于档案管理工作的认同感、自豪感[2]，减少人员流失。坚持岗中培养，由于信息化技术一直在更新，因此要确保工作人员能及时了解新技术，必须定时组织技术学习活动。对于不太了解信息化技术的工作人员，要鼓励同事之间的互相交流，同时采取激励机制，对于主动学习的人员提供更多的学习机会。贯彻学习《档案法》以及《档案管理办法》，让档案管理从业人员深刻认识到档案管理的重要性，加强管理人员的职业道德修养。
截止至2018年底，中国人口已接近14 亿，其中广东省与山东省的人口均已超过1 亿，在人口如此庞大的国家要做好档案管理是一项艰巨的任务，尤其是档案保管方式有严格的要求。不仅要能有充分的空间保存所有实体形式保存的档案，更要选择一个能长久保存的地方，这就对档案管理基础设施提出了高要求。因此必须提高档案管理基础设施，由档案工作主管部门带头，积极请示当地政府，请求经费支持用于档案管理的工作环境与设备，确保办公室、档案室、接待室实现三分开[1]。同时要建立满足信息化要求的环境，保证中国档案管理的先进性与长久性，并能与国际化接轨。
(一)规范档案管理细则
出台全国统一规范，对于缺失档案的处理与记载、档案的归类做出统一的规定，并定时组织各地档案管理工作人员进行统一学习，在学习会上对于管理细则进行详细解释，保证工作人员对于管理细则有充分了解。同时鼓励工作人员之间的交流学习，可以总结本省的工作经验在学习会上报告，以供大家统一学习，并及时汇报工作中存在的问题，在学习会上集思广益，争取尽快解决问题，上级部门对于汇报上来的问题应及时做出答复，促进档案管理的规范化，为档案的全国统一管理奠定基础。
(二)改进档案保管方式
家长不只是孩子学习的陪伴者、监督者，还应该是引领者。引导孩子自主学习，让孩子成为有效的学习者、让孩子拥有一个高效的人生。这个能力除了老师在学校的引导，更多的是在课外活动中家长的配合。
(三)提升管理人员素质
为了促进档案管理规范化，提高工作效率，保证群众办事只跑一趟，针对上文分析的档案管理存在的两个主要问题，在信息化背景下可以从以下几个方面对档案管理工作做出改进。
(四)升级档案管理软件
各省市之间档案不互通的很大一部分原因是他们所使用软件之间的不兼容，因此必须开发出一个全国通用的档案管理软件，为档案信息的全国互通提供基础。同时对于档案管理软件本身也有要求，要做出一个集信息收集、信息处理、信息搜索与应用于一体的多功能软件[3]。尤其是在互联网与智能手机普及的现在，要让档案管理软件与人民群众的需求相结合，比如让人民群众在家就能做到信息的上传与验证，软件后台则能将人们上传的信息进行分析处理以及储存与归类，方便后续的搜索与应用，让政府、企业与个人在信息的使用上没有障碍。
时至今日，仍有学者认为集体化时代的农业生产效率是极其低下的，以致于成为“众所周知”的“事实”。而他们所谓的“事实”是抽取集体化时代的某些特定时期并加以无限放大，最后全盘否定集体经济制度。如“大跃进”和1966-1969年文革高潮等时期。在这些特殊时期，不可否认国家在政策上出现了不少过失，导致了严重后果，但这只是历史长河的短短几年，并不是集体经济的稳定期。所以，以特定的“点”来否定整条“线”并不可取。
三、结论
本文针对信息化背景下档案管理存在的主要问题提出对策建议，对于档案管理体系健康发展与社会和谐进步具有促进作用。档案管理系统是整个国家文献信息系统的重要组成部分之一，是社会运行的基石，在信息化时代，档案管理显得更为重要。档案伴随着我们的一生，记录了我们的一生，更记录了社会发展。因此，加强档案管理工作，提高档案管理制度具有现实意义，也具有历史意义。
参考文献 ：
[1]乐利珍.浅谈事业单位档案管理的现状及对策[J].科技风，2008(24)：88.
[2]程巧玲.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].科技创新导报，2011(20)：198.
[3]张慧林.信息时代档案管理工作的创新研究[J].才智，2019(21)：212.
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