基于信息技术的组织内知识共享动机的研究，本文主要内容关键词为：信息技术论文,动机论文,组织论文,知识论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
1 引言
组织内的知识共享对于高水平的创新和提高组织绩效所起的重要作用已经得到广泛承认，并被认为是知识管理的一个重要支柱。但是研究者普遍发现，实践中的知识共享作为一个难点，在很大程度上已经成为阻碍企业有效管理的瓶颈[1]。产生这一问题的根源在于，组织中的员工为什么要去同他人共享知识？
这一难点在企业引入内部网、文档管理系统、群件软件等信息系统后显得更为突出。这些信息技术的引入是为了支持和促进知识共享，然而研究表明有相当多的企业在引入信息系统后，其知识共享并未得到明显改善，还有许多企业中信息技术的应用潜力远远未能发挥出来，美国每年都因此浪费了数目相当惊人的信息技术投入[2]。而在英国，2001年信息产业内居领先地位的45家大企业中，就有80％以上的信息技术项目，因为缺乏对员工行为因素的重视而无法达到预期的设计目的[3]。分析大量信息技术的应用案例可以看到，如果未能有效激励起员工知识共享的动机，信息技术的应用并不能提高企业内部的知识共享。
因此在信息技术条件下，怎样针对员工的动机进行激励以促进内部的知识共享，对于广大企业是十分迫切的问题。探讨这个问题，也许会让人首先想到应当如何激励人们去积极使用信息技术。但实际上这是将目的与方法混淆了，技术本身是工具而不是目的，它的引入是为了实现有效的知识共享。所以更根本性的问题应该是：人们在组织内运用信息技术进行知识共享的个人动机到底是什么，以及这些动机与提高知识共享质量的关系。我们提出后一个问题的起因是，国外研究发现许多企业在制定了一些奖励知识共享的公司政策后，员工知识共享的数量虽然大大提高，但是质量却下降了[4]。因此进一步探究与知识共享质量相关的动机因素有重要的现实意义。
2 信息技术与知识共享
2.1 知识共享的含义
知识共享是指员工相互交流彼此的知识，使知识由个人层面扩散到组织层面，从知识拥有者传播到知识吸收者的过程。知识共享是人与人在特定环境中的知识流动，并非只是简单的信息再分配[5]。从别人那里学习知识，实际上需要对得到的信息进行知识重构。知识共享涉及知识拥有者和知识吸收者之间的关系。前者要愿意以文字、话语、动作等方式传播他的知识，后者则要能够感知到知识的表达，并通过某种方式使之具有意义。所以，知识共享的整个内容包含两个部分。一是知识传播者将自己的知识外化，二是知识吸收者将别人的知识内化。在外化时，知识传播者可以直接讲述、书写，也可以将显性知识编码后存入信息库中。在内化时，知识吸收者可，以通过读、听、看、模仿去理解和重构知识。共享的知识不仅包含可编码的显性知识，也包含同个人经验密切联系的隐性知识。隐性知识可以在一定程度上转化为显性知识，也可以隐含于如经验案例等可编码的知识中。知识吸收者可以通过直接学习或同知识传播者的互动交流，在干中学（Learning by doing）的过程中，将别人的隐性知识最终内化为自己的隐性知识。
2.2 信息技术对知识共享的支持功能
知识共享的实现需要许多具体条件，要克服知识传播者与知识吸收者自身以及他们之间存在的一些障碍。这些障碍主要是指时间、空间、组织结构、组织文化、表达和认知能力、利益驱动等方面的制约[6]。企业引入信息系统，其目的之一就是因为这些信息技术的设计功能包含了减少部分上述障碍的作用。图1归纳了信息技术对知识共享的主要支持功能的分类。
图1 信息技术对知识共享的支持
第一，信息技术能够有效地消除知识共享的时间和空间障碍。知识库等系统组成的组织记忆库使得知识的存取不受时间限制。基于Internet的讨论组、电子会议软件（EMS）和头脑风暴软件（BA）等使跨空间的知识交流得以实现。第二，信息技术可以最大程度地方便对知识的获取。电子文档管理（EDM）、文档信息系统（DIS）和智能代理（IA）等技术能够帮助提供非结构化的知识，使需要者做出有针对性的选择。第三，专家系统（ES）、决策支持系统（DSS）、案例推理系统（CBR）等技术，使应用者能吸取同事过去的案例等整体性的知识，更有效地改进解决问题的过程。第四，知识地图等技术有助于工具知识（meta-knowledge）的共享，可以提供获得知识共享的路径。信息技术还可以在一定程度上减少认知和语言表达方面的障碍，使知识的外化变得更容易[7]。
