用电脑管理发行业务应注意的几个问题——兼谈出版社发行软件的设计思想，本文主要内容关键词为：应注意论文,几个问题论文,设计思想论文,出版社论文,业务论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
电脑走进出版社的发行业务已有好几年了。作为一种工具，它确实提高了工作效率，然而也带来了一些问题。本文想就出版社的发行业务中使用电脑的情况做一些探讨。
设计一个操作性强的进、销、存管理流程，做好仓库、业务、财务三本库存账
进、销、存管理搞得不好直接影响出版社的销售，给客户留下不好的印象，进而影响财务人员做帐。
仓库、业务、财务三本库存账是平时的流水账完成之后形成的，这三本账的形成既相互联系又要各自独立。
仓库账是其他两本账的基础。在实施电脑管理之前，应作准确的盘点，并给每种书做好卡片，特别是一个书名几种价格以及是否报废等情况做好记录。仓库盘点结束，置业务账、财务库存账，与仓库账相同。
三本账是这样建立的：仓库到书后，仓库管理员做好记录并同时开收书单给业务员；业务员接收并把信息传给发行财务；财务人员收后做增加库存凭证。发书时，业务员开发书单（直接开发票的，发书单做附件）给仓库；仓库（发现有误应返给业务）配书后送给发行财务；财务人员再做凭证，记录库存减少。这仓库、业务、财务之间的关系，并不是真实单据的传接，而是局域网内部通过软件的信息交流。
为什么要强调这三本账呢？笔者发现这几年流行的发行软件的毛病都出在这里。如果混淆了仓库、业务、财务这三本账的概念，用的是一本账，就可能出现：仓库管理员可随意改动业务员开的发书单，也可做减少库存（如配书中的一些差错）的某些处理；业务员在未收书（某些紧俏书）的情况下为关系户预先开单；财务人员在收到业务员开的发书单而不是仓库配好的发书单后就急于做账（仓库有可能返回业务改动），这些漏洞的存在使财务库存账无法准确，造成财务库存账和仓库账、业务账不一致。仓库管理员没有无故减少库存的权利，而业务员也没有无故增加库存的权利，财务人员对未执行过的发书单做账也不合财务原理，这一点软件上应该做到，上级部门也应该把这一点作为验收软件的一条标准。
应该明确一点，仓库帐产生差错的原因主要有两条：一是仓库人员配书时产生的人为差错；二是印刷厂送书时所打大包的差错。这两个原因是客观存在的，只要控制在合理范围也是允许的。在设计电脑流程时一定要把它走在明处，即仓库人员发现电脑库存数与实际不符要及时修正，修正数作为考核仓库人员的指标，同时财务人员也做盘亏（盈），调整财务库存账。发行的三本账互相联系又互相监督，当任何一本出现差错时，从另外两本账中都能找出原因。
发行软件是发行业务和发行财务的有机结合
出版社的发行财务是采用商品流通企业的财务原理。如果发行软件没有财务的实时参与，业务账、仓库账也可能是一笔糊涂账。把发行业务和发行财务分开的做法造成的后果是：不合理的事情发生后，通过检查才能发现；发行业务和发行财务融合在一起的软件可避免一些漏洞的产生，折扣管理、报废书管理将成为容易的事情。所以任何好的发行软件都是发行业务和发行财务的有机结合。
随着技术的进步，先进的发行软件会研制成功，这就剥夺了某些岗位的特权，避免了漏洞的产生。这应该是软件设计者的思想。
销售分析和库存分析要在软件中做得尽善尽美
笔者看过的几种发行业务软件，注重的只是开发书单，上电脑只是流于形式，而对于销售分析和库存分析轻描淡写，这是软件编制者对出版社发行业务认识上存在的误区。
出版社的发行业务以前是吃计划经济饭的，经过这些年的改革开放，不注重市场恐怕是不行了，鉴于这一点，发行业务软件的设计同样也要面向“市场”。
软件中要做好销售分析。按月度、季度、年度的销售报表要规范，能同时转换出按地区、具体书店的销售排名，并能与前几年同期作比较；具体到某一种（套）书或某一类书的销售分析，结果往往对一个出版社的决策有影响力。比如通过对畅（滞）销书的分析，对一个出版社今后出书方向具有指导作用。
软件中同样要做好库存分析。库存结构的分析是销售分析的补充。仓库库存有一个合理的品种和数量额度，人工管理时很难掌握，致使畅销书脱销后无法及时补充，而有些书长期压库。合理预测图书的库存警戒线这个想法在上了电脑之后有了实现的可能，这项工作完成后，将会使现有的发行业务管理上一个新的台阶。
库存图书警戒线应做成一个智能系统，要有学习功能。即在一定的时间内某种一定数量的图书有一个特定的销售周期，随着时间的变化这个销售周期也应有特定的变化，用电脑分析出这个周期的变化规律，对于图书的合理库存就有了充分的认识。库存图书警戒线随图书品种、出版社的不同而各异。
发行的设计要和其他部分的模块接口
在出版社的大网络中，发行只是一部分，软件开发者要明白这一点，处理好部分和全局的关系，使发行信息更好地为全社服务，同时发行软件也要充分利用已有的其他模块的信息，做好发行工作。
发行是出版社流程的最后一道，对于出版社的出书计划、每一种书的内容，发行人员要有大致的了解，需要浏览其他模块的信息；对于编辑来说，要了解自己编辑的书的销售情况，也要查询发行模块；社领导决策也要利用发行信息，所以软件开发者要做好与其他模块的接口。
发行模块又分发行业务、发行财务和发行仓库三个子模块，应该首先把这三块连成网，并以发行财务子模块为主模块，发行业务和发行财务产生的信息经发行财务确认后成为有用信息。经发行财务确认的有用信息即成为整个出版社的发行信息，以后出版社其他模块调用的发行信息就是这种信息。
软件开发者和使用者要相互配合，相互学习
对于使用者来说，提软件需求时要站在高处看问题，对现有的工作流程要进行总结，认真学习电脑知识，用了电脑以后，要从管理上要效益，在发行业务深度上下工夫。最好用树、框图的形式把自己的工作描绘出来，并耐心向软件编制人员说明。
软件设计者不要被现有发行的工作流程所左右，要大胆地跳出现有工作流程和工作模式，要深刻理解发行业务的真谛。发行业务是以业务经理为主展开的，财务、仓库是配合业务经理的工作的，如没有业务经理，发行工作将无法开展。所以发行软件在设计时，不能让业务经理们只忙于开单或者加重业务经理们的负担。业务经理们应尽可能多地使用别人录入的间接信息，而不能让他们总是从原始信息录起，他们最常用的应该是分析和查询。
对于软件开发者来说，对用户提出的需求要用科学的方法进行分析，抽出其主干部分，再在上面添加分支。要深入用户的工作环境，实地考察，验证自己的判断正确与否，并把自己的想法经常和用户交流，以取得使用者的认同，逐步更新、升级自己的软件。