2.3 知识共享的模式与信息技术的应用
图1中的分类不是对信息技术的分类，因为一种信息技术可以包含其中的多个功能，它主要用于说明信息技术对知识共享的支持作用。信息技术在实践中的应用，通常是针对知识共享的具体任务和需求。Hendriks提出工作过程中的知识共享因其应用目的和时间方式的差别可以有多种形式[8]。我们这里参考了Hendriks所做的工作，对他的研究进行了整理和命名。图2按照知识共享的时间方式和目的的不同列出了知识共享的四种模式，并给出了相应的信息技术应用示例。
图2 知识共享的四种模式
在图2的矩阵中，不同模式的知识共享具有不同的实现过程。模式Ⅰ和模式Ⅱ的目的是对已存知识的应用，知识吸收者要将已有知识从案例、经验介绍中吸收过来，应用于新的情况。模式Ⅲ和模式Ⅳ则是通过知识共享结合吸收者自己的知识创造出新知识，这时别人的知识只是激发创新的起点或触发器。在历时方式中，员工通过文档库等组织记忆库进行知识共享，实时方式则是通过对共同性问题的讨论或处理实现知识共享。在信息技术的运用和实践中，模式Ⅰ同模式Ⅳ的应用较其他两种模式更为普遍[9]。模式Ⅰ可以通过企业内部网，也可以利用基于因特网的技术来实现。例如，较为成功的案例有施乐公司的Eureka计划。它将该公司分布在全球的25000多名现场服务工程师借助因特网连接起来，通过一个在线的知识共享系统来解决现场修理问题。Eureka数据库保存了超过50000条的产品修理方案，仅2001年就帮助解决了约350000个现场服务问题[10]。模式Ⅳ可以克服空间和组织结构方面的限制，激发员工的创造性。不仅国外的企业和研究机构已经大量应用这种知识共享模式，我们在调查中发现一些国内企业，特别是保险、银行等组织也成功地运用群件提供的虚拟工作平台，定期举行头脑风暴会议等实时性交流，将员工和团队中的知识转化和整理成能带来实际价值的创造性成果。
3 组织内知识共享的个人动机
3.1 动机理论
尽管信息技术对于知识共享有非常强大的支持作用，但信息技术功能的实现离不开员工同别人共享知识的动机需求。Stott等人的研究认为，员工在组织内相互合作完成任务的主要动机来自Maslow需要层次理论中上面的三个层次，即社会需要、尊重需要和自我实现的需要[11]。Herzberg认为，个人对工作的态度决定着任务的成功与失败。他的双因素理论区分了可消除不满意的保健因素与能导致满意的激励因素，认为成就感、责任心、工作的认可、工作的挑战性、提升的机会、成长才是提供个人心理激励的关键因素，而工资、地位、人际关系、公司政策等所谓保健因素只是保证人们工作的基本条件。当保健因素缺乏时人无法正常工作，但是它们一旦满足以后便不能形成刺激人们进一步高水平努力的内在激励[12]。
在有关知识共享的经验研究中，双因素理论得到了一定程度上的验证。Hendriks以及Tampoe提出，在信息技术条件下知识工作者进行知识共享的动机是成就感、自我成长等因素而非经济回报[13]，并认为只有这些激励因素才会使知识工作者努力实现真正有效的知识共享而不是在应付工作[14]。然而也有学者对Herzberg的双因素激励理论提出了改进或异议。MacClelland就曾经指出，人际关系在工作中十分重要。他认为人们在组织中建立友好人际关系的愿望是激励努力工作的一个重要动机[15]。在对当代知识管理的研究中，Davenport和Prusak特别提出互惠和名望在知识共享中的作用。他们的研究以大量经验调查为基础，强调人际互惠和名望是员工在组织内知识共享的重要动机[16]。这里的互惠（reciprocity）是指期望共享自己知识的同事会有所回报，属于双因素理论中的人际关系内容。而名望是指拥有知识的员工向团体贡献知识，有助于提高或巩固自己在组织中的地位。这与双因素理论中的地位相近，反映了个人在组织中受重视的程度。
3.2 研究假设
如果深入分析不难发现，Davenport等人的结论同双因素激励理论在本质上并不矛盾。Herzberg并非认为人际关系、地位和经济因素不重要，他强调过没有这些保健因素存在，员工甚至根本不可能进行工作。双因素理论只是认为当这些保健因素获到满足后，它们很难像成就感等激励因素那样，继续持久地刺激员工自觉地向更高的水平不断努力。因此双因素理论中的两类因素都对员工知识共享产生影响，只是发挥的作用有所差别。而Hendriks等人对知识共享动机的研究虽对我们有所启示，但由于他在假设中完全排斥保健因素的作用，其结论可能有失全面[17]。
我们认为可以这样来理解，激励因素和保健因素都是员工从事知识共享的重要动机，只是两者产生的激励水平有所差别，激励因素能够比保健因素产生更持久和更强烈的内在激励。工资和奖金、公司政策和上级监督会促使人们更多地使用技术进行知识共享，但是可能不会增加个人同别人知识共享的内在愿望，即不会增强人们进行高水平知识共享的努力。缺少了保健因素，知识共享无法进行；缺少了激励因素，知识共享的质量则得不到保证。也就是说保健因素是保证员工从事知识共享的基础条件，但如果只有保健因素存在，结果可能是知识共享的数量会增加，但质量会下降[18]。如果我们在研究中区分了知识共享的数量和质量，有关双因素激励理论和Davenport等人观点之间的冲突就可以得到解决，同时也使有关知识共享的研究更深入一层。图3给出了信息技术、个人动机和知识共享的关系模型。个人动机包含的激励因素和保健因素两个方面对知识共享产生不同的作用效果。至此可以得出本文的两个研究假设：
图3 运用信息技术进行知识共享的动机模型
假设一：激励因素和保健因素作为心理动机，两者都对员工的知识共享数量产生影响。
假设二：激励因素而非保健因素是影响员工知识共享质量的动机。
4 基于两种知识共享模式的实证调查与分析
4.1 调查数据与方法
由于使用信息技术实现知识共享的时间方式和目的不同，相应采用的信息技术会存在差异。而在各种信息技术情境下，知识共享的动机强度可能存在差别。因此在收集数据时，有必要区分不同的知识共享模式，以保证调查和分析的针对性。本文2.3中提到在信息技术的实际运用中，模式Ⅰ和模式Ⅳ，即模仿模式和激发模式的使用远较其他两种模式普遍，因此我们选择这两种模式进行实证调查和分析。本研究的调查样本来自我们对南京和上海的5家企业进行的问卷调查。企业的行业分布为通讯、医疗仪器、化工、保险、银行各一家。模式Ⅰ的调查以前3家企业内部网上访问“成功经验”或“技术论坛”这些共享知识库，以便提供经验或模仿应用的参与者为对象。问卷由企业网管协助以HTML格式给出，供访问者选择。从三家企业共得到有效答卷127份。模式Ⅳ则分别针对后两家企业按规定每周借助群件进行的头脑风暴讨论会。两家企业都使用的是IBM Louts Domino/Notes群件软件。问卷在两次讨论会结束前给出，共得到50份有效答卷。
问卷共设置10个自变量：“成就感”、“责任心”、“工作的认可”、“工作的挑战性”、“提升的机会”、“自我成长”、“工资”、“地位”、“公司政策”、“人际关系”。前6项属于“激励因素”，后4项属于“保健因素”。在两种知识共享模式的影响下，分别研究这些动机变量与“知识共享数量”和“知识共享质量”之间的回归关系。“知识共享数量”由“知识传播数量”和“知识吸收数量”构成。“知识共享质量”由“知识传播质量”和“知识吸收质量”构成。上述变量均采用Likert五分度量法。10个自变量按“非常重要”到“非常不重要”排列。“知识共享数量”中的两个变量按“非常多”到“非常少”排列。“知识共享质量”中的两个变量按“非常高”到“非常低”排列。
4.2 结果与分析
分析表1可以看出，各回归方程的F检验值显著水平都小于5％，表明回归方程能较好地对知识共享数量进行描述。在模式Ⅰ的情况下，“知识传播数量”受到“成就感”和“地位”两个动机变量的显著性作用，“知识吸收数量”受到“自我成长”动机的显著性作用。在模式Ⅳ的情况下，“知识传播数量”受到“成就感”和“公司政策”的显著性作用，而“知识吸收数量”受到对“工作的挑战性”的追求这一动机的显著性影响。
表1 两种知识共享模式下动机与知识共享数量的回归分析结果
模式Ⅰ（N=127） 模式Ⅳ（N=50）
自变量
知识传播数量知识吸收数量知识传播数量知识吸收数量
截距0.040*（+） 0.327 0.019*（+）0.034*（+）
成就感 0.018*（+） 0.613 0.007**（+）
0.182
责任心 0.5980.267 0.456 0.351
工作的认可 0.0760.462 0.311 0.678
工作的挑战性0.1700.196 0.375 0.000**（+）
提升的机会 0.3590.143 0.278 0.742
自我成长0.2730.038*（+）0.062 0.328
工资0.3640.396 0.149 0.514
地位0.035*（+） 0.224 0.205 0.358
公司政策0.5470.621 0.014*（+）0.210
人际关系0.1410.752 0.513 0.473
R[2]0.3090.166 0.431 0.185
F（Sig.）
0.008** 0.012* 0.026* 0.001**
注：表中数据为Sig.T值；*：P＜0.05；**：P＜0.01。
表1显示了个人动机对知识共享数量的影响情况。而动机对知识共享质量的影响由表2给出。分析表2可以发现，在模式Ⅰ的情况下，“知识传播质量”受到“成就感”的显著性作用，“知识吸收质量”受到“责任心”的显著性影响。而在模式Ⅳ情况下，“知识传播质量”受到“成就感”的显著性作用，“知识吸收质量”受到“工作的挑战性”的显著性影响。
表2 两种知识共享模式下动机与对知识共享质量的回归分析结果
模式Ⅰ（N=127） 模式Ⅳ（N=50）
自变量
知识传播质量知识吸收质量知识传播质量知识吸收质量
截距0.025*（+） 0.014*（-） 0.029*（+） 0.358
成就感 0.031*（+） 0.380
0.044*（+） 0.576
责任心 0.492
0.011*（+） 0.427
0.231
工作的认可 0.074
0.429
0.320
0.152
工作的挑战性0.362
0.193
0.656
0.028*（+）
提升的机会 0.604
0.674
0.129
0.470
自我成长0.168
0.362
0.087
0.062
工资和奖金 0.745
0.525
0.863
0.595
地位0.173
0.230
0.309
0.735
公司政策0.338
0.756
0.172
0.296
人际关系0.583
0.283
0.778
0.374
R[2]0.574
0.398
0.201
0.322
F（Sig.）
0.005** 0.029* 0.003** 0.043*
注：表中数据为Sig.T值；*：P＜0.05；**：P＜0.01。
5 结论与讨论
由于本文在研究中区分了知识共享的数量与质量，以及不同的共享模式，因而相对于Davenport和Prusak，以及Hendriks等人的研究，得出的结论更为明确和具体。第一，在模式Ⅰ即使用内部网以应用为目的的历时性知识共享中，员工组织内知识传播的数量受到成就感、追求地位的动机的正向作用，知识吸收的数量受自我成长动机的积极推动。第二，在模式Ⅳ即使用群件以创新为目的的实时性知识共享中，知识传播数量受到成就感和适应公司政策的动机的正向作用，知识吸收数量受到追求工作的挑战性的正向作用。第三，在模式Ⅰ中知识传播质量受到成就感的积极推动，知识吸收质量受到责任心的正向作用。第四，在模式Ⅳ中知识传播质量受到成就感的正向影响，知识吸收质量受到对工作的挑战性的追求的积极作用。经比较可以得出，只有“成就感”、“责任心”、“工作的挑战性”这些属于激励因素的动机变量，才对“知识共享质量”有显著的正向作用。
上述发现在一定程度上加深了对员工运用信息技术进行知识共享的动机的理解。这些理解是企业有效管理和提高知识共享的基础。从中可以得出如下启示：首先，知识共享并非一个简单的概念，它实际上包含了知识传播和知识吸收两个方面，以及多种具体的应用模式。例如内部网上的案例、经验共享与群件上的创新讨论各有自身的特点。因此对员工知识共享的激励应考虑到不同模式和相应信息技术的情境差别。其次，我们的实证研究表明，那些过分强调和依赖金钱奖励和强制性规定的作用，认为金钱、地位等因素比精神奖励更重要的观点存在很大片面性[19，20]。这些观点没有认识到，公司奖惩规定等保健因素固然可以促进员工增加知识共享活动，但要真正促进知识共享质量的提高，则要求企业致力于鼓励和培养员工的成就感、责任心和追求工作的挑战性这些激励因素。最后，随着技术的飞速进步，企业中先进信息技术的使用同员工行为管理之间的鸿沟正在加宽。管理实践者和研究者都应该重视并努力填补这类鸿沟，因为人和技术在管理实践中是不可分离的，只有将技术问题和人的问题更好地结合起来，有效的管理才能真正实现[21]